Delphi-Methode zur Aufwandsschätzung

English
Effort Estimation Delphi Method, Delphi Estimation Technique

Die Delphi-Methode sammelt und vergleicht Expertenmeinungen über die Schätzung von Arbeitsaufwand, Dauer und Kosten in Projekten, um möglichst verlässliche Prognosewerte zu erhalten. Hierzu führen mehrere Experten voneinander unabhängig anonyme Schätzungen durch. Bei hohen Abweichungen der Einzelergebnisse werden die Schätzungen in mehreren Rückkopplungs-Runden aktualisiert, bis die Ergebnisse sich ausreichend angenähert haben.

Delphi-Methode zur Aufwandsschätzung

Delphi-Methode zur Aufwandsschätzung

English
Effort Estimation Delphi Method, Delphi Estimation Technique

Die Delphi-Methode sammelt und vergleicht Expertenmeinungen über die Schätzung von Arbeitsaufwand, Dauer und Kosten in Projekten, um möglichst verlässliche Prognosewerte zu erhalten. Hierzu führen mehrere Experten voneinander unabhängig anonyme Schätzungen durch. Bei hohen Abweichungen der Einzelergebnisse werden die Schätzungen in mehreren Rückkopplungs-Runden aktualisiert, bis die Ergebnisse sich ausreichend angenähert haben.

Delphi-Methode zur Aufwandsschätzung

Einsatzmöglichkeiten

  • Planung von Projekten, bei denen aufgrund der Aufgabenstellung ein hohes Fehlerrisiko für Schätzungen besteht, z.B. Innovationsprojekte oder Entwicklung neuer Produkte.
  • Insbesondere in frühen Projektphasen ist der Einsatz der Delphi-Methode sinnvoll.
  • Die Delphi-Methode kann auch außerhalb von Projekten für Schätzaufgaben eingesetzt werden.
  • Erstellung von Prognosen zu unterschiedlichen Aufgabenstellungen (Technologische Entwicklung, Marktentwicklungen etc.) oder Bewertung von Ideen (Ideen-Delphi).

Hier wird der Einsatz für die Schätzung von Aufwänden, Dauern und Kosten in Projekten beschrieben.

Ergebnisse
  • Pro Runde: Ergebnis der Schätzung pro Planungseinheit (z.B. Arbeitspaket) pro Experte
  • Pro Runde: Mittelwert, Standardabweichung und Median der Schätzungen innerhalb der Expertenrunde
  • Am Ende: Konsensergebnis für den Schätzwert (z.B. Mittelwert oder Median) pro Planungseinheit (z.B. Arbeitspaket) sowie ggf. weitere statistische Größen (Standardabweichung, maximale und minimale Schätzung).
Vorteile
Das Einbeziehen des Wissens und der Kompetenzen mehrerer, unterschiedlicher Experten verringert die Fehlerquote gegenüber Schätzverfahren von Einzelpersonen deutlich.
Die anonyme Abgabe der Ergebnisse verhindert eine gegenseitige Beeinflussung der Schätzenden (z.B. "Gruppendenken", psychologische Fallen wie das "Ankern" eines Werts oder Meinungsfokussierung durch dominante Personen).
Die Beteiligten können durch die Rückkopplungs-Runden und die schrittweise Verfeinerung neue Erkenntnisse gewinnen.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Qualität der Eingangsdaten und die Sachkompetenz der beteiligten Personen bestimmen gleichermaßen die Belastbarkeit der ermittelten Schätzergebnisse.
Die Zusammenkunft der Expertenrunde in einem Workshop sowie dessen Moderation erfordern hohen Aufwand.
Durch die klare Fokussierung von Moderator und Teilnehmenden auf eine Konsenslösung besteht die Gefahr, dass lediglich ein "Einkochen" des Ergebnisses erreicht wird, anstatt dass Abweichungen ernsthaft hinterfragt werden.
Bei kleinen Projekten ist zu prüfen, ob der erhöhte Aufwand der Delphi-Methode im Vergleich zu anderen Methoden gerechtfertigt ist.
In Projekten, bei denen keine absoluten Schätzungen sinnvoll erscheinen (z.B. agile Software-Entwicklung) sollten stattdessen geeignete relative Schätzmethoden wie Planning Poker oder Team Estimation Game zum Einsatz kommen.
Voraussetzungen
  • Die zu schätzenden Planungseinheiten (zu erstellende Produkte, Arbeitspakete, Vorgänge o.ä.) müssen inhaltlich vollständig bekannt und klar abgegrenzt sein.
  • Es muss eine ausreichende Zahl von Experten für die Ermittlung der Schätzwerte vorhanden sein. Theoretisch müssen es mindestens drei sein, allerdings ist dann die statistische Aussagekraft noch sehr gering.
  • Die Anonymität der Schätzungen muss während der Rückkopplungs-Runden (durch die Moderation) abgesichert sein.
Qualifizierung

Kenntnisse der Projektkostenplanung und Aufwandsschätzungen sind erforderlich. Kenntnisse statistischer Auswertungen sind hilfreich.

Benötigte Informationen
  • Fachlich-inhaltliche Angaben der Aufgabenstellung pro Planungseinheit, für die die Schätzung von Arbeitsaufwand, Zeitbedarf oder Kosten durchgeführt werden soll (d.h. bezogen auf Arbeitspaket, Projektphase, Teilprojekt, Produkt oder Meilenstein).
  • Angaben über alle relevanten Rahmenbedingungen des Projekts (wie etwa Abhängigkeiten und Einflussgrößen, Ressourcenverfügbarkeit etc.).
  • Für eine Umrechnung des geschätzten Arbeitsaufwands in Kosten müssen die zeitbezogenen Kostensätze der Mitarbeiter bzw. Ressourcen vorliegen, deren Arbeitsaufwände geschätzt werden.
  • Wissen der befragten Experten (vertieftes, umfangreiches Fachwissen, Erfahrungen) über die zu schätzenden Projektaufgaben.
Benötigte Hilfsmittel
  • Falls bereits aus früheren Schätzrunden aus ähnlichen Projekten vorhanden: Schätzformulare (die den Experten ausgehändigt werden)
  • Hilfsmittel zur Kalkulation der Schätzwerte bzw. zum späteren Vergleich der Ergebnisse (Tabellenkalkulation empfehlenswert)
  • Ggf. Laptop und Beamer zur schnellen Auswertung der Schätzrunden
  • Ggf. Pinn-Wand zum Aufhängen von Zwischenergebnissen, falls zur Visualisierung gewünscht
Herkunft

Die Delphi-Methode wurde in den USA von der RAND Corporation (https://www.rand.org/topics/delphi-method.html) in den 50er Jahren als strukturierte Befragung einer Expertenrunde entwickelt, um die Wirkung einer neuen Technologie für die Kriegsführung abzuschätzen und fand danach Anwendung in den unterschiedlichsten Disziplinen.

Durchführung: Schritt für Schritt

Die Delphi-Methode wird in mehreren Runden durchgeführt, um nach der Abstimmung von Zwischenergebnissen ("Rückkopplung") zu einem Endergebnis zu kommen, das einen Konsens der schätzenden Personen darstellt. Für die Bewertung der Genauigkeit der Zwischenergebnisse werden statistische Größen verwendet.

Bild 1: Ablaufprinzip der Delphi-Methode

Bild 1: Ablaufprinzip der Delphi-Methode

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (Experte, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Schritt 1: Bereiten Sie die Expertenschätzung vor!

Legen Sie die teilnehmenden Experten fest. Wählen Sie dazu nicht nur die am Projekt beteiligten Personen aus, sondern auch andere Personen mit Expertenwissen (mit dem fachlichen Inhalt vertraute Personen, in Projektleitung und Projektplanung erfahrene Personen usw.).

Bereiten Sie alle für eine Schätzung erforderlichen Projektdaten vor und stellen Sie diese übersichtlich zusammen. Informieren Sie die beteiligten Experten über die Vorgehensweise bei der Schätzung (die Anwendung der Delphi-Methode, die statistische Auswertung) sowie die dazu notwendigen Regeln. Händigen Sie den Beteiligten die für die Schätzung notwendigen projektbezogenen Informationen vorab aus.

Legen Sie fest, welche Abweichungen im Ergebnis akzeptiert werden sollen, wie viele Schätz-Zyklen maximal durchgeführt werden sollen und welche Aktivitäten folgen sollen, wenn kein Konsens erzeugt werden kann.

Schätzformular

Erstellen Sie ein Schätzformular, in das alle zu schätzenden Größen (z.B. Arbeitsaufwand, Dauer, Sachkosten) eingetragen werden können. Jeder Experte erhält genau ein Schätzformular für jede Planungseinheit. Wenn z.B. fünf Experten die Aufwände für drei Planungseinheiten schätzen sollen, benötigen Sie 15 Schätzformulare. Zentrales Element des Schätzformulars ist eine einfache Tabelle, deren Spalten die zu schätzenden Größen und deren Zeilen die Schätzrunden bilden.

Platz für Notizen ist ebenfalls notwendig, damit die der Schätzung zugrundeliegenden Annahmen und die verwendete Schätzmethode (z.B. Szenariotechnik) sowie andere Kommentare eingetragen werden können. Schätzformulare sind sehr spezifisch für die jeweilige Aufgabe, so dass eine allgemeine Vorlage kaum sinnvoll erscheint.

Planung der Durchführung

Stellen Sie einen Plan für die Durchführung der Delphi-Methode auf, abhängig davon, ob Sie die Schätzrunden im Rahmen eines gemeinsamen Vor-Ort-Workshops, in einem virtuellen Meeting oder im zeitversetzten Rundum-Verfahren durchführen (s.u. Schritt 2).

Beispiel: Arbeitsaufwand für ein Arbeitspaket, fünf Experten, vier Runden

Die folgenden Schritte werden anhand eines einfachen Beispiels erläutert: Zur Schätzung des Arbeitsaufwands in Personentagen (PT) für ein anspruchsvolles Arbeitspaket innerhalb eines innovativen Entwicklungsprojekts treten fünf Experten aus dem Unternehmen an. Es sollen maximal vier Runden durchgeführt werden.

Schritt 2: Die Expertenrunde führt die erste Schätzung aus

Abhängig von der zeitlichen und räumlichen Verfügbarkeit der Experten und dem Arbeitsaufwand für die Schätzung kann die Delphi-Methode in unterschiedlichen Settings durchgeführt werden.

Präsenz-Workshop

Die synchrone Durchführung der Schätzungen durch alle Experten an einem gemeinsamen Ort im Rahmen eines Workshops ist sinnvoll, wenn schnelle Ergebnisse erforderlich sind und wenn die Durchführung einer einzelnen Schätzung schnell geht (maximal eine Stunde Bearbeitungsdauer). Sinnvoll ist dieses Setting vor allem auch, wenn mehrere Planungseinheiten nacheinander geschätzt werden sollen.

Virtuelles Meeting

Können die Experten nicht an einen Ort zusammenkommen oder benötigen sie z.B. spezielles Equipment oder weitere Fachkräfte für die Schätzung, dann empfiehlt sich ein virtuelles Meeting. Hierbei ist es erforderlich, eine Möglichkeit zu schaffen, mit der die Experten ihre Schätzungen so abgeben können, dass die Anonymität gewahrt bleibt und keine gegenseitige Beeinflussung stattfindet.

Rundumverfahren

Wenn kein gemeinsamer Termin gefunden werden kann oder wenn die Schätzaufgabe zu aufwendig ist (z.B. Berechnung von Szenarien, Durchführung von Simulationen), dann kann die Delphi-Methode auch im Rundumverfahren z.B. per E-Mail-Kommunikation durchgeführt werden. Beispiel: Abschätzung der Kosten eines großen Infrastrukturprojekts durch mehrere internationale Planungsbüros.

Unabhängig vom Setting läuft die Schätzrunde in einem einfachen Dreischritt ab:

  1. Fassen Sie noch einmal kurz zusammen, welche Aufgabenstellung von den Experten gelöst werden soll und wieviel Zeit für die Schätzung zur Verfügung steht. Weisen Sie explizit darauf hin, dass die Schätzung unabhängig und unbeeinflusst zu erstellen ist. Geben Sie Raum für Rückfragen und klären Sie diese ab, so dass alle Experten bereit sind, die Schätzaufgabe durchzuführen.
  2. Händigen Sie jeder Person ein Schätzformular aus. Während die Experten die Schätzung erstellen sind Diskussionen untereinander nicht gestattet. Beantworten Sie während des Schätzprozesses Fragen einzelner Personen im direkten Dialog, ohne dass die anderen Experten mithören.
  3. Sammeln Sie die Ergebnisse ein.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

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