Context Map

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Context Map

Mit der Context Map erstellen Sie einen strukturierten Überblick Ihres Projekts. Sie hilft Ihnen dabei, Input-Faktoren, Rahmenbedingungen und Trends jeder Art zu dokumentieren. Dies können Kundenwünsche, Technologien, Unsicherheiten, Wettbewerber, Gesetze und Regularien, Umwelteinflüsse und vieles mehr sein. In Form einer visuellen Map können Sie diese für Ihr Projekt spezifischen Inhalte erfassen, Abhängigkeiten identifizieren und dadurch das Umfeld Ihres Projekts leichter erfassbar machen. Die Context Map ist ein Werkzeug des Graphic Facilitation.

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Mit der Context Map erstellen Sie einen strukturierten Überblick Ihres Projekts. Sie hilft Ihnen dabei, Input-Faktoren, Rahmenbedingungen und Trends jeder Art zu dokumentieren. Dies können Kundenwünsche, Technologien, Unsicherheiten, Wettbewerber, Gesetze und Regularien, Umwelteinflüsse und vieles mehr sein. In Form einer visuellen Map können Sie diese für Ihr Projekt spezifischen Inhalte erfassen, Abhängigkeiten identifizieren und dadurch das Umfeld Ihres Projekts leichter erfassbar machen. Die Context Map ist ein Werkzeug des Graphic Facilitation.

Context Map

Einsatzmöglichkeiten

  • Analyse des Projektumfelds, auch in Kombination mit anderen Methoden
  • Identifikation und Bewertung externer Einflussfaktoren
  • Visualisierung des Projekts und seines Umfelds
Christian Botta live erleben auf der PM Welt am 08. Dezember 2020!

Erleben Sie den Vortrag "5+ VISUELLE QUICK-HACKS - Für eine bessere Kommunikation und Kooperation", sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag

 

Ergebnisse
  • Visualisierung äußerer Einflussfaktoren, sowohl auf Makro- als auch auf Mikro-Ebene
  • Context Map als lebendes Dokument, das im Laufe des Projekts aktualisiert und weiter verfeinert wird.
  • Neue Aspekte, die in die Projektplanung einfließen sollten
  • Neu identifizierte Stakeholder und Stakeholdergruppen
Vorteile
Übersichtliche Darstellung der äußeren Einflussfaktoren in Form einer einfachen, intuitiv verständlichen "Landkarte"
Geringer organisatorischer und materieller Aufwand
Die Methode fördert den Austausch im Team.
Projektrisiken und Schwachpunkte des Lösungsansatzes können schnell erkannt und bewusst gemacht werden.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Fertigstellung der Context Map kann zeitaufwendig sein, speziell wenn neue Themen und Einflussfaktoren betrachtet werden müssen, z.B. gesetzliche Rahmenbedingungen, die sich ändern.
Die Betrachtung interner Faktoren wie Unternehmenskultur etc. kann zu zeitintensiven und kontroversen Diskussionen führen.
Ein rein formales Ausfüllen ohne Verständnis der Methode ist nicht zielgerichtet. Die Context Map muss an organisationsspezifische Rahmenbedingungen angepasst werden.
Voraussetzungen

Bereitschaft aller Teammitglieder, sich auf diese visuelle Herangehensweise einzulassen und sie diszipliniert durchzuführen.

Qualifizierung

Es bedarf keiner speziellen Qualifikation. Bei großen Gruppen ist eine kompetente Moderation erforderlich, da sowohl das Befüllen der Context Map, als auch die anschließende Diskussion ein klares Zeitmanagement benötigen.

Benötigte Informationen
  • Thema und organisationinterne Rahmenbedingungen des Projekts
  • Beschreibung der zu bearbeitenden Aufgabe oder des zu lösenden Problems
  • Falls vorhanden: bisher erhobene Kundenanforderungen
  • Falls vorhanden: Informationen über Kundengruppen, z.B. demographische Daten
  • Informationen über makroökonomische Faktoren, Gesetze, aktuelle Trends und Technologien, die für das Projekt relevant sein können
  • Wissen und Fachkompetenz der Teilnehmenden
Benötigte Hilfsmittel
  • Flipchart-Papier in ausreichender Menge (mindestens sechs Bögen) oder entsprechend große, beschreibbare Fläche (z.B. großes Whiteboard)
  • Raum mit ausreichend Platz für die Arbeitsgruppe und genügend Wandfläche oder Flipcharts zum Aufhängen der Map-Elemente
  • Haftnotizenbzw. Kartenund ausreichend Stiftein mehreren Farben und Dicken passend für die Arbeitsfläche, auf denen die Teilnehmer Ihre Ideen festhalten können
  • Rahmenbedingungen: Sorgen Sie für ein angenehmes, das Arbeitsklima förderndes Ambiente. Eine ruhige, ungestörte Umgebung und ein einfaches Catering (z.B. Getränke) erleichtern die konstruktive Zusammenarbeit in Gruppen.

Sie müssen die Context Map nicht unbedingt selbst zeichnen. Sie können auch Vorlagen verwenden. Achten Sie hierbei jedoch auf die jeweiligen Nutzungsbestimmungen. Empfehlenswert ist das freie unter der Common Creative Licence stehende Tool von Bernhard Schloss: http://www.bernhardschloss.de/blog/erklaervideo-zur-context-map/

Herkunft

Der "Erfinder"der Context Map ist ein Vordenker im Bereich Graphic Facilitation: David Sibbet, Gründer des US-amerikanischen Unternehmens Grove Tools Inc. Auf der Website von Grove Tools können Sie die Context Map sowie weitere Visualisierungs-Tools bestellen: https://grovetools-inc.com/collections/context-map

Durchführung: Schritt für Schritt

Bereiten Sie sich und die Gruppe umfangreich vor. Führen Sie vorab Kundeninterviews, erheben Sie demographische Daten und geben Sie den Teilnehmern vorab schon Informationen, in welche Richtung Sie bereits recherchieren können.

Ziel der Context Map ist die möglichst umfassende Darstellung der wichtigsten internen wie externen Einflussfaktoren. An ihrer Erstellung sollten deshalb mindestens der Auftraggeber und das Projektmanagementteam beteiligt sein. Ziehen Sie je nach Projektart und Themenstellung weitere Spezialisten hinzu. Bei Bedarf können auch projektexterne Berater sinnvoll sein (z.B. Datenschutz, Umweltaspekte, gesetzliche Rahmenbedingungen). Die Gruppengröße sollte zwischen 5 und 20 Teilnehmern liegen.

Für die Moderation der Teamarbeit (insbes. Schritte 3 bis 4) können Sie die Methode "Moderation von Arbeitsgruppen" einsetzen.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Schritt 1: Vorbereitung der Flipcharts

Bereiten Sie ein Set an Flipcharts vor. Üblicherweise werden die im Folgenden beschriebenen sechs Flipcharts verwendet. Sie können (und sollen) sowohl die vorgestellten Muster-Charts als auch bei Bedarf ihre Anzahl an Ihre Bedürfnisse anpassen. Als Beispiel dient das Projekt eines Logistikunternehmens, das Lastwagen mit Elektroantrieb einführen möchte und deshalb vielfältige Umfeldfaktoren berücksichtigen muss.

Beginnen Sie auf dem ersten Flipchart mit dem Herzstück: Ihrem Projekt! Zeichnen Sie hierzu etwas Projektspezifisches im unteren Bereich des Charts auf. Im Beispiel wählte ich das Bürogebäude und einen LKW. Im oberen Bereich können Sie zwei Felder für interne Rahmenbedingungen und politische Faktoren definieren. Sie können die Felder aber auch individuell beschriften, z.B. mit "Demographische Daten", "Infrastruktur" oder ähnlichem. Versehen Sie nun das erste Flipchart (Bild 1) noch mit einer passenden Überschrift und hängen Sie das Flipchart in der Mitte der vorgesehenen Wand oder Fläche auf.

Bild 1: Das zentrale Flipchart visualisiert das Projekt

Bild 1: Das zentrale Flipchart visualisiert das Projekt

Links neben dem zentralen Flipchart können Sie nun ein zweites Flipchart platzieren. In unserem Beispiel habe ich das Label "Umweltfaktoren" gewählt (Bild 2), schließlich ist die Reduzierung der Abgasbelastung der wichtigste Antriebsfaktor für die Elektromobilität. Sie können aber auch gesetzliche Bestimmungen, Mitbewerber oder ähnliches hier verzeichnen. Es geht ja um den Kontext Ihres spezifischen Projekts.

Bild 2: Umweltfaktoren üben bei vielen Projekten relevanten  Einfluss aus

Bild 2: Umweltfaktoren üben bei vielen Projekten relevanten Einfluss aus

Rechts neben das initiale Flipchart hängen sie nun ein weiteres Flipchart. In meinem Beispiel ist dies ein Platzhalter mit dem Namen "Trends" (Bild 3). Hier können Sie Veränderungen, disruptive Entwicklungen, Branchentrends oder ähnliches vermerken.

Bild 3: Projekte bewirken Veränderungen und sind deshalb  meist von Trends abhängig

Bild 3: Projekte bewirken Veränderungen und sind deshalb meist von Trends abhängig

Unter das erste Flipchart kommen nun die Kundenwünsche (Bild 4). Auch hier können Sie das Flipchart anpassen. Handelt es sich um ein internes Vorhaben, sollten Sie vielleicht besser den Terminus "Stakeholder-Interessen" verwenden.

Bild 4: Bei jedem Projekt zentral sind die  Erwartungshaltungen der Kunden oder Stakeholder

Bild 4: Bei jedem Projekt zentral sind die Erwartungshaltungen der Kunden oder Stakeholder

Rechts neben die Kundenwünsche kommt unser vorletztes Flipchart zur Beschreibung von Risiken und Unsicherheiten. Diese Risiken können globale Aspekte, wie auch firmeninterne oder projektspezifische Punkte sein.

Bild 5: Projekte zeichnen sich durch Unsicherheiten aus

Bild 5: Projekte zeichnen sich durch Unsicherheiten aus

Zu guter Letzt haben wir nochmals ein Flipchart zum Motto Trends. Dieses Flipchart, welches Sie links neben den Kundenwünschen platzieren legt den Fokus in unserem Beispiel auf Technologien bzw. technologische Entwicklungen – schließlich bedeutet die Elektromobilität einen radikalen technischen Wandel (Bild 6). Aber auch hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Haben Sie beispielsweise ein Projekt, bei dem Daten eine große Rolle spielen, können Sie hier auch rechtliche Aspekte oder Datenschutzaspekte eintragen.

 Bild 6: Bei innovativen Projekten können technologische  Trends eine besondere Bedeutung haben

Bild 6: Bei innovativen Projekten können technologische Trends eine besondere Bedeutung haben

Wenn Sie Ihre Flipcharts fertig vorbereitet und aufgehängt haben, sollte ihr Resultat in etwa wie in Bild 7 aussehen.

 Bild 7: Die Context Map besteht aus mehreren Elementen, die  jeweils einen spezifischen Aspekt visualisieren

Bild 7: Die Context Map besteht aus mehreren Elementen, die jeweils einen spezifischen Aspekt visualisieren
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Schritt 2: Der Start

Stellen Sie den Teilnehmern zunächst die Idee der Context Map vor. Erklären Sie, dass es hier um die Erarbeitung des "Big Pictures" geht, d.h. eines groben Überblicks mit den wesentlichen Faktoren. Erklären Sie kurz die auf den Flipcharts visualisierten Kategorien und lassen Sie die Gruppe entscheiden, mit welchem Flipchart sie beginnen möchte.

Diskutieren Sie mit den Teilnehmern für die gewählte Kategorie die relevanten Aspekte. Immer dann, wenn ein Aspekt von Bedeutung ist, vermerken Sie diesen in dem dafür vorgesehenen Feld auf dem Flipchart. Dies kann auch gern ein Mitglied der Gruppe übernehmen. Es ist nicht erforderlich, dass Sie in Ihrer Rolle als Moderator die Visualisierung und Mitschrift übernehmen.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Umfeldanalyse

Identifizieren Sie unterstützende und bedrohende Einflussfaktoren Ihres Projekts, indem Sie die Wechselwirkungen mit seinem Umfeld analysieren! Mit der Umfeldanalyse verfügen Sie über ein wirkungsvolles Werkzeug zur systemischen Projektsteuerung.

Project Canvas

Definieren Sie im Team die wichtigsten Rahmendaten Ihres Projekts! Alle Stakeholder erhalten mit der Project Canvas den perfekten Überblick über das Projekt.

Projektlandkarte

Präsentieren Sie Ihr Projekt und seinen Fortschritt intuitiv mit dem einprägsamen Bild der Landkarte! So bleibt Ihr Projektstatusbericht bei den Stakeholdern im Gedächtnis und Ihr Projekt erhält die Aufmerksamkeit, die es verdient.

Stakeholdermanagement

Berücksichtigen Sie die Ziele und Interessen der Stakeholder und identifizieren Sie mögliche Projektgegner! Definieren Sie gezielte Maßnahmen, um Schaden vom Projekt abzuwenden. Binden Sie Befürworter so ein, dass sie positiv auf den Projektfortschritt einwirken.

Kraftfeldanalyse

Identifizieren und visualisieren Sie die treibenden und bremsenden Einflüsse auf Ihr Vorhaben! Leiten Sie aus dem Kraftfelddiagramm den optimalen Aktionsplan ab, der den größtmöglichen Netto-Effekt für Ihr Ziel bewirkt!

Risikomatrix

Visualisieren Sie intuitiv die Risikosituation Ihres Projekts. Erkennen Sie auf einen Blick, welche Risiken Sie unbedingt vermeiden oder reduzieren müssen. Kommunizieren Sie für alle Stakeholder leicht verständlich die Gefahren für den Erfolg Ihres Projekts.

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

SWOT-Analyse

Sie müssen schnell eine Entscheidung mit großer Tragweite treffen, haben aber nur unzureichende Informationen? Dann bestimmen Sie Ihre SWOTs und folgen Sie der am aussichtsreichsten erscheinenden Strategie!

Aufgabengebiete

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