Virtuelle Teams agil managen Tricks für die tägliche Projektarbeit mit Trello

Arbeiten Sie in einem kleinen Projektteam mit agilem Umfeld? Dann stellt das Online-Tool Trello möglicherweise ein geeignetes Planungs- und Kollaborationswerkzeug für Sie dar. Die ersten Schritte für die Zusammenarbeit im Projektteam hat Frank Albers bereits in einem Einführungsartikel zu Trello geschildert. In diesem Beitrag zeigt Ihnen der Autor, welche Boardmittel von Trello im agilen Projektalltag besonders hilfreich sind und welche Browser-Erweiterungen sowie Drittanbieter-Anwendungen Ihnen die Arbeit mit Trello erleichtern.

 

Virtuelle Teams agil managen Tricks für die tägliche Projektarbeit mit Trello

Arbeiten Sie in einem kleinen Projektteam mit agilem Umfeld? Dann stellt das Online-Tool Trello möglicherweise ein geeignetes Planungs- und Kollaborationswerkzeug für Sie dar. Die ersten Schritte für die Zusammenarbeit im Projektteam hat Frank Albers bereits in einem Einführungsartikel zu Trello geschildert. In diesem Beitrag zeigt Ihnen der Autor, welche Boardmittel von Trello im agilen Projektalltag besonders hilfreich sind und welche Browser-Erweiterungen sowie Drittanbieter-Anwendungen Ihnen die Arbeit mit Trello erleichtern.

 

Das Online-Tool Trello eignet sich vor allem für kleine Projektteams in einem agilen Umfeld als einfaches Planungs- und Kollaborationsinstrument. Da es sich um ein Online-Tool handelt, ist Trello plattformunabhängig und lässt sich in allen gängigen Browsern wie z.B. Chrome, Firefox und Safari nutzen. Auch für das Smartphone oder Tablet gibt es die passende App. Somit haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihr Projekt – eine Internetverbindung vorausgesetzt.

Im Einführungsartikel "Agiles Projektmanagement mit Trello" habe ich Ihnen die Grundfunktionen der Cloud-Anwendung erklärt und gezeigt, wie Sie Trello als virtuelles Kanban-Board nutzen können, um Ihre Projekte effektiv zu steuern. Ein rudimentäres Board in Trello reicht dabei aus, um mit der Projektarbeit zu beginnen. Eine einfache Form eines Projekt-Boards enthält die vier Listen "ToDo", "Doing", "Waiting" und "Done". Damit lässt sich der Workflow der einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete von links nach rechts bereits abbilden.

Trello kann aber noch viel mehr: In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, mit welchen Boardmitteln Ihr Projektmanagement noch effizienter wird und welche Drittanbieter-Plugins darüber hinaus hilfreich sind. Zudem stelle ich sinnvolle Browser-Erweiterungen vor, die Sie bei Ihrer täglichen Projektarbeit unterstützen können.

Tipps für einen effizienten Start ins Projekt

Team-Board für eine klare Rollenverteilung

Wenn ein neues Projektteam zusammengestellt wird, kennen sich die einzelnen Mitglieder oftmals untereinander noch nicht. Gerade in größeren Unternehmen arbeiten auch oft virtuelle Teams zusammen, die rund um den Globus verteilt sind. Wie oft sucht man – gerade zu Beginn eines Projekts – deshalb nach Kontaktinformationen und Zuständigkeiten?

Um die Kommunikation in der Kennenlernphase des frisch zusammengestellten Teams reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, ein zusätzliches Team-Board einzurichten. Für einzelne Personen erstellen Sie dazu Karten. Handelt es sich um ein größeres Team, bietet es sich an, die Karten zusätzlich rollenbasiert innerhalb von Listen zu organisieren, z.B. Projektleitung, PMO, Entwickler, System-Administratoren usw. (Bild 1).

Bild 1: Ein Teamboard enthält wissenswerte Informationen zu jedem Teammitglied. Die einzelnen Karten können Listen wie der Liste

Bild 1: Ein Teamboard enthält wissenswerte Informationen zu jedem Teammitglied. Die einzelnen Karten können Listen wie der Liste "Projektteam" zugeordnet werden.

Die Karten selbst enthalten wissenswerte Informationen wie:

  • Foto der Person
  • Rolle im Projektteam
  • Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten der Linie
  • Physischer Standort (Land, Stadt, Büro)
  • Kommunikationsdetails (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Vertreter der Person (im Fall von Urlaub oder Krankheit)

Ein ähnliches Board (oder eine weitere Liste) wäre auch für den Lenkungsausschuss – beispielsweise im Rahmen der Stakeholderanalyse – denkbar.

Einheitlicher Ablageort für IT-Informationen

Gerade zu Beginn eines Projekts verbringen Teammitglieder oft viel Zeit damit, die notwendigen Zugriffsrechte für File-Server, Sharepoint-Server, Intranetzugang usw. zu beantragen. Sobald ein neuer Mitarbeiter ins Projektteam kommt, beginnt dieses Spießrutenlaufen von vorn.

Für Abhilfe kann hier die Einrichtung eines Boards, dem "IT-Support-System" für das Projektteam, sorgen. Auf diesem Board werden alle relevanten Informationen zur IT an einer Stelle gesammelt, sodass sie für jedes Teammitglied verfügbar sind (siehe Bild 2).

Bild 2: Mit dem Board

Bild 2: Mit dem Board "IT-Support-System" sind alle relevanten Informationen zur IT einheitlich abgelegt.
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Zwar müssen die Berechtigungen weiterhin über die abgestimmten Prozesse beantragt werden, die Diskussion über Beauftragungswege und Suche nach Ansprechpartnern entfallen jedoch. Denn mit einem Blick auf die Liste "Offene Punkte" aus Bild 2 ist für den Projektleiter z.B. sofort ersichtlich, dass er für eine Mitarbeiterin noch die zusätzlichen Berechtigungen für das Programm JIRA anfordern muss. Hat die Mitarbeiterin die Berechtigung erhalten, vermerkt sie auf der Karte in einem Kommentar, dass sie nun mir JIRA arbeiten kann. Der offene Punkt ist damit erledigt und die Karte kann archiviert werden. Die Liste der offenen Punkte ist damit leer. Es empfiehlt sich grundsätzlich, Karten zu archivieren, wenn die Aufgaben aus den Karten erledigt wurden. Das Board wird dadurch übersichtlicher.

Stakeholderanalyse auf einen Blick

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (1)

Aldo
Cavegn

Ich nutze Trello seit dem Beitrag "Agiles Projektmanagement mit Trello" sehr intensiv als Projektleiter wie auch im privaten Umfeld. Ihr aktueller Beitrag rund um Tricks für die tägliche Projektarbeit mit Trello geben zusätzliche Ideen und Impulse. Sehr gut geschrieben und erklärt. Vielen Dank Herr Albers!