Wie groß soll ein Arbeitspaket sein?

Wer danach fragt, wie groß ein Arbeitspaket idealerweise sein sollte, erhält als Antwort oft eine absolute Angabe in Personentagen. So pauschal sollte man bei der Einteilung von Arbeitspaketen jedoch nicht vorgehen, denn der Projektumfang spielt dabei eine wesentliche Rolle. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man die optimale Größe eines Arbeitspakets ermittelt und erläutert die Hintergründe seiner Empfehlung.

 

Wie groß soll ein Arbeitspaket sein?

Wer danach fragt, wie groß ein Arbeitspaket idealerweise sein sollte, erhält als Antwort oft eine absolute Angabe in Personentagen. So pauschal sollte man bei der Einteilung von Arbeitspaketen jedoch nicht vorgehen, denn der Projektumfang spielt dabei eine wesentliche Rolle. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man die optimale Größe eines Arbeitspakets ermittelt und erläutert die Hintergründe seiner Empfehlung.

 

"Was ist die optimale Größe eines Arbeitspakets?", fragen sowohl PM-Anfänger als auch Profis immer wieder. Viele Trainer und Coaches antworten darauf: "Ungefähr zwischen 5 und 20 Personentagen." Diese Antwort ist nicht direkt falsch, sie lässt allerdings einen Aspekt außen vor, der für die Einteilung von Arbeitspakten wesentlich ist: Die sinnvolle Gliederung des Gesamtprojekts.

Arbeitspakete sind die nicht weiter aufgegliederten Elemente des Projektstrukturplans (siehe Angermeier, 2003) und unterscheiden sich grundsätzlich von den Vorgängen des Terminplans. Eine pragmatische Definition von Arbeitspaket lautet deshalb auch: "Ein Arbeitspaket beschreibt eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann."

Arbeitspakete können also sehr unterschiedliche absolute Größen haben. Sie können ein Teilprojekt eines Gesamtprojekts sein und müssen in diesem Fall vom Arbeitspaketverantwortlichen als eigenes Projekt durchgeführt werden.

Sinnvolle Größe: 4% des Projektumfangs

Ein Projekt sollte - unabhängig von seiner Größe oder Dauer - zwischen 10 und 100 Arbeitspakete haben. Eine gute Anzahl ist ca. 25. Ein Arbeitspaket umfasst somit ca. 1% bis 10% des Projektbudgets bzw. des gesamten Arbeitsumfangs. Ein sinnvolles Maß für ein Arbeitspaket ist 4% des Projektumfangs. Die Angabe einer absoluten optimalen Größe für alle Projekte ist dagegen nicht sinnvoll.

Strukturieren ohne die Übersicht zu verlieren

Die Begründung für diese scheinbar sehr pauschale Antwort ist: Die Zahl der Arbeitspakete wird durch die beiden Extreme Unübersichtlichkeit (zu viele Arbeitspakete) und Unbeherrschbarkeit des Projekts (zu wenig Arbeitspakete) auf dieses Maß festgelegt.

Arbeitspakete sollen Projekte steuerbar machen

Man unterteilt ein Projekt in Arbeitspakete, damit man es überwachen und steuern kann. Hat ein Projekt keine innere Struktur, gibt es keine Ansatzpunkte für Steuerungsmaßnahmen. Eine objektive Fortschrittsmessung ist dann nicht möglich, genauso wenig wie ein belastbarer Vergleich von Aufwand und Ergebnis. Nur wenn man das zu erbringende Ergebnis klar in Teilergebnisse (Liefergegenstände, Projektprodukte) gegliedert und jedem Teilergebnis einen überprüfbaren Aufwand zugeordnet hat, ist Projektcontrolling möglich.

Zweck des Projektcontrollings ist es, Planabweichungen zu erkennen, so dass man mit Steuerungsmaßnahmen entgegenwirken kann. Wenn ein Projekt aber nur aus z.B. drei aufeinanderfolgenden Arbeitspaketen besteht, kann eine im ersten Arbeitspaket aufgetretene Abweichung kaum noch kompensiert werden. Eine ausreichende Flexibilität für Steuerungsmaßnahmen erhält die Projektleitung erst ab ca. fünf bis zehn Arbeitspaketen.

Dieser Zusammenhang ist in Bild 1 visualisiert: Das Projektbudget beträgt 10.000 Euro. Einmal ist das Projekt in zwei Arbeitspakete zu je 5.000 Euro aufgeteilt, ein anderes Mal in 10 Arbeitspakete zu je 1.000 Euro. Das erste Arbeitspaket überschreitet die Kosten jeweils um 20%. Der Spielraum für Steuerungsmaßnahmen beträgt 5% bei jedem Arbeitspaket. Im ersten Fall ist es nicht mehr möglich, die Kostenüberschreitung bis zum Abschlusstermin zu kompensieren. Im zweiten Fall dagegen ist nach dem fünften Arbeitspaket wieder alles im grünen Bereich.

Bild 1: Arbeitspakete machen Projekte steuerbar.

Zu viele Arbeitspakete machen Projekte unübersichtlich

Aus Controlling-Sicht sollte ein Projekt also möglichst viele Arbeitspakete haben. Es gibt aber Gründe, die gegen eine zu hohe Anzahl von Arbeitspaketen sprechen:

  • Der Aufwand für das Projektmanagement würde zu hoch. Jedes Arbeitspaket muss schließlich geplant, überwacht, gesteuert und abgenommen werden.
  • Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hätten relativ wenig Eigenverantwortung und kaum Gestaltungsspielräumen. Sie würden sich gegängelt fühlen.
  • Die Projektlaufzeit würde aufgrund der vielen Überprüfungs- und Steuerungspunkte ansteigen.
  • Der wichtigste Grund ist aber: Die Projektleitung würde die Übersicht verlieren.

Eine Menge von einzelnen Elementen ist dann übersichtlich, wenn man sie auf einen Blick erfassen kann. Die Wahrnehmungsgrenze dafür liegt bei ca. sieben Elementen. Wir können ohne nachzuzählen unterscheiden, ob wir sechs oder sieben Dinge vor uns liegen haben. Wenn wir hingegen z.B. zwei Gruppen mit acht und neun Personen sehen, müssen wir zählen, um herauszufinden, welche der beiden Gruppen die größere ist.

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Jörg
Bohlen

Zitat: "Ein Projekt sollte - unabhängig von seiner Größe oder Dauer - zwischen 10 und 100 Arbeitspakete haben. Eine gute Anzahl ist ca. 25." --> Ich finde, dass man das so einfach leider nicht sagen kann - und auch nicht sollte. Liefergegenstände / Knotenpunkte (oder auch "Phasen" - je nach PM-Standard) sollten so weit runter kaskadiert werden wie eben nötig (nicht: wie möglich). Je nachdem können das durchaus recht viele kleine Arbeitspakete werden. Pauschale Aussagen (wenn auch vorsichtig formuliert) halte ich daher eher nicht für angemessen.