Open Space Technology (OST)

English
Open Space Technology

Open Space bzw. Open Space Technology (OST) ist eine Moderationsmethode für Großgruppen. In einer ein- bis dreitägigen Konferenz mit fest definiertem Rahmen bringen die Teilnehmer die sie interessierenden Themen ein und bearbeiten sie in Workshops. Die Moderationsmethode wird in der Regel für Großgruppen von 100 bis 500 Teilnehmern eingesetzt. Open Space kann aber auch für kleine Gruppen (ab ca. 10 Personen) und in Großkonferenzen (über 1.000 Personen) verwendet werden. Die Ergebnisse der Workshops werden in einer Dokumentation aufbereitet, die allen Teilnehmern am Ende der Tagung zur Verfügung gestellt wird.

Open Space Technology (OST)

Open Space Technology (OST)

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Open Space Technology

Open Space bzw. Open Space Technology (OST) ist eine Moderationsmethode für Großgruppen. In einer ein- bis dreitägigen Konferenz mit fest definiertem Rahmen bringen die Teilnehmer die sie interessierenden Themen ein und bearbeiten sie in Workshops. Die Moderationsmethode wird in der Regel für Großgruppen von 100 bis 500 Teilnehmern eingesetzt. Open Space kann aber auch für kleine Gruppen (ab ca. 10 Personen) und in Großkonferenzen (über 1.000 Personen) verwendet werden. Die Ergebnisse der Workshops werden in einer Dokumentation aufbereitet, die allen Teilnehmern am Ende der Tagung zur Verfügung gestellt wird.

Open Space Technology (OST)

Einsatzmöglichkeiten

  • Konzeption eines Projekts zur Sammlung von Ideen und Lösungsbeiträgen
  • Projektstatustreffen zur Behandlung aktueller Probleme und Aufgaben
  • Projektauswertung zur Sammlung von Lessons Learned
  • Einbeziehung von Stakeholdern bei Veränderungsprojekten
  • Erarbeitung von Lösungsansätzen für erkannte Probleme

 

Ergebnisse
  • Liste der identifizierten und behandelten Themen
  • Dokumentation der Workshop-Ergebnisse
  • (beschlossener) Aktionsplan
Vorteile
Die Kreativität und das Wissen aller Teilnehmer wird ohne beschränkende Vorgaben genutzt.
Großgruppen können komplexe Themen in sehr kurzer Zeit bearbeiten.
Hohe Akzeptanz der Ergebnisse und Gestaltungsmöglichkeiten durch die Teilnehmer
OST stärkt den Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Teilnehmern.
Die positive Atmosphäre der Open-Space-Konferenz überträgt sich auf den Arbeitsalltag.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Nicht einsetzbar, wenn die Teilnehmer über keine Gestaltungsmöglichkeit für die Ergebnisse verfügen.
Nicht einsetzbar, wenn Ergebnisse bereits feststehen und diese lediglich kommuniziert werden sollen, z.B. beim Kick-Off eines Projekts
Voraussetzungen
  • Angstfreie und für Veränderungen offene Unternehmens- oder Projektkultur
  • Bereitschaft der jeweiligen Entscheider, die Ergebnisse der Open-Space-Veranstaltung konstruktiv zu behandeln.
  • Interesse und Motivation der Teilnehmer, das Thema zu bearbeiten. Die Teilnahme muss freiwillig sein.
  • Teilnehmer müssen für die Konferenz von anderen Tätigkeiten freigestellt sein und während der Konferenz ununterbrochen am Leitthema arbeiten können.
Qualifizierung

Ausbildung zum Moderator für Open Space Technology

Benötigte Informationen
  • Leitthema der Open-Space-Konferenz, das die Teilnehmer motiviert und inspiriert.
  • Expertise und Engagement der Teilnehmer
Benötigte Hilfsmittel
  • Großer, heller Raum in für die Teilnehmerzahl angemessener Größe (Stuhlkreis aller Teilnehmer, Pinn-Wände, ausreichend Bewegungsfreiheit, freie Wandflächen für Plakate)
  • Arbeitsmöglichkeiten für Kleingruppen im Plenarraum und in weiteren Räumen
  • PCs oder Notebooks zum Erstellen der Berichte
  • Vervielfältigungsmöglichkeiten (z.B. Drucker)
  • Pinn-Wände
  • Flip-Charts
  • Papier in verschiedenen Formaten und ausreichender Menge (s.u.)
  • Moderationsmaterial (idealerweise in einem oder mehreren Koffern): Moderationskarten, Pinn-Nadeln, Filzschreiber (dick), Filzschreiber (dünn), Klebestifte, Klebepunkte, Papierschere

Die Anzahl der benötigten Pinn-Wände, Flip-Charts und Moderationskoffer richtet sich nach der Größe der Konferenz. Für eine zweitägige Open-Space-Konferenz mit 100 Teilnehmern können als Anhaltspunkt folgende Richtwerte verwendet werden:

  • 40 Pinn-Wände
  • 70 Moderationsmarker (mittlere Schriftgröße) in verschiedenen Farben und 10 Trainermarker (für große Schrift) in verschiedenen Farben
  • 100 Bögen Flip-Chart-Papier
  • 250 Haftnotizen in verschiedenen Farben
  • 250 Blatt farbiger Karton
  • 1.000 Blatt Kopierpapier
  • 50 Blatt DIN A3-Papier für Themen
  • 100 Blatt Pinnwandpapier
  • 1.500 Pinn-Nadeln
  • 10 Klemmbretter
  • Papierscheren, Klebestifte

 

Herkunft

Die Methode wurde unter dem Namen Open Space Technology vom US-amerikanischen Organisationsberater Harrison Owen Anfang der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts entwickelt (s. Abschnitt "Weitere Informationen"). Matthias zur Bonsen hat die Methode im deutschsprachigen Raum bekannt gemacht (s. Abschnitt "Weitere Informationen").

Durchführung: Schritt für Schritt

Open Space beruht auf der Selbstorganisation und der Selbstverantwortung der Teilnehmer für die in der Konferenz zu bearbeitenden Themen. Dabei steht die Open-Space-Konferenz unter einem Leitthema, auf das alle in der Konferenz eingebrachten Themen ausgerichtet sein müssen. Open Space gibt dazu den Rahmen, der die Selbstorganisation der Teilnehmer ermöglicht.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Das Konzept der Open Space Technology

Die Open Space Technology beruht auf vier Prinzipien und einem Gesetz. Diese legen den Rahmen für die Selbstorganisation und eine Richtschnur für das Verhalten der Teilnehmer während der Veranstaltung fest.

Prinzip 1: Wer kommt, ist die richtige Person

Das erste Prinzip geht davon aus, dass die Teilnehmer so viel Interesse und Energie für ein Thema haben, dass sie zur Teilnahme nicht motiviert werden müssen. Die auf der Open-Space-Konferenz anwesenden Teilnehmer werden das Thema weiterbringen, weil sie ein wirkliches Interesse an dem Thema haben.

Prinzip 2: Es beginnt, wenn die Zeit dafür reif ist

Dieser Leitsatz erinnert die Teilnehmer daran, dass kreative Energie nicht durch eine Uhr zu steuern ist und deshalb nicht zum angesetzten Beginn des Workshops sogleich eine intensive Arbeitsphase beginnt. Diese beginnt erst dann, wenn alle Teilnehmer innerlich bereit sind über das Thema zu sprechen. Deshalb können Workshops etwas früher aber auch später beginnen als auf dem Anschlagbrett angezeigt.

Prinzip 3: Was auch immer geschieht, es ist das einzige, was geschehen kann

Innovationen entstehen nur, wenn Überraschungen zugelassen sowie ungeplante und unerwartete Dinge möglich werden. Das Prinzip soll die Teilnehmer daran erinnern, neugierig zu sein und auch auf kleine Dinge zu achten.

Prinzip 4: Vorbei ist vorbei

Dieses ergänzt das dritte Prinzip. Ein Workshop sollte dann beendet werden, wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass das Thema erschöpfend behandelt ist. Das Gleiche gilt auch, wenn die geplante Zeit für den Workshop abgelaufen ist: Wenn die Teilnehmer dann feststellen, dass noch nicht alles besprochen wurde und sie das Thema zu Ende zu diskutieren wollen, sollten sie dies tun. Dabei müssen sie nur Rücksicht auf andere Teilnehmer nehmen, die den Raum für ihren eigenen Workshop benötigen.

Matthias zur Bonsen (zur Bonsen, Matthias: Anmoderation Open Space, http://www.all-in-one-spirit.de/res/ost/ost03.htm ) nennt noch ein weiteres Prinzip:

Prinzip 4a: Wo immer es passiert, es ist der richtige Ort

Dieses Prinzip ist ein Hinweis darauf, dass die Gruppen ihren Arbeitsraum frei wählen können. Dies schließt auch Plätze im Freien oder an der Bar ein. Gruppen können auch den geplanten Arbeitsraum wechseln, wenn Sie einen anderen für besser halten. Sie sollten dabei jedoch einen Hinweis zurücklassen, an welchen Ort sie umgezogen sind.

Gesetz der zwei Füße

Dieses Gesetz besagt, dass man einen Workshop verlassen soll, wenn man in ihm weder etwas lernen noch beitragen kann. Damit wird erreicht, dass alle Teilnehmer in einem Workshop wirklich intensiv am Thema arbeiten. Diejenigen, die merken, dass sie in einem Workshop sind, der nicht ihren Interessen und nicht ihrer Energie entspricht, müssen nicht aus Höflichkeit warten, bis der Workshop zu Ende ist. Sie können aufstehen und in einen anderen Workshop gehen. Mit dem Gesetz der zwei Füße wird die Verantwortung für das, was geschieht, ausschließlich den Teilnehmern zugesprochen.

Das Gesetzt der zwei Füße hat die Konsequenz, dass Teilnehmer von Workshop zu Workshop wandern oder sich mit anderen Teilnehmern unabhängig von einem Workshop treffen. Diese beiden Phänomene werden mit den Rollen "Hummeln" und "Schmetterlinge" illustriert:

Hummeln: Dies sind Teilnehmer, die von Workshop zu Workshop gehen. Sie sorgen für die gegenseitige Befruchtung der Workshops, indem sie Ideen aus einem Workshop zu einem anderen tragen. Durch sie werden die Themen der Workshops miteinander vernetzt. Statt "Hummeln" wird auch der Begriff "Komet" verwendet.

Schmetterlinge: Dies sind die Teilnehmer, die sich in kleinen Grüppchen unterhalten. Die Einrichtung der Schmetterlingsrolle lässt auch Raum für Aktivitäten, die zum Thema gehören, aber nicht in Form eines Workshops behandelt werden können. Es lässt Einzelnen den Raum, sich ein oder zwei Stunden alleine mit einem Aspekt des Leitthemas zu beschäftigen. Die Rolle der Schmetterlinge erinnert die Teilnehmer daran, dass es auch möglich ist, sich zumindest teilweise zurückzuziehen und sich anderen Dingen zu widmen. Statt Schmetterling wird auch der Begriff "Meteor" verwendet.

Schritt 1: Formulieren Sie das Leitthema der Open-Space-Konferenz!

Open Space ist eine Veranstaltungsform, mit der ein konkretes Problem oder eine konkrete Aufgabe in einer Organisation bearbeitet wird. Das Leitthema bringt diese organisatorische Aufgabe auf den Punkt und gibt den inhaltlichen Rahmen für die Konferenz vor.

Die Formulierung des Leitthemas und seiner Beschreibung soll bei den Teilnehmern Interesse und Engagement wecken. Die Teilnehmer sollen erkennen, dass das Thema sie unmittelbar betrifft und dass es bei der Konferenz auf ihre Anwesenheit ankommt.

Das Leitthema sollte die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Dringlichkeit: Das Thema muss den Teilnehmern auf den Nägeln brennen; Lösungen werden umgehend benötigt.
  • Offenheit: Das Thema sollte neue Ideen und kreative Lösungen ermöglichen.
  • Komplexität: Es gibt verschiedene Lösungen und Lösungswege für das Thema, die untereinander vernetzt sind.
  • Wichtigkeit: Das Thema hat eine zentrale Bedeutung für die Organisation bzw. das Projekt.

Formulieren Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber das Leitthema, nachdem Sie mit ihm die Aufgabenstellung der Konferenz geklärt haben.

Beispiele für Generalthemen sind:

  • Wie können wir die größtmögliche Akzeptanz des Projektergebnisses bei den Anwendern erreichen?
  • Wie bekommen wir unser Projekt wieder auf Kurs?
  • Welche Lessons Learned aus dem Projekt sind für uns und für andere wichtig?

Schritt 2: Organisieren Sie die Konferenz!

Richten Sie für die Organisation der Open-Space-Konferenz eine Steuerungsgruppe ein. Diese besteht aus dem Initiator der Konferenz, wichtigen Vertretern des Topmanagements, dem Moderator und einem Organisationsteam. Die Mitglieder des Organisationsteams übernehmen die Organisation der Konferenz, helfen beim Aufbau des Konferenzraums und sorgen während der Konferenz für einen reibungslosen Ablauf. Die Organisation der Konferenz umfasst die folgenden Punkte:

  • Festlegung der Anzahl der Konferenztage
  • Erstellen des Zeitplans für den Konferenzablauf
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsorts
  • Festlegung des Termins
  • Festlegung des möglichen Teilnehmerkreises
  • Festlegung der Form der Einladung

Eine Checkliste für die Veranstaltung finden Sie in: Open Space – Freiraum für kreative Lösungen. Teil 1: Prinzipien, Vorbereitung und Ablauf, Projekt Magazin 05/2012, Projekt Magazin 05/2012.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Moderation von Arbeitsgruppen

Führen Sie die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe strukturiert vom Problem zur Lösung! Nutzen Sie die Kompetenzen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, um eine von allen akzeptierte Lösung zu erarbeiten!

World Café

Lösen Sie die Probleme der Welt beim "Kaffeekränzchen"! World Café ist ein kreativer Ansatz zur Ideenfindung in Großgruppen: In entspannter Atmosphäre tauschen die Teilnehmer in wechselnden Untergruppen an Stehtischen ihr Wissen aus.

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Prinzipien, Vorbereitung und Ablauf
Die "Open Space Technology", eine Moderationsmethode für Großgruppen, gibt den Teilnehmern während einer Veranstaltung den Freiraum, in Kleingruppen selbstorganisiert Lösungen für dringliche und komplexe Probleme zu erarbeiten. Prof. Dr.
Teil 2:
Einsatzmöglichkeiten im Projekt und Grenzen
Die Open Space Technology (OST) ist eine Moderationsmethode für Großgruppen, welche bei Organisationsentwicklungsprojekten (OE-Projekten) zur Entwicklung von Lösungsansätzen und zur Akzeptanz der Veränderungen beitragen kann.

Aufgabengebiete

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