Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden das grammatikalisch Geschlecht (Person, Teilnehmer, Organisator, Moderator usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Ein Barcamp beruht auf der Selbstorganisation der Teilnehmenden. Die Organisatoren schaffen hierfür den Rahmen. Dieser besteht einerseits in der Bereitstellung der Räumlichkeiten und andererseits in der Vorgabe der Struktur der Tagung. Barcamps haben den in Bild 1 dargestellten typischen Ablauf.

Barcamp-Regeln

Es gibt keine allgemeingültigen, festgeschriebenen Regeln für Barcamps. Dies würde auch dem offenen Charakter dieser Veranstaltungsform widersprechen. Die im Folgenden zusammengestellten "Regeln" beschreiben den Charakter des Barcamps. Sie sind aus verschiedenen Barcamp-Dokumentationen und eigenen Erfahrungen zusammengestellt.

• Jeder ist eingeladen, der etwas mit anderen teilen möchte oder den Wunsch hat, zu lernen.
• Es gibt keine Zuschauer, sondern nur Beteiligte. Die Teilnehmer eines Barcamps organisieren eine Session mit einer Präsentation, Demonstration oder einem Workshop oder sie beteiligen sich in anderer Form an der Organisation des Barcamps.
• Alle Informationen eines Barcamps stehen über Internet zur Verfügung.
• Jeder Teilnehmer sollte über das Barcamp sprechen und in seinen Medien darüber kommunizieren.
• Jeder Teilnehmer, der etwas präsentieren möchte, schreibt sein Thema und seinen Namen auf einen Session-Zettel und befestigt ihn bei der Session-Planung in einem Slot im Session-Plan.
• In der Vorstellungsrunde präsentieren sich die Teilnehmer mit dem Namen und drei Interessen (Hashtags).
• Es gibt so viele Sessions zur gleichen Zeit, wie es die Location erlaubt.
• Es gibt keine vom Veranstalter vorbereitete Präsentation und keine "Barcamp-Touristen" (passive Zuschauer).
• Sessions dauern so lange wie nötig oder wenn der Zeit-Slot für die Session zu Ende ist.
• Wer nichts mehr zu einer Session beitragen kann oder nichts mehr in einer Session lernt, geht in die nächste Session ("Gesetz der Zwei Füße" aus der Open Space Technologie)

Elemente eines Barcamps

Das Barcamp liefert lediglich einen organisatorischen Rahmen, die Inhalte kommen vollständig von den Teilnehmenden selbst. Um den Ablauf des Barcamps selbstorganisiert zu gestalten, gibt es eine Reihe von bewusst einfach gehaltenen Elementen, die das Gerüst des Barcamps bilden.

Sessions

In Plenar-Sessions wird das Barcamp organisiert und es finden gemeinsame Aktivitäten statt, wie z.B. das Frühstück. Gruppen-Sessions sind selbstorganisierte Arbeitstreffen von einer Stunde Dauer. Für die Durchführung einer Session ist ein Teilnehmer verantwortlich. In Feedback-Sessions werden der Verlauf und die Organisation reflektiert. Das Feedback dient den Organisatoren zur Verbesserung des Barcamps.

Session-Zettel

Auf den Session-Zetteln notieren die Teilnehmer ihren Namen und ihr Thema. Diese Session-Zettel hängen sie dann in den Session-Plan.

Session-Plan (Grid)

Der Session-Plan wird täglich erstellt und ordnet die Sessions einem Zeit-Slot und einem Raum zu. Die Planung erfolgt auf einer Papierwand mit Klebezetteln. Dieser Plan befindet sich im Plenar-Raum und wird in ein Online-Tool übertragen.

Freizeitaktivitäten

Diese ermöglichen ein unkompliziertes Treffen der Teilnehmer und Networking. Hierzu zählen die Warm-Up-Party und die gemeinsamen Mahlzeiten.

Twitterwall

Dies ist eine Projektionswand oder ein Großbildschirm mit den Twitter-Nachrichten, die den Hashtag des Barcamps enthalten.