Viele Projektmanager sind der Meinung, die Antwort auf steigende Komplexität und Dynamik in der Arbeitswelt seien noch professionellere Methoden und Tools zur Projektplanung und -steuerung. Doch was nützen die besten Techniken zur Aufwands-, Zeit- und Ressourcenplanung oder innovative IT-Lösungen zur Kommunikation in Projektteams, wenn sich Mitarbeiter nicht wertgeschätzt fühlen, sich mit den Projektzielen nicht identifizieren oder die vielen Projektaufgaben neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft als störende oder gar sinnlose Belastung empfinden?

Methoden und Techniken für das Projektmanagement sind nur die Kür. Die gute Haltung als Projektmanager ist entscheidend. Denn ohne eine gute Grundhaltung sich selbst sowie den Mitarbeitern im Projekt gegenüber sind die antrainierten Schema F-Tools wirkungslos. Nachfolgend erfahren Sie, warum Projektmanagement stärker zum Management guter Beziehungen werden muss und was eine gute Haltung als Projektleiter ausmacht.

Schema M statt Schema F

Ja, wir Deutschen lieben Schema F. Die antrainierte Methode, die für Situation X immer das Mittel der Wahl ist. Das Best-Practice-Projektmanagement-Tool, das State of the Art ist oder dieses eine Kommunikations-Modell, das ganz sicher bei Konflikten im Team immer für Frieden sorgt. Schema F gibt Sicherheit (siehe dazu auch den Blog-Beitrag "Best Practices – oder: Der unstillbare Wunsch nach Schema F").

Doch Schema F versagt überall dort, wo individuelles Handeln sowie Flexibilität gefordert und es keine linearen, sicheren Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge gibt. Projekte sind per Definition neuartige, einmalige, zeitlich befristete Vorhaben, die sich zudem meist durch hohe Komplexität, knappe Ressourcen sowie zur Hierarchie parallel gebildete und oftmals verteilte Teamstrukturen auszeichnen. Hier gibt es keine seit Jahren erprobten Prozesse oder Routinen und auch keine eingespielten Teams, deren Mitarbeiter auf Knopfdruck gemeinsam funktionieren.

Aus Schema F muss im Projektmanagement in Zukunft noch viel stärker Schema M werden. Eine Haltung als Führungskraft oder Projektleiter, die den einzelnen Mitarbeiter als Menschen mit seinen individuellen Werten und Zielen in den Fokus rückt.

Werteorientierte Projektführung

Stellen Sie sich zwei Ihrer Mitarbeiter im Projekt vor: Mitarbeiter A liebt Herausforderungen, Abwechslung und braucht immer neue Fragestellungen, in die er sich hineindenken kann. Mitarbeiter B ist mehr so der Typ "fleißiges Bienchen": Ihm sind klare Anweisungen wichtig, Routineaufgaben erledigt er zuverlässig. Dinge, die er nicht kennt, machen ihm Angst. Zwei Mitarbeiter, die – richtig eingesetzt – mit ihren jeweiligen Stärken ein Projekt voranbringen können.

Doch ich erlebe in Coachings viele Führungskräfte, die nicht wissen, was ihren Mitarbeitern im Beruf besonders wichtig ist und worin ihre Talente liegen. Und im Vergleich zu Führungskräften kennen Projektleiter ohne disziplinarische Vorgesetztenfunktion noch viel weniger die Persönlichkeit und die individuelle Werte und Motive der einzelnen Mitarbeiter ihres Projektteams.

Und so geschieht es in meinem Beispiel, dass Mitarbeiter A die Aufgabe erhält, das wöchentliche Projekt-Reporting zu erstellen, während Mitarbeiter B Lösungen für spontan auftretende Probleme finden soll. Beide werden entgegen ihrer Werte und Stärken eingesetzt und daher vermutlich nicht nur einen schlechten Job machen, sondern auf Dauer auch unzufrieden oder sogar krank werden.

Schärfen Sie als Projektleiter daher Ihr Bewusstsein dafür, was Ihren Mitarbeitern wichtig ist. In welchen Situationen reagieren sie mit Ablehnung, was motiviert sie und welche Werte oder Motive stecken dahinter? Noch einfacher: Fragen Sie jedes Mitglied Ihres Teams, was ihm wichtig ist und im Beruf Freude bereitet. Nur so können Sie Zuständigkeiten im Projekt passgenau definieren, Aufgaben zielgerichtet delegieren und Mitarbeiter langfristig motivieren.

Projektmanagement ist Beziehungsmanagement

Bereichsegoismen, politische Gemengelagen oder persönliche Animositäten zwischen einzelnen Mitarbeitern – alles keine Seltenheit in Projekten; oder disziplinarisch Vorgesetzte, die Ressourcen ihrer Mitarbeiter nicht für das Projekt freigeben oder es sogar auf Management-Ebene torpedieren. Manchmal wachsen sich Konflikte zwischen mehreren Projekten im Unternehmen so weit aus, dass anschließend mehr über Prioritäten und Sinnhaftigkeit diskutiert wird als über die gemeinsame Sache. Als Projektleiter stecken Sie tiefer in der engen Sandwich-Position als so manche Führungskraft, denn Sie stehen vor der Aufgabe, es sowohl Ihren Auftraggebern als auch den Mitgliedern im Team recht zu machen.

Nicht das beste Fachkonzept, das detaillierteste Lastenheft oder der minutiöse Projektplan entscheiden über Projekterfolg oder Misserfolg, sondern die Qualität der Zusammenarbeit im Projektteam, an den Schnittstellen zwischen Projekt und Abteilungen sowie ggf. externen Dienstleistern.

Die wichtigsten Zutaten guter Zusammenarbeit im Projekt heißen für mich echtes Interesse, Flexibilität, Klarheit und Vertrauen. Denn was im Privaten gilt, gilt auch für eine gute und professionelle Beziehung im beruflichen Kontext:

• Das echte Interesse an den Wünschen, Werten, Ängsten und Bedürfnissen anderer Menschen,
• die Freiheit und Gelassenheit, flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen reagieren zu können,
• Klarheit in der Kommunikation, im Denken und Handeln sowie
• das Vertrauen in die Fähigkeiten und Kompetenzen jedes einzelnen Teammitglieds.

Menschen lieben ist kein Kuschelkurs

Einige Projektmanager höre ich jetzt sagen: "Papperlapapp! Zucht und Ordnung müssen herrschen und die Mitarbeiter brauchen klare Anweisungen, wo es lang geht! Menschen lieben? Wir sind ein Wirtschaftsunternehmen und kein Wellness-Hotel!" – Ja, die Samthandschuhe anzuziehen und die Mitarbeiter in Watte zu packen, das halte auch ich für die genau falsche Reaktion. Denn hinter "Menschen lieben" steckt für mich etwas völlig anderes als Kuschelkurs und Friede, Freude, Eierkuchen.

Werfen Sie einmal einen Blick in Ihr eigenes Leben, auf Freunde und Bekannte. Wenn Sie Projektmanager sind, schauen Sie auf die Beziehungen zu Ihrem Projektteam: Mit wem kommen Sie am besten klar, wenn es um kritische Dinge geht, wie etwa Fehler, die gemacht wurden oder Aufgaben, die nicht pünktlich abgeschlossen werden können? Mit wem können Sie auch mal so richtig Tacheles reden, ohne die persönliche Arbeitsbeziehung infrage zu stellen und sich hinterher spinnefeind zu sein?

Es sind genau solche Menschen, zu denen Sie eine gute Beziehung aufgebaut haben. Eine starke und klare zwischenmenschliche Verbindung, die auch ein heftiges Donnerwetter und Kritik aushält.

Gehen Sie auf Entdeckungsreise und lernen Sie die Menschen hinter den Ressourcen Ihres Projektes kennen. Zeigen Sie echtes Interesse für ihre Bedürfnisse und Sichtweisen und lassen Sie auch andere Perspektiven bewusst zu. Nutzen Sie die individuellen Stärken und Talente jedes Einzelnen gezielt, um Projektziele gemeinsam als starkes Team zu realisieren.