Moderationstipps für Online Meetings Die Macht der Bilder in Online Meetings

Die Macht der Bilder in Online Meetings

Kommen Sie zum Punkt, oder verlieren Sie Ihre Zuhörer! Nicht selten erleben wir diesen Effekt, v.a. in Online Meetings. Dabei gibt es visuelle Tricks, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und Redner zum Timeboxing zu animieren, wie Nicole Röttger und Tal Uscher wissen.

Management Summary

  • Online Meetings können sehr anstrengend sein und es kommt nicht selten vor, dass Teilnehmer sich währenddessen mit anderen Dingen beschäftigen.
  • Ein Grund für die Ablenkung der Teilnehmer sind Redner, die nicht zum Punkt kommen und ihr Publikum ermüden.
  • Mittels einfacher Tricks können Sie dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer konzentriert bleibt und Redebeiträge nicht ausufern.
  • Verwenden Sie Bilder, um dezent – aber bestimmt – auf das Einhalten der Timebox hinzuweisen und auch auf Seiten der Zuhörer die Aufmerksamkeit zu halten.

Moderationstipps für Online Meetings Die Macht der Bilder in Online Meetings

Die Macht der Bilder in Online Meetings

Kommen Sie zum Punkt, oder verlieren Sie Ihre Zuhörer! Nicht selten erleben wir diesen Effekt, v.a. in Online Meetings. Dabei gibt es visuelle Tricks, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und Redner zum Timeboxing zu animieren, wie Nicole Röttger und Tal Uscher wissen.

Management Summary

  • Online Meetings können sehr anstrengend sein und es kommt nicht selten vor, dass Teilnehmer sich währenddessen mit anderen Dingen beschäftigen.
  • Ein Grund für die Ablenkung der Teilnehmer sind Redner, die nicht zum Punkt kommen und ihr Publikum ermüden.
  • Mittels einfacher Tricks können Sie dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer konzentriert bleibt und Redebeiträge nicht ausufern.
  • Verwenden Sie Bilder, um dezent – aber bestimmt – auf das Einhalten der Timebox hinzuweisen und auch auf Seiten der Zuhörer die Aufmerksamkeit zu halten.

Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Online Meeting mit 40 Personen zu moderieren, bei dem einige Impulsvorträge stattfinden sollen. Sie wissen, dass lange Vorträge für die Zuhörer – vor allem online – sehr anstrengend sind. Hinzu kommt, dass man in Online Meetings besser abtauchen kann: Als Zuhörer macht man das Mikro und die Kamera aus und beschäftigt sich unbemerkt mit anderen Dingen. Daher sollten Sie die Vorträge timeboxen.

Sie wissen aus vorheriger Erfahrung, dass es schwierig ist, Vortragende in Online Workshops bei der Zeiteinhaltung zu disziplinieren. Was machen Sie dann am großen Tag? In Panik verfallen? Krankmelden? Improvisieren? Nein, nichts davon ist nötig.

Wir haben einen Tipp, wie Sie mit Ironie und Humor die Situation einfach in den Griff bekommen. Egal, ob bei innovativen Unternehmen, in der öffentlichen Verwaltung oder im modernen Management, dieser Tipp funktioniert immer.

Etliche Videokonferenz-Plattformen, wie z.B. Microsoft Teams, bieten die Möglichkeit, Hintergrundbilder hochzuladen. Nutzen Sie diese Möglichkeit für einen Countdown!

Ab den letzten 5 Minuten laden Sie ein Bild mit der verbleibenden Zeit als Ihr Hintergrundbild hoch.

Was ist der Effekt?

Sie müssen nicht mahnend unterbrechen, um auf die verbleibende Zeit hinzuweisen. Sie lassen einfach die Bilder sprechen.

Und es funktioniert!

Das Vorgehen hat den Vorteil, dass sie den Vortragenden nicht plötzlich unterbrechen müssen und eine unangenehme Situation erzeugen. Die vortragende Person erhält fünf Minuten lang den Hinweis, der Vortrag sollte bald abgeschlossen sein. Sollte man dann doch den Vortragenden abbrechen müssen, kommt dies nicht überraschend.

Die nachfolgenden Screens sind in einem Online Workshop entstanden, in dem einzelne Teammitglieder ihre Ergebnisse kurz und knapp in maximal fünf Minuten vorstellen sollten. Alle Vortragenden sind rechtzeitig fertig geworden.

Visueller Countdown
Bilder1-6: Visueller Countdown

Tipps für Moderatoren:

  • Machen Sie den Vortragenden schon während der Vorbereitung des Meetings deutlich, dass sie einen begrenzten Zeitslot für ihren Vortrag haben werden.

  • Kündigen Sie bereits beim Start des Meetings an, dass Sie auf die Zeiten achten und man Ihren Hintergrund im Blick behalten sollte.

  • Vor dem Start des Vortrags sollten Sie bei der Anmoderation auf die verfügbare Zeit aufmerksam machen, z.B. mit einem Satz wie: "Ich bin sehr gespannt, was wir in den nächsten zehn Minuten erfahren werden."

  • Ab Minute fünf fängt der Bildercountdown an. Wir laden zu den Minuten fünf, drei, zwei und ein sowie zum Ende ein Bild hoch. Die Bilder sollten die verbleibende Minutenzahl verdeutlichen und auffällig sein.

  • Wenn die Zeit abgelaufen ist, sollte ein Bild dies deutlich darstellen. Mit diesem Bild sollte auch ein erkennbares Signal ertönen, z.B. ein Wecker. Alternativ funktioniert auch lauter, andauernder Applaus als Hintergrundsound. Das hat in einigen Fällen sogar zum Applaus der tatsächlichen Teilnehmer geführt.

  • Danach sollten Sie als Moderator konsequent sein und tatsächlich abbrechen.

  • Damit die Methode funktioniert, sollten Sie als Moderater absichern, dass Ihr Bild von den Teilnehmern und vor allem vom Vortragenden gesehen wird. Bei den meisten Videokonferenztools reicht es aus, wenn Sie vor dem Vortragenden das Wort hatten.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise sehr gute Erfahrungen als Moderatoren gemacht. Uns gefällt daran, dass hier mit Humor und ein wenig Ironie gearbeitet wird. Welche Bilder Sie tatsächlich bei Ihrer Moderation nutzen, können Sie vom Thema oder auch der Art des Humors des Teams abhängig machen. Grundsätzlich ist aber alles erlaubt.

Wir wünschen in jedem Fall viel Spaß beim Ausprobieren in Ihrem Online Meeting!

Timeboxing

Timeboxing ist eine Zeitmanagementmethode, bei der in einer fest definierten Zeit ein Ergebnis generiert werden soll. Eine Timebox kann ein fixe Vortragsdauer sein oder in einem Workshop die Bearbeitungszeit einer Aufgabe in eine Gruppe. Timeboxing führt zu einer starken Fokussierung auf das Wesentliche. Durch knappe Zeit ist man gezwungen, sich genau zu überlegen, was die essenziellen Ergebnisse sind, ohne sich in unwichtigen Details zu verlieren. Vorträge, die durch das Timeboxing fokussiert und von kürzerer Dauer sind, helfen auch den Zuhörern aufmerksam zu bleiben.

Timeboxing wird in sehr unterschiedlichen Kontexten angewandt, z.B. bei Scrum. Bei Scrum stellt man nicht die Frage, wie lange man für die Arbeit braucht, sondern wie viel Arbeit man in einem Sprint schafft– einem fixen Zyklus. Lean Coffee ist ein modernes Meetingformat, das komplett auf Timeboxing basiert. Aber auch zeitlich begrenzte und kurz gehaltene Vortragszeiten in Meetings, Workshops oder Konferenzen sind sehr hilfreich, damit die Vortragenden sich fokussieren und die Zuhörer nicht langweilen.

 

Grundsätzliche Tipps für Timeboxing in Workshops:

  • Vor allem bei Workshopteilnehmern, die wenig Erfahrung mit Timeboxing haben, sollte man am Anfang des Workshops das Timeboxing als Teil der Spielregeln im Workshop verständlich erklären.

  • Das Ergebnis einer getimeboxten Aufgabenstellung sollte klar dargestellt werden und es sollte möglich sein, dieses Ergebnis zu erreichen.

  • Allerdings sollte die Zeitvorgabe eine Fokussierung erfordern.

  • Die verbleibende Zeit für eine Aufgabe sollte für die Teilnehmer ersichtlich sein.

  • Timeboxes müssen eingehalten werden, damit die Teilnehmer diese auch ernst nehmen.

 

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Alle Kommentare (2)

Karin
Braun

Die Idee gefällt mir! Allerdings haben wir häufig die Situation, dass der Redner seinen Bildschirm teilt und dann (bei Microsoft Teams) das visuelle Timeboxing des Moderators nicht sieht. Oder gibt es da einen Trick?

Hallo Frau Braun,
idR. leitet man als Moderator den Vortrag ein, so dass man bei allen Teilnehmer weiterhin gesehen wird, allerdings mit einem kleinem Bild in der unteren Leiste - neben den anderen Teilnehmern (so zumindest meine Einstellung bei Teams). Hier sind zwei Punkte wichtig:
- das Bild + die verbleibende Zeit müssen so markant sein, dass man die Botschaft trotz kleinem Bild versteht
- als Moderator sollte man genau darauf in der Vorbereitung und bei der Einleitung des Vortrags verweisen