Von der Uni ins Projekt – So lösen Sie Probleme systematisch

Wenn Berufsanfänger frisch von der Universität kommen und mit der Realität des Projektmanagements konfrontiert werden, ist das für sie oft wie ein Schock. Selten läuft es wie erwartet und plötzlich ist man mit scheinbar unlösbaren Problemen konfrontiert. Doch keine Panik: Mit einer systematischen Vorgehensweise bekommen Sie auch diese in den Griff. Klaus D. Tumuscheit zeigt, worauf es dabei ankommt.

Wenn man als Berufsanfänger frisch von der Universität kommt und mit der Realität des Projektmanagements konfrontiert wird, ist das oft wie ein Schock. Selten läuft es wie erwartet und plötzlich ist man mit scheinbar unlösbaren Problemen konfrontiert (siehe auch "Tipp: Von der Uni ins Projekt - Überlebenshilfen für Berufsanfänger", Ausgabe 21/2006).Geraten Sie nicht in Panik, wenn sich z.B. abzeichnet, dass der nächste Meilenstein-Termin nicht gehalten werden kann und die Geschäftsleitung drohend die Keule schwingt. Bewahren Sie die Ruhe und gehen Sie systematisch vor, um die Probleme zu lösen.

Die fünf Troubleshooter-Fragen

Egal welcher Ärger am Projekthorizont heraufzieht, Sie begegnen ihm mit folgenden fünf Fragen:

  1. Worin liegt unser Problem?
  2. Welche Optionen gibt es, um ans Ziel zu kommen?
  3. Welche Konsequenzen haben die einzelnen Alternativen?
  4. Welche Option wählen wir?
  5. Wie präsentiere ich dem Auftraggeber meine Empfehlung?

Worin liegt unser Problem?

Der Grund für eine Störung liegt zwar meist im Verborgenen, ist mit etwas Anstrengung aber in der Regel zu beheben.

Sach- und Motivationsprobleme

Grundsätzlich gibt es zweit Arten von Problemen: Sach- und Motivationsprobleme. Sachliche Probleme lassen sich in der Regel relativ leicht erkennen, weil sie direkt benannt und überprüft werden können. Ein sachliches Problem ist z.B., wenn der Lieferant sich verspätet oder der Termin vorgezogen wurde, um das Produkt in einen Vergleichstest zu bringen.

Schwieriger wird es bei Motivationsproblemen. Nehmen wir an, der Innendienst als Projektkunde verweigert die Abnahme eines Meilensteins, weil der neue, von Ihrem Team entwickelte Prozessablauf die Durchlaufzeit wesentlich erhöht. Sie nehmen den Einwand ernst und starten eine Testsimulation. Die Durchlaufzeiten sind normal - auch bei einem zweiten Test. Wenn Sie dieses Problem weiterhin aus rein sachlicher Perspektive betrachten, werden Sie nie eine Lösung finden. Die meisten Projektprobleme sind nicht sachlich, sondern emotional begründet. Der Innendienst lehnt Ihr Projektergebnis möglicherweise nur deshalb ab, weil er sich übergangen fühlt. Er kann das aber nicht offen sagen und schiebt zu hohe Durchlaufzeiten vor.

Um Problemursachen zu erkennen, ist es wichtig, die vorgebrachten Einwände ernst zu nehmen. Achten Sie dabei nicht nur auf die Sachebene. Viele Projekte scheitern an

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