Voraussetzungen für die Kostentrendanalyse

Eine Grundvoraussetzung für die Kostentrendanalyse ist, dass anfallende Istkosten regelmäßig und zuverlässig erfasst werden, damit die Kostenübersicht aktuell ist. Zudem braucht es eine durchgehende Kostenplanung auf Arbeitspaket-Ebene, damit die geplanten Kosten auch einzelnen Projektphasen zugeordnet werden können. Steigen in einer Phase die Kosten, kann so leichter nachvollzogen werden, wann und wodurch sie steigen.
Was die Restkosten angeht, sollten alle Beteiligten eine Vereinbarung treffen, wie die Restkosten ermittelt oder geschätzt werden sollen.

Vorteile der KTA

Wenn die Istkosten-Übersicht eines Projektes gewissenhaft gepflegt wird und auch die Restkosten so gut wie möglich geschätzt werden, zeigt die Kostentrendanalyse recht früh, ob das geplante Budget eines Projektes überschritten wird. Sie zeigt außerdem die Prognose der Kostenentwicklung für den weiteren Projektverlauf. Mit der Methode der Kostentrendanalyse lässt sich auch die Kostenentwicklung mehrerer Projekte im Blick behalten, z.B. für das Controlling im Multiprojektmanagement.
Durch die Visualisierung der KTA mittels einer einfachen Grafik eignet sie sich gut für Präsentationen und sie lässt sich mit der Meilensteintrendanalyse kombinieren.

Nachteile

Gibt es im Rahmen eines Projekts mehrere Arbeitspakete, die sich überlappen oder die über einen längeren Zeitraum hinweg geplant sind, kann dies die Kostentrendanalyse verfälschen. So kann es passieren, dass die Restkosten, die bis zur Fertigstellung der verschiedenen Arbeitspakete anfallen, zu hoch oder zu niedrig angesetzt werden. Alle Kosten, die zu einem Berichtszeitpunkt nicht vorliegen, werden in der Darstellung auch nicht berücksichtigt.
Die KTA enthält außerdem keine Angaben über inhaltliche Fortschritte eines Arbeitspaketes oder des gesamten Projektes. Hierfür sollte sie mit der Meilensteintrendanalyse kombiniert werden.

Wie Sie eine Kostentrendanalyse vorbereiten und durchführen, erfahren Sie in der Methodenbeschreibung zur KTA.

Mit der Excel-Vorlage eine Kostentrendanalyse erstellen

Mithilfe unseres Excel-Tools können Sie zunächst im Projektkostenplan die geplanten Kosten für die einzelnen Projektphasen eintragen und daraus die Gesamtkosten für diese Phasen kalkulieren (Bild 1). Die Gesamtkosten werden als Plankosten automatisch in den Projektplan übernommen. 

Im Projektplan (Bild 2) pflegen Sie während des Projekts die Istkosten sowie die Restkosten für jede Projektphase ein. Eine Ampel zeigt an, ob die Summe aus Rest- und Istkosten den Plankosten entspricht, oder ob sie darüber (rote Ampel) bzw. darunter liegt (grüne Ampel). 

Per Makro erstellen Sie das Diagramm der Kostentrendanalyse (Bild 3). Zusätzlich zeigt eine Pivotauswertung detailliert die zeitliche Kostenentwicklung (Kostengang) im Projekt (Bild 4). 

(ag)