Kostenüberlegungen stehen (neben der Termintreue und Leistungserzielung) im Zentrum der Projektplanung und -durchführung. Da Projekte möglichst preiswert abgewickelt werden sollen, bekommen Projektleiter immer wieder die Aufgabe, die Kosten weiter zu reduzieren. Im Folgenden werden Ihnen ein paar Möglichkeiten vorgestellt, Kosten einzusparen.

Nicht um jeden Preis!

Sie haben das Projekt kalkuliert, das Budget ist vereinbart. Es würde einen schlechten Eindruck vermitteln, wenn Sie die Kürzung problemlos umsetzen. Damit hätten Sie zugegeben, dass Ihre ursprüngliche Kalkulation zu großzügig ist. Machen Sie demjenigen, der von Ihnen die Kostenreduktion fordert, deshalb die Konsequenzen deutlich: angemessene Reduktion des gesamten Liefer- und Leistungsumfangs, evtl. Verlängerung der Projektdauer, Verringerung der Qualität und des Umfangs der Projektergebnisse. Damit verschaffen Sie sich zumindest eine günstigere Ausgangsposition für die nachfolgenden Verhandlungen.

Einsparung je nach Projektart

Prinzipiell wird unterschieden zwischen Personalkosten (verschiedene Stundensätze z.B. für Entwicklung, Produktion, Montage) und Sachkosten (Reisen, Maschinen, Miete, Reparatur, Werkzeuge usw.). Je nach Art des Projekts ist die Verteilung zwischen Personalkosten und Sachkosten unterschiedlich: Bei Anlagenbauprojekten rechnet man mit ca. 30-40% Personalkosten und ca. 60-70% Sachkosten. Bei Produktentwicklungsprojekten ist die Verteilung eher umgekehrt. In Organisations- und Software-Entwicklungsprojekten machen die Personalkosten ca. 90% aus, die Kosten für Sachleistungen nur etwa 10%.

Grundsätzlich sollten Sie mit der Kostenreduzierung dort anfangen, wo die Kosten am höchsten sind und/ oder der Projekterfolg am wenigsten gefährdet ist.

Beispiele

Anlagenbauprojekte

Bei Anlagenbauprojekten geht es in erster Linie um die Sachkosten. Identifizieren Sie die Einsparungsmöglichkeiten, indem Sie z.B. folgende Fragen beantworten:

• Was kann an Material gespart werden?
  Beispiele: Bei Kabelverlegungen können vielleicht die Wege optimiert werden, bei Autos lässt sich evtl. die Stärke des Blechs reduzieren. Ist es möglich, die Bedienungsanleitung zu kürzen oder sogar gleich auf die Verpackung zu drucken - technische Details werden dann auf der Firmenwebseite für den Kunden bereitgestellt.
• Gibt es technische Lösungen, die sowohl in der Erstellung als auch später im Betrieb günstig sind?
  Beispiel: Ein Hersteller von Motorsägen hatte fünf Funktionen in seinen Produkten auf drei Produkteinheiten verteilt. Die Kosten betrugen 2,50 Euro pro Stück. Über eine Wertanalyse fanden die Entwickler heraus, dass diese fünf Funktionen in eine Komponente integriert werden konnten. Diese Lösung kostete nun nur noch 25 Cent pro Stück.
• Kann das Projekt so abgewickelt werden, dass die Prozesskosten sinken?
  Beispiel: Wenn Sie eine Anlage von einem Ort zu einem anderen verlagern müssen, kann es teurer sein, die Anlage zu zerlegen und wieder aufzubauen, als sie mit entsprechendem Equipment anzuheben und als Ganzes zu transportieren.

Software-Projekte / Organisationsentwicklungsprojekte

Bei Organisationsentwicklungsprojekten (OE-Projekten) oder Software-Projekten steht der Personalbereich im Mittelpunkt.

Bei Software-Projekten ist zu prüfen:

• Können durch Baukastensysteme und Standardmodule Entwicklungskosten und Testkosten reduziert werden?
  Beispiel: Früher wurden bei der Gestaltung eines Internetauftritts das Format, die Farben und die Schrift für jede Webseite einzeln definiert. Heute wird dafür eine Datei angelegt, die zentral die Gestaltung aller Seiten bestimmt. Verwendet man Standardroutinen, Standard-Testumgebungen, eine einheitliche Programmiersprache für alle Programme oder den gleichen Bildschirmaufbau für alle Anwendungen, lässt sich langfristig viel Geld sparen.
• Können Entwicklungen ins Ausland verlagert werden?
  Beispiel: Namhafte Software Hersteller lassen ihre Programme in Ungarn oder Indien herstellen, u.a. weil dort der Stundensatz erheblich niedriger ist.
• Gibt es auf dem Markt Lösungen, die "nur“ noch installiert werden müssen?
  Oft stricken Mitarbeiter mit ihrem Office-Paket Lösungen, die auf dem Markt kostenfrei oder gegen Lizenzgebühr erhältlich sind. Schnell wird in Excel der Terminplan erstellt, der aber den Grundsätzen einer Terminplanung nicht gerecht wird. So fehlen z.B. die Verknüpfungen oder der kritische Pfad wird nicht sichtbar. Hier kann es besser sein, auf Marktangebote zurückzugreifen.

Bei OE-Projekten besteht die Gefahr, dass die Beteiligten und der Auftraggeber zu viele Ergebnisse oder die Ergebnisse zu schnell umsetzen möchten. Werden zu viele Ziele gleichzeitig angegangen, reichen Budget und Ressourcen nicht aus. In der Folge wird kein Ergebnis vollständig erreicht. Stattdessen erzeugen die entstandenen "Baustellen" Kosten - ohne einen entsprechenden Nutzen zu bringen. Veränderungen brauchen Zeit. Eine zu schnelle Umsetzung überfordert die Betroffenen, so dass sich Fehler einschleichen oder z.B. 60% der Funktionalität der neuen Software ungenutzt bleiben.

Um Kosten zu sparen, sollte stufenweise vorgegangen werden: Zunächst sollte man kleine, begrenzte Ziele setzen und dann auf Basis der erreichten Ergebnisse das Projekt vorantreiben. Es ist davon abzuraten, top-down die Generallösung einzuführen. Indem man bottom-up vorgeht, entstehen tragfähige Lösungen im Kleinen, die man dann Schritt für Schritt auf das gesamte Unternehmen ausdehnen kann.

Kosteneinsparung Schritt für Schritt

Wenn Sie Kosten einsparen müssen, gehen Sie am besten wie folgt vor: