Ein pragmatischer Ansatz

Stakeholdermanagement einfach und effizient

Projekte jedweder Art sind unterschiedlichen Einflussfaktoren ausgesetzt. Zu diesen Einflussfaktoren gehören auch die so genannten Stakeholder - also Personen oder Organisationen, die am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen von der Projektdurchführung oder dem Projektergebnis berührt werden. Um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten, ist es wichtig, die Stakeholder und ihre Interessen bei der Projektplanung und durchführung zu berücksichtigen. Simone Weilacher beschreibt in ihrem Artikel, wie man effizientes Stakeholdermanagement betreibt und die Interessen von Stakeholdern und die Projektziele miteinander in Einklang bringt.
Ein pragmatischer Ansatz

Stakeholdermanagement einfach und effizient

Projekte jedweder Art sind unterschiedlichen Einflussfaktoren ausgesetzt. Zu diesen Einflussfaktoren gehören auch die so genannten Stakeholder - also Personen oder Organisationen, die am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen von der Projektdurchführung oder dem Projektergebnis berührt werden. Um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten, ist es wichtig, die Stakeholder und ihre Interessen bei der Projektplanung und durchführung zu berücksichtigen. Simone Weilacher beschreibt in ihrem Artikel, wie man effizientes Stakeholdermanagement betreibt und die Interessen von Stakeholdern und die Projektziele miteinander in Einklang bringt.

Der Widerstand der Menschen im Projektumfeld hat schon so manches Projekt zum Scheitern gebracht. Der Grund: Die meisten Projekte sind geprägt von der Zusammenarbeit von Menschen. Das betrifft einerseits die Teammitglieder, aber auch alle Personen, die durch das Projekt in irgendeiner Form betroffen sind. Kommt aus diesen Reihen Widerstand, wirkt sich das unmittelbar auf den Projekterfolg aus.

Vielleicht werden Sie jetzt fragen, ob Sie als Projektleiter überhaupt Zeit haben, sich mit jedem auseinanderzusetzen, der glaubt, ein Mitspracherecht in Ihrem Projekt zu haben. Die Antwort kann nur "Ja" lauten: Nehmen Sie sich diese Zeit, sie ist gut investiert. Denn gerade die Vielzahl von Stakeholdern mit ihren unterschiedlichen Interessen und Erwartungen an ein Projekt machen das Projektmanagement so schwierig.

Und damit sind wir auch schon bei einem wichtigen, meist völlig unterschätzten Element der Projektarbeit: dem Stakeholdermanagement. "Projektstakeholder sind Einzelpersonen und/oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projekts beeinflusst werden können." Diese Definition gibt der PMBOK® Guide 2004 (siehe "Der neue PMBOK Guide 2004", Ausgabe 22/04) in Kapitel 2.2. zum Thema Stakeholder. Das Stakeholdermanagement hat in der aktuellen Ausgabe des PMBOK® Guide deshalb einen eigenen Prozess (10.4) bekommen.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen einen pragmatischen Ansatz vorstellen, mit dem Sie in Ihrem Projekt effizientes Stakeholdermanagement betreiben und einen wichtigen Grundstein für den Projekterfolg legen können.

Der Regelkreis

Bild 1: Durch erfolgreiches Stakeholdermanagement nähern sich Projekt- und Stakeholderziele einander an.

Hauptziel des Stakeholdermanagements ist es, die Interessen und Bedürfnisse der wichtigsten "Beteiligtengruppen" zu erfassen und bei der Projektplanung und -ausführung zu berücksichtigen. Es soll eine möglichst große Übereinstimmung zwischen den Zielen der Stakeholder und den Projektzielen erreicht werden (Bild 1).

Das erreichen Sie, indem Sie Stakeholdermanagement im Projekt als Regelkreis installieren. Die typischen Elemente des Regelkreises sind:

  • Identifikation von Stakeholdern
  • Analyse von Stakeholdern
  • Maßnahmen zur Steuerung von Stakeholdern
  • Überwachung und Steuerung

Jeder Schritt liefert einen wichtigen Beitrag, um die Position der unterschiedlichen Beteiligten im Projekt zu beleuchten. Es wird hier explizit nur auf die Beteiligten eingegangen und nicht auf die Aspekte der etwas weiter gefassten Projektumfeldanalyse.

Leider ist der Regelkreis in der oben genannten Form (noch) nicht Bestandteil der neuen Prozesse im PMBOK® Guide 2004. Der dort beschriebene Prozess 10.4. befasst sich in erster Linie mit dem Management der engeren Stakeholder im Projekt.

Identifikation von Stakeholdern

Zunächst gilt es, die Stakeholder eines Projekts zu identifizieren. Doch gerade zu Projektbeginn ist das meist schwierig, weil sich das Umfeld des Projekts noch sehr unübersichtlich darstellt. Die Bedeutung dieses Schritts soll ein Zitat aus Kapitel 2.2 des PMBOK® Guide verdeutlichen: "Manchmal kann die Identifizierung der Stakeholder schwierig sein. … Wird ein Schlüsselstakeholder nicht identifiziert, kann dies große Probleme für das Projekt verursachen.“ Die Kernfrage ist also: Welche Personen oder auch Personengruppen berühren Ihr Projekt direkt oder indirekt?

Um die wesentlichen sozialen Gruppen zu identifizieren, bietet es sich zunächst an, das Projektumfeld zu strukturieren. Stellen Sie sich hierzu folgende Fragen:

  • Welche Abteilungen (intern oder bei Ihrem Kunden) sind durch das Projekt betroffen?
    Orientieren Sie sich in einem ersten Schritt an den Ihnen bekannten Organisationsstrukturen wie z.B. Bereiche, Abteilungen, etc. Das bringt Sie relativ schnell auf Ideen für andere Gruppierungen, die nicht unbedingt organisatorisch zu strukturieren sind.
  • Welche Prozesse werden durch das Projekt völlig neu aufgesetzt oder wesentlich geändert? Das ist eigentlich die wichtigste Frage bei der Identifikation. Gerade bei der Analyse von Prozessen stößt man auf viele indirekt betroffene Personengruppen im näheren Umfeld des Projekts.
  • Gibt es externe Gruppierungen, die sich durch gesetzliche, markttechnische, politische, technologische Rahmenbedingungen ergeben? Dies ist aus unserer Erfahrung die schwierigste Analyse. Hier muss man von der inneren auf die äußere Betrachtung des Projektumfelds umschalten. Wenn dies gelingt, finden Sie Stakeholder, die sich zwar im weiteren Umfeld des Projekts befinden, aber nicht minder wichtig sind (z.B. Umweltschutzgruppierungen, etc.).

Bild 2: Einfache tabellarische Darstellung der Ergebnisse einer Stakeholderidentifikation.

Wenn Sie obige Fragen beantworten, erleichtern Sie sich die Eingrenzung auf wesentliche Personen und Personengruppen, deren weitere Betrachtung auch wirklich nutzbringend für die Projektsteuerung ist.

Analyse von Stakeholdern

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