Lessons Learned

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Lessons Learned, Lessons, Lessons Learnt

Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

  • Phasenabschluss
  • Retrospektiven
  • Reviews
  • Audits
  • Projektabschluss
  • Die Effizienz des Projektmanagements des laufenden Projekts kann für die folgenden Phasen gesteigert werden.
  • Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und das neue Wissen hilft Verantwortlichen künftiger Projekte, Fehler zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und dadurch das Projekt kostengünstiger, schneller und mit besserem Ergebnis durchzuführen.
  • Das Projektmanagement der Trägerorganisation wird kontinuierlich verbessert, so dass die Wertschöpfung durch Projekte gesteigert wird.
  • Die systematische Dokumentation von Wissen und Erfahrungen steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Trägerorganisation. Sie kann ihre Leistungen schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger anbieten als Wettbewerber.
  • Lessons Learned stammen aus dem System selbst und sollten durch Erfahrungen und Wissen von außen ergänzt werden
  • Es besteht ein hohes Risiko, dass die gesammelten Erfahrungen später nicht beachtet werden.
  • Eine Projektphase oder das Projekt ist abgeschlossen.
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, offen ihre Erfahrungen mitzuteilen
  • Offene Fehlerkultur im Projektteam und in den beteiligten Unternehmen, die ein Lernen aus gemachten Fehlern unterstützt.
  • Wissensmanagementsystem, das die gesammelten Erfahrungswerte verwaltet und für die Recherche verfügbar macht.

Es sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Beim Einsatz in Gruppen ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

Erfahrungen und Erkenntnisse der Beteiligten einer abgeschlossenen Projektphase oder eines Projekts

  • Erfahrungsberichte
  • Änderungsanträge zur Verbesserung bestehender Prozesse, Vorlagen und Standards.
  • neue oder aktualisierte Methodenbeschreibungen
  • neue oder aktualisierte Templates
  • neue oder aktualisierte Tools
  • Dokumentationssystem, z.B. ein Wiki
  • Templates zur Erfassung der Erfahrungen und des gewonnenen Wissens

Mit Hilfe von Lessons Learned sollen folgende Erfahrungswerte im Wissensmanagement erfasst und damit allen anderen Mitgliedern der Organisationseinheit verfügbar gemacht werden:

  • Erfahrungsmomente, die einen wichtigen Einfluss auf ein bestimmtes Geschehen hatten, und die verallgemeinert werden können.
  • Valide und fundierte Erfahrungen, die eindeutigen Kontexten und Rahmenbedingungen zuzuordnen sind und damit auf ähnlich Kontexte in anderen Projekten übertragen werden können.
  • Übertragbare und nützliche Erkenntnisse, die für andere, spezifische Kontexte, Prozesse oder Entscheidungssituationen relevante Informationen liefern. Damit können Fehler in anderen Projekten vermieden und Best Practices eingesetzt werden.

Schritt 1: Planen Sie das Wissensmanagement im Projekt!

Legen Sie fest, wann, wie und womit Wissen und Erfahrungen im Projekt festgehalten werden sollen. Dazu gehören drei Aufgabenbereiche:

Wissen und Erfahrungen identifizieren: Legen Sie fest, wann Wissen und Erfahrungen für Lessons Learned identifiziert werden.

Dokumentationsform definieren: Legen Sie

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  • Integrieren Sie die Lessons Learned in das Projektmanagement...

Das Sammeln von Erfahrungswissen während oder zum Abschluss eines Projekts ist Bestandteil aller Richtlinien, Standards und Normen für Projektmanagement.

PRINCE2® (AXELOS)

"Lernen aus Erfahrung" ist eines der sieben Prinzipien von PRINCE2®. Nach diesem Prinzip werden im gesamten Projektverlauf im Erfahrungsprotokoll Lessons Learned gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt. Im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" werden vor dem Projektstart die Erfahrungswerte früherer oder ähnlicher Projekte auf eventuell übertragbare Erkenntnisse überprüft. Bei der Projektdurchführung sollten alle Berichte und Reviews auch Erfahrungswerte enthalten, damit diese schon während der Projektlaufzeit für Verbesserungen verwendet werden können. Beim Projektabschluss sollten die Erfahrungswerte ausgewertet und in Form eines Erfahrungsberichts weitergegeben werden (AXELOS (Hrsg.): Managing Successfull Projects with PRINCE2®, The Stationary Office, 2009).

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) / IPMA Competence Baseline

Die Dokumentation von Lessons Learned ist ein Arbeitsschritt während der Projektbearbeitung, insbesondere bei Erfassen des Projektstatus, am Ende von Problemlösungsprozessen und bei der Projektabschlussanalyse (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement u. Gessler, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 2009).

PMBOK® Guide

Das Sammeln und die Dokumentation von Lessons Learned ist eine Aufgabe des Prozesses "Abschließen eines Projekts oder einer Phase" in der Abschlussprozessgruppe (Project Management Institute (Hrsg.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - 5th Edition, 2014)

zur Durchführung eines Lessons-Learned-Workshops
zur Identifzierung von Erfahrungen
zur strukturierten Sammlung von Erfahrungen
zum Einsatz von Lessons Learned in agilen Projekten
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