Schnell erstellt, dauerhafter Nutzen Wie Sie pragmatisch PowerPoint-Vorlagen anlegen

Teil 1:
In vier Schritten zum "Office-Design"

Ansprechende Vorlagen in PowerPoint zu erstellen, ist gar nicht so schwer – der Anwender benötigt lediglich die richtige Ausrüstung. Eine solche stellen Dieter Schiecke und Benedikt Fischer in diesem zweiteiligen Beitrag vor. Im ersten Teil beleuchten sie das Prinzip des seit Office 2007 verfügbaren "Office-Designs" und zeigen, wie sich damit pragmatisch Vorlagen in PowerPoint erstellen lassen. Zwei Beispiel-Dateien können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Schnell erstellt, dauerhafter Nutzen Wie Sie pragmatisch PowerPoint-Vorlagen anlegen

Teil 1:
In vier Schritten zum "Office-Design"

Ansprechende Vorlagen in PowerPoint zu erstellen, ist gar nicht so schwer – der Anwender benötigt lediglich die richtige Ausrüstung. Eine solche stellen Dieter Schiecke und Benedikt Fischer in diesem zweiteiligen Beitrag vor. Im ersten Teil beleuchten sie das Prinzip des seit Office 2007 verfügbaren "Office-Designs" und zeigen, wie sich damit pragmatisch Vorlagen in PowerPoint erstellen lassen. Zwei Beispiel-Dateien können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Projektpräsentationen sollen in erster Linie informativ sein. Noch besser ist es, wenn sich die Folien schnell erstellen lassen und dabei auch noch gut aussehen. Nur: Wer kann schon von sich behaupten, ein PowerPoint-Profi zu sein? Dabei ist es gar nicht so schwer, eine ansprechende Vorlage in PowerPoint zu erstellen. Sie benötigen dafür lediglich die richtige Ausrüstung: ein einheitliches Design sowie eine Sammlung von Musterfolien für häufig vorkommende Themen.

In diesem zweiteiligen Artikel erfahren Sie, wie Sie eine professionelle PowerPoint-Vorlage für Ihre Projektpräsentationen anlegen und so Ihre Produktivität steigern können. Der erste Teil enthält die Bauanleitung, wie Sie mithilfe eines "Office-Designs" sowie Folienlayouts eine PowerPoint-Vorlage erstellen. Im zweiten und abschließenden Teil können Sie eine Beispieldatei mit zahlreichen Musterfolien, Schaubildern und Piktogrammen herunterladen und erhalten Anregungen, wie Sie diese Vorlagen in Ihren Projektpräsentationen einsetzen können.

Der Beitrag richtet sich vornehmlich an mittelständische Unternehmen und Selbständige, die ihren Präsentationen eine einheitliche Optik geben wollen. Die Stärke des vorgestellten Vorgehens liegt vor allem darin, die Corporate-Design-Richtlinien auf alle seine Office-Dokumente zu übertragen.

Eins für alle: Das Office-Design

Eine PowerPoint-Vorlage erstellen Sie auf Basis des sog. "Office-Design" sowie eigens erstellten Musterfolien (Bild 1). Mit dem Office-Design ist es seit Office 2007 möglich, in PowerPoint, Word, Excel und Outlook einheitlich gestaltete Dokumente zu erstellen und dabei die Vorgaben des Corporate Designs einzuhalten. Auf diese Weise können Sie die Gestaltungselemente "Farben", "Schriften" und "Effekte" bündeln, die dann in allen Office-Programmen zur Verfügung stehen.

Das bedeutet in der Praxis, dass nun Tabellen, Diagramme, SmartArts und Textelemente das gleiche Aussehen haben – egal, ob sie in PowerPoint, Excel oder Word erstellt wurden. Dies erleichtert den schnellen Datenaustausch zwischen den Programmen erheblich. Erstellen Sie z.B. eine Grafik in Excel, können Sie diese problemlos in eine PowerPoint-Folie einfügen, ohne die Grafik aufwändig nachformatieren zu müssen.

Bild 1: Eine PowerPoint-Vorlage basiert auf dem Design sowie einer Musterfolie.

Was gehört zu einem Office-Design?

Ein Office-Design erstellen Sie in Power-Point in vier Schritten (Bild 2):

  • Öffnen Sie eine neue Präsentation.
  • Legen Sie Farben, Schriften und Effekte fest. Diese sind in PowerPoint, Word, Excel und Outlook verfügbar.
  • Definieren Sie den Folienmaster für eine einheitliche Darstellung.
  • Erstellen Sie Ihre eigenen Folienlayouts, die innerhalb des Masters integriert sind.

Mit diesem Vorgehen erhalten Sie einen oder mehrere Folienmaster inklusive Hintergrund, Platzhaltern und Layouts. Alle diese Komponenten sind in einer einzigen Datei gespeichert (*.thmx). Damit können Sie einer neuen Präsentation per Mausklick Ihr Corporate Design zuweisen. Dazu öffnen Sie lediglich eine neue leere Präsentation und wechseln dort in die Registerkarte "Entwurf". Klicken Sie unter "Designs" auf das gewünschte Office-Design. Schon übertragen sich dessen Farben, Schriften, Effekte samt Master und Folienlayouts auf die neue Präsentation.

Bild 2: In vier Schritten zum eigenen Design.
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Worin unterscheidet sich ein Office-Design von einer Vorlage?

Das Office-Design ersetzt fast alle Funktionen der klassischen PowerPoint-Vorlage. Nur Musterfolien, auf denen vorformatierte Inhalte wie z.B. Schaubilder, Diagramme und Tabellen angelegt sind, werden nicht im Design abgespeichert – dafür erstellen Sie sich dann eine Vorlage. Designs speichern Sie unter der Endung "thmx", Vorlagen haben die Endung "potx".

Farben, Schriften und Effekte festlegen

Bevor Sie ein eigenes Design erstellen, können Sie sich in PowerPoint die Wirkung eines Designs auf eine bestehende Präsentation bereits vorab ansehen. Öffnen Sie eine Präsentation und wechseln Sie zur Registerkarte "Entwurf" (Bild 3). Hier finden Sie alle bereits verfügbaren Designs. Wenn Sie die Maus darüber bewegen (nicht anklicken), sehen Sie mittels der Livevorschau, dass sich Hintergrund, Schrift und Farben in Ihrer Präsentation durch die Wahl eines anderen Designs ändern würden. Um Farben, Schriften und Effekte für ein eigenes Design festzulegen, gehen Sie in vier Schritten vor.

Bild 3: Registerkarte "Entwurf" mit einzelnen Designs sowie den Elementen "Farben", "Schriftarten" und "Effekte".
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1. Eine Farbpalette für das Office-Design anlegen

Die Designfarben garantieren eine einheitliche Farbgebung für Ihre Projektdokumente in PowerPoint, Word und Excel. Dazu definieren Sie ein Set aus zwölf Farben. Die ersten zehn Farben stehen beim Formatieren der Folieninhalte zur Verfügung, die letzten beiden Positionen bestimmen die Farbe von Hyperlinks (s. Bild 4, Mitte). So legen Sie eine Farbpalette an:

  1. Klicken Sie in der Registerkarte "Entwurf" auf "Farben". Eine Liste mit allen vorinstallierten und benutzerdefinierten Farbpaletten öffnet sich.
  2. Am unteren Ende der Liste klicken Sie auf "Neue Designfarben erstellen...". Es öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem Sie alle zwölf Farbplätze definieren können (Bild 4, Mitte).
  3. Klicken Sie dazu auf eine Farbkachel, dann auf "Weitere Farben..." und auf das Register "Benutzerdefiniert". Dort geben Sie die RGB-Farbwerte ein, die durch das Corporate Design definiert sind (Bild 4, rechts).
  4. Die ersten vier Felder sind ausschließlich für Text und Hintergrund gedacht. Auf den ersten beiden Plätzen werden meist Schwarz und Weiß gewählt. Behalten Sie dieses Kontrastverhältnis auf jeden Fall bei, ersetzen Sie also z.B. das Schwarz nur durch sehr…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Hilfreiche Tipps und praktische Mustervorlagen

In diesem zweiten und abschließenden Teil erhalten Sie eine Beispieldatei zum Download, die viele praktische Vorlagen für Projektpräsentationen enthält. Der Clou: Diese können Sie mithilfe des Office-Designs einfach in ihr eigenes Layout …

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