Aussagekräftige Übersicht

Reisekosten in Microsoft Project bequem planen und steuern

Neben Kosten für Arbeit und Material fallen in Projekten meist auch Reisekosten an. Diese kann Microsoft Project mit Hilfe der Ressourcenart "Kosten" verwalten. Um damit effizient zu arbeiten und eine aussagekräftige Reisekostenübersicht zu erstellen, ist zunächst jedoch etwas Konfigurationsarbeit erforderlich. Torben Blankertz führt Sie sicher durch die erforderlichen Schritte.

Wenn Sie ein Projekt planen, müssen Sie meist nicht nur Ihre Mitarbeiter oder Materialen planen, sondern z.B. auch anfallende Reisekosten. Microsoft Project bietet zwei Möglichkeiten, um solche Reisekosten im Plan abzubilden. Sie können z.B. jedes einzelne Flug- oder Bahnticket als Kosten-Ressource in Microsoft Project eintragen – was relativ zeitaufwändig ist. Oder Sie nutzen die Ressourcenart "Kosten" und arbeiten mit einem Kostenbudget. Letzteres ist deutlich effizienter, weil Sie jeder Ressource auch unterschiedliche Kostensätze zuordnen können – z.B. die Kosten mehrerer, unterschiedlich teurer Flugtickets. Weiterhin können Sie so ein "Budget" für Reisekosten planen und es den tatsächlich anfallenden Kosten gegenüberstellen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Microsoft Project so konfigurieren, dass Sie Ihre Reisekosten per Ressource verwalten und die angefallenen Reisekosten mit dem geplanten Budget abgleichen können. Die Lösung ist am Beispiel von Project 2016 beschrieben, funktioniert jedoch auch bei anderen Versionen ab Project 2007.

Kosten-Ressourcen anlegen

Das nachfolgende Beispiel soll die einzelnen Schritte verdeutlichen, um Microsoft Project passend zu konfigurieren. Zunächst legen Sie ein neues Projekt mit zwei Kosten-Ressourcen an, die Sie benötigen, um die Reisekosten bzw. das Reisekostenbudget zu verwalten. Zusätzlich legen Sie eine Arbeitsressource an, der Sie die Kosten zuweisen.

Wechseln Sie dazu in die Ressourcentabelle (Vorgang / Ansicht / Ressourcen: Tabelle) und tragen Sie dort Folgendes ein:

  • eine Arbeitsressource mit dem Namen "Bob" (Art: "Arbeit", Standardsatz: 40 Euro),
  • die Kostenressource "Reisekostenbudget", um das Budget zu planen (Art: Kosten, Kürzel "RKB") sowie
  • eine Kostenressource "Reisekosten", um die angefallenen Kosten zu verwalten (Art: Kosten, Kürzel "RK").

Die Ressourcentabelle sollte jetzt aussehen, wie in Bild 1 gezeigt.

Bild 1: Ressourcen-Tabelle im Beispielprojekt.

Bild 1: Ressourcen-Tabelle im Beispielprojekt.
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Beachten Sie, dass Sie bei Kostenressourcen keine Werte in den Feldern "Max, Stundensätze", "Überstundensätze" und "Kosten-Einsatz" eintragen können.

Kostenressource als Budget-Ressource kennzeichnen

Damit Sie die entsprechende Ressource als Budget-Ressource nutzen können, müssen Sie diese zunächst als solche markieren. Klicken Sie dazu doppelt in die Zeile "Reiskostenbudget", um den Dialog "Informationen zur Ressource" zu öffnen. Markieren Sie dort die Option "Budget" und schließen Sie den Dialog mit "OK" (Bild 2).

Bild 2: Budgetressource aktivieren.

Bild 2: Budgetressource aktivieren.
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Budget-Ressource dem Projekt zuweisen

Nun können Sie die Budgetressource dem Projekt zuweisen und das geplante Budget festlegen. Wechseln Sie dazu wieder in die Ansicht "Gantt-Diagramm" (Vorgang / Ansicht) und legen Sie zwei Arbeitspakete mit einer Dauer von jeweils 5 Tagen an. Der Vorgangsmodus sollte dabei auf "Automatisch geplant" eingestellt sein. Verbinden Sie die beiden Arbeitspakete dann mit einer Ende-Anfangs-Beziehung und weisen Sie jeweils die Ressource "Bob" zu. Speichern Sie das Projekt anschließend unter dem Namen "Reisekosten".

Projektsammelvorgang einblenden

Eine Budget-Ressource können Sie nur einem Projektsammelvorgang zuweisen. Blenden Sie diesen zunächst ein, indem Sie unter Format / Einblenden/Ausblenden die Option "Projektsammelvorgang" wählen. Benennen Sie den Projektsammelvorgang anschließend in "Reisekosten" um und weisen Sie ihm die Ressource "Reisekostenbudget" zu (Befehl: Ressourcen / Ressourcen zuweisen) (Bild 3).

Bild 3: Ressource dem Projektsammelvorgang  zuordnen.

Bild 3: Ressource dem Projektsammelvorgang zuordnen.
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In diesem Dialog (Bild 3) können Sie noch kein Budget zuordnen. Das Feld "Kosten" ist nicht editierbar!

Budget für Reisekosten festlegen

Öffnen Sie als nächstes die Ansicht "Ressource: Einsatz" (Befehl: Vorgang / Ansicht), um das Reisekostenbudget festzulegen. Bevor Sie allerdings einen Wert für das Budget eintragen können, müssen Sie in der Tabelle zunächst die Spalte "Kostenbudget" ergänzen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf, um das Kontextmenü zu öffnen, wählen Sie dort den Befehl Spalte einfügen und anschließend den Listeneintrag "Kostenbudget" (Bild 4).

Bild 4: In der Darstellung Ressource: Ansicht die Spalte Kostenbudget ergänzen.

Bild 4: In der Darstellung "Ressource: Ansicht" die Spalte "Kostenbudget" ergänzen.
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In der neuen Spalte "Kostenbudget" tragen Sie jetzt das Reiskostenbudget für das Projekt ein – in unserem Beispiel 1.500 Euro (Bild 5).

Bild 5: Eingabe des Projektbudgets für Reisen.

Bild 5: Eingabe des Projektbudgets für Reisen.
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Reisekosten einem Arbeitspaket zuweisen

Nachdem das Budget festgelegt ist, können Sie den einzelnen Arbeitspaketen Reisekosten zuweisen – in unserem Beispiel 179,50 Euro für ein Flugticket (Task 1) und 65,50 Euro für ein Hotelzimmer (Task 2). Wechseln Sie dazu in die Gantt-Ansicht, markieren Sie den Vorgang "Task 1" (entsprechende Zeile am linken Rand anklicken) und öffnen Sie über den Befehl Ressourcen / Ressourcen zuweisen das zugehörige Dialogfenster. Wählen Sie nun die Ressource "Reisekosten" aus, tragen Sie unter "Kosten" den Wert 179,50 Euro ein und klicken Sie anschließend auf "Zuordnen" (Bild 6). Schließen Sie das Fenster mit dem Button "Schließen".

Bild 6: Die Reisekosten dem zugehörigen Vorgang zuweisen.

Bild 6: Die Reisekosten dem zugehörigen Vorgang zuweisen.

Wiederholen Sie diesen Schritt anschließend für Arbeitspaket "Task2", weisen Sie hier jedoch als Betrag 65,50 Euro zu. Ihre Ansicht sollte jetzt aussehen, wie in Bild 7 gezeigt.

Bild 7: Ansicht des Gantt-Charts nach Zuweisung der Reisekosten.

Bild 7: Ansicht des Gantt-Charts nach Zuweisung der Reisekosten.
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Reisekosten und Budget direkt miteinander vergleichen

Um die Summe der Reisekosten zu sehen, wechseln Sie wieder in die Ansicht "Ressource: Einsatz", wo Sie zunächst die Spalte "Kosten" in der Tabelle ergänzen müssen. Klicken Sie dazu wieder mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf, um das Kontextmenü zu öffnen, wählen Sie dort den Befehl Spalte einfügen und anschließend aus der Liste den Eintrag "Kosten". Die zugewiesenen Kosten werden jetzt unter dem Ressourcennamen "Reisekosten" angezeigt (Bild 8).

Bild 8: Darstellung des Reisekostenbudgets und der bisher angefallenen Kosten.

Bild 8: Darstellung des Reisekostenbudgets und der bisher angefallenen Kosten.
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Das Ergebnis ist allerdings noch nicht befriedigend, da für eine Gegenüberstellung das Budget und die Gesamtsumme der Auslagen möglichst in derselben Zeile stehen sollten. Dies gelingt mit einem Trick, für den Sie lediglich eine benutzerdefinierte Gruppierung benötigen.

Benutzerdefinierte Gruppierung vorbereiten

Um die Gruppierung vorzubereiten, legen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Textfeld an. Wechseln Sie dazu in die Ansicht "Ressourcen: Tabelle" und fügen Sie dort die zusätzliche Spalte "Text 1" ein. Bennen Sie diese anschließend in "ReiseFlag" um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift "Text 1" klicken und im Kontextmenü die Option Benutzerdefinierte Felder wählen, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen. Klicken Sie dort auf "Umbenennen", geben Sie den neuen Namen "ReiseFlag" ein (Bild 9) und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Bild 9: Konfiguration der benutzerdefinierten Felder.

Bild 9: Konfiguration der benutzerdefinierten Felder.

Klicken Sie nun im noch geöffneten Dialog auf den Button "Nachschlagen" (Project 2013: "Suchen") und geben Sie als Namen "RKA" (das Kürzel für Reisekostenbudget) ein (Bild 10). Beenden Sie die Eingabe mit "Schließen" und den Dialog anschließend mit einem Klick auf "OK".

Bild 10: Anlegen einer Nachschlagetabelle.

Bild 10: Anlegen einer Nachschlagetabelle.
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Weisen Sie nun den Ressourcen "Reisekostenbudget" und "Reisekosten" in der Spalte "ReiseFlag" den Wert "RKA" zu. Ihre Ansicht sollte nun aussehen, wie in Bild 11 gezeigt.

Bild 11: Reisekosten und Budget mit dem Flag RKA kennzeichnen.

Bild 11: Reisekosten und Budget mit dem Flag "RKA" kennzeichnen.

Gruppierung erstellen

Um die Gruppierung zu erstellen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht / Daten / Gruppieren nach und dort in der Liste die Option Neue Gruppe nach ., um den Dialog für die Gruppendefinition zu öffnen. Geben Sie dort als Namen für die Gruppierung "Reisekostenbudget" ein und wählen Sie im Feld "Gruppieren" die zuvor erstellte Spalte "ReiseFlag" aus (Bild 12). Für den Zellhintergrund können Sie bei Bedarf noch eine andere Farbe wählen (im Beispiel: grün). Klicken Sie abschließend auf "Speichern".

Bild 12: Einrichten einer Gruppendefinition.

Bild 12: Einrichten einer Gruppendefinition.
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Wechseln Sie nun in die Ansicht "Ressourcen: Einsatz", klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und wählen Sie unter Gruppierung die zuvor erstellte Gruppierung "Reisekostenbudget" aus. Nun werden wie gewünscht die Ausgaben dem geplanten Budget gegenübergestellt (Bild 13).

Bild 13: Die fertige Lösung – Gegenüberstellung der bisher angefallenen Reisekosten und des Budgets.

Bild 13: Die fertige Lösung – Gegenüberstellung der bisher angefallenen Reisekosten und des Budgets.
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Sollten Sie die Gruppierung auch in weiteren Projektplänen nutzen wollen, so kopieren Sie die Gruppierung sowie die Spalte "ReiseFlag" in die "globale.mpt".

 
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