Von der Uni ins Projekt – So lösen Sie Probleme systematisch

Wenn Berufsanfänger frisch von der Universität kommen und mit der Realität des Projektmanagements konfrontiert werden, ist das für sie oft wie ein Schock. Selten läuft es wie erwartet und plötzlich ist man mit scheinbar unlösbaren Problemen konfrontiert. Doch keine Panik: Mit einer systematischen Vorgehensweise bekommen Sie auch diese in den Griff. Klaus D. Tumuscheit zeigt, worauf es dabei ankommt.

 

Von der Uni ins Projekt – So lösen Sie Probleme systematisch

Wenn Berufsanfänger frisch von der Universität kommen und mit der Realität des Projektmanagements konfrontiert werden, ist das für sie oft wie ein Schock. Selten läuft es wie erwartet und plötzlich ist man mit scheinbar unlösbaren Problemen konfrontiert. Doch keine Panik: Mit einer systematischen Vorgehensweise bekommen Sie auch diese in den Griff. Klaus D. Tumuscheit zeigt, worauf es dabei ankommt.

 

Wenn man als Berufsanfänger frisch von der Universität kommt und mit der Realität des Projektmanagements konfrontiert wird, ist das oft wie ein Schock. Selten läuft es wie erwartet und plötzlich ist man mit scheinbar unlösbaren Problemen konfrontiert (siehe auch "Tipp: Von der Uni ins Projekt - Überlebenshilfen für Berufsanfänger", Ausgabe 21/2006).Geraten Sie nicht in Panik, wenn sich z.B. abzeichnet, dass der nächste Meilenstein-Termin nicht gehalten werden kann und die Geschäftsleitung drohend die Keule schwingt. Bewahren Sie die Ruhe und gehen Sie systematisch vor, um die Probleme zu lösen.

Die fünf Troubleshooter-Fragen

Egal welcher Ärger am Projekthorizont heraufzieht, Sie begegnen ihm mit folgenden fünf Fragen:

  1. Worin liegt unser Problem?
  2. Welche Optionen gibt es, um ans Ziel zu kommen?
  3. Welche Konsequenzen haben die einzelnen Alternativen?
  4. Welche Option wählen wir?
  5. Wie präsentiere ich dem Auftraggeber meine Empfehlung?

Worin liegt unser Problem?

Der Grund für eine Störung liegt zwar meist im Verborgenen, ist mit etwas Anstrengung aber in der Regel zu beheben.

Sach- und Motivationsprobleme

Grundsätzlich gibt es zweit Arten von Problemen: Sach- und Motivationsprobleme. Sachliche Probleme lassen sich in der Regel relativ leicht erkennen, weil sie direkt benannt und überprüft werden können. Ein sachliches Problem ist z.B., wenn der Lieferant sich verspätet oder der Termin vorgezogen wurde, um das Produkt in einen Vergleichstest zu bringen.

Schwieriger wird es bei Motivationsproblemen. Nehmen wir an, der Innendienst als Projektkunde verweigert die Abnahme eines Meilensteins, weil der neue, von Ihrem Team entwickelte Prozessablauf die Durchlaufzeit wesentlich erhöht. Sie nehmen den Einwand ernst und starten eine Testsimulation. Die Durchlaufzeiten sind normal - auch bei einem zweiten Test. Wenn Sie dieses Problem weiterhin aus rein sachlicher Perspektive betrachten, werden Sie nie eine Lösung finden. Die meisten Projektprobleme sind nicht sachlich, sondern emotional begründet. Der Innendienst lehnt Ihr Projektergebnis möglicherweise nur deshalb ab, weil er sich übergangen fühlt. Er kann das aber nicht offen sagen und schiebt zu hohe Durchlaufzeiten vor.

Um Problemursachen zu erkennen, ist es wichtig, die vorgebrachten Einwände ernst zu nehmen. Achten Sie dabei nicht nur auf die Sachebene. Viele Projekte scheitern an zwischenmenschlichen Konflikten, deshalb muss auch die emotionale Ebene berücksichtigt werden. Dies gelingt am besten, wenn Sie persönlich mit den betreffenden Personen sprechen und echtes Interesse an deren Meinungen und Schwierigkeiten zeigen. Wer sich ernst genommen und verstanden fühlt, redet eher Klartext und ist zu Kooperationen und Kompromissen bereit.

Nimmt ein Mitarbeiter eine Blockadehaltung ein, möchte er in der Regel nicht Ihr Projekt sabotieren, sondern seine berechtigten Interessen wahren. Finden Sie heraus, welche Interessen das sind und starten Sie eine Interessen-Analyse:

  • Warum stellt sich der Betreffende quer? Welches Interesse schützt oder verfolgt er?
  • Welche Informationen übersieht er, die ihm zeigen, dass seine Interessen eigentlich schon gewahrt sind?
  • Welche Fehlinformationen blenden ihn?
  • Wie kann ich, falls noch nötig, seine Interessen stärker ins Projekt einbringen?

Welche Optionen gibt es, um ans Ziel zu kommen?

Ist die Problemursache identifiziert, greifen viele Anfänger zur am nächsten gelegenen Lösung, diese ist meist aber nicht die beste. Ist ein Meilenstein bedroht, kann Ihr Team zwar eine Menge Überstunden schieben, das kostet die Mitarbeiter aber Kraft und Nerven und demotiviert sie. Außerdem machen die Mitarbeiter aus Übermüdung vielleicht Fehler, die weitere Überstunden erfordern. Hüten Sie sich auch davor, alles selbst zu machen. Fällt ein Programmierer aus, sollten Sie nicht einfach einspringen, denn "nebenher" müssen Sie noch Ihre eigentliche Arbeit als Projektleiter erledigen.

Suchen Sie nach alternativen Lösungen: Sind Termine gefährdet oder fehlen Ressourcen, können Sie vielleicht extern Leistungen zukaufen. Möglicherweise können Sie einige vom Kunden als sekundär erachtete Leistungsmerkmale streichen oder den Termin verschieben.

Welche Konsequenzen haben die einzelnen Alternativen?

Wenn Sie alternative Lösungen erarbeitet haben, prüfen Sie, wie sich diese auf den Projektverlauf auswirken (Vorteile/Nachteile). Nach dieser Betrachtung werden Sie in der Regel sagen können, welche Lösung Sie persönlich bevorzugen. Nun geht es darum, Ihrem Chef bzw. Auftraggeber die Lösungen zu präsentieren und Ihre Empfehlung abzugeben.

Viele Probleme wie Ressourcen- Zeit- oder Budgetknappheit sind "hausgemacht". Wird Ihnen ein Mitarbeiter abgezogen oder erhalten Sie statt fünf Controlling-Tagen nur drei, sollten Sie nicht versuchen, das Unmögliche möglich zu machen. Ermitteln Sie stattdessen die Konsequenzen für das Projekt, erstatten Sie dem Auftraggeber Meldung und unterbreiten Sie ihm Lösungsvorschläge.

Wie präsentiere ich dem Auftraggeber meine Empfehlung?

An der Universität wird oft keine Präsentationskompetenz vermittelt. Viele Berufsanfänger müssen sich also auf ihr Talent und ihre Autodidaktik verlassen, wenn es daran geht, Lösungsalternativen und Empfehlungen vorzustellen. Im Folgenden ein paar Empfehlungen:

  1. Treten Sie selbstbewusst auf - schließlich sind Sie der Experte für das Projekt und haben sich gut auf die Präsentation vorbereitet.
  2. Visualisieren Sie Ihre Informationen, z.B. auf einer Pinwand, um sich von den üblichen PowerPoint-Präsentationen abzuheben.
  3. Reden Sie nicht von Problemen. Vermitteln Sie Ihrem Chef, dass Sie die Sache im Griff haben.
  4. Präsentieren Sie nur Lösungsmöglichkeiten, hinter denen Sie zu 100% stehen. Wenn der Auftraggeber sich für eine…

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