Lessons Learned

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Lessons Learned

Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

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Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

Lessons Learned

Einsatzmöglichkeiten

  • Phasenabschluss
  • Retrospektiven
  • Reviews
  • Audits
  • Projektabschluss

 

Ergebnisse
  • Erfahrungsberichte
  • Änderungsanträge zur Verbesserung bestehender Prozesse, Vorlagen und Standards.
  • neue oder aktualisierte Methodenbeschreibungen
  • neue oder aktualisierte Templates
  • neue oder aktualisierte Tools
Vorteile
Die Effizienz des Projektmanagements des laufenden Projekts kann für die folgenden Phasen gesteigert werden.
Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und das neue Wissen hilft Verantwortlichen künftiger Projekte, Fehler zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und dadurch das Projekt kostengünstiger, schneller und mit besserem Ergebnis durchzuführen.
Das Projektmanagement der Trägerorganisation wird kontinuierlich verbessert, so dass die Wertschöpfung durch Projekte gesteigert wird.
Die systematische Dokumentation von Wissen und Erfahrungen steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Trägerorganisation. Sie kann ihre Leistungen schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger anbieten als Wettbewerber.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Lessons Learned stammen aus dem System selbst und sollten durch Erfahrungen und Wissen von außen ergänzt werden
Es besteht ein hohes Risiko, dass die gesammelten Erfahrungen später nicht beachtet werden.
Voraussetzungen
  • Eine Projektphase oder das Projekt ist abgeschlossen.
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, offen ihre Erfahrungen mitzuteilen
  • Offene Fehlerkultur im Projektteam und in den beteiligten Unternehmen, die ein Lernen aus gemachten Fehlern unterstützt.
  • Wissensmanagementsystem, das die gesammelten Erfahrungswerte verwaltet und für die Recherche verfügbar macht.
Qualifizierung

Es sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Beim Einsatz in Gruppen ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

Benötigte Informationen

Erfahrungen und Erkenntnisse der Beteiligten einer abgeschlossenen Projektphase oder eines Projekts

Benötigte Hilfsmittel
  • Dokumentationssystem, z.B. ein Wiki
  • Templates zur Erfassung der Erfahrungen und des gewonnenen Wissens
Herkunft

Das Sammeln von Erfahrungswissen während oder zum Abschluss eines Projekts ist Bestandteil aller Richtlinien, Standards und Normen für Projektmanagement.

 

PRINCE2® (AXELOS)

 

"Lernen aus Erfahrung" ist eines der sieben Prinzipien von PRINCE2®. Nach diesem Prinzip werden im gesamten Projektverlauf im Erfahrungsprotokoll Lessons Learned gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt. Im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" werden vor dem Projektstart die Erfahrungswerte früherer oder ähnlicher Projekte auf eventuell übertragbare Erkenntnisse überprüft. Bei der Projektdurchführung sollten alle Berichte und Reviews auch Erfahrungswerte enthalten, damit diese schon während der Projektlaufzeit für Verbesserungen verwendet werden können. Beim Projektabschluss sollten die Erfahrungswerte ausgewertet und in Form eines Erfahrungsberichts weitergegeben werden (AXELOS (Hrsg.): Managing Successfull Projects with PRINCE2®, The Stationary Office, 2009).

 

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) / IPMA Competence Baseline

 

Die Dokumentation von Lessons Learned ist ein Arbeitsschritt während der Projektbearbeitung, insbesondere bei Erfassen des Projektstatus, am Ende von Problemlösungsprozessen und bei der Projektabschlussanalyse (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement u. Gessler, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 2009).

 

PMBOK® Guide

 

Das Sammeln und die Dokumentation von Lessons Learned ist eine Aufgabe des Prozesses "Abschließen eines Projekts oder einer Phase" in der Abschlussprozessgruppe (Project Management Institute (Hrsg.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - 5th Edition, 2014)

Durchführung: Schritt für Schritt

Mit Hilfe von Lessons Learned sollen folgende Erfahrungswerte im Wissensmanagement erfasst und damit allen anderen Mitgliedern der Organisationseinheit verfügbar gemacht werden:

  • Erfahrungsmomente, die einen wichtigen Einfluss auf ein bestimmtes Geschehen hatten, und die verallgemeinert werden können.
  • Valide und fundierte Erfahrungen, die eindeutigen Kontexten und Rahmenbedingungen zuzuordnen sind und damit auf ähnlich Kontexte in anderen Projekten übertragen werden können.
  • Übertragbare und nützliche Erkenntnisse, die für andere, spezifische Kontexte, Prozesse oder Entscheidungssituationen relevante Informationen liefern. Damit können Fehler in anderen Projekten vermieden und Best Practices eingesetzt werden.

Schritt 1: Planen Sie das Wissensmanagement im Projekt!

Legen Sie fest, wann, wie und womit Wissen und Erfahrungen im Projekt festgehalten werden sollen. Dazu gehören drei Aufgabenbereiche:

Wissen und Erfahrungen identifizieren: Legen Sie fest, wann Wissen und Erfahrungen für Lessons Learned identifiziert werden.

Dokumentationsform definieren: Legen Sie fest, in welcher Form das Wissen und die Erfahrungen dokumentiert werden

Dokumentationssystem festlegen: Legen Sie fest, in welchem Dokumentationssystem die Erfahrungsberichte gespeichert werden und definieren Sie dafür eine Ablagestruktur.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Workshop

Moderieren Sie Arbeitstreffen, in denen Spezialisten gemeinsam eine anspruchsvolle Aufgabe lösen. Sie sind für den Lösungsprozess verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

Brainstorming

Sammeln Sie schnell eine große Anzahl an Ideen zu einem Thema! Ob im Team oder allein: Die freie Assoziation fördert ungewöhnliche und neuartige Ideen zu Tage.

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Sprint Retrospektive

Reflektieren und analysieren Sie mit dem Scrum Team den zurückliegenden Sprint! Leiten Sie gemeinsam aus den positiven und negativen Erfahrungen Maßnahmen ab, um im nächsten Sprint die Produktivität des Entwicklungsteams zu erhöhen.

Fachartikel zur Methode

Fehler passieren immer. Um aber nicht in jedem Projekt die gleichen Fehler zu wiederholen, muss der Prozess der rückschauenden Projektanalyse institutionalisiert und eingeübt werden.

Sie wollen zum Projektabschluss die Projekthistorie aufarbeiten oder bestehende Konflikte im Projektteam klären? Ist es Ihnen wichtig, dass das gesammelte Projektwissen künftigen Projekten zur Verfügung steht?

Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr.

Mit dem Schreiben von Mikroartikeln haben Sie die Möglichkeit, schnell und dennoch strukturiert persönliche Projekt-Erfahrung zu dokumentieren.
Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden.
Teil 1:
Nutzen und Vorbereitung

Fehler passieren in jedem Projekt – dumm nur, wenn sie sich im nächsten Projekt wiederholen. Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist eine sorgfältige Rückschau notwendig. Die einzelnen Projektphasen müssen konsequent und systematisch …

Teil 2:
Praktische Durchführung

Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt lohnt sich: Das Team erkennt Erfolgs- und Fehlerursachen und kann dieses Wissen in nachfolgenden Projekten einsetzen.

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit.
"Dead by PowerPoint" – so lautete das Urteil des britischen Experten für Wissensmanagement, David Gurteen, nach dem Besuch einer typischen, mit Informationen überfrachteten Fachkonferenz.

Aufgabengebiete

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Guest

Sehr schöne Zusammenfassung, auch die Listenzusammenstellung fand ich sehr gelungen. Wäre jetzt noch ein kleiner Schwenk zu Feedback, Erwartungshaltungen und den Tipps/Regeln wie z.B. die Gewaltfreie Kommunikation verwiesen worden wären es 5 Sterne geworden. Vielen Dank

Vielen Dank Herr Moser für Ihren Kommentar. Die von mir verfasste Methodenbeschreibung orientiert sich sehr stark an den sachlichen Aspekten. Sie haben natürlich recht: zu den Lessons learned gehört natürlich auch der Rückblick aus den zwischenmenschlichen Erfahrungen.