Lessons Learned

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Lessons Learned

Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

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Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten nutzbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden. Leitfrage ist: Was würden wir heute anders machen, wenn das Projekt noch einmal beginnen würde? Ziel von Lessons Learned ist die effektivere und effizientere Durchführung von Projekten durch einen Zuwachs von Wissen und Erfahrungen im Projektmanagement.

Lessons Learned

Einsatzmöglichkeiten

  • Phasenabschluss
  • Retrospektiven
  • Reviews
  • Audits
  • Projektabschluss

 

Ergebnisse
  • Erfahrungsberichte
  • Änderungsanträge zur Verbesserung bestehender Prozesse, Vorlagen und Standards.
  • neue oder aktualisierte Methodenbeschreibungen
  • neue oder aktualisierte Templates
  • neue oder aktualisierte Tools
Vorteile
Die Effizienz des Projektmanagements des laufenden Projekts kann für die folgenden Phasen gesteigert werden.
Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und das neue Wissen hilft Verantwortlichen künftiger Projekte, Fehler zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und dadurch das Projekt kostengünstiger, schneller und mit besserem Ergebnis durchzuführen.
Das Projektmanagement der Trägerorganisation wird kontinuierlich verbessert, so dass die Wertschöpfung durch Projekte gesteigert wird.
Die systematische Dokumentation von Wissen und Erfahrungen steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Trägerorganisation. Sie kann ihre Leistungen schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger anbieten als Wettbewerber.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Lessons Learned stammen aus dem System selbst und sollten durch Erfahrungen und Wissen von außen ergänzt werden
Es besteht ein hohes Risiko, dass die gesammelten Erfahrungen später nicht beachtet werden.
Voraussetzungen
  • Eine Projektphase oder das Projekt ist abgeschlossen.
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, offen ihre Erfahrungen mitzuteilen
  • Offene Fehlerkultur im Projektteam und in den beteiligten Unternehmen, die ein Lernen aus gemachten Fehlern unterstützt.
  • Wissensmanagementsystem, das die gesammelten Erfahrungswerte verwaltet und für die Recherche verfügbar macht.
Qualifizierung

Es sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Beim Einsatz in Gruppen ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

Benötigte Informationen

Erfahrungen und Erkenntnisse der Beteiligten einer abgeschlossenen Projektphase oder eines Projekts

Benötigte Hilfsmittel
  • Dokumentationssystem, z.B. ein Wiki
  • Templates zur Erfassung der Erfahrungen und des gewonnenen Wissens
Herkunft

Das Sammeln von Erfahrungswissen während oder zum Abschluss eines Projekts ist Bestandteil aller Richtlinien, Standards und Normen für Projektmanagement.

 

PRINCE2® (AXELOS)

 

"Lernen aus Erfahrung" ist eines der sieben Prinzipien von PRINCE2®. Nach diesem Prinzip werden im gesamten Projektverlauf im Erfahrungsprotokoll Lessons Learned gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt. Im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" werden vor dem Projektstart die Erfahrungswerte früherer oder ähnlicher Projekte auf eventuell übertragbare Erkenntnisse überprüft. Bei der Projektdurchführung sollten alle Berichte und Reviews auch Erfahrungswerte enthalten, damit diese schon während der Projektlaufzeit für Verbesserungen verwendet werden können. Beim Projektabschluss sollten die Erfahrungswerte ausgewertet und in Form eines Erfahrungsberichts weitergegeben werden (AXELOS (Hrsg.): Managing Successfull Projects with PRINCE2®, The Stationary Office, 2009).

 

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) / IPMA Competence Baseline

 

Die Dokumentation von Lessons Learned ist ein Arbeitsschritt während der Projektbearbeitung, insbesondere bei Erfassen des Projektstatus, am Ende von Problemlösungsprozessen und bei der Projektabschlussanalyse (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement u. Gessler, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 2009).

 

PMBOK® Guide

 

Das Sammeln und die Dokumentation von Lessons Learned ist eine Aufgabe des Prozesses "Abschließen eines Projekts oder einer Phase" in der Abschlussprozessgruppe (Project Management Institute (Hrsg.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - 5th Edition, 2014)

Durchführung: Schritt für Schritt

Mit Hilfe von Lessons Learned sollen folgende Erfahrungswerte im Wissensmanagement erfasst und damit allen anderen Mitgliedern der Organisationseinheit verfügbar gemacht werden:

  • Erfahrungsmomente, die einen wichtigen Einfluss auf ein bestimmtes Geschehen hatten, und die verallgemeinert werden können.
  • Valide und fundierte Erfahrungen, die eindeutigen Kontexten und Rahmenbedingungen zuzuordnen sind und damit auf ähnlich Kontexte in anderen Projekten übertragen werden können.
  • Übertragbare und nützliche Erkenntnisse, die für andere, spezifische Kontexte, Prozesse oder Entscheidungssituationen relevante Informationen liefern. Damit können Fehler in anderen Projekten vermieden und Best Practices eingesetzt werden.

Schritt 1: Planen Sie das Wissensmanagement im Projekt!

Legen Sie fest, wann, wie und womit Wissen und Erfahrungen im Projekt festgehalten werden sollen. Dazu gehören drei Aufgabenbereiche:

Wissen und Erfahrungen identifizieren: Legen Sie fest, wann Wissen und Erfahrungen für Lessons Learned identifiziert werden.

Dokumentationsform definieren: Legen Sie fest, in welcher Form das Wissen und die Erfahrungen dokumentiert werden

Dokumentationssystem festlegen: Legen Sie fest, in welchem Dokumentationssystem die Erfahrungsberichte gespeichert werden und definieren Sie dafür eine Ablagestruktur.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Lessons Learned!

Wissen und Erfahrungen im Projekt werden durch eine rückblickende Betrachtung des Projektverlaufs ermittelt. Dabei werden sowohl positive als auch negative Ereignisse betrachtet. Aus positiven Ereignissen können Best Practices ermittelt werden; aus negativen hingegen Vorschläge, was in künftigen Projekten vermieden werden sollte. Die folgenden Fragen dienen dazu, die Projektbeteiligten anzuregen, Erfahrungen zu formulieren. Anschließend werden mögliche Settings der Befragung vorgestellt.

Aspekte und Fragen zur Ermittlung von Lessons Learned

Allgemeiner Projektverlauf:

  • Was lief nicht gut?
  • Welche Faktoren und Bedingungen förderten das Projekt und wie wurden diese im Projekt genutzt?
  • An welcher Stelle gab es Schwierigkeiten und Probleme und wie wurden diese gelöst?
  • Was kann optimiert werden?
  • Worauf sollten andere bei ähnlichen Problemstellungen achten?

Ziele:

  • Wurde das Projektziel erreicht?
  • War der Auftraggeber mit dem Ergebnis zufrieden?
  • Wurde das Budget eingehalten?
  • Wurde der Termin gehalten?
  • Wurde der anfänglich vereinbarte Leistungsumfang geliefert?

Vorgehensweise und Projektmanagementmethode:

  • War die Vorgehensweise für die gestellte Aufgabe geeignet?
  • Welche Vorgehensweise wäre im Rückblick effektiver und effizienter gewesen?
  • Wie hat sich die eingesetzte Projektmanagementmethode bewährt und welche Veränderungen und Erweiterungen der Methode können vorgeschlagen werden?

Fachliche und soziale Kompetenz:

  • Hatten die Projektmitarbeiter die erforderlichen fachlichen Kompetenzen?
  • Welche fachlichen Kompetenzen haben gefehlt?
  • Waren die Projektmitarbeiter teamfähig?
  • Waren die kommunikativen Kompetenzen der Teammitglieder ausreichend?
  • Wie wurden fehlende Kompetenzen im Projekt erworben?
  • Welche Qualifizierungsmöglichkeiten wurden im Projekt genutzt?

Befugnisse und Entscheidungsspielräume:

  • Hatte der Projektleiter die erforderlichen Befugnisse und Entscheidungsspielräume?
  • Welche Entscheidungsbefugnisse hatten Teilprojektleiter oder Projektmitarbeiter und wie wurden diese genutzt?
  • Wie wurden Entscheidungen gefällt und was hat sich dabei bewährt?
  • Wie wurden Probleme und Entscheidungen eskaliert?

Kommunikation:

  • Wie wurden die Stakeholder eingebunden?
  • Was hat sich dabei bewährt?
  • Was hätte man besser machen können?
  • Können daraus Best Practices in der Stakeholder-Kommunikation abgeleitet werden?
  • Welche Erfahrungen wurden in der Kommunikation mit Sponsor, Kunden und vom Projektergebnis Betroffenen gemacht?

Fehler:

  • Welche Fehler wurden gemacht?
  • Was waren die Ursachen?
  • Wie hätten sie sich vermeiden lassen?
  • Was kann man daraus lernen?
  • Wie lassen sich diese Fehler zukünftig vermeiden?

Probleme und Risiken:

  • Welche Probleme gab es?
  • Wie wurde das Risikomanagement durchgeführt?
  • Welche Maßnahmen zur Risikobehandlung wurden ergriffen?
  • Welche Risiken traten ein und wie wurde darauf reagiert?
  • Welche Chancen ergaben sich im Projekt und wie wurden diese genutzt?

Best Practices und Optimierungsfelder:

  • Was gelang allgemein so gut, dass es definitiv wieder eingesetzt / genutzt / durchgeführt werden kann?
  • Was misslang?
  • Was sollte in einem anderen Projekt nicht wieder gemacht werden?
  • Was lässt sich verbessern und kann in veränderter Form in einem anderen Projekt eingesetzt werden?

Diese Fragenliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollte für ihren Einsatz an Branche, Projektart und Projektumfeld angepasst werden.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um Erfahrungen zu identifizieren. Die folgenden Vorschläge sollen dazu anregen, der jeweiligen Situation angemessene Formen für das Zusammentragen von Lessons Learned zu finden.

Quellen und Instrumente zur Ermittlung von Lessons Learned

Logbuch / Projekttagebuch

In einem Logbuch verzeichnet üblicherweise der Projektleiter chronologisch die Ereignisse aus dem Projekt. Damit wird der Projektverlauf dokumentiert und nachvollziehbar. Aus dem Logbuch können systematisch Lessons Learned ermittelt werden.

Interviews mit Projektbeteiligten

In Interviews werden mit einem strukturierten Fragenkatalog Projektmitarbeiter, Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder befragt. Für den Fragenkatalog eignen sich die oben angeführten Aspekte und Fragen. Die Ergebnisse werden ausgewertet und zusammengefasst.

Lessons-Learned Workshop

In einem Lessons-Learned-Workshop werden Wissen und Erfahrungen aus einem Projektabschnitt oder dem gesamten Projekt aufgenommen und im Team bearbeitet. Im Workshop kann sowohl die sachliche Seite des Projekts dargestellt als auch die Zusammenarbeit im Projekt reflektiert werden. Ein solcher Workshop eignet sich auch als Gelegenheit für die Projektmitglieder, um sich voneinander zu verabschieden.

Ergebnisse eines solchen Workshops sind verdichtete und systematisierte Erfahrungen und in anderen Projekten wiederverwendbare Vorgehensweisen, Techniken und Tools. Daneben entsteht sowohl im Team, als auch bei den Teilnehmern ein Lerneffekt, der deren persönliche Kompetenz erweitert.

Die Themen des Workshops können durch den Moderator ermittelt und festgelegt werden oder als offener Workshop durchgeführt werden, bei dem die Teilnehmer die Themen im Workshop sammeln. Zur Vorbereitung und Durchführung des Lessons-Learned-Workshops kann die Methode "Workshop" eingesetzt werden.

After Action Review

Ein After Action Review kann alleine oder im Team durchgeführt werden. Anhand von Fragen werden positive und negative Aspekte im Projektverlauf betrachtet und Schlüsse für das Projekt oder für andere Projekte abgeleitet.

Retrospektiven

Die Retrospektive ist eine Technik in Scrum, die auch unabhängig von Scrum eingesetzt werden kann. Am Ende eines Sprints bzw. definierten Projektabschnitts überprüft das Team seine bisherige Arbeitsweise, um sie in Zukunft effizienter und effektiver zu machen. Das Team soll seine Arbeitsweise offen und ehrlich überprüfen können. Dazu müssen Kritik und unangenehme Wahrheiten offen geäußert werden können. Das schließt auch Gefühle und Empfindungen ein. Die Retrospektive soll daher in einem geschützten Raum ablaufen. Stakeholder außerhalb des Teams dürfen nur auf Einladung dazukommen. Die Methode Sprint Retrospektive beschreibt den genauen Ablauf.

Audits

Ein Audit ist ein Instrument des Qualitätsmanagements. In ihm wird untersucht, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Die Audits werden von einem speziell hierfür geschulten Auditor durchgeführt. Im Audit werden mit einem definierten Fragenkatalog Themenbereiche abgefragt. Ziel eines Audits ist die Überprüfung und Bewertung des Projekts. Dabei können auch Lessons Learned identifiziert werden.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Workshop

Moderieren Sie Arbeitstreffen, in denen Spezialisten gemeinsam eine anspruchsvolle Aufgabe lösen. Sie sind für den Lösungsprozess verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

Brainstorming

Sammeln Sie schnell eine große Anzahl an Ideen zu einem Thema! Ob im Team oder allein: Die freie Assoziation förder ungewöhnliche und neuartige Ideen zu Tage.

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Sprint Retrospektive

Reflektieren und analysieren Sie mit dem Scrum Team den zurückliegenden Sprint! Leiten Sie gemeinsam aus den positiven und negativen Erfahrungen Maßnahmen ab, um im nächsten Sprint die Produktivität des Entwicklungsteams zu erhöhen.

Fachartikel zur Methode

Fehler passieren immer. Um aber nicht in jedem Projekt die gleichen Fehler zu wiederholen, muss der Prozess der rückschauenden Projektanalyse institutionalisiert und eingeübt werden.

Sie wollen zum Projektabschluss die Projekthistorie aufarbeiten oder bestehende Konflikte im Projektteam klären? Ist es Ihnen wichtig, dass das gesammelte Projektwissen künftigen Projekten zur Verfügung steht?
Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr.
Mit dem Schreiben von Mikroartikeln haben Sie die Möglichkeit, schnell und dennoch strukturiert persönliche Projekt-Erfahrung zu dokumentieren.
Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden.
Teil 1:
Nutzen und Vorbereitung
Fehler passieren in jedem Projekt – dumm nur, wenn sie sich im nächsten Projekt wiederholen. Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist eine sorgfältige Rückschau notwendig.
Teil 2:
Praktische Durchführung

Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt lohnt sich: Das Team erkennt Erfolgs- und Fehlerursachen und kann dieses Wissen in nachfolgenden Projekten einsetzen.

Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit.
"Dead by PowerPoint" – so lautete das Urteil des britischen Experten für Wissensmanagement, David Gurteen, nach dem Besuch einer typischen, mit Informationen überfrachteten Fachkonferenz.

Aufgabengebiete

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