Projektmanagement-Methode
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Lessons Learned

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Lessons Learned

Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

 

Lessons Learned

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Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

 

Lessons Learned

Einsatzmöglichkeiten

  • Phasenabschluss
  • Retrospektiven
  • Reviews
  • Audits
  • Projektabschluss

 

Vorteile

  • Die Effizienz des Projektmanagements des laufenden Projekts kann für die folgenden Phasen gesteigert werden.
  • Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und das neue Wissen hilft Verantwortlichen künftiger Projekte, Fehler zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und dadurch das Projekt kostengünstiger, schneller und mit besserem Ergebnis durchzuführen.
  • Das Projektmanagement der Trägerorganisation wird kontinuierlich verbessert, so dass die Wertschöpfung durch Projekte gesteigert wird.
  • Die systematische Dokumentation von Wissen und Erfahrungen steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Trägerorganisation. Sie kann ihre Leistungen schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger anbieten als Wettbewerber.

Grenzen, Risiken, Nachteile

  • Lessons Learned stammen aus dem System selbst und sollten durch Erfahrungen und Wissen von außen ergänzt werden
  • Es besteht ein hohes Risiko, dass die gesammelten Erfahrungen später nicht beachtet werden.

Ergebnis

  • Erfahrungsberichte
  • Änderungsanträge zur Verbesserung bestehender Prozesse, Vorlagen und Standards.
  • neue oder aktualisierte Methodenbeschreibungen
  • neue oder aktualisierte Templates
  • neue oder aktualisierte Tools

 

Voraussetzungen

  • Eine Projektphase oder das Projekt ist abgeschlossen.
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, offen ihre Erfahrungen mitzuteilen
  • Offene Fehlerkultur im Projektteam und in den beteiligten Unternehmen, die ein Lernen aus gemachten Fehlern unterstützt.
  • Wissensmanagementsystem, das die gesammelten Erfahrungswerte verwaltet und für die Recherche verfügbar macht.

 

Qualifizierung

Es sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Beim Einsatz in Gruppen ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

 

Benötigte Informationen

Erfahrungen und Erkenntnisse der Beteiligten einer abgeschlossenen Projektphase oder eines Projekts

 

Benötigte Hilfsmittel

  • Dokumentationssystem, z.B. ein Wiki
  • Templates zur Erfassung der Erfahrungen und des gewonnenen Wissens

 

Durchführung ...

Praxistipps ...

Herkunft

Das Sammeln von Erfahrungswissen während oder zum Abschluss eines Projekts ist Bestandteil aller Richtlinien, Standards und Normen für Projektmanagement.

PRINCE2® (AXELOS)

"Lernen aus Erfahrung" ist eines der sieben Prinzipien von PRINCE2®. Nach diesem Prinzip werden im gesamten Projektverlauf im Erfahrungsprotokoll Lessons Learned gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt. Im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" werden vor dem Projektstart die Erfahrungswerte früherer oder ähnlicher Projekte auf eventuell übertragbare Erkenntnisse überprüft. Bei der Projektdurchführung sollten alle Berichte und Reviews auch Erfahrungswerte enthalten, damit diese schon während der Projektlaufzeit für Verbesserungen verwendet werden können. Beim Projektabschluss sollten die Erfahrungswerte ausgewertet und in Form eines Erfahrungsberichts weitergegeben werden (AXELOS (Hrsg.): Managing Successfull Projects with PRINCE2®, The Stationary Office, 2009).

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) / IPMA Competence Baseline

Die Dokumentation von Lessons Learned ist ein Arbeitsschritt während der Projektbearbeitung, insbesondere bei Erfassen des Projektstatus, am Ende von Problemlösungsprozessen und bei der Projektabschlussanalyse (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement u. Gessler, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 2009).

PMBOK® Guide

Das Sammeln und die Dokumentation von Lessons Learned ist eine Aufgabe des Prozesses "Abschließen eines Projekts oder einer Phase" in der Abschlussprozessgruppe (Project Management Institute (Hrsg.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - 5th Edition, 2014)

 

Fachartikel zur Methode

Fehler passieren immer. Um aber nicht in jedem Projekt die gleichen Fehler zu wiederholen, muss der Prozess der rückschauenden Projektanalyse institutionalisiert und eingeübt werden.
Sie wollen zum Projektabschluss die Projekthistorie aufarbeiten oder bestehende Konflikte im Projektteam klären? Ist es Ihnen wichtig, dass das gesammelte Projektwissen künftigen Projekten zur Verfügung steht?
Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr.
Mit dem Schreiben von Mikroartikeln haben Sie die Möglichkeit, schnell und dennoch strukturiert persönliche Projekt-Erfahrung zu dokumentieren.
Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden.
Teil 1:
Nutzen und Vorbereitung
Fehler passieren in jedem Projekt – dumm nur, wenn sie sich im nächsten Projekt wiederholen. Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist eine sorgfältige Rückschau notwendig.
Teil 2:
Praktische Durchführung
Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt lohnt sich: Das Team erkennt Erfolgs- und Fehlerursachen und kann dieses Wissen in nachfolgenden Projekten einsetzen.
Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit.
"Dead by PowerPoint" – so lautete das Urteil des britischen Experten für Wissensmanagement, David Gurteen, nach dem Besuch einer typischen, mit Informationen überfrachteten Fachkonferenz.

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