Wer den Ablauf eines Projekts mit Hilfe eines Gantt-Diagramms visualisieren möchte, benötigt dazu nicht unbedingt eine spezielle Projektmanagement-Software. In vielen Fällen reicht Excel dazu bereits aus (siehe "Mit Gantt-Diagrammen Zeitplanung und Projektfortschritt visualisieren"). Sollen allerdings in der Gantt-Darstellung mehrere Phasen und eine größere Anzahl an Arbeitspaketen berücksichtigt werden, wird das Diagramm durch die vielen Details schnell unübersichtlich. Die Datenbalken schrumpfen auf Streichholzgröße und Datenbeschriftungen sind dann kaum noch lesbar. Ohne Detailangaben verliert die Gantt-Übersicht jedoch an Aussagekraft. Bild 1 zeigt ein Beispiel dafür.

Um auch bei größeren Projekten die Übersichtlichkeit zu bewahren und dennoch alle Details abzubilden, eignet sich die hier vorgestellte Lösung:

• Die Daten für Phasen und Arbeitspakete werden dabei zentral in einer Tabelle erfasst.
• Zur Visualisierung werden diese nicht gemeinsam in einem Diagramm dargestellt, sondern mithilfe der Arrayfunktion FILTER dynamisch auf mehrere Arbeitsblätter und Teildiagramme aufgeteilt
• Ein erstes Gantt-Diagramm liefert einen Überblick über den Projektablauf und bildet nur Beginn, Ende und Dauer der Phasen des Projekts ab. Arbeitspakete werden in dieser Darstellung nicht berücksichtigt (Bild 2).
• Je ein weiteres Gantt-Diagramm pro Projektphase liefert Details zu den Arbeitspaketen der jeweiligen Phase und zeigt deren Beginn, Ende und Dauer an (Bild 3).

Durch die phasenweise Darstellung lassen sich auch größere Projekte detailliert abbilden und Sie können so interne und externe Projektbeteiligte schnell über die Projektabläufe informieren, z.B. Arbeitspaketverantwortliche, Kunden oder Lieferanten.

Schnelle Umsetzung mit dynamischen Arrayfunktionen

Klingt kompliziert und nach viel Arbeit? Ist es nicht! Durch den Einsatz der dynamischen Arrayfunktion FILTER lässt sich das alles mit erstaunlich wenig Aufwand umsetzen. Zudem können Sie aus der einmal erstellten Lösung mittels Diagrammvorlage einen Prototyp erstellen und beim nächsten Projekt wiederverwenden. Allein diese Zeitersparnis lohnt den einmaligen Aufwand zum Aufbau der Lösung.

Voraussetzung, um die hier gezeigte Lösung aufzubauen, ist Excel 365. In früheren Excel-Versionen sind die dafür benötigten dynamischen Arrayfunktionen noch nicht integriert.

Die Lösung in 3 Schritten aufbauen

Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie die Lösung in drei Schritten aufbauen (Bild 4):