Die Delphi-Methode wird in mehreren Runden durchgeführt, um nach der Abstimmung von Zwischenergebnissen ("Rückkopplung") zu einem Endergebnis zu kommen, das einen Konsens der schätzenden Personen darstellt. Für die Bewertung der Genauigkeit der Zwischenergebnisse werden statistische Größen verwendet.

Bild 1: Ablaufprinzip der Delphi-Methode

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (Experte, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Schritt 1: Bereiten Sie die Expertenschätzung vor!

Legen Sie die teilnehmenden Experten fest. Wählen Sie dazu nicht nur die am Projekt beteiligten Personen aus, sondern auch andere Personen mit Expertenwissen (mit dem fachlichen Inhalt vertraute Personen, in Projektleitung und Projektplanung erfahrene Personen usw.).

Bereiten Sie alle für eine Schätzung erforderlichen Projektdaten vor und stellen Sie diese übersichtlich zusammen. Informieren Sie die beteiligten Experten über die Vorgehensweise bei der Schätzung (die Anwendung der Delphi-Methode, die statistische Auswertung) sowie die dazu notwendigen Regeln. Händigen Sie den Beteiligten die für die Schätzung notwendigen projektbezogenen Informationen vorab aus.

Legen Sie fest, welche Abweichungen im Ergebnis akzeptiert werden sollen, wie viele Schätz-Zyklen maximal durchgeführt werden sollen und welche Aktivitäten folgen sollen, wenn kein Konsens erzeugt werden kann.

Schätzformular

Erstellen Sie ein Schätzformular, in das alle zu schätzenden Größen (z.B. Arbeitsaufwand, Dauer, Sachkosten) eingetragen werden können. Jeder Experte erhält genau ein Schätzformular für jede Planungseinheit. Wenn z.B. fünf Experten die Aufwände für drei Planungseinheiten schätzen sollen, benötigen Sie 15 Schätzformulare. Zentrales Element des Schätzformulars ist eine einfache Tabelle, deren Spalten die zu schätzenden Größen und deren Zeilen die Schätzrunden bilden.

Platz für Notizen ist ebenfalls notwendig, damit die der Schätzung zugrundeliegenden Annahmen und die verwendete Schätzmethode (z.B. Szenariotechnik) sowie andere Kommentare eingetragen werden können. Schätzformulare sind sehr spezifisch für die jeweilige Aufgabe, so dass eine allgemeine Vorlage kaum sinnvoll erscheint.

Planung der Durchführung

Stellen Sie einen Plan für die Durchführung der Delphi-Methode auf, abhängig davon, ob Sie die Schätzrunden im Rahmen eines gemeinsamen Vor-Ort-Workshops, in einem virtuellen Meeting oder im zeitversetzten Rundum-Verfahren durchführen (s.u. Schritt 2).

Beispiel: Arbeitsaufwand für ein Arbeitspaket, fünf Experten, vier Runden

Die folgenden Schritte werden anhand eines einfachen Beispiels erläutert: Zur Schätzung des Arbeitsaufwands in Personentagen (PT) für ein anspruchsvolles Arbeitspaket innerhalb eines innovativen Entwicklungsprojekts treten fünf Experten aus dem Unternehmen an. Es sollen maximal vier Runden durchgeführt werden.

Schritt 2: Die Expertenrunde führt die erste Schätzung aus

Abhängig von der zeitlichen und räumlichen Verfügbarkeit der Experten und dem Arbeitsaufwand für die Schätzung kann die Delphi-Methode in unterschiedlichen Settings durchgeführt werden.

Präsenz-Workshop

Die synchrone Durchführung der Schätzungen durch alle Experten an einem gemeinsamen Ort im Rahmen eines Workshops ist sinnvoll, wenn schnelle Ergebnisse erforderlich sind und wenn die Durchführung einer einzelnen Schätzung schnell geht (maximal eine Stunde Bearbeitungsdauer). Sinnvoll ist dieses Setting vor allem auch, wenn mehrere Planungseinheiten nacheinander geschätzt werden sollen.

Virtuelles Meeting

Können die Experten nicht an einen Ort zusammenkommen oder benötigen sie z.B. spezielles Equipment oder weitere Fachkräfte für die Schätzung, dann empfiehlt sich ein virtuelles Meeting. Hierbei ist es erforderlich, eine Möglichkeit zu schaffen, mit der die Experten ihre Schätzungen so abgeben können, dass die Anonymität gewahrt bleibt und keine gegenseitige Beeinflussung stattfindet.

Rundumverfahren

Wenn kein gemeinsamer Termin gefunden werden kann oder wenn die Schätzaufgabe zu aufwendig ist (z.B. Berechnung von Szenarien, Durchführung von Simulationen), dann kann die Delphi-Methode auch im Rundumverfahren z.B. per E-Mail-Kommunikation durchgeführt werden. Beispiel: Abschätzung der Kosten eines großen Infrastrukturprojekts durch mehrere internationale Planungsbüros.

Unabhängig vom Setting läuft die Schätzrunde in einem einfachen Dreischritt ab:

1. Fassen Sie noch einmal kurz zusammen, welche Aufgabenstellung von den Experten gelöst werden soll und wieviel Zeit für die Schätzung zur Verfügung steht. Weisen Sie explizit darauf hin, dass die Schätzung unabhängig und unbeeinflusst zu erstellen ist. Geben Sie Raum für Rückfragen und klären Sie diese ab, so dass alle Experten bereit sind, die Schätzaufgabe durchzuführen.
2. Händigen Sie jeder Person ein Schätzformular aus. Während die Experten die Schätzung erstellen sind Diskussionen untereinander nicht gestattet. Beantworten Sie während des Schätzprozesses Fragen einzelner Personen im direkten Dialog, ohne dass die anderen Experten mithören.
3. Sammeln Sie die Ergebnisse ein.