Sciforma – Enterprise PPM-Software "out of the box"

Die Projekt- und Portfoliomanagement Software Sciforma stellt einen großen Funktionsumfang für unterschiedlichste Planungsmethoden bereit. Leichte Skalierbarkeit und eine Fülle von "Good-Practice"-Methoden ermöglichen einen schnellen Start.

Sciforma – Enterprise PPM-Software "out of the box"

Die Projekt- und Portfoliomanagement Software Sciforma stellt einen großen Funktionsumfang für unterschiedlichste Planungsmethoden bereit. Leichte Skalierbarkeit und eine Fülle von "Good-Practice"-Methoden ermöglichen einen schnellen Start.

Projekte und Methoden des Projektmanagements sind längst gelebter Alltag und für jeden Ansatz gibt es bewährte Verfahren – ob klassische Terminplanung, agiles Vorgehen oder hybrides Projektmanagement. Die Projekt- und Portfoliomanagement-Software Sciforma bringt standardmäßig eine Fülle solcher "Good-Practice"-Methoden mit. Das Versprechen: Wer sich auf das Arbeiten mit diesen einlässt, kann die Software binnen weniger Wochen in Betrieb nehmen.

Da erfahrungsgemäß jedes Unternehmen seine speziellen Anforderungen hat, lässt sich die Software durchaus auch anpassen. Gestartet wird prinzipiell immer mit den wichtigsten Funktionen in der Standard-Ausführung, dann werden nach und nach weitere Funktionen aktiviert und individuelle Anpassungen vorgenommen, allerdings nur dort, wo dies wirklich notwendig ist. Der Hersteller beschreibt dieses iterative Vorgehen sehr bildlich als "Crawl-Walk-Run". Man könnte es auch "Mut zum Standard" nennen.

Mit der neuesten Version erweitert Sciforma das Funktionsspektrum vom Projekt- und Projektportfoliomanagement auch auf die Strategieebene und positioniert sich so als zentrales Planungs- und Steuerungswerkzeug von der strategischen Zielsetzung bis zum einzelnen Projekt-To-Do.

Zentrale Informationsplattform zum Planen und Steuern

Nach dem Login präsentiert Sciforma eine Nachrichtenübersicht mit Neuigkeiten zu Projekten und allgemeinen Unternehmensinformationen. Die Programmfunktionen erreichen Anwender über ein zentrales Menü, das sich links oben im Programmfenster befindet. Die je nach Rolle der Anwender freigegebenen Funktionen sind darin thematisch gegliedert. Beispielsweise verschafft die Supervisions-Ansicht im Portfolio-Bereich einen schnellen Überblick über die Projekte und Ideen (Bild 1). Der Anwender sieht eine Liste aller Projekte mit einem automatisch errechneten "Health-Score" sowie der individuellen Einschätzung der jeweiligen Projektleitung. Wer zu einem Projekt genauere Informationen möchte, ruft mit einem Klick aus der Projektliste heraus den jeweiligen Projektsteckbrief auf. In einem mehrseitigen Popup-Fenster erscheinen dann übersichtlich dargestellt Informationen zum Projektinhalt, Statusberichte und aktuelle Auswertungen zu Terminen und Finanzen.

Die Supervisions-Ansicht liefert wichtige Kenngrößen zu allen Projekten
Bild 1: Die Supervisions-Ansicht liefert wichtige Kenngrößen zu allen Projekten

Von der Projektidee zum Projekt

Neue Vorhaben legt man wahlweise zunächst als Projektidee, als Projektantrag oder direkt als Projekt an. Ideen werden dabei nur mit grob überschlagenen Kennzahlen beschrieben, die es ermöglichen, den Beitrag zur Unternehmensstrategie zu analysieren und das Projektportfolio passend auszurichten. In Kürze soll die Portfolioplanung laut Hersteller um eine Funktion erweitert werden, die es dem Anwender ermöglicht, Strategien in Sciforma direkt auszuformulieren und für deren Umsetzung konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Wenn später die Freigabe der Idee beantragt wird, informiert eine Workflow-Funktion alle Beteiligten darüber. Ist eine Idee bereits ausreichend klar formuliert und findet sie sofort Anklang, kann sie direkt als Projekt, Programm oder Produkt genehmigt werden. Sind zur Einschätzung erst noch weitere Informationen erforderlich, wird die Idee nur als Projektantrag genehmigt, um sie erst noch weiter auszuarbeiten. Dieser Projektantrag wird dann gegebenenfalls später zu einem Projekt, wobei die bis dahin bereits erfolgte Planung übernommen wird.

Von der Idee bis zum Projekt bietet Sciforma also mehrere Wege und lässt dem Anwender damit die Qual der Wahl. Diese kann ihm eine zentrale Stelle, etwa ein PMO, jedoch erleichtern: Fachadministratoren können die tatsächlich für Anwender verfügbaren Funktionen einfach per Schalter ein- oder ausschalten, sie nur bestimmten Anwendergruppen zugänglich machen oder Funktionen nur für ausgewählte Projekttypen vorsehen.

Vorlagen für Projektanträge und Projekte erleichtern den Einstieg und dienen als Startpunkt für die Planung. Die Vorlagen legen auch fest, welche Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen, wobei die Projektleitung dies für ihr konkretes Projekt anpassen kann. Wer z.B. abweichend von einer Vorlage doch agile Planungsmethoden in seinem Projekt einsetzen möchte oder auf Lieferobjekte und Gates verzichten will, stellt die Software mit wenigen Klicks entsprechend um. Das ergibt eine angepasste, möglichst reduzierte Bedienoberfläche, was den Nutzern erfahrungsgemäß die Arbeit erleichtert.

Wo mehrere Projekte um begrenzte Ressourcen konkurrieren, gilt es, das unter den gegebenen Bedingungen optimale Projektportfolio zusammenzustellen. Um solche Entscheidungen vorzubereiten, lassen sich in Sciforma Portfolio-Szenarien mit unterschiedlichen Projekten simulieren, um Auswirkungen auf Finanzen, Personal und Termine zu vergleichen. So wird deutlich, welches Portfolio das bestmögliche Verhältnis zwischen strategischem oder wirtschaftlichem Nutzen einerseits und vorhandenen Mitteln andererseits erzeugt. Daraus leitet sich ab, welche Projektanträge angesichts begrenzter Kapazitäten tatsächlich zu Projekten werden können.

Statusberichte und eine neue Homepage

Für den Überblick über mehrere Projekte eines Portfolios werden verdichtete und verlässliche Informationen zu den Projekten benötigt. Sciforma stellt dazu Statusberichte zur Verfügung. Diese enthalten zum einen zahlreiche Informationen, die das Programm automatisch aus der aktuellen Projektplanung übernimmt, wie z.B. Termine und Kosten, und zum anderen eine individuelle Einschätzung der Projektleitung. Diese bewertet das Projekt etwa mit einer Statusampel und ergänzt Kommentare zur generellen Situation, zu wichtigen Ereignissen oder erforderlichen Entscheidungen. Wenn man sich wichtige Informationen über ein Projekt noch einmal ins Gedächtnis rufen will, braucht man nicht lange im Programm zu suchen: Die Schlüsselinformationen aus dem Projektsteckbrief erreicht man direkt aus dem Statusberichtfenster (Bild 2).

Ein Projektsteckbrief liefert alle wichtigen Informationen zu einem Projekt
Bild 2: Ein Projektsteckbrief liefert alle wichtigen Informationen zu einem Projekt

Der fertige Statusbericht wird schließlich per Workflow abgeschickt und archiviert. Das signalisiert allen Projektbeteiligten, dass der Bericht den aktuellen Projektstand wiedergibt.

Wer mehrere Projekte gleichzeitig verantwortet, muss sich oft mühsam durch die einzelnen Projektpläne arbeiten, um nichts zu übersehen. Die neue "Homepage" erleichtert diese Tätigkeit: Für alle in einem Projektbaum am linken Fensterrand ausgewählten Projekte stellt das Programm Statistiken über kritische Meldungen zusammen, etwa problematische Vorgänge, verspätete Gate-Meilensteine und überfällige Finanztransaktionen (Bild 3). So reicht ein Blick auf die Homepage, um Abweichungen und Handlungsbedarfe projektübergreifend zu erkennen. Voraussetzung ist, dass die Planung aktuell gehalten wird, damit die automatischen Warnungen nicht bloß auf veraltete Informationen hinweisen.

Die Homepage zeigt, bei welchen Projekten Handlungsbedarf besteht
Bild 3: Die Homepage zeigt, bei welchen Projekten Handlungsbedarf besteht

Projektplanung mit Blick auf die Realisierung

Sciforma bietet nicht nur umfassende Multiprojektmanagement-Funktionen, sondern ist auch ein Werkzeug, mit dem einzelne Projekte geplant und vor allem gesteuert werden können. Das Programm ist methodisch breit aufgestellt. Projekte können sowohl agil mittels Aufgaben-Boards gesteuert als auch mit Gantt-Terminplänen vorausgeplant werden. Arbeitspakete kann die Projektleitung komplett delegieren und lediglich den Fortschritt verfolgen, während sich die Arbeitspaketverantwortlichen eigenständig um die Details kümmern. Eine Statusberichtsfunktion für Arbeitspakete sorgt dafür, dass wichtige Informationen die Projektleitung zuverlässig erreichen.

Auch Ressourcen lassen sich flexibel planen: Die erforderlichen Teammitglieder werden entweder namentlich für Projektaufgaben eingeplant oder der Ressourcenbedarf wird mit Rollen beschrieben, um dann bei den jeweiligen Ressourcenmanagern entsprechende Anfragen zu stellen. Die Ressourcenmanager – in der Praxis häufig Führungskräfte der Fachbereiche – weisen den Projekten dann passende Mitarbeiter ihres Teams zu. Um die Details im Projekt brauchen sie sich nicht zu kümmern.

Für Ressourcenmanager gibt es eine eigene Planungsansicht, die Abweichungen von der Ressourcenplanung im Projekt zulässt. Sciforma zeigt jeweils den Abstimmungsbedarf zwischen Fachteam und Projekten auf. Aus den eingeplanten Ressourcen berechnet die Software auch Kosten, die dann in der Kostenplanung um weitere Positionen wie Material und Fremdleistungen ergänzt und mit dem bewilligten Projektbudget verglichen werden können.

Auch in Bezug auf Finanzen finden sich viele Funktionen. Einfache Projektbudgets sind ebenso möglich wie periodische Budgets aus unterschiedlichen Finanzierungsquellen sowie eine Analyse einzelner Transaktionen der aus dem ERP-System übernommenen Ist-Kosten.

Die Planung in Produktentwicklungs-Projekten ist oft ergebnisorientiert. In Sciforma gibt es zu diesem Zweck Lieferobjekte, die sich den Arbeitspaketen zuordnen lassen, in denen sie erstellt werden. Zudem können Projektmeilensteine als Gates gekennzeichnet werden. Werden diese erreicht, werden die jeweils zugeordneten Lieferobjekte geprüft und freigegeben. Übersichtliche Listen zeigen den Verantwortlichen alle Lieferobjekte eines Gates sowie deren Reifegrad-Status.

Lieferobjekte ermöglichen somit, bei der Planung stärker zwischen Arbeitspaketen, z.B. dem Engineering, und den Projektergebnissen, etwa verschiedenen Konstruktionszeichnungen oder Prüfunterlagen, zu unterscheiden. Damit bleibt der Terminplan übersichtlich, Ressourcenplanung und Verantwortlichkeiten werden klarer und Qualitätskriterien für die Projektergebnisse können zuverlässig nachverfolgt werden. Kurzum: Der Projektplan ist insbesondere in der Realisierungsphase leichter zu pflegen.

Zusätzlich zur Planung und Steuerung der Projektaktivitäten unterstützt die Software auch den inhaltlichen Austausch zu den Projektaufgaben. Kommentare und Diskussionen zu Planungsobjekten werden direkt in der Software für alle Beteiligten sichtbar erfasst, ebenso wie Kommentare zu Projekten, Lieferobjekten oder auch kompletten Portfolios. Das spart sicher so manche E-Mail.

Das Risikomanagement ist bemerkenswert breit aufgestellt: Risiken können nicht nur mit zahlreichen Details beschrieben und in einer Risikomatrix hübsch dargestellt werden. Sie lassen sich auch in mehrere Risikofaktoren zerlegen und mit Präventivmaßnahmen zur Milderung verbinden. Mit einem Notfallaktionsplan für den Fall der Fälle schnuppert die Software sogar am Business Continuity Management.

Agiles Arbeiten und hybrides Projektmanagement

In der Softwareentwicklung ist agiles Projektmanagement längst etabliert und auch in vielen anderen Projekten fördern agile Vorgehensweisen mit eher leichtgewichtigen Methoden die geordnete Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Sciforma setzt auf keine spezielle agile Methodik, bietet jedoch viele Funktionen, die mehr auf die Zusammenarbeit und laufende Abstimmung in Projektteams abzielen, als auf streng vorausgeplante Projektpläne.

Wesentliche Elemente einer einfachen agilen Planungsform sind Aktionen und Aufgaben. Als sogenannte Arbeitselemente können sie die klassischen Phasen und Vorgänge im Projekt-Terminplan ergänzen. Aktionen erscheinen nicht in der Terminplanung, können aber einer verantwortlichen Person zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Aufgaben fassen gegebenenfalls mehrere Aktionen zusammen. Anwender können so zum Beispiel eine einfache Phasen-Terminplanung vornehmen, um dann die Arbeitspakete der Phasen als Aufgaben mit jeweils ein paar zugehörigen Aktionen abzubilden. Über deren Abwicklung tauscht sich das Team dann direkt untereinander aus, die Software dient als einfache, zentrale Aufgabenliste.

Aufgaben-Boards gibt es für verschiedene Arbeitselemente wie z.B. Storys, Aufgaben und Mängel
Bild 4: Aufgaben-Boards gibt es für verschiedene Arbeitselemente wie z.B. Storys, Aufgaben und Mängel

Neben solchen einfacheren Konzepten bietet das Programm auch Funktionen für anspruchsvolle agile Vorgehensmodelle wie Scrum. Sprints werden als sogenannte Iterationen geplant und können im Terminplan visualisiert werden. Werden die Sprint-Teams in der Ressourcenplanung berücksichtigt, sind auch projektübergreifende Kapazitäts-Auswertungen möglich. Im Product Backlog und dem Backlog der Iterationen werden die umzusetzenden Storys und Aufgaben geplant, ihr Aufwand wird gegebenenfalls in Story Points geschätzt. Aufgaben-Boards dokumentieren und visualisieren den Bearbeitungsfortschritt während der Umsetzung (Bild 4). Sciforma zeichnet auch Burndown-Charts, um die in einer Iteration noch unerledigte Arbeit zu analysieren, und ermittelt für zukünftige Schätzungen die Bearbeitungsgeschwindigkeit des Teams, die sogenannte Velocity.

Kombiniert man die Funktionen des agilen Projektmanagements mit der klassischen Terminplanung, lassen sich auch hybride Ansätze umsetzen. So ist es z.B. möglich, auch in einem Projekt mit detailliertem Terminplan ein einzelnes Arbeitspaket als Iteration anzulegen und mit einem Aufgaben-Board zu verbinden. Das Team stimmt die Details dann direkt untereinander ab.

Aufgaben-Boards eignen sich keineswegs nur für agile und hybride Projekte. Das sogenannte Arbeitsmanagement umfasst neben den bereits erwähnten Lieferobjekten, Aufgaben und Aktionen auch Änderungsanträge. Auf diese Weise ist eine einfache, intuitive Projektsteuerung auch für kleinere Projekte möglich, für die sich keine umfangreiche Planung lohnt. Statt solche Projekte in individuellen Excel-Listen zu verwalten, finden sich auch deren Aktivitäten im System und stehen dort z.B. für Multiprojektmanagement-Analysen zur Verfügung. Gleichzeitig lassen sich die entsprechenden Projektdaten sehr einfach pflegen. Für die Akzeptanz einer Software ist das ein entscheidender Vorteil.

Technisches & Lizenzen

Anwender benötigen für die webbasierte Software lediglich einen modernen Browser. Im Zuge der kontinuierlichen Weiterentwicklung erscheinen neue SaaS-Versionen im Vier-Wochen-Rhythmus. Um als zentraler Ort für alle projektrelevanten Informationen zu dienen, kann die Software mit anderen Systemen im Unternehmen verbunden werden, etwa mit der ERP-Software. Wie bei der Software selbst wird auch bei den Schnittstellen konfiguriert und nicht programmiert.

Die Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer und dem jeweils benötigten Funktionsumfang. Um mit der Software arbeiten zu können, werden Lizenzpunkte, sogenannte Token, gemietet und flexibel auf die Anwender verteilt. Insgesamt benötigen Projektmanager typischerweise etwa acht Token, während Projektmitarbeiter meist mit zwei Token auskommen, um Aufgabenlisten einzusehen und Projektrückmeldungen abzugeben. Stakeholder, die lediglich lesend auf Dashboards und aktuelle Projektinformationen zugreifen wollen, brauchen dazu keine kostenpflichtige Lizenz. Preise für die Token nennt Sciforma auf Anfrage.

Fazit

Mit Sciforma lässt sich für die unterschiedlichsten Planungsmethoden in kurzer Zeit eine Softwareunterstützung bereitstellen, weil der große Funktionsumfang leicht passend skaliert werden kann. Schon im Standard bietet Sciforma eine ungewöhnliche Methodenvielfalt – von der Gantt-Planung über Aufgaben-Boards bis hin zur produktorientierten Planung von Lieferobjekten. Die Bedienoberfläche ist optisch reduziert und klar strukturiert. Im Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement helfen Planvarianten und Freigabeprozesse. Mit Statusberichten behält man die Übersicht über Projekte und Arbeitspakete und kann so ruhigen Gewissens Aufgaben delegieren, ohne die Übersicht zu verlieren.

Welche der vielen Funktionen in der eigenen Projektlandschaft genutzt werden sollen, ist die erste Entscheidung, die bei der Einführung der Software ansteht. Grundsätzlich geklärt sein sollten dafür die Projekttypen mit den jeweils passenden PM-Methoden sowie eine erste Roadmap für den allmählichen Ausbau der Prozesse, Methoden und Software-Funktionen. Gestartet wird am besten mit dem, was bereits gut etabliert oder leicht umzusetzen ist. Zu Beginn mögen Kompromisse nötig sein, um die Software "out of the box" ohne große Anpassungen einzusetzen. Individuelle Anpassungen sind allerdings später immer noch möglich. Wer zügig mit den individuellen Kernfunktionen startet, braucht nicht zu befürchten, kurz darauf an die Grenzen der Software zu stoßen.

In der Praxis dürfte sich die anfängliche PM-Roadmap oft ändern: Was zu Anfang als wichtige Anpassung erschien, verliert an Bedeutung, wenn einige Zeit erfolgreich mit den Standardfunktionen gearbeitet wurde. Das spart Anpassungsaufwand, der dann anderswo sinnvoller investiert werden kann.

Kontakt

Sciforma GmbH, Heinrich-Hertz-Str. 2, 65232 Taunusstein, Deutschland, Tel. +49 (0)6128 9665 0, Fax +49 (0)6128 9665 11, info-de@sciforma.com, www.sciforma.com

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