Von der Mind Map zum Projektstrukturplan

Wozu noch einen ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. (PSP) erstellen, wenn ohnehin alles klar ist? So denkt mancher kreative Praktiker und schreitet hemdsärmelig zur Tat. Doch wer sich nur auf seine Intuition verlässt, macht solides Ressourcen-Management, Kostenschätzung und TerminplanungTerminplanungBei der Terminplanung werden die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich angeordnet. Das Projekt selbst, Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine erhalten Start- und Endtermine. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen, den Dauern der Arbeitspakete, Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel und von vorgegebenen Randbedingungen aus dem Projektumfeld. Die Terminplanung wird deshalb meist in Einheit mit der Einsatzmittel-Planung durchgeführt. unmöglich. Ein einfacher methodischer Ansatz, um diesem ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). zu begegnen, ist die Verwendung von Mind MappingMind MappingMind Mapping ist eine Kreativitätsmethode zur strukturierten Sammlung von Ideen, bei der Assoziationsketten in Form von neuronalen Strukturen, einer sog. ↑Mind Map , visualisiert werden. zur Kreativarbeit im TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. und die Erstellung des Projektstrukturplans aus den erarbeiteten Ergebnissen. Dr. Georg Angermeier zeigt in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen können.

 

Von der Mind Map zum Projektstrukturplan

Wozu noch einen ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. (PSP) erstellen, wenn ohnehin alles klar ist? So denkt mancher kreative Praktiker und schreitet hemdsärmelig zur Tat. Doch wer sich nur auf seine Intuition verlässt, macht solides Ressourcen-Management, Kostenschätzung und TerminplanungTerminplanungBei der Terminplanung werden die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich angeordnet. Das Projekt selbst, Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine erhalten Start- und Endtermine. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen, den Dauern der Arbeitspakete, Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel und von vorgegebenen Randbedingungen aus dem Projektumfeld. Die Terminplanung wird deshalb meist in Einheit mit der Einsatzmittel-Planung durchgeführt. unmöglich. Ein einfacher methodischer Ansatz, um diesem ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). zu begegnen, ist die Verwendung von Mind MappingMind MappingMind Mapping ist eine Kreativitätsmethode zur strukturierten Sammlung von Ideen, bei der Assoziationsketten in Form von neuronalen Strukturen, einer sog. ↑Mind Map , visualisiert werden. zur Kreativarbeit im TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. und die Erstellung des Projektstrukturplans aus den erarbeiteten Ergebnissen. Dr. Georg Angermeier zeigt in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen können.

 

Wozu noch ein Projektstrukturplan, wenn ohnehin schon alles klar ist? So denkt mancher Praktiker und fühlt sich bestätigt, wenn die aus seiner Sicht "an ProjektitisProjektitisScherzhafte Bezeichnung im Projektmanagement-Jargon für den übertriebenen Einsatz von Projektmanagement-Methoden und den Aufbau einer überdimensionierten Projektorganisation. erkrankten" Manager länger für die Strukturierung des Projekts brauchen als er für die ersten Arbeitsschritte. Letztere wiederum ärgern sich über die "hemdsärmelige" und "chaotische" Vorgehensweise der Mitarbeiter, die Ressourcen-Management, Kostenschätzung und Terminplanung unmöglich machen.

Ein einfacher methodischer Ansatz, um dieses Problem zu mildern, ist die Verwendung von Kreativmethoden wie Mind Mapping zur strukturierenden Kreativarbeit im Team und die Erstellung des Projektstrukturplans auf Basis der Kreativ-Ergebnisse.

Kreativ im Team, systematisch in der Planung

Zu Beginn eines Projekts steht eine Idee oder ein Problem. Dies ist der richtige ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. für Kreativitäts- und ProblemlösungsmethodenProblemlösungsmethodenFür die Lösung von Problemen gibt es eine Reihe von Methoden, die zum Teil den gesamten Problemlösungszyklus umfassen und zum Teil einzelne Aspekte wie z.B. die Ursachenidentifizierung.. Die KonzeptionKonzeptionMit Konzeption wird sowohl der grundsätzliche Leitgedanke eines Entwurfs als auch der Vorgang der Erstellung eines Konzepts bezeichnet. ist zu diesem Zeitpunkt noch viel zu offen, als dass man einen systematischen Projektstrukturplan (PSP) erstellen könnte. Zudem ist der Projektstrukturplan ein Instrument für den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung., jedoch keine Kreativmethode zur ProjektdefinitionProjektdefinitionProjektdefinition ist zum einen der Prozess , in dem die Rahmenbedingungen für ein Projekt festgelegt werden, zum anderen das dokumentierte Ergebnis dieses Prozesses. Auf Basis der Projektdefinition erfolgt die Projektplanung ..

Die Gruppe sammelt Ideen, diskutiert sie, eine Vision entsteht, Ziele werden konkretisiert, ein Lösungsweg kristallisiert sich heraus. Die Begeisterung im Team wächst, voller Engagement wollen sich die Beteiligten in die Umsetzung stürzen.

Diese Begeisterung ist einerseits gut für das Projekt, denn es wird noch ziemlich lange von ihr leben müssen. Andererseits ist das Projekt ohne eine nachfolgende genaue Planung vom Management nicht überwachbar und steuerbar.

Bedenken Sie: Eine fehlerhafte Projektplanung ist eine häufige Ursache für das Scheitern eines Projekts. Manager können nur dann Projekte aktiv steuern, wenn diese systematisch geplantGeplantAttribut für alle Größen der Zeit- und Kostenplanung. Der englische Begriff "Scheduled" bezieht sich nur auf Größen der Zeitplanung. sind und einen Soll-Ist-VergleichSoll-Ist-VergleichDer Soll-Ist-Vergleich ist die einfachste Form des Projekt-Controllings. In ihm werden die Abweichungen der Ist-Werte (z.B. Ist-Kosten, Ist-Arbeitszeit, Ist-Arbeitsmenge usw.) von den entsprechenden Sollwerten zu einem bestimmten Termin bestimmt. ermöglichen. Multiprojekt-Management, Programm-ManagementProgramm-ManagementProgramm-Management bedeutet im Kontext des Projektmanagements die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung eines Programms, um mit diesem ein für die Trägerorganisation wichtiges Ziel umzusetzen. Die Richtlinien des Projektmanagements behandeln seit ca. 2000 den Begriff "Programm-Management"; z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". Die IPMA behandelt das Thema Programm-Management erstmals mit der 2006 erschienenen ICB 3.0. und Projektportfolio-Bewertung können nur so genau sein wie ihre auf den Projektplanungen beruhende Datengrundlage.

Projektmanagern fehlt oft die Anbindung an die Praxis - vor allem dann, wenn sie in einem zentralen ProjektbüroProjektbüroProjektbüro (auch: Project Office, Projektsekretariat) ist die für ein spezifisches Projekt zuständige Organisationseinheit, welche die Projektleitung bei allen administrativen Aufgaben unterstützt. arbeiten, in dem sie unter sich sind. Da kann leicht die irrige Meinung entstehen, dass der Netzplan im Computer den realen Ablauf des Projekts darstellt. Diese Diskrepanz zwischen theoretischen Netzplänen und tatsächlicher Projektausführung diskreditiert Projektmanagement in den Augen der Praktiker und der Entscheider immer wieder.

Um diese Spannung zwischen "Praktikern" und "Systematikern" zu lindern, empfiehlt es sich, die ProjektstrukturierungProjektstrukturierungDie Strukturierung einer großen Aufgabenstellung in einzelne Elemente ist Ausgangspunkt jeglicher Projektplanung. Neben dem Begriff " Projektstrukturierung " findet man hierfür auch "Projektstrukturplanung" sowie "Projektgliederung" in mindestens drei Schritten zu vollziehen:

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