Ressourcenmanagement mit Microsoft Project 2007

Microsoft Project bietet umfassende Funktionen für das RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden.. Doch wer die komplexen Möglichkeiten im Projektalltag richtig nutzen will, muss sich damit gut auskennen. Johann Strasser und Dr. Peter Nixdorf stellen das Ressourcenmanagement mit Project Standard und Professional (Client-Lösung) umfassend dar und geben praktische Tipps zur Anwendung. Dabei erfahren Sie alles Wissenswerte vom Anlegen der Ressourcen über das Arbeiten mit einem Ressourcenpool bis zum Erkennen und Beheben von Überlastungen.

Ressourcenmanagement mit Microsoft Project 2007

Microsoft Project bietet umfassende Funktionen für das RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden.. Doch wer die komplexen Möglichkeiten im Projektalltag richtig nutzen will, muss sich damit gut auskennen. Johann Strasser und Dr. Peter Nixdorf stellen das Ressourcenmanagement mit Project Standard und Professional (Client-Lösung) umfassend dar und geben praktische Tipps zur Anwendung. Dabei erfahren Sie alles Wissenswerte vom Anlegen der Ressourcen über das Arbeiten mit einem Ressourcenpool bis zum Erkennen und Beheben von Überlastungen.

Der Umgang mit Ressourcen in Microsoft Project ist ein komplexes Thema. Dieser Beitrag stellt das Ressourcenmanagement in Project umfassend dar. Im Vordergrund steht dabei der Einsatz im Projektalltag mit praktischen Tipps zur Anwendung. Der Artikel bezieht sich dabei ausschließlich auf das Arbeiten mit der Client-Lösung (Microsoft Project Standard bzw. Professional). Die ebenfalls von Microsoft angebotene Unternehmenslösung für datenbankgestütztes Projektmanagement (Enterprise Project Management, EPM) wird hier nicht behandelt.

Dieser Beitrag ist eine Neuauflage der Artikel "Ressourcenmanagement mit Microsoft Project" Teil 1 bis 3 aus dem Jahr 2001. Die aktualisierte Fassung berücksichtigt alle Neuerungen, die bis zur Version 2007 von Microsoft Project in Bezug auf das Ressourcenmanagement eingeflossen sind.

Der Beitrag gliedert sich in drei Abschnitte:

  1. Ressourcendefinition sowie Aufwands-, Kosten- und Budgetplanung der Ressourcen innerhalb eines Projekts.
  2. MehrprojekttechnikMehrprojekttechnikMehrprojekttechnik sind Methoden zur Planung und Steuerung mehrerer gleichzeitig ablaufender Projekte innerhalb einer Trägerorganisation . unter Zuhilfenahme eines Ressourcenpools
  3. Darstellung der Ressourcenauslastung und automatischer RessourcenabgleichRessourcenabgleichBeim Ressourcenabgleich werden der geplante Ressourcenbedarf und die bestehende Ressourcenverfügbarkeit so miteinander abgestimmt, dass ein durchführbarer Ablaufplan entsteht..

1. Ressourcendefinition, Aufwands-, Kosten- und Budgetplanung

Definition – WER oder WAS arbeitet mit?

Zeit und Geld sind die wichtigsten Ressourcen für Projekte. Microsoft Project 2007 bietet erstmals die Möglichkeit, nicht nur zu ermitteln, wie viel Zeit und Geld für das Projekt benötigt wird (DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein., Arbeit und Kosten), sondern auch deren Verfügbarkeiten darzustellen (Budget).

Die in Project bislang planbaren Ressourcen sind Menschen, Maschinen und Material, wobei Project bei der Bearbeitung nicht zwischen Menschen und Maschinen unterscheidet. Ab Version 2007 steht zusätzlich die Ressource "Kosten" zur Verfügung (z.B. für Reisekosten).

Mitarbeiter und Maschinen verursachen meist Kosten pro Zeiteinheit, während Material pauschal oder pro Mengeneinheit berechnet wird.

Sowohl Mitarbeiter als auch Maschinen stehen in der Regel nur zeitlich begrenzt zur Verfügung. Zwar ist auch Material nicht unbegrenzt verfügbar, in Project lässt es sich jedoch zeitunabhängig einsetzen. Die rechtzeitige Beschaffung von Material ist eine AufgabeAufgabeDie einzelnen Aufgaben der Projektbeteiligten sind die "Elementarteilchen" des Projektes. Aus Sicht des Projektmanagers sind Aufgaben die kleinsten Arbeitseinheiten, die betrachtet werden. Je nach Umfang des Projektes liegt die Überwachung der Aufgabendurchführung in der Zuständigkeit des Projektleiters, Teilprojektleiters oder Arbeitspaketverantwortlichen. Die Liste aller Aufgaben eines Projektbeteiligten ist die Minimalform der Arbeitsanweisung an ihn. der ProjektsteuerungProjektsteuerungProjektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten. und für Project folglich keine einfache Rahmenbedingung wie der Kalender bei Mitarbeitern.

Project 2007 bietet darüber hinaus die Möglichkeit, generische Ressourcen, d.h. Platzhalterressourcen, zu definieren und mit diesen zu planen, um den Personalbedarf eines Projekts im Vorfeld zu ermitteln. Zudem ist es in der neuen Version möglich, das ProjektbudgetProjektbudgetDas Projektbudget bezeichnet die freigegebenen, maximal verfügbaren Kosten (betriebswirtschaftlich) oder Finanzmittel (finanzwirtschaftlich) im Projekt. Es wird durch Auftraggeber oder Lenkungsausschuss freigegeben. auf oberster Projektebene darzustellen (Projektsammelvorgang).

Ressourcenarten – Zeitabhängig oder nicht?

Mit Project 2007 ist es möglich, auf drei unterschiedliche Anforderungen bei der Ressourcendefinition einzugehen und für Mitarbeiter und Maschinen die Ressourcenart Arbeit, für Material entsprechend Material und für echte Kostentypen, z.B. Reisekosten, Kosten auszuwählen.

Zusätzlich lässt sich definieren, ob es sich um Budgetressourcen bzw. generische Ressourcen handeln soll. Generische Ressourcen sind durch einen Doppelkopf-Symbol in der Indikatorspalte der Ressourcenansicht gekennzeichnet.

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