Vier Techniken, mit denen Sie in Outlook für einen aufgeräumten Posteingang sorgen

Die tägliche E-Mail-Flut überfordert nicht nur unseren Posteingang, sondern häufig auch uns selbst. In Outlook gibt es dabei ein paar einfache Tricks, mit denen Sie Ihr Postfach aufräumen und Ihre E-Mails verwalten können. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie beim Abarbeiten und Ablegen Ihrer Mails Zeit sparen können und wie sich der Aufwand zum Wiederfinden von E-Mails deutlich verringern lässt.

 

Vier Techniken, mit denen Sie in Outlook für einen aufgeräumten Posteingang sorgen

Die tägliche E-Mail-Flut überfordert nicht nur unseren Posteingang, sondern häufig auch uns selbst. In Outlook gibt es dabei ein paar einfache Tricks, mit denen Sie Ihr Postfach aufräumen und Ihre E-Mails verwalten können. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie beim Abarbeiten und Ablegen Ihrer Mails Zeit sparen können und wie sich der Aufwand zum Wiederfinden von E-Mails deutlich verringern lässt.

 

Wenn zum Feierabend Outlook geschlossen wird und noch Dutzende – womöglich unbearbeitete – E-Mails im Postfach liegen, ist das oft frustrierend. Viele fühlen sich von der täglichen Nachrichtenflut schlicht überfordert. Grund genug, nach Techniken zu suchen, die den Umgang mit E-Mails erleichtern und uns in dreierlei Hinsicht produktiver machen:

  • Systematik in die Ablage der E-Mails bringen,
  • Zeit sparen beim Abarbeiten und Ablegen der E-Mails und
  • den Aufwand zum Wiederfinden von E-Mails deutlich verringern.

Die Vorbereitung: Ablagesystem einrichten und E-Mails verschieben

Um ein durchdachtes Ablagesystem einzurichten, legen Sie für die wichtigsten Themen, Kunden oder Projekte Unterordner im Posteingang an (Bild 1). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Posteingang [1] und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Neuer Ordner" [2]. Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung. Legen Sie bei Bedarf in einzelnen Ordnern noch Unterordner an – beispielsweise einen je Projekt.

Bild 1: Unterordner im Posteingang anlegen.

Die Reihenfolge der Ordner anpassen

Die neu angelegten Ordner erscheinen unter dem Posteingang in alphabetischer Reihenfolge (Bild 2, links). Zum Ändern der Reihenfolge klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Ordner und wählen im Kontextmenü "Ordner umbenennen". Vergeben Sie dann – wie in Bild 2 rechts – vor den Ordnernamen fortlaufende Nummern (01, 02, 03, 04 usw.).

Bild 2: Eine fortlaufende Nummerierung sorgt für die gewünschte Reihenfolge (rechts).

E-Mails zeitsparend in den vorbereiteten Ordnern ablegen

Die E-Mails im Posteingang verschieben Sie nun per Drag&Drop in die gewünschten Ordner. Sorgen Sie zuvor dafür, dass unterhalb des Posteingangs auch die benötigten Ordner zu sehen sind.

Outlook merkt sich die Ordner, in die Sie Nachrichten verschieben. Daher können Sie ab der zweiten zu verschiebenden E-Mail das Sortieren schneller über das Kontextmenü erledigen. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste mehrere Nachrichten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten E-Mails und dann im Kontextmenü auf "Verschieben". Outlook öffnet ein Untermenü mit der Liste der zuletzt angesteuerten Ordner und Unterordner.

Falls Sie ohne den vorbereitenden ersten Schritt gleich alle E-Mails zu einem Thema wegsortieren wollen und der gewünschte Ordner in der Verschieben-Liste nicht aufgeführt ist, wählen Sie "In anderen Ordner". Wollen Sie bestimmte E-Mails an zwei verschiedenen Orten ablegen, wählen Sie den Befehl "In Ordner kopieren".

Technik 1: E-Mails automatisch in vorbereitete Ordner wegsortieren

Newsletter sind zwar informativ, verstopfen aber oft den Posteingang. Da es meist keine Dringlichkeit gibt, sie zu lesen, sortieren Sie die Newsletter gleich beim Eintreffen automatisch in einen vorbestimmten Ordner weg. Wenn später Zeit ist, können sie gelesen werden. Sicher fallen ihnen noch zahlreiche andere Fälle ein, in denen das sofortige Wegsortieren eingehender Nachrichten mit geringer Priorität zweckmäßig ist. Auf diese Weise entschlacken Sie Ihren Posteingang.

Das automatische Wegsortieren erledigen Sie mit einer Regel. Am zeitsparendsten definieren Sie diese, wenn Sie eine im Posteingang schon vorhandene Nachricht zu dem Thema nutzen. Hier ein Beispiel, wie es geht:

  • Klicken Sie die Nachricht im Posteingang mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie Regeln / Regel erstellen.
  • In Bild 3 sehen Sie die nun erforderliche Schrittfolge. Legen Sie zuerst fest, welche Information im Betreff das Kriterium zum Wegsortieren sein soll – hier ist es der Wortlaut "PowerPivot-Workshop" [1].
  • Setzen Sie ein Häkchen bei "Element in Ordner verschieben" [2] und klicken Sie auf "Ordner auswählen" [3].
  • Navigieren Sie im folgenden Dialogfeld zum gewünschten Ordner [4] und bestätigen Sie mit OK.
  • Setzen Sie in der Erfolgsmeldung [6] ein Häkchen bei "Diese Regel jetzt auf alle Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden".

Bild 3: Eine Regel definieren, die Nachrichten mit einem bestimmten Inhalt im Betreff automatisch wegsortiert.

Mit dieser Vorgehensweise zum Definieren einer Regel haben Sie eine Lösung für die Gegenwart und die Zukunft geschaffen. Sie erledigen zwei Dinge zugleich:

  • Alle schon vorhandenen E-Mails mit dem Betreffinhalt gelangen in den gewünschten Zielordner.
  • Alle künftig eingehenden E-Mails mit diesem Betreffinhalt werden ab sofort automatisch dorthin verschoben.
Wollen Sie eine Regel im Nachhinein ändern oder löschen, erledigen Sie das auf der Registerkarte Start über Regeln – Regeln und Benachrichtigungen verwalten. In dem dann eingeblendeten Dialogfeld können Sie eine Regel bei Bedarf auch umbenennen.

Bild 4: Regeln lassen sich über die Registerkarte Start nachträglich anpassen oder löschen.

Technik 2: Einen nichtssagenden Betreff nachträglich korrigieren

Wie eben gezeigt, können Sie mittels Regeln E-Mails mit einem bestimmten Inhalt im Betreff automatisch in den richtigen Unterordner verschieben. Doch wenn der Betreff nicht die passenden Suchbegriffe enthält oder gar leer ist? Bild 5 zeigt oben eine typische Situation: Der Verfasser hatte es hier offenbar eilig. Doch zu welchem Thema ist die Installationsanleitung eigentlich, von der in der Betreffzeile die Rede ist? Korrigieren Sie den Betreff wie folgt sofort nach Eingang der E-Mail:

  • Öffnen Sie die betreffende Nachricht per Doppelklick.
  • Klicken Sie in die Betreffzeile. Ergänzen oder korrigieren Sie deren Inhalt.
  • Schließen Sie die E-Mail und bestätigen Sie dabei die Speichern-Abfrage mit Ja.

Bild 5: Der wenig aussagekräftige Betreff der Nachricht (oben), lässt sich leicht ändern (unten).

Wie in Bild 6 unten zu sehen, wurde im Betreff der Begriff "PowerPivot-Workshop" ergänzt. Nun kann nachträglich die zuvor erstellte Regel zum Wegsortieren doch noch…

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
6 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 15
Kommentare 6

Alle Kommentare (6)

Jörg
Kopatz

Schnelle und anregende Tipps, auch wenn das meiste davon bereits umgesetzt wurde. Die Vorteile können hiermit nur bestätigt werden und "strukturierte Personen" haben damit kein Problem.

 

Barbara
Hink

Danke für Schritt Nr. 4. Die Ungelesenen nicht im Blick zu haben, war immer mein großes "Aber" gegen automatisch-wegsortierte Mails :). Jetzt wird die Outlook-Strategie geändert.

 

Stefan
Pfeifer

Automatisches Verschieben von Mails mündet in der Praxis eher darin, diese nicht mehr zu beachten. In den meisten Fällen kann man die Newsletter abbestellen. Guter Tipp: Postfach konsequent leer halten, Dinge sofort beantworten oder manuell verschieben und Flaggen.

 

Andreas
Kolboom

Im Artikel fehlt eine fünfte Technik, die für mich wichtigste: das Kategorisieren von emails mit den bunten Flaggen. die Kategorien können auch angepasst (betitelt) werden.

 

Stefanie
Costa

Super Tip mit den Quicksteps and Favorites. Habe ich bisher immer ignoriert, ist aber echt praktisch.