Die räumlichen Möglichkeiten des Veranstaltungsorts spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Barcamps. Die Location sollte folgende Bedingungen erfüllen:

• Ein großer Raum für die Plenar-Sessions (ca. 2 m² pro Teilnehmer) mit Beamer oder Smartboard sowie einer Twitter-Wall (s.u.). Die Front-Seite muss genügend Platz für den Session-Plan bieten. Bei großen Gruppen kann eine Bühne sinnvoll sein.
• Ausreichend Arbeitsräume für die Gruppen-Sessions. An einer Session nehmen typischerweise ca. 15 bis 20 Personen teil. Bei einem Barcamp mit 100 Personen sollten demnach ca. sieben Räume für die Sessions zur Verfügung stehen. Die Arbeitsräume sollten keine feste Bestuhlung haben, damit diese flexibel für die Sessions eingerichtet werden können.
• Offene Flächen, in denen sich die Teilnehmer zum Networking treffen können und in denen das Catering aufgebaut wird.
• Gute Internetverbindung, da für die meisten Sessions eine Internetanbindung erforderlich ist und die Teilnehmer auch während des Barcamps über das Internet kommunizieren. Der Internetzugang sollte so dimensioniert sein, dass für jeden Teilnehmer eine WLAN-Bandbreite von 6 MBit/s zur Verfügung steht.
• Die Arbeitsräume sollten über genügend Steckdosen verfügen, damit die Teilnehmer ihren Laptop und das Handy laden können. Kalkulieren Sie eine Steckdose pro zwei Teilnehmer. Stellen Sie ggf. ausreichend Vielfach-Steckdosen zur Verfügung, achten Sie dabei aber auf die Einhalten der Sicherheitsvorschriften (z.B. Stolpergefahr bei frei verlegten Kabeln).
• Für jeden Arbeitsraum sollte ein Beamer oder ein Smartboard zur Verfügung stehen.
• Bei großen Barcamps ab 50 Teilnehmern sollte der Plenarraum mit einer Mikrofonanlage ausgerüstet sein. Idealerweise mit Drahtlosmikrofonen, die unter den Teilnehmern weitergereicht werden können.

Darüber hinaus sollte an Materialien zur Verfügung stehen:

• Moderationsmaterial, Pinn-Wände und Flip-Charts, ausreichend Stifte
• Internetplattform, die das gleichzeitige Arbeiten von Teilnehmern erlaubt, z.B. Wiki, Instant-Messaging-Dienst o.ä.
• Büromaterial wie Papier, Stifte, Klebeband etc. sollte bei der Organisation des Barcamps vorhanden sein. Ebenfalls sollte auch passendes Werkzeug für kleine Reparaturen an der Technik zur Verfügung stehen.