So straffen Sie Ihren Kostenplan

Es kommt immer wieder vor, dass Projektleiter den Kostenplan für ihr Projekt reduzieren sollen. Max L. J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wo man – abhängig von der Projektart - den Rotstift am besten ansetzt und wie man Schritt für Schritt vorgeht, um konkrete Einsparungspotenziale zu finden.

Kostenüberlegungen stehen (neben der Termintreue und Leistungserzielung) im Zentrum der Projektplanung und -durchführung. Da Projekte möglichst preiswert abgewickelt werden sollen, bekommen Projektleiter immer wieder die Aufgabe, die Kosten weiter zu reduzieren. Im Folgenden werden Ihnen ein paar Möglichkeiten vorgestellt, Kosten einzusparen.

Nicht um jeden Preis!

Sie haben das Projekt kalkuliert, das Budget ist vereinbart. Es würde einen schlechten Eindruck vermitteln, wenn Sie die Kürzung problemlos umsetzen. Damit hätten Sie zugegeben, dass Ihre ursprüngliche Kalkulation zu großzügig ist. Machen Sie demjenigen, der von Ihnen die Kostenreduktion fordert, deshalb die Konsequenzen deutlich: angemessene Reduktion des gesamten Liefer- und Leistungsumfangs, evtl. Verlängerung der Projektdauer, Verringerung der Qualität und des Umfangs der Projektergebnisse. Damit verschaffen Sie sich zumindest eine günstigere Ausgangsposition für die nachfolgenden Verhandlungen.

Einsparung je nach Projektart

Prinzipiell wird unterschieden zwischen Personalkosten (verschiedene Stundensätze z.B. für Entwicklung, Produktion, Montage) und Sachkosten (Reisen, Maschinen, Miete, Reparatur, Werkzeuge usw.). Je nach Art des Projekts ist die Verteilung zwischen Personalkosten und Sachkosten unterschiedlich: Bei Anlagenbauprojekten rechnet man mit ca. 30-40% Personalkosten und ca. 60-70% Sachkosten. Bei Produktentwicklungsprojekten ist die Verteilung eher umgekehrt. In Organisations- und Software-Entwicklungsprojekten machen die Personalkosten ca. 90% aus, die Kosten für Sachleistungen nur etwa 10%.

Grundsätzlich sollten Sie mit der Kostenreduzierung dort anfangen, wo die Kosten am höchsten sind und/ oder der Projekterfolg am wenigsten gefährdet ist.

Beispiele

Anlagenbauprojekte

Bei Anlagenbauprojekten geht es in erster Linie um die Sachkosten. Identifizieren Sie die Einsparungsmöglichkeiten, indem Sie z.B. folgende Fragen beantworten:

  • Was kann an Material gespart werden?
    Beispiele: Bei Kabelverlegungen können vielleicht die Wege optimiert werden, bei Autos lässt sich evtl. die Stärke des Blechs reduzieren. Ist es möglich, die Bedienungsanleitung zu kürzen oder sogar gleich auf die Verpackung zu drucken - technische
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