Pragmatischer Entscheidungsprozess

Von der Projektidee zur Projektgenehmigung

Eine einheitliche Bewertung von Projektideen und ein Genehmigungsprozess, der frühzeitig alle relevanten Stakeholder einbindet, erhöhen die Akzeptanz der durchzuführenden Projekte. Dr. Marion Kahrens skizziert, wie Multiprojektmanagement pragmatisch sowie ressourcensparend durchgeführt werden kann und wann eine PM-Software diese Prozesse sinnvoll unterstützt.

Die Flut von Projekten, die durch die Neuentwicklung und Internationalisierung von Produkten, den Vertrieb oder andere Business-Partner im Konzernverbund der 1&1 Internet AG angeregt wurden, führte dazu, dass fachbereichsinterne Projekte oder Vorhaben immer wieder zurückgestellt werden mussten. Um dem zu begegnen, wurde die Entscheidung getroffen, ein einheitliches Vorgehen einzuführen, bei dem für jede Projektidee bewertet wird,

  • ob sie im Einklang mit der Unternehmensstrategie steht,
  • welchen unternehmerischen Nutzen sie stiftet sowie
  • welches Budget und welche Ressourcen für die Umsetzung erforderlich sein werden.

Hierbei wichtig ist, bereits zum Zeitpunkt, wenn eine Projektidee entsteht, die unterschiedlichen Interessenlagen der verschiedenen Stakeholder zu berücksichtigen. So fördert die frühzeitige Einbindung aller relevanten Fachbereiche in den Entscheidungsprozess über verschiedene Gremien, dass diese Stakeholder später die Durchführung des Projekts unterstützen.

Einheitlicher und objektiver Bewertungsprozess

Um Konflikte zu vermeiden, die aus fachbereichsbezogen unterschiedlichen Interessenlagen erwachsen können – wie z.B. wenn ein geplantes Effizienzvorhaben die Einbindung von Fachvertretern anderer Fachbereiche erfordern würde, die jedoch nicht zur Verfügung stehen –, muss der Bewertungsprozess einheitlich, transparent und objektiv gestaltet sein. Nur so kann das Management zu einer gemeinsamen, fachbereichsübergreifenden Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines Projekts kommen.

Systematisches Multiprojektmanagement schließt die Bereiche Planung und Priorisierung, Genehmigung und Steuerung des Projektportfolios mit ein. Im Verlauf des Geschäftsjahres können jedoch Änderungen in der Strategie auftreten, die eine Re-Priorisierung von Projekten und damit eine Neuplanung des bestehenden Portfolios verlangen.

Herausforderungen des Multiprojektmanagements

Damit sind die vielschichtigen Herausforderungen beschrieben, die sich aus einer projektübergreifenden Steuerung ergeben:

  • Wie kann ein Multiprojektmanagement (MPM) möglichst zeitnah und ressourcenschonend in die bestehenden Prozesse der Organisation integriert werden?
  • Nach welchen Kriterien können der Nutzen, die Kosten und, schwieriger noch, der Grad der Übereinstimmung einer Projektidee mit der Unternehmensstrategie bewertet werden?
  • Wer trifft wann in diesem Prozess von der Projektidee bis zur Genehmigung des
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