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May 2014
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Der Ball muss rollen!

Einmal war ich bei einer Firma, die ihre Besprechungsräume nach berühmten Fußball-Vereinen benannt hatte. Die Räume waren entsprechend mit Sportutensilien dekoriert, u.a. natürlich mit den bekannten Sprüchen á la "Fußball ist wie Schach, nur ohne Würfel." In einem dieser Meetings ging es lange Zeit darum, wie Teams in der Softwareentwicklung idealerweise arbeiten sollten.

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Ich musste unweigerlich immer wieder daran denken, wie denn ein gutes Fußball-Team aufgestellt ist, und ob wir daraus evtl. etwas lernen könnten. Zugegeben, Metaphern und Gedankenspiele aus dem Bereich des Sports sind nicht besonders neu (vgl. beispielsweise diesen tollen Artikel von Ron Jeffries zu Baseball und Agilen Methoden). Dennoch glaube ich, dass es nach wie vor erhellend ist, sich ein paar Anregungen aus dem Teamsport zu holen.

Wie man eine Fußballmannschaft (nicht) managed

Beginnen wir mit der Zusammenstellung einer Fußball-Mannschaft. Sie besteht aus einem Torwart, Abwehr- und Mittelfeldspielern sowie Stürmern. Das erscheint auf den ersten Blick selbstverständlich, denn um ein Match zu gewinnen, muss in jedem Spiel "Arbeit" in genau diesen Bereichen geleistet werden. Und ein Torwart braucht natürlich andere Qualifikationen als ein Mittelstürmer.

Aber bei genauerem Hinsehen entpuppt es sich doch eigentlich als wahnsinnige Verschwendung von Ressourcen! Zwar hilft auch ein Stürmer mal in der Abwehr aus (und es wurden auch schon Torhüter gesehen, die in letzter Minute das entscheidende Tor schossen), aber insgesamt sind die einzelnen Teammitglieder doch recht mies ausgelastet! Wie oft ist ein Stürmer in einem durchschnittlichen Spiel wirklich am Ball? 2 bis 3 Minuten? Und bei einem Torhüter sieht es vermutlich noch viel schlimmer aus, der steht gefühlte 99,9% der Spielzeit unbeteiligt in seinem Kasten, nuckelt an seiner Flasche und versucht sich durch alberne Übungen warm zu halten. Und das Ganze wird noch viel schlimmer, wenn man sich einmal zu Gemüte führt, welch horrende Gehälter Fußballprofis einfahren!

Als gute Projektmanager wissen wir natürlich, dass wir es hier mit extrem schlechtem Management zu tun haben! Wenn ein Stürmer durchschnittlich zu 30% der Zeit benötigt wird (wir rechnen einmal großzügig mit, dass er auch nützliche Dinge wie "Manndeckung" übernimmt, wenn er gerade nicht am Ball ist), dann kann er doch eigentlich in drei Partien gleichzeitig mitspielen (die restlichen 10% planen wir vorsichtshalber als Puffer ein). Der Torwart wird ja noch seltener benötigt, also lassen wir ihn sogar an zehn parallelen Spielen teilnehmen. Das ist gut, denn unsere Amateurmannschaften benötigen dringend einen besseren Torwart!

Wenn wir unseren Blick nun noch kurz auf die Auswechselbank richten, dann sehen wir hier sogar noch viel größeres Optimierungspotenzial! Da sitzen extrem teure Ressourcen, die für das Nichtstun bezahlt werden! Also lassen wir beim nächsten Spiel nur noch drei Auswechselspieler zu – wie oft verletzt sich ein Spieler schon so schwer, dass er nicht mehr weiterspielen kann? Die Auswechselspieler können wir außerhalb der Ersatzbank viel besser einsetzen: Wenn sie nicht in anderen Partien mitspielen, dann trainieren sie unsere Jugendmannschaften oder geben Autogrammstunden im Einkaufszentrum...

Wie man ein Projekt (nicht) managed

Das ist natürlich alles kompletter Blödsinn! Niemand würde einen Fußballverein in dieser Art optimieren. Aber wieso eigentlich nicht? Warum ist es im Profi-Fußball völlig normal, dass teure Spieler schlecht ausgelastet sind, und in der Wissensarbeit ist es uns ein Gräuel? Einer der Hauptgründe dürfte darin liegen, dass im Fußball sehr klar ist, wie groß der Schaden ist, wenn jemand nicht zur richtigen Zeit zur Stelle ist (dann fangen wir uns nämlich schnell ein Tor ein), bzw. wie wertvoll es ist, seine Kräfte zu fokussieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Ein Tor zu schießen, ist für einen Bundesligaverein vermutlich einen 6- bis 7-stelligen Betrag wert. Was spielt es da schon für eine Rolle, wenn ein paar Profis während des Spiels nicht voll ausgelastet sind oder sogar auf der Ersatzbank sitzen?

Und ein zweiter Punkt ist hier wichtig: Beim Fußball ist allen Beteiligten klar, dass man dem Team zwar vor Anpfiff eine Strategie mitgeben kann, aber einen detaillierten Plan auch nur für die erste Halbzeit aufzustellen, wäre absurd. Wäre dies anders, dann könnten wir die Profis tatsächlich in verschiedenen Partien gleichzeitig spielen lassen und ihnen jeweils Einsatzpläne mitgeben, auf denen dann in etwa stünde "Um 14:53 einen Pass auf Spielfeld 3 abfangen...Um 14:57 verhindern, dass der Ball auf Feld 8 ins Seitenaus rollt...Um 14:59 den Elfmeter auf Feld 6 verwandeln..."

Das können wir natürlich nicht, weil ein Fußballspiel viel zu komplex ist, um auf diesem Detaillierungsgrad zu planen. Denn unsere Profis machen natürlich mal einen Fehler, und dummerweise verhalten sich die Spieler der gegnerischen Mannschaft auch nicht immer so, wie wir uns das vorher vorstellen.

Projekte vergleichen mit Fußball – gar nicht so absurd

Fassen wir bis hierhin einmal zusammen: Im Profifußball haben wir uns nicht nur mit der Tatsache arrangiert, dass wir es in einem Match mit einer großen Ungewissheit zu tun haben, die sich vorher nicht genau einplanen lässt; zusätzlich können wir auch ziemlich gut einschätzen, wie hoch das Risiko ist, wenn ein Spieler zur bestimmten Zeit nicht zur Stelle ist. So ist es möglich, eine gute Tradeoff-Entscheidung zu treffen: Wie hoch wiegen die Kosten für schlechte Auslastung gegenüber den Verzugskosten, die entstehen, wenn wir auf einen Spieler warten müssen? Im Profi-Fußball sind die Verzugskosten so hoch, dass man immer eine sehr schlechte Auslastung in Kauf nehmen wird, selbst bei Profis, die Millionen verdienen.

Wenn wir uns dies vor Augen halten, dann ist der Vergleich zum Projektgeschäft plötzlich doch gar nicht mehr so absurd! Denn auch wir haben es in vielen Projekten mit sehr großer Ungewissheit zu tun, die detaillierte Pläne schnell zur Makulatur werden lässt. Und auch bei uns spielen Kosten für schlechte Auslastung ("cost of under-utilization") und Verzugskosten ("Cost of delay") entscheidende Rollen (vgl. hierzu die messerscharfen Analysen von Don Reinertsen).

Ressourcenplanung mal anders

Natürlich entstehen uns (Opportunitäts-)Kosten, wenn hochbezahlte Spezialisten in einem Projekt gerade nichts zu tun haben. In dieser Leerlaufzeit könnten sie ja wertvolle Arbeit für andere Projekte leisten. Genau deshalb verplanen wir unsere Spezialisten ja tages- oder sogar stundengenau in verschieden Projekten. Was wir uns dabei in der Regel nicht bewusst machen, ist die Tatsache, dass uns auch dann Kosten entstehen, wenn ein Projekt (oder auch nur ein kleinerer Meilenstein) blockiert ist, weil ein Experte gerade nicht verfügbar ist.

Wenn wir mehr Klarheit über diese beiden Kostenarten herstellen könnten, dann würden wir mit Sicherheit oft andere Entscheidungen bzgl. unserer Ressourcenplanung treffen! In vielen Fällen ist es dann nämlich plötzlich viel sinnvoller, stabile Produktteams zu bilden (sog. cross-funktionale Teams), in denen alle Skills vertreten sind, um das Produkt zu entwickeln (z.B. Designer, Entwickler und Tester). Dann wird es Phasen geben, in denen die Designer oder Tester gerade mal weniger zu tun haben – aber sie sind immer dann sofort zur Stelle, wenn sie benötigt werden. Und dies löst eine ganze Reihe schwerwiegender Probleme, die wir im Projektalltag beobachten können, z.B. häufige Kontextwechsel, schlechte Qualität und Nacharbeiten durch zu lange Feedback-Zyklen und schlechte Transparenz des Projektfortschritts, weil alle Arbeitspakete "zu 80-90% fertig" sind.

Im Fußball wie in unseren Projekten gilt: Der Ball muss rollen! Denn so generieren wir am schnellsten Wert. Ob die Spieler dabei in Bewegung sind, ist dann häufig zweitrangig. Dies ist genau der Unterschied zwischen Fluss-Effizienz (an den wichtigsten Aufgaben wird zu jeder Zeit mit möglichst großem Fokus gearbeitet) und Ressourcen-Effizienz (die Mitarbeiter haben möglichst viel zu tun). Wir haben in den letzten Jahrzehnten zu viel Wert darauf gelegt, die Ressourcen-Effizienz zu optimieren – und dabei die Fluss-Effizienz vernachlässigt.

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