Mit individuell gestaltetem Dashboard als Steuerzentrale PowerPoint – mit dem Zoom-Effekt interaktiv präsentieren

PowerPoint – mit dem Zoom-Effekt interaktiv präsentieren

Superspannend oder gähnend langweilig? Damit das Publikum bei einer Präsentation aufmerksam bleibt, sollte sie interaktiv sein. Die Zoom-Funktion kombiniert mit einem gut gestalteten Dashboard bietet in PowerPoint die passenden Möglichkeiten.

Management Summary
  • Mit den Zoom-Funktionen bietet PowerPoint eine attraktive Möglichkeit, Vortragsfolien interaktiv im Prezi-Style zu präsentieren.
  • Startpunkt einer interaktiven Präsentation kann eine Folie im Stil eines Dashboards sein. Von dort aus lässt sich nach Belieben in Detailfolien eines Themas hinein- und wieder herauszoomen.
  • Als Layout für ein solches Dashboard hat sich der Kachellook bewährt. Er erlaubt, eine klar strukturierte Folie mit passenden Visualisierungen (Piktogramme oder Bilder) in kurzer Zeit aufzubauen.
  • Damit die Folienminiaturen der Zoom-Funktion das Dashboard nicht verdecken, ist ein Trick notwendig. Die Folienminiaturen werden dabei durch transparente Bilder ersetzt.
  • Eine moderne interaktive Präsentation im Prezi-Style baut meist auf einer Kombination der verschiedenen Zoom-Funktionen auf.

Mit individuell gestaltetem Dashboard als Steuerzentrale PowerPoint – mit dem Zoom-Effekt interaktiv präsentieren

PowerPoint – mit dem Zoom-Effekt interaktiv präsentieren

Superspannend oder gähnend langweilig? Damit das Publikum bei einer Präsentation aufmerksam bleibt, sollte sie interaktiv sein. Die Zoom-Funktion kombiniert mit einem gut gestalteten Dashboard bietet in PowerPoint die passenden Möglichkeiten.

Management Summary
  • Mit den Zoom-Funktionen bietet PowerPoint eine attraktive Möglichkeit, Vortragsfolien interaktiv im Prezi-Style zu präsentieren.
  • Startpunkt einer interaktiven Präsentation kann eine Folie im Stil eines Dashboards sein. Von dort aus lässt sich nach Belieben in Detailfolien eines Themas hinein- und wieder herauszoomen.
  • Als Layout für ein solches Dashboard hat sich der Kachellook bewährt. Er erlaubt, eine klar strukturierte Folie mit passenden Visualisierungen (Piktogramme oder Bilder) in kurzer Zeit aufzubauen.
  • Damit die Folienminiaturen der Zoom-Funktion das Dashboard nicht verdecken, ist ein Trick notwendig. Die Folienminiaturen werden dabei durch transparente Bilder ersetzt.
  • Eine moderne interaktive Präsentation im Prezi-Style baut meist auf einer Kombination der verschiedenen Zoom-Funktionen auf.

Wer regelmäßig Präsentationen hält, weiß, wie herausfordernd es sein kann, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und zu halten. Hilfreich ist dabei der Dialog mit dem Publikum im Rahmen einer interaktiven Präsentation. Bei dieser passen Sie die Abfolge Ihrer Folien wie in einem Gespräch flexibel an. So können Sie jederzeit mühelos zu den Inhalten wechseln, die für das Publikum gerade interessant oder wichtig sind. 

Als Startpunkt für eine solche interaktive Präsentation kann ein Dashboard wie in Bild 1 dienen. Es besteht aus verschiedenen Kacheln, die jeweils ein Teilthema darstellen. Durch einen Klick auf eine der Kacheln können Sie so nach Belieben in die zugehörigen, mit der Kachel verlinkten Inhalte hinein- und wieder herauszoomen. Für diesen Zoomeffekt verwendet PowerPoint-Animationen und Kamerafahrten, wie sie auch von der Präsentationssoftware Prezi bekannt sind. 

Ein entsprechendes Dashboard lässt sich mit wenig Aufwand mit der in PowerPoint integrierten Funktion Folienzoom aufbauen (ab PowerPoint 2016 oder PowerPoint 365). Erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen und mit welchem Trick Sie ein frei gestaltetes, optisch ansprechendes und interaktives Dashboard erstellen, wie in Bild 1 gezeigt.

Bild 1: Wechseln Sie über dieses interaktive Projekt-Dashboard flexibel zur jeweils nächsten Folie. Jede der Kacheln ist anklickbar und zoomt zu der entsprechenden Detailfolie und anschließend wieder zurück zum Dashboard.
Bild 1: Wechseln Sie über dieses interaktive Projekt-Dashboard flexibel zur jeweils nächsten Folie. Jede der Kacheln ist anklickbar und zoomt zu der entsprechenden Detailfolie und anschließend wieder zurück zum Dashboard.

Das interaktive Dashboard aufbauen

Ausgangspunkt für das Beispiel ist eine Präsentation mit insgesamt sieben animierten Folien zu den Themenbereichen "Leistungsspektrum", "Team", "Zeitplan", "Phasen" usw. (Bild 2). Diese Folien sollen nicht linear nacheinander gezeigt werden, sondern – je nach Bedarf – flexibel von einer Startfolie aus angesteuert werden können. 

Diese sieben Folien sollen nicht linear, sondern flexibel und interaktiv von einer Übersichtsfolie aus angesteuert werden
Bild 2: Diese sieben Folien sollen nicht linear, sondern flexibel und interaktiv von einer Übersichtsfolie aus angesteuert werden

Als Startfolie benötigen Sie demzufolge eine Folie mit insgesamt sieben Sprungmarken zu den einzelnen Folien. Der in Bild 1 gezeigte Kachellook ist eine bewährte Möglichkeit, um eine klar strukturierte Folie mit passenden Visualisierungen (Piktogramme oder Bilder) in kurzer Zeit aufzubauen. 

Vorteile des Kachellooks

  • Die Elemente des Rasterdesigns sind schnell erstellt. Durch die Möglichkeit, die Größe zu variieren, bieten sie zudem ein hohes Maß an Flexibilität. 
  • Die Rechtecke lassen sich mit diversen grafischen Elementen kombinieren (Piktogramme, Bilder, Diagramme, Zahlen) und sind so ideal zum Erstellen von Schaubildern.
  • Die Symmetrie dieser klaren und schlichten Struktur nimmt das Publikum als aufgeräumt und ästhetisch wahr.
  • Zur visuellen Auflockerung können einzelne Kacheln frei bleiben. Der so entstandene Weißraum verstärkt die Wirkung der anderen Kacheln.
  • Das den Kacheln zugrunde liegende Rastersystem gehört zu den Grundprinzipien guter Gestaltung. Wer ein Schaubild designt, beginnt in der Regel damit, ein Rastersystem festzulegen.

Sollten Sie keine Zeit finden, sich eine Übersichtsfolie im Kachellook zu erstellen, finden Sie in der Beispieldatei mehrere Kopiervorlagen, die Sie schnell an Ihre Bedürfnisse anpassen können (Bild 3).

Diese fünf Kopiervorlagen, die Sie schnell auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, finden Sie in der Beispieldatei
Bild 3: Diese fünf Kopiervorlagen, die Sie schnell auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, finden Sie in der Beispieldatei

Kachelfolien mit Farbe und Piktogrammen aufpeppen

  • Im nächsten Schritt weisen Sie den Rechtecken des Dashboards Farben aus dem Corporate Design Ihres Unternehmens zu. 
  • Ergänzen Sie bei jeder Kachel das jeweilige Teilthema in einer geeigneten Schrift
  • Suchen Sie sich für Ihre Inhalte passende Visualisierungen in Form von Piktogrammen (Bild 4)

PowerPoint stellt eine Vielzahl an Piktogrammen kostenlos zur Verfügung. Sie können diese über die Befehlsfolge Einfügen / Piktogramme einfügen.  

 

Über die Befehlsfolge Einfügen / Piktogramme verleihen Sie den Rechtecken den typischen Look von Infografiken
Bild 4: Über die Befehlsfolge Einfügen / Piktogramme verleihen Sie den Rechtecken den typischen Look von Infografiken

Den Kacheln Interaktion hinzufügen

Nun erfolgt der entscheidende Schritt: Mittels Folienzoom machen Sie die einzelnen Kacheln zu interaktiven Sprungmarken zu den entsprechenden Detailfolien. Startpunkt ist die eben erstellte Dashboard-Folie im Kachellook. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Markieren Sie die Dashboard-Folie und wählen Sie die Befehlsfolge Einfügen / Zoom / Folienzoom. Setzen Sie im folgenden Dialog ein Häkchen bei einer der Folien, in die Sie während des Vortrags hineinzoomen möchten (z.B. "Unser Leistungsspektrum") und klicken Sie auf Einfügen (Bild 5).
Über diesen Dialog erstellen Sie einen Folienzoom
Bild 5: Über diesen Dialog erstellen Sie einen Folienzoom
  • PowerPoint fügt daraufhin eine Miniaturansicht der eben ausgewählten Folie im Dashboard ein. Verschieben Sie die Miniaturansicht so, dass sie über der dazu passenden Kachel liegt (z.B. Kachel "Leistungsspektrum"). Passen Sie ggf. die Größe an, damit die Miniatur nicht über die Ränder der Kachel hinausragt. Stören Sie sich nicht an der Optik, diese verbessern Sie in einem späteren Schritt (Bild 6).
Nach dem Einfügen des Folienzooms liegt die Miniaturfolie zunächst unschön über dem Dashboard
Bild 6: Nach dem Einfügen des Folienzooms liegt die Miniaturfolie zunächst unschön über dem Dashboard
  • Markieren Sie die eben eingefügte Folien-Miniaturansicht und wählen Sie im Menüband die Registerkarte Zoom, die jetzt erscheint. 
  • Setzen Sie dort ganz links in der Gruppe Zoomoptionen ein Häkchen bei Zurück zum Zoom (Bild 8). Damit sorgen Sie dafür, dass PowerPoint nach dem Anzeigen der Detailfolie wieder zurück zur Übersicht-Folie zoomt.
Mit den Zoomoptionen steuern Sie den Folienzoom
Bild 7: Mit den Zoomoptionen steuern Sie den Folienzoom
  • Fügen Sie auf gleiche Weise mit Einfügen / Zoom / Folienzoom die Miniaturansichten der anderen Folien ein, positionieren Sie diese geeignet und setzen Sie jeweils das Häkchen bei Zurück zum Zoom. Ihr Dashboard ist nun mit sieben Miniaturfolien überlagert, die alle auf den zugehörigen Kacheln positioniert sind.
    Anmerkung: Sie können auch mehrere Folien auswählen, bevor Sie auf Einfügen klicken. PowerPoint fügt diese Folien dann gleichzeitig ein. Die Auswahl Zurück zum Zoom müssen Sie jedoch anschließend für jede Folie einzeln setzen.

Zoomeffekt testen

Testen Sie, ob der Zoomeffekt wie gewünscht funktioniert: Starten Sie dazu mit Umschalt + F5 die Bildschirmpräsentation für die aktuelle Folie. Sobald Sie eine der Folien-Miniaturen anklicken, sollte PowerPoint zunächst mit einer Kamerafahrt in die entsprechende Detailfolie hineinzoomen, anschließend mit jedem Mausklick die hinterlegte Animation abspielen (sofern vorhanden) und abschließend wieder zur Übersichtsfolie zurückzoomen.

Sollten Ihnen der Zoomeffekt zu schnell sein, können Sie die Dauer bei den Zoomoptionen die Dauer von 01,00 Sekunden z.B. auf 01,50 Sekunden ändern (Bild 7).

Mit einem Trick zur perfekten Optik

Nach dem Einfügen der Folienminiaturen liegen diese zunächst unschön über den Kacheln Ihres Dashboards. Mit einem Trick können Sie dafür sorgen, dass die Kacheln wieder sichtbar werden. Der Trick besteht darin, die Bilder der Folienminiaturen durch transparente Objekte zu ersetzen (Zoomoptionen / Bild ändern). Diese können Sie nach wie vor anklicken, sie wirken jedoch wie durchsichtige Glasscheiben und lassen die darunter liegenden Kacheln sichtbar. 

So erstellen Sie eine transparente Grafik

Um die Bilder der Folienminiaturen zu ersetzen, benötigen Sie zunächst eine transparente Grafik:

  • Fügen Sie in Ihrer Präsentation eine leere Folie ein und ziehen Sie dort ein Rechteck in beliebiger Größe auf.
  • Entfernen Sie den Rahmen des Rechtecks über Formformat / Formkontur / Keine Kontur.
  • Wählen Sie über das Kontextmenü den Befehl Form formatieren. Stellen Sie rechts im Aufgabenbereich bei Füllung die Transparenz auf 100% (Bild 8).
Über das Einstellen der Transparenz auf 100% wird die Form komplett durchsichtig
Bild 8: Über das Einstellen der Transparenz auf 100% wird die Form komplett durchsichtig
  • Markieren Sie die unsichtbare Form auf der Folie. Nutzen Sie dazu den Auswahlbereich, den Sie mit der Tastenkombination Alt + F10 einblenden. 
  • Öffnen Sie per Rechtsklick auf den Rand der markierten Form das Kontextmenü. Mit dem Befehl Als Grafik speichern legen Sie die transparente Form als Grafik im png-Format ab. Hier im Beispiel wurde der Dateiname ”Bild_Transparent.png“ gewählt.

Die Miniaturbilder durch eine transparente Grafik ersetzen

Ersetzen Sie nun alle sieben Miniaturen mit dem eben erstellten transparenten Bild. Der Zoomeffekt bleibt dabei erhalten. Die Zoomfahrten zu den entsprechenden Folien werden ordnungsgemäß ausgeführt und die Optik des Dashboards ist dank des "Glasscheiben-Tricks" wieder perfekt (Bild 9).

  • Markieren Sie das erste Miniaturbild, wählen Sie die Befehlsfolge Zoom / Bild ändern und wählen Sie aus Ihrer Dateiablage das gerade erstellte transparente Bild.
  • Ziehen Sie das Bild ungefähr auf die Größe der darunterliegenden Kachel und entfernen Sie den Rahmen des Bildes über die Befehlsfolge Zoomrahmen / Keine Kontur.
Der Glasscheiben-Trick: das Miniaturbild der ersten Kachel wurde hier bereits durch ein transparentes Bild ersetzt
Bild 9: Der Glasscheiben-Trick: das Miniaturbild der ersten Kachel wurde hier bereits durch ein transparentes Bild ersetzt

Zum Schluss das Resultat testen

Testen Sie durch Betätigen der Taste F5 in der Bildschirmpräsentation, ob alle Zooms auf der Dashboard-Folie wie gewünscht funktionieren. Sind alle Bilder korrekt ausgetauscht, haben Sie als Ergebnis ein attraktives interaktives Dashboard, mit dem Sie sich in beliebiger Abfolge durch die sieben Folien klicken können. Jede einzelne Kachel ist anklickbar und PowerPoint zoomt zur entsprechenden Detailfolie und anschließend automatisch wieder zurück zur Dashboard-Folie. 

Auf diese Art und Weise können Sie interaktiv auf Ihre Zuhörerschaft eingehen und gezielt die Folien ansteuern, die jeweils gewünscht werden oder die am besten zum aktuellen Kontext passen.

Zu lang, zu unübersichtlich, zu kompliziert? Um den Überblick über die Folien Ihrer Präsentation zu behalten, strukturieren Sie diese einfach in logische Abschnitte. Das unterstützt die Vorbereitung und erleichtert das interaktive Präsentieren.

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Kleine Entscheidungshilfe:  Zusammenfassungszoom oder Folienzoom?

Es ist die Kombination der diversen Zoom-Funktionen, die zu modernen interaktiven Präsentationen im Prezi-Style führt:

  • Der Zusammenfassungszoom fasst mehrere Folien zu Abschnitten zusammen und erstellt eine interaktive Übersicht der Abschnitte. 
  • Der Folienzoom hingegen erstellt exakt einen Link zu einer Folie. Er ist ideal, um zu Detailinformationen zu verzweigen oder um einen Abschnitt mal mit einem interaktiven Dashboard beginnen zu lassen, um auch innerhalb des Abschnitts die Abfolge der Folien flexibel steuern zu können.

 

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