Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Online Meeting mit 40 Personen zu moderieren, bei dem einige Impulsvorträge stattfinden sollen. Sie wissen, dass lange Vorträge für die Zuhörer – vor allem online – sehr anstrengend sind. Hinzu kommt, dass man in Online Meetings besser abtauchen kann: Als Zuhörer macht man das Mikro und die Kamera aus und beschäftigt sich unbemerkt mit anderen Dingen. Daher sollten Sie die Vorträge timeboxen.

Sie wissen aus vorheriger Erfahrung, dass es schwierig ist, Vortragende in Online Workshops bei der Zeiteinhaltung zu disziplinieren. Was machen Sie dann am großen Tag? In Panik verfallen? Krankmelden? Improvisieren? Nein, nichts davon ist nötig.

Wir haben einen Tipp, wie Sie mit Ironie und Humor die Situation einfach in den Griff bekommen. Egal, ob bei innovativen Unternehmen, in der öffentlichen Verwaltung oder im modernen Management, dieser Tipp funktioniert immer.

Etliche Videokonferenz-Plattformen, wie z.B. Microsoft Teams, bieten die Möglichkeit, Hintergrundbilder hochzuladen. Nutzen Sie diese Möglichkeit für einen Countdown!

Ab den letzten 5 Minuten laden Sie ein Bild mit der verbleibenden Zeit als Ihr Hintergrundbild hoch.

Was ist der Effekt?

Sie müssen nicht mahnend unterbrechen, um auf die verbleibende Zeit hinzuweisen. Sie lassen einfach die Bilder sprechen.

Und es funktioniert!

Das Vorgehen hat den Vorteil, dass sie den Vortragenden nicht plötzlich unterbrechen müssen und eine unangenehme Situation erzeugen. Die vortragende Person erhält fünf Minuten lang den Hinweis, der Vortrag sollte bald abgeschlossen sein. Sollte man dann doch den Vortragenden abbrechen müssen, kommt dies nicht überraschend.

Die nachfolgenden Screens sind in einem Online Workshop entstanden, in dem einzelne Teammitglieder ihre Ergebnisse kurz und knapp in maximal fünf Minuten vorstellen sollten. Alle Vortragenden sind rechtzeitig fertig geworden.

Tipps für Moderatoren:

• Machen Sie den Vortragenden schon während der Vorbereitung des Meetings deutlich, dass sie einen begrenzten Zeitslot für ihren Vortrag haben werden.
• Kündigen Sie bereits beim Start des Meetings an, dass Sie auf die Zeiten achten und man Ihren Hintergrund im Blick behalten sollte.
• Vor dem Start des Vortrags sollten Sie bei der Anmoderation auf die verfügbare Zeit aufmerksam machen, z.B. mit einem Satz wie: "Ich bin sehr gespannt, was wir in den nächsten zehn Minuten erfahren werden."
• Ab Minute fünf fängt der Bildercountdown an. Wir laden zu den Minuten fünf, drei, zwei und ein sowie zum Ende ein Bild hoch. Die Bilder sollten die verbleibende Minutenzahl verdeutlichen und auffällig sein.
• Wenn die Zeit abgelaufen ist, sollte ein Bild dies deutlich darstellen. Mit diesem Bild sollte auch ein erkennbares Signal ertönen, z.B. ein Wecker. Alternativ funktioniert auch lauter, andauernder Applaus als Hintergrundsound. Das hat in einigen Fällen sogar zum Applaus der tatsächlichen Teilnehmer geführt.
• Danach sollten Sie als Moderator konsequent sein und tatsächlich abbrechen.
• Damit die Methode funktioniert, sollten Sie als Moderater absichern, dass Ihr Bild von den Teilnehmern und vor allem vom Vortragenden gesehen wird. Bei den meisten Videokonferenztools reicht es aus, wenn Sie vor dem Vortragenden das Wort hatten.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise sehr gute Erfahrungen als Moderatoren gemacht. Uns gefällt daran, dass hier mit Humor und ein wenig Ironie gearbeitet wird. Welche Bilder Sie tatsächlich bei Ihrer Moderation nutzen, können Sie vom Thema oder auch der Art des Humors des Teams abhängig machen. Grundsätzlich ist aber alles erlaubt.

Wir wünschen in jedem Fall viel Spaß beim Ausprobieren in Ihrem Online Meeting!