Passgenau messen und kontinuierlich verbessern Mit agilen Metriken effizienter arbeiten

Mit agilen Metriken effizienter arbeiten

Mit agilen Metriken haben Sie verlässliche Wegweiser in Ihrem Projekt. In 7 Schritten erarbeiten Sie ein passgenaues Set von Kennzahlen und verbessern so kontinuierlich die Leistungsfähigkeit Ihres Teams.

Management Summary

Passgenau messen und kontinuierlich verbessern Mit agilen Metriken effizienter arbeiten

Mit agilen Metriken effizienter arbeiten

Mit agilen Metriken haben Sie verlässliche Wegweiser in Ihrem Projekt. In 7 Schritten erarbeiten Sie ein passgenaues Set von Kennzahlen und verbessern so kontinuierlich die Leistungsfähigkeit Ihres Teams.

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"If you can't measure it, you can't improve it". Die Aussage von Peter Drucker, einem der Pioniere auf dem Gebiet des modernen Managements, hat nichts von ihrer Aktualität verloren. Die Kernaussage: Ohne Messungen basieren Erfolg und Misserfolg jeder Initiative auf nichts anderem als Intuition und Vermutung. In traditionellen Projekten werden daher bereits häufig zu Beginn Metriken und Kennzahlen definiert und verankert. Sie bilden die Basis für Diskussionen und Entscheidungen.

Im agilen Kontext sind Metriken und Kennzahlen ein sensibles Thema. Sie werden eher selten eingesetzt und lieber durch direkte Kommunikation und Interaktion ersetzt. Dadurch können sie nicht missbräuchlich verwendet werden, z.B. zur Bewertung von Teams. Andererseits fehlt damit Transparenz über Fortschritte und Rückschläge dieser Teams, die zur Analyse und Erarbeitung von Maßnahmen zur Optimierung und Weiterentwicklung sinnvoll wäre.

Mit passgenauen Metriken Erfolg abbilden

Messungen können durchgeführt werden, um den Erfolg- bzw. Misserfolg von Aktivitäten transparent zu machen. Die dafür verwendeten Metriken sagen aber noch nichts über den tatsächlichen Erfolg oder Misserfolg der dahinterliegenden Maßnahmen aus. Hierfür ist eine gesonderte Analyse notwendig.

Metriken können vielmehr zur Berechnung von Kennzahlen verwendet werden und bilden so eine Grundlage zur gemeinsamen Analyse – auch im agilen Kontext. Ein Beispiel: Durch eine Messung wird eine gesteigerte Velocity – die Maßeinheit für die Arbeitsgeschwindigkeit eines Teams – festgestellt. Das sagt aber noch nichts darüber aus, ob das Team etwas liefert, das auch die Kund:innen als nützlich empfinden. Eine hohe Velocity kann daher zwar ein Indiz für Erfolg sein, sollte aber gemeinsam im Team analysiert und zusammen mit anderen Metriken und Kennzahlen betrachtet werden.

Es sind nicht große, gut gefüllte Dashboards mit Kennzahlen, Diagrammen und Status-Ampeln, die für einen vermeintlichen Überblick sorgen. Unserer Erfahrung nach liegt im agilen Kontext das Augenmerk eher auf wenigen, dafür aber passgenauen und zielorientierten Metriken. Diese sollten einfach zu verstehen und allen direkt zugänglich sein – wie im gemeinsamen Projekt- oder Arbeitsraum. Platzieren Sie z.B. die wesentlichen Metriken nahe der Eingangstür zum Projektbüro. So kann das Projektteam quasi im Vorbeigehen immer mal wieder einen Blick auf sie werfen. Diese Positionierung auf Augenhöhe schärft zudem die Aufmerksamkeit und betont die Wichtigkeit von Metriken. Wie Sie herausbekommen, welche Metriken sich für Ihre spezifischen Anforderungen eignen, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Artikels.

Nutzen von Metriken

Wir wissen bereits, dass Metriken als hilfreiches Werkzeug eingesetzt werden, um Leistung zu quantifizieren und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Diese Funktion als Wegweiser können Metriken nur erfüllen, wenn sie, wie bereits erwähnt, dosiert eingesetzt werden. Viel hilft hier leider nicht viel und ist häufig kontraproduktiv. Mit Hilfe von einigen ausgewählten Metriken können Sie eine Fokussierung auf das Wesentliche erreichen, um gezielt Probleme und Schwachstellen, aber auch Stärken aufzuzeigen. Es ist ein Trugschluss, dass Metriken lediglich zur Verbesserung von schlechter Leistung dienen. Vielmehr können auch hoch performante Teams davon profitieren und ihre Stärken weiter ausbauen.

Da Metriken nicht für sich allein sprechen, sind zwei Punkte entscheidend:

  1. Metriken sollten leicht zu verstehen sein. Unbeteiligte Dritte sollten schnell erkennen können, was hier gemessen wird.
  2. Metriken zeigen nur die Auswirkung eines Ereignisses oder Zustandes auf, nie aber das Ereignis oder den Zustand selbst. So kann z.B. ein Anstieg von Fehlern aufgezeigt werden, nicht aber der Grund dafür (verbessertes Testen, schlechtere Qualität etc.).

Integration in tägliche Abläufe

Als Basis für Analysen, Diskussionen und Entscheidungen lassen sich Metriken bestens in Regeltermine, wie Dailys, Retrospektiven und Reviews, integrieren. Dort schaffen sie Transparenz und können zur Initiierung gemeinsamer Maßnahmen genutzt werden, um diese direkt im Nachgang anzugehen. Im Rahmen einer Retrospektive kann z.B. die Velocity des Teams der letzten drei Sprints aufgearbeitet werden. Das Team erfährt dadurch, welche Stärken ausgebaut und welche Schwächen minimiert werden könnten.

Definition von Zielen

Auch Ziele lassen sich hervorragend durch Metriken definieren. Dabei ist nicht die Veränderung der gemessenen Kennziffer das Ziel. Im Rahmen der Zielfindung gilt es vielmehr zu überprüfen, welche Faktoren zwischen dem aktuell gemessenen Ist-Zustand und dem gewünschten Soll-Zustand liegen. Für die identifizierten Faktoren können anschließend messbare Maßnahmen und konkrete Ziele definiert werden. Anhand erneuter Messungen kann im Nachgang überprüft werden, ob die definierten Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben.

Ein Beispiel

Beim Einsatz von Objectives and Key Results (OKR) – ein Managementsystem zur werteorientierten, kennzahlengestützten Führung im agilen Umfeld (vgl. Strasser et al., 2020) – könnte sie wie folgt aussehen:

Die gemessene Zahl der Newsletterabonnent:innen liegt aktuell bei 50 Personen und soll auf 150 erhöht werden. Als Hindernis wurde festgestellt, dass die potenzielle Zielgruppe den Newsletter nicht kennt. Ein mögliches Objective könnte sein: "Unser Newsletter ist all unseren Stammkund:innen bekannt, damit sie regelmäßig Informationen von uns erhalten". Dazu passende Key Results könnten dann z.B. sein: "Bei 300 Anrufen im Servicecenter wurde der Newsletter aktiv empfohlen.", "50 Kund:innen wurden in Vertriebsgesprächen aktiv auf den Newsletter hingewiesen." oder "Alle 126 Teammitglieder im Vertrieb haben einen Hinweis auf den Newsletter in der E-Mail-Signatur verankert".

Das Beispiel zeigt, dass nicht die Veränderung des gemessenen Werts als Ziel ausgegeben wird, sondern vielmehr die Arbeit am Problem im Mittelpunkt steht.

Schaden von Metriken

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