Office-Tipps für Inklusion im Projekt Digitale Projektdokumente barrierefrei gestalten

Digitale Projektdokumente barrierefrei gestalten

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Menschen mit einer Sehbehinderung mit digitalen Pro-jektdokumenten arbeiten? Nein? Cornelia Niklas lange Zeit auch nicht. Bis sie in einem Projekt mit dieser Frage und dem Thema digitale Barrierefreiheit konfrontiert wurde. In diesem Tipp zeigt sie, wie Sie ohne großen Aufwand Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint optimieren und für alle zugänglich gestalten. Sie empfiehlt: Erstellen Sie barrierefreie Vorlagen!

Management Summary

Office-Tipps für Inklusion im Projekt Digitale Projektdokumente barrierefrei gestalten

Digitale Projektdokumente barrierefrei gestalten

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Menschen mit einer Sehbehinderung mit digitalen Pro-jektdokumenten arbeiten? Nein? Cornelia Niklas lange Zeit auch nicht. Bis sie in einem Projekt mit dieser Frage und dem Thema digitale Barrierefreiheit konfrontiert wurde. In diesem Tipp zeigt sie, wie Sie ohne großen Aufwand Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint optimieren und für alle zugänglich gestalten. Sie empfiehlt: Erstellen Sie barrierefreie Vorlagen!

Management Summary

Projekte verändern nicht nur die Arbeitsbedingungen aller Beteiligten und Betroffenen, sie erweitern auch den Horizont. Dies durfte ich in einem meiner letzten Projekte feststellen. Die Verfügbarkeit von Projektdokumenten für alle Projektbeteiligten hielt ich für eine Selbstverständlichkeit – tatsächlich sind Dokumente jedoch nur dann für alle gleichermaßen zugänglich, wenn sie auch die speziellen Anforderungen von Menschen mit Behinderungen erfüllen.

Wie ich erst nach einigen Wochen erfuhr, war einer unserer wichtigen Stakeholder schwer sehbehindert. Bei einem Dienstleister im Projekt waren zudem einige blinde Entwickler beschäftigt. Bemerkt habe ich dies jedoch nicht, da wir keine Videokonferenzen mit Bildübertragung nutzten. Für Menschen mit einer körperlichen oder Sinnesbeeinträchtigung (z.B. mit eingeschränkten motorischen Fähigkeiten oder wie in meinem Projekt mit einer Sehbehinderung) können digitale Dokumente durch technische Hilfsmittel zugänglich gemacht werden. Zu diesen Hilfsmitteln zählen u.a. die Bildschirmvorlesefunktion ("Screen Reader") und die Steuerung per Sprache.

Seit dieser Erkenntnis befasse ich mich damit, wie ich Protokolle, Dateien und Präsentationen für alle Projektbeteiligten besser nutzbar machen kann. Die MS-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint werden in vielen Projekten als Arbeitsmittel verwendet. Die folgenden Tipps gelten jedoch auch für andere Office-Produkte wie Libre Office etc. Sie alle bieten gute Möglichkeiten, Projektdokumente ohne großen Aufwand so zu gestalten, dass jeder und jede mit ihnen arbeiten kann.

Digitale Barrierefreiheit

Der Oberbegriff für dieses Ziel lautet "digitale Barrierefreiheit" (Accessibility): Digitale Angebote wie Websites, elektronische Dokumente, Software und mobile Anwendungen sollen für Menschen mit Beeinträchtigungen ohne Hindernisse erreichbar und bedienbar sein. Dafür müssen beispielsweise digital verfügbare Dokumente mithilfe einer Vorlesefunktion dieselben Informationen vermitteln, wie ohne diese Funktion. Auch ein Manövrieren in diesen Dokumenten über die Tastatur oder Sprachsteuerung sollte genauso möglich sein, wie die Bedienung per Maus (weitere Informationen zum Thema "Digitale Barrierefreiheit" bietet das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales, siehe Literatur).

Strukturieren Sie Ihre Office-Projektdokumente

Ich habe festgestellt, dass mir einige wenige Grundsätze genügen, um ein Dokument schon bei der Erstellung wesentlich barriereärmer zu gestalten. Diese lassen sich kurz zusammenfassen:

  1. Vermeiden Sie leere Felder und unnötige Absätze, um die Lesbarkeit für die Vorlesefunktion zu erhöhen.
  2. Nutzen Sie Standardformatierungen in Office, um dem Dokument eine Struktur zu geben.
  3. Setzen Sie Titel und alternative Texte ein, um den Informationsgehalt von Grafiken und Tabellen für alle zugänglich zu machen.
  4. Verwenden Sie möglichst kontrastreiche, dunkle Farben, um auch Projektbeteiligten mit einer Sehbehinderung das Lesen des Dokuments zu ermöglichen.

Tipp 1: Leere Felder und unnötige Absätze vermeiden

Dies ist wichtig, um das Vorlesen eines Textes flüssiger zu gestalten, sodass sich der Nutzer besser auf den Inhalt konzentrieren kann. Die Lesbarkeit erhöht sich dadurch deutlich.

  • Word: Verzichten Sie in Word auf Leerzeilen oder hintereinander ausgeführte Tabs. Nutzen Sie stattdessen Absatzformatierungen, um zwischen den Absätzen Abstände einzurichten. Verwenden Sie feste Tabulatoreinstellungen.
  • Excel: Verzichten Sie in Excel auf leere Zeilen und beginnen Sie Tabellen in der Zelle A1. Vermeiden Sie Spalten ohne Überschrift, da diese beim Vorlesen unnötige Länge erzeugen und die Orientierung im Dokument erschweren.
  • PowerPoint: Verwenden Sie auch in PowerPoint keine Leerzeilen und mehrfache Tabs, sondern Abstände innerhalb der Absätze und feste Tabulatoreinstellungen.

Tipp 2: Standardformatierungen nutzen

Mit Standardformatierungen strukturierte Projektdokumente sind für technische Hilfsmittel (Vorlesefunktion, Sprachsteuerung etc.) leichter erfassbar. Sie geben Orientierung und ermöglichen dem Nutzer, schnell zu gesuchten Inhalten im Dokument zu gelangen.

  • Word: Nutzen Sie in Word Standardformatierungen für Titel, Überschriften, Aufzählungen und andere strukturierende Elemente. Strukturieren Sie Listen und Aufzählungen z.B. mit den dafür vorgesehenen Nummerierungsfunktionen, damit diese auch als solche erkennbar sind. Mit Überschriften-Ebenen (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3) gliedern Sie den Text in übersichtliche Abschnitte und verdeutlichen die thematische Abfolge der Informationen. Vorteil: Zu diesen Abschnitten manövrieren Sie über die Spracheingabe leichter als dies in einem langen Fließtext möglich wäre. Bei langen Dokumenten lohnt es sich auch, ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erzeugen, welches zu Beginn des Dokuments bereits einen Überblick über die Inhalte verschafft.
  • Excel: Benennen Sie die Reiter in Excel mit aussagefähigen Titeln. Dies ist notwendig, um dem Benutzer eine gute Orientierungsmöglichkeit zu geben, worum es in dem Dokument geht. Wählen Sie innerhalb des Dokuments aussagefähige Tabellentitel oder Überschriften.
  • PowerPoint: Nutzen und befüllen Sie in PowerPoint die Gliederungsansicht, um Ihre Präsentation übersichtlich zu gestalten – besonders bei langen Präsentationen.

Tipp 3: Titel und alternative Texte formulieren

Abbildungen veranschaulichen im Text beschriebene Sachverhalte oder ergänzen diese. Tabellen fassen Informationen strukturiert zusammen. Es ist wichtig, die in Bildern und Tabellen enthaltenen Informationen und Aussagen für Menschen, die diese nicht sehen können, möglichst barrierefrei zu vermitteln. Dies ist – z.B. bei der Nutzung einer Vorlesefunktion über das Hören – mithilfe von Titeln und alternativen Texten möglich.

Der Alternativtext stellt Informationen zu Inhalt und Funktion von Tabellen, Grafiken oder Screenshots für Menschen bereit, die diese nicht sehen können
Bild 1: Der Alternativtext stellt Informationen zu Inhalt und Funktion von Tabellen, Grafiken oder Screenshots für Menschen bereit, die diese nicht sehen können

Alle Office-Produkte: Innerhalb aller Office-Produkte ist es für die Orientierung hilfreich, eingefügte Tabellen, Grafiken oder Screenshots mit einem aussagefähigen Titel zu versehen. Zudem sollte als kurze Beschreibung ein alternativer Text hinterlegt werden, der eine Aussage über den Inhalt des eingefügten Elements enthält. Dieser Text sollte kurz und knapp gehalten werden und dabei möglichst informativ sein.

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Alle Kommentare (3)

Brigitte
Melzig

Liebe Frau Niklas, Barrierefreiheit in Projekten ist ein wichtiges Thema. Danke für diesen anwendungsorientierten Artikel. Ihre präzise Beschreibung, wie man das umsetzen kann, ist sehr hilfreich. Brigitte Melzig

Liebe Frau Wagner, liebe Frau Melzig,
freut mich sehr, wenn Ihnen der Tipp gefällt.
Manchmal muss man große Themen in ganz kleinen Schritten angehen, um sie greifbar zu machen, finde ich.
Viele Grüße,
Cornelia Niklas