"Quick and pretty" - Excel-Diagramme in PowerPoint erzeugen

Wer in PowerPoint Excel-Diagramme präsentieren will, greift aus Zeitdruck oft zur "Quick and dirty"-Methode: Er kopiert die Grafiken aus Excel in das Präsentationsprogramm, rückt sie ein wenig zurecht und passt die Größe an – fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis dabei eher bescheiden. Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks in PowerPoint 97-2003 Diagramme erzeugen können, die nicht nur richtig gut aussehen, sondern dank ihrer Verknüpfung zu Excel immer aktuell sind und sich zudem animieren lassen.

Zeitdruck ist nahezu ein Naturgesetz, wenn es darum geht, eine Projektpräsentation zu erstellen. Da nimmt es nicht Wunder, dass so manches Excel-Diagramm mit kühnem Schwung in PowerPoint landet, teilweise sogar als Verknüpfung, um stets den aktuellen Stand zeigen zu können. Noch ein wenig auf der Folie zurechtrücken, die Größe anpassen - und fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis eher bescheiden: Die Excel-Farben stimmen mit denen von PowerPoint meist nicht überein, Diagramme werden beim Bearbeiten verzogen oder verhalten sich anderweitig widerspenstig. Das Ergebnis könnte dann z.B. so aussehen, wie in Bild 1 gezeigt.

Bild 1: So bunt und uneinheitlich kann es aussehen, wenn Excel-Diagramme nach PowerPoint kopiert werden.

Von kunterbunten Excel-Bildern zu professionellen Diagrammen

Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel:

  • Die Diagramme werden direkt in PowerPoint erstellt (Versionen 97 bis 2003),  
  • sie sehen optisch ansprechend aus,
  • lassen sich animieren
  • und sind immer aktuell, da sie mit ihrer Datenbasis in Excel verknüpft werden.

Das genaue Vorgehen soll anhand eines Beispiels erläutert werden. Dabei geht es darum, drei Kreisdiagramme in PowerPoint anzulegen, die ihre Daten aus Excel erhalten.

Vorbereitung in PowerPoint

Bis zur Version 2003 von PowerPoint ist für das Anlegen von Diagrammen das Zusatzprogramm Microsoft Graph zuständig. Es verfügt über die gleichen Funktionen wie das Diagramm-Modul in Excel und wird ebenso bedient. Grund genug, es einmal mit einem Diagramm in PowerPoint zu probieren.

Um drei Kreisdiagramme mit einheitlichem Erscheinungsbild anzulegen, die auf vorhandenen Daten in Excel basieren, gehen Sie wie folgt vor:

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