Projektoptimierung mit Hilfe eines Projekttagebuchs

"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

Projektoptimierung mit Hilfe eines Projekttagebuchs

"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" - und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz allein garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus seinen Fehlern lernen und aus den gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese auch nachvollziehen können, sie analysieren und bewerten. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Es erhöht die Nachvollziehbarkeit des Projekts und ist ein aufschlussreiches Nachschlagewerk.

Nach Art eines Logbuchs werden in einem Projekttagebuch alle Vorkommnisse festgehalten und damit für den späteren Gebrauch dokumentiert. Darüber hinaus hilft es bereits während der Projektdurchführung, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Im folgenden Beitrag werden die verschiedenen Möglichkeiten, ein Projekttagebuch zu führen vorgestellt sowie der Nutzen von Projekttagebüchern für die Praxis erläutert.

Dokumentation und Reflexion

Das Projekttagebuch im täglichen Einsatz

Man muss nicht Captain Kirk heißen, um Grund zum Führen eines Logbuchs zu haben. Auch wenn die Durchführung eines Projekts oft weniger abenteuerlich ist (oder sein sollte!) als die Erforschung fremder Sonnensysteme und Planeten lohnt es sich, Ereignisse und Ergebnisse täglich festzuhalten. Im Logbuch eines Projekts, dem Projekttagebuch, wird der Projektverlauf auf informelle Weise dokumentiert. In manchen Fällen können schon die üblichen Projektunterlagen wie Protokolle, Briefe, Faxe, E-Mails und Statusberichten ausreichen. Doch gerade bei Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken (mehrere Wochen, Monate, Jahre), erweisen sich Projekttagebücher als sehr sinnvoll.

Vieles, was im Projektteam oder mit Partnern und Kunden an- und abgesprochen und nicht sofort in Protokollen erfasst wird, kann in einem Projekttagebuch aufgenommen werden. Alles, was für ein Projekt irgendwie erwähnenswert erscheint, sollte hier gut aufgehoben sein. Somit enthält das Projekttagebuch den tatsächlichen Ablauf eines Projekts in chronologischer Reihenfolge.

Anhand des Projekttagebuchs kann rückblickend sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt geschehen ist und wer welche Tätigkeiten ausgeführt hat. Dies bewährt sich oft schon während der Projektlaufzeit. So können sich beispielsweise Mitarbeiter, die aus dem Urlaub oder von Schulungen zurückkehren, schnell einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen und solche, die nicht Vollzeit am Projekt beteiligt oder nicht immer vor Ort sind, bleiben informiert.

Unterstützung von Lernprozessen

Vor allem im sozialen und Bildungsbereich gehört das Führen von Projekttagebüchern zur häufig angewandten Praxis. Schulklassen führen Tagebuch über den Verlauf von Forschungsprojekten oder Jugendgruppen über die Durchführung von ökologischen Experimenten. Hintergrund der Tagebuchmaßnahme ist hier die Abbildung eines Lernprozesses. So verstanden dient das Projekttagebuch dem Nachvollziehen von Entwicklungen des Individuums und der Gruppe. Und es dient der Selbstreflexion, dem Innehalten und im Moment der Niederschrift, distanzierten Beobachtung.

Bild 1: Projekttagebuch aus dem EDV-Bereich

Gerade letzteres täte oft auch in anderen als sozialen Bereichen Not. Fehler in Projekten passieren nicht selten aus Stresssituationen heraus oder weil ein Problem nicht ausreichend reflektiert wurde. Ein regelmäßig, im besten Fall täglich, geführtes Projekttagebuch kann hier Abhilfe schaffen. Alles, was dazu beiträgt, die jeweilige Situation verständlich zu machen, wird darin notiert. Dazu gehören nicht nur Ergebnisse und Fakten, sondern auch Beobachtungen, Pläne, Ideen, Hypothesen, unter Umständen auch die berühmten "Bauchgefühle".

Gedächtnisstütze für den Projektabschluss

Beim Projektabschluss dient die Projektdokumentation dem bewertenden Nachvollzug einzelner Sachverhalte im Rahmen eines After Action Reviews. Die Sichtung des Projekttagebuchs nach dem Projekt macht deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum Projekterfolg geführt haben. Wird diese Praxis der täglichen Dokumentation und abschließenden Auswertung regelmäßig über mehrere Projekte hinweg durchgeführt, sind bestimmte Muster klar erkennbar. Situationen können schneller erkannt und entsprechende Schritte rechtzeitig eingeleitet werden.

Projekttagebuch in der Praxis

Form und Inhalt

Die Form in der das Projekttagebuch geführt wird, ist nicht festgelegt. Dies kann handschriftlich geschehen oder mit standardisierten Vorlagen im Computer. Beides hat Vor- und Nachteile. Vorlagen sparen Zeit, da sie schnell und stichpunktartig ausgefüllt werden können (Sehen Sie dazu unsere Beispielvorlage Vorlage_PT.doc (48 kb)). Dadurch, dass sie formularhaft den Eintrag bereits vorgeben, verhindern Vorlagen allerdings das freie Erfassen von Bemerkungen, die in keiner Spalte Platz haben.

Projekttagebücher in digitaler Form können auf einem Projektserver abgelegt werden, so dass alle Beteiligten darauf Zugriff haben. Gleichzeitig ist damit die Gefahr des Überschreibens, Korrigierens und Duplizierens verbunden. Einmal aufgeschrieben, sollten sämtliche Einträge im Projekttagebuch nicht mehr veränderbar sein.

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