Schädliches Multitasking vermeiden

So steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit

Mit Multitasking lässt sich die Produktivität steigern, glaubt so mancher. Ein Mythos, meint Dr. Tomas Bohinc, und schildert die schädlichen Folgen. Er gibt praktische Empfehlungen, wie Sie bei der Projektarbeit immer den Fokus auf dem Wesentlichen behalten. Auch regt der Autor an, mit dem Team Verhaltensregeln zu vereinbaren, um Multitasking zu vermeiden.
Schädliches Multitasking vermeiden

So steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit

Mit Multitasking lässt sich die Produktivität steigern, glaubt so mancher. Ein Mythos, meint Dr. Tomas Bohinc, und schildert die schädlichen Folgen. Er gibt praktische Empfehlungen, wie Sie bei der Projektarbeit immer den Fokus auf dem Wesentlichen behalten. Auch regt der Autor an, mit dem Team Verhaltensregeln zu vereinbaren, um Multitasking zu vermeiden.

Multitasking hat schon längst im Arbeitsalltag Einzug gehalten – auch in der Projektarbeit. So bearbeiten die Teilnehmer in Status-Meetings oder Telefonkonferenzen häufig "nebenher" E-Mails oder surfen im Internet. Die Verführung zum Multitasking im Projektalltag ist groß: Hoher Zeitdruck, die unausgesprochene Erwartung, dass E-Mails sofort beantwortet werden, und die technischen Möglichkeiten verleiten dazu.

Auf den ersten Blick wirkt es so, also ob diese Menschen multitaskingfähig wären, d.h. gleichzeitig mehrere Dinge erledigen könnten, und damit ihre Produktivität steigern würden. Studien belegen jedoch inzwischen, dass durch Multitasking nicht die Produktivität steigt, sondern abnimmt (Paridon, 2010; Ophir u.a., 2009). Was steigt, ist der Stresspegel.

Dieser Tipp schildert, warum Menschen nicht wirklich multitaskingfähig sind, und zeigt, wie Sie sich mit ganz einfachen Maßnahmen vor dem verführerischen Multitasking schützen.

Mythos Multitasking

Der Begriff "Multitasking" (Wikipedia) kommt aus der Computertechnologie. Mit Multitasking wird die Fähigkeit eines Betriebssystems beschrieben, mehrere Aufgaben (Tasks) im schnellen Wechsel durchzuführen, sodass sie scheinbar zeitgleich abgearbeitet werden.

Auch unser Gehirn kann trotz seiner hohen Leistungsfähigkeit nicht wirklich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Es bearbeitet beim Multitasking kleine Aufgabenabschnitte ebenfalls in schnellem Wechsel.

Eine Untersuchung von Xenia Weißbecker-Klaus (Weißbecker-Klaus, 2014) deckt die Auswirkungen auf:

  • verlangsamte Abarbeitung: Bei mehreren, komplexeren Tätigkeiten verlängert sich die Zeitspanne, bis ein Mensch sich auf die jeweils andere Tätigkeit konzentrieren kann. In der Summe dauert die Erledigung dieser Aufgaben länger, als wenn er die Aufgaben hintereinander ausgeführt hätte.
  • sinkende Konzentrationsfähigkeit: Menschen fällt es schwer, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren, wenn sie dazwischen andere Aufgaben verrichten. So haben Untersuchungen gezeigt, dass während der Autofahrt selbst bei einem Telefonat mit einer Freisprechanlage die Reaktionsfähigkeit so beeinträchtigt ist, wie wenn der Fahrer 0,8 Promille Alkohol im Blut hätte (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.), 2012).
  • steigende Fehlerhäufigkeit: Die Leistungsfähigkeit des Gehirns sinkt, wenn es mehrere anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig erledigen muss. Zugleich machen wir mehr Fehler – und wir begehen Fehler, die wir normalerweise nicht machen würden.
  • Stress bzw. gesundheitliche Probleme: Nicht zuletzt erzeugt Multitasking Stress, der durch ständiges Multitasking chronisch wird und zu Gesundheitsproblemen führt.

Multitasking lässt sich immer dann vermeiden, wenn Sie die Aufgaben auch sequentiell abarbeiten können. Und das ist meistens der Fall. Sie müssen es sich "nur" zubilligen.

Strategien zum Umgang und zur Vermeidung von Multitasking

Einige der folgenden Empfehlungen sind Ihnen vielleicht bereits bekannt. Oft "vergessen" wir sie aber, da wir meinen, multitaskingfähig sein zu müssen:

  • Nur das Ergebnis zählt: Machen Sie sich frei von dem Gedanken, dass Sie multitaskingfähig sein müssen. Am Ende des Tages werden Sie nicht daran gemessen, ob Sie Ihre Aufgaben im Multitasking erledigt haben, sondern daran, ob es Ihnen gelungen ist, diese zum vereinbarten Zeitpunkt und in guter Qualität abzuliefern.
  • Über Auswirkungen von Multitasking aufklären: Wenn Ihr Vorgesetzter Multitasking fordert, suchen Sie das Gespräch mit ihm und erklären Sie, warum Multitasking die Leistung mindert. Falls er keine Einsicht zeigt, arbeiten Sie im Multitasking-Modus nur dort, wo es unbedingt erwartet wird
  • Einmal vorgenommene Priorisierung einhalten: Priorisieren Sie die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und halten Sie sich auch an diese Priorisierung. Lassen Sie sich nicht von einer scheinbar wichtigeren oder interessanteren Tätigkeit ablenken. (Zur Priorisierung von Aufgaben siehe auch "Was ist am wichtigsten? Anforderungen mit "MoSCoW" priorisieren", Projekt Magazin 08/2014, und "Prioritäten nicht nur planen, sondern auch umsetzen", Projekt Magazin 09/2001.)
  • Bei unterbrochenen Aufgaben Status dokumentieren: Kommt eine neue Aufgabe herein, überprüfen Sie kritisch, ob Sie die laufende Aufgabe dafür wirklich unterbrechen müssen. Ist dies der Fall, stellen Sie die derzeitige Aufgabe bis zu einem Punkt, an dem Sie später gut wieder anknüpfen können, fertig. Dokumentieren Sie den Status in ein paar Stichworten auf einem Notizzettel. Damit verschieben Sie die Erledigung bewusst auf einen späteren Zeitpunkt. Sie entlasten so Ihr Gehirn, da Sie nicht ständig daran denken müssen, die Aufgabe nicht zu vergessen.
  • Aufgaben konsequent sequenziell abarbeiten: Schließen Sie erst eine Aufgabe ab, bevor Sie die nächste angehen.
  • Konzentriertes Arbeiten üben: Trainieren Sie die Fähigkeit, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Hier helfen Konzentrationsübungen und Autogenes Training. (Zum konzentrierten Abarbeiten von Aufgaben und bewussten Pausen siehe auch Mehr schaffen in kürzerer Zeit – die Pomodoro-Technik", Projekt Magazin 06/2012.) Sorgen Sie zudem für ausreichend Schlaf, machen Sie regelmäßig Pausen und überlegen Sie sich kleine Rituale, mit denen Sie sich in eine ausgeglichene Stimmung versetzen können. Eine kleine Spazierrunde nach dem Mittagessen z.B. versorgt Ihr Gehirn mit Sauerstoff und macht es wieder leistungsfähiger. (Für ausgleichende Rituale siehe auch "Minutenweise Entspannung – kurz aber wirksam", Projekt Magazin 06/2007, "Die Drei-Minuten-Entspannung" Projekt Magazin 03/2010, auch "Meine 8-Minuten-Entspannungsübung", Projekt Magazin 09/2013.)
  • Schreibtisch-Oberfläche und Desktop…

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