"Quick and pretty" - Excel-Diagramme in PowerPoint erzeugen

Wer in PowerPoint Excel-Diagramme präsentieren will, greift aus Zeitdruck oft zur "Quick and dirty"-Methode: Er kopiert die Grafiken aus Excel in das Präsentationsprogramm, rückt sie ein wenig zurecht und passt die Größe an – fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis dabei eher bescheiden. Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks in PowerPoint 97-2003 Diagramme erzeugen können, die nicht nur richtig gut aussehen, sondern dank ihrer Verknüpfung zu Excel immer aktuell sind und sich zudem animieren lassen.

 

"Quick and pretty" - Excel-Diagramme in PowerPoint erzeugen

Wer in PowerPoint Excel-Diagramme präsentieren will, greift aus Zeitdruck oft zur "Quick and dirty"-Methode: Er kopiert die Grafiken aus Excel in das Präsentationsprogramm, rückt sie ein wenig zurecht und passt die Größe an – fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis dabei eher bescheiden. Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks in PowerPoint 97-2003 Diagramme erzeugen können, die nicht nur richtig gut aussehen, sondern dank ihrer Verknüpfung zu Excel immer aktuell sind und sich zudem animieren lassen.

 

Zeitdruck ist nahezu ein Naturgesetz, wenn es darum geht, eine Projektpräsentation zu erstellen. Da nimmt es nicht Wunder, dass so manches Excel-Diagramm mit kühnem Schwung in PowerPoint landet, teilweise sogar als Verknüpfung, um stets den aktuellen Stand zeigen zu können. Noch ein wenig auf der Folie zurechtrücken, die Größe anpassen - und fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis eher bescheiden: Die Excel-Farben stimmen mit denen von PowerPoint meist nicht überein, Diagramme werden beim Bearbeiten verzogen oder verhalten sich anderweitig widerspenstig. Das Ergebnis könnte dann z.B. so aussehen, wie in Bild 1 gezeigt.

Bild 1: So bunt und uneinheitlich kann es aussehen, wenn Excel-Diagramme nach PowerPoint kopiert werden.

Von kunterbunten Excel-Bildern zu professionellen Diagrammen

Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel:

  • Die Diagramme werden direkt in PowerPoint erstellt (Versionen 97 bis 2003),  
  • sie sehen optisch ansprechend aus,
  • lassen sich animieren
  • und sind immer aktuell, da sie mit ihrer Datenbasis in Excel verknüpft werden.

Das genaue Vorgehen soll anhand eines Beispiels erläutert werden. Dabei geht es darum, drei Kreisdiagramme in PowerPoint anzulegen, die ihre Daten aus Excel erhalten.

Vorbereitung in PowerPoint

Bis zur Version 2003 von PowerPoint ist für das Anlegen von Diagrammen das Zusatzprogramm Microsoft Graph zuständig. Es verfügt über die gleichen Funktionen wie das Diagramm-Modul in Excel und wird ebenso bedient. Grund genug, es einmal mit einem Diagramm in PowerPoint zu probieren.

Um drei Kreisdiagramme mit einheitlichem Erscheinungsbild anzulegen, die auf vorhandenen Daten in Excel basieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine neue Präsentation und fügen Sie dort mit Strg+M eine neue Folie ein, die nur einen Titelplatzhalter hat.
  • Speichern Sie die Präsentation im gleichen Ordner wie die Excel-Mappe, aus der dann die Daten für die Diagramme kommen werden.
  • Klicken Sie auf das Symbol "Diagramm einfügen" (Bild 2), um Microsoft Graph zu starten. Es erscheinen zwei Fenster: ein Musterdiagramm sowie die zugehörige Datentabelle. In der Tabelle ist die erste Datenzelle markiert.

Bild 2: Das Symbol "Diagramm einfügen"

  • Öffnen Sie in Excel die entsprechend Arbeitsmappe, markieren Sie die Daten für das erste Diagramm - unten ein Beispiel wie das aussehen könnte - und kopieren Sie diese mit Strg+C in die Zwischenablage.

Bild 3: Die Excel-Daten, die mit dem ersten Diagramm verknüpft werden sollen.

  • Wechseln Sie zurück zu PowerPoint (Die erste Zelle der Datentabelle ist dort nach wie vor markiert.)
  • Rufen Sie das Menü Bearbeiten auf und wählen Sie Verknüpfung einfügen.
  • Es erscheint ein Warnhinweis (Bild 4), den Sie mit einem Klick auf "OK" quittieren können. Daraufhin werden die bestehenden Beispieldaten in der Datentabelle durch die aus Excel ersetzt.

Bild 4: Warnhinweis beim Einfügen der Excel-Daten aus der Zwischenablage.

Testen Sie nun gleich, ob die eben erstellte Verknüpfung funktioniert. Geben Sie in Excel neue Daten ein und überzeugen Sie sich davon, dass sich das Diagramm in PowerPoint entsprechend anpasst.

In Excel muss die Überschrift über der Spalte mit den Zahlenwerten ein Text sein. Steht dort eine Zahl - z.B. eine Jahreszahl wie 2007 - wird diese als erster Wert interpretiert und die Verknüpfung in PowerPoint wird fehlerhaft bedient. Setzen Sie also vor eine Jahreszahl ein Hochkomma, damit sie als Text interpretiert wird oder schreiben Sie, wie in Bild 3 zu sehen, das Wort "Jahr" vor die Zahl.

Das Diagramm nachbearbeiten

Schrift anpassen

Klicken Sie in eine Ecke des Diagramms, um die "Diagrammfläche" zu markieren und rufen Sie mit Strg+1 das Dialogfeld "Diagrammfläche formatieren" auf. Wechseln Sie zur Registerkarte "Schrift" und nehmen Sie dort die folgenden drei Einstellungen vor (Bild 5):

  • Entfernen Sie ganz unten links das Häkchen vor dem Kontrollkästchen "Automatisch skalieren". Damit unterbinden Sie, dass sich die Schriftgröße bei jeder Größenänderung des Diagramms anpasst.
  • Wählen Sie bei "Schriftschnitt" anstelle von "Fett" die Option "Standard".
  • Stellen Sie rechts daneben eine passende Schriftgröße ein (14 ptoder mehr).

Bild 5: Die automatische Größenanpassung der Schrift sollte ausgeschaltet sein.

Diagrammtyp anpassen

Auf folgende Weise erzeugen Sie das Beispieldiagramm:

  • Ändern Sie den Diagrammtyp mit der Befehlsfolge Diagramm / Diagrammtyp / Kreis.
  • Wählen Sie gegebenenfalls links daneben im Menü Daten den Befehl Datenreihen in Spalten.
  • Löschen Sie die Legende, indem Sie diese per Klick auf den Rand markieren und die Taste "Entf" betätigen.
  • Klicken Sie auf das Diagramm und rufen Sie mit Strg+1 das Dialogfeld "Datenreihen formatieren" auf. Aktivieren Sie in der Registerkarte "Datenbeschriftung" die Option "Prozentsatz".
  • Klicken Sie eine der Datenbeschriftungen an (damit sind alle markiert) und rufen Sie wiederum mit der Tastenkombination Strg+1 das Dialogfeld "Datenbeschriftungen formatieren" auf. Wählen Sie dort auf der Registerkarte "Ausrichtung" im Listenfeld rechts neben "Position" den Eintrag "Zentriert".
  • Passen Sie gegebenenfalls noch Füll- und Linienfarben des Diagramms an.

Schieben Sie abschließend das Diagramm an den linken Folienrand und ziehen Sie es mit dem schräg schraffierten Außenrahmen so klein, dass später drei Diagramme nebeneinander passen. Schließen Sie dann das Modul Microsoft Graph und kehren Sie wieder zu PowerPoint zurück, indem Sie in den Bereich außerhalb des Diagramms klicken.

Duplikate des Diagramms anlegen und neu verknüpfen

  • Erzeugen Sie eine Kopie des Diagramms, indem Sie die Tasten Strg+Umschalt gedrückt halten und das Diagramm dann mit gedrückter linker Maustaste nach rechts an einen passenden Ort ziehen. (Wichtig ist dabei, die beiden…

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