Projektoptimierung mit Hilfe eines Projekttagebuchs

"Beim nächsten ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das ProjekttagebuchProjekttagebuchIm Projekttagebuch hält der Projektmanager in geeigneter Form chronologisch Notizen zum Projektablauf fest. Nach Art eines Logbuchs notiert er darin alle Vorkommnisse (z.B. Gesprächsergebnisse) und dokumentiert sie auf diese Weise für den späteren Gebrauch.. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

 

Projektoptimierung mit Hilfe eines Projekttagebuchs

"Beim nächsten ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das ProjekttagebuchProjekttagebuchIm Projekttagebuch hält der Projektmanager in geeigneter Form chronologisch Notizen zum Projektablauf fest. Nach Art eines Logbuchs notiert er darin alle Vorkommnisse (z.B. Gesprächsergebnisse) und dokumentiert sie auf diese Weise für den späteren Gebrauch.. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

 

"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" - und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz allein garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus seinen Fehlern lernen und aus den gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese auch nachvollziehen können, sie analysieren und bewerten. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Es erhöht die Nachvollziehbarkeit des Projekts und ist ein aufschlussreiches Nachschlagewerk.

Nach Art eines Logbuchs werden in einem Projekttagebuch alle Vorkommnisse festgehalten und damit für den späteren Gebrauch dokumentiert. Darüber hinaus hilft es bereits während der Projektdurchführung, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Im folgenden Beitrag werden die verschiedenen Möglichkeiten, ein Projekttagebuch zu führen vorgestellt sowie der Nutzen von Projekttagebüchern für die Praxis erläutert.

Dokumentation und Reflexion

Das Projekttagebuch im täglichen Einsatz

Man muss nicht Captain Kirk heißen, um Grund zum Führen eines Logbuchs zu haben. Auch wenn die Durchführung eines Projekts oft weniger abenteuerlich ist (oder sein sollte!) als die Erforschung fremder Sonnensysteme und Planeten lohnt es sich, Ereignisse und Ergebnisse täglich festzuhalten. Im Logbuch eines Projekts, dem Projekttagebuch, wird der Projektverlauf auf informelle Weise dokumentiert. In manchen Fällen können schon die üblichen Projektunterlagen wie Protokolle, Briefe, Faxe, E-Mails und Statusberichten ausreichen. Doch gerade bei Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken (mehrere Wochen, Monate, Jahre), erweisen sich Projekttagebücher als sehr sinnvoll.

Vieles, was im ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter oder mit Partnern und Kunden an- und abgesprochen und nicht sofort in Protokollen erfasst wird, kann in einem Projekttagebuch aufgenommen werden. Alles, was für ein Projekt irgendwie erwähnenswert erscheint, sollte hier gut aufgehoben sein. Somit enthält das Projekttagebuch den tatsächlichen Ablauf eines Projekts in chronologischer Reihenfolge.

Anhand des Projekttagebuchs kann rückblickend sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt geschehen ist und wer welche Tätigkeiten ausgeführt hat. Dies bewährt sich oft schon während der ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende .. So können sich beispielsweise Mitarbeiter, die aus dem Urlaub oder von Schulungen zurückkehren, schnell einen Überblick über den ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. verschaffen und solche, die nicht Vollzeit am Projekt beteiligt oder nicht immer vor Ort sind, bleiben informiert.

Unterstützung von Lernprozessen

Vor allem im sozialen und Bildungsbereich gehört das Führen von Projekttagebüchern zur häufig angewandten Praxis. Schulklassen führen Tagebuch über den Verlauf von Forschungsprojekten oder Jugendgruppen über die Durchführung von ökologischen Experimenten. Hintergrund der Tagebuchmaßnahme ist hier die Abbildung eines Lernprozesses. So verstanden dient das Projekttagebuch dem Nachvollziehen von Entwicklungen des Individuums und der Gruppe. Und es dient der Selbstreflexion, dem Innehalten und im Moment der Niederschrift, distanzierten Beobachtung.

Bild 1: Projekttagebuch aus dem EDV-Bereich

Gerade letzteres täte oft auch in anderen als sozialen Bereichen Not. Fehler in Projekten passieren nicht selten aus Stresssituationen heraus oder weil ein ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). nicht ausreichend reflektiert wurde. Ein regelmäßig, im besten Fall täglich, geführtes Projekttagebuch kann hier Abhilfe schaffen. Alles, was dazu beiträgt, die jeweilige Situation verständlich zu machen, wird darin notiert. Dazu gehören nicht nur Ergebnisse und Fakten, sondern auch Beobachtungen, Pläne, Ideen, Hypothesen, unter Umständen auch die berühmten "Bauchgefühle".

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