Urheberrecht
Dr. Georg Angermeier
Plan Do Check Act
Synonyme
PDCA-Cycle
Deming-Cycle
Plan-Do-Check-Act (auch PDCA-, Shewart- oder Deming-Zyklus) beschreibt den allgemeinen Regelkreis zur Steuerung von Managementaufgaben. Der PDCA-Zyklus stammt aus dem Qualitätsmanagement und dient ursprünglich dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Er ist aber ebenfalls hervorragend dafür geeignet, Projekte zu steuern.
Autor
Plan Do Check Act
Synonyme
PDCA-Cycle
Deming-Cycle
Plan-Do-Check-Act (auch PDCA-, Shewart- oder Deming-Zyklus) beschreibt den allgemeinen Regelkreis zur Steuerung von Managementaufgaben. Der PDCA-Zyklus stammt aus dem Qualitätsmanagement und dient ursprünglich dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Er ist aber ebenfalls hervorragend dafür geeignet, Projekte zu steuern.
Urheberrecht
Dr. Georg Angermeier
Einsatzmöglichkeiten
- Steuern von Vorhaben aller Art: Programme, Projekte, Arbeitspakete usw.
- Produktentwicklung
- Prozessverbesserung
Der PDCA-Zyklus kann von Einzelpersonen, Teams und Organisationen angewendet werden. Er kann hinsichtlich Umfang, Aufwand und Anspruch der jeweiligen Aufgabenstellung entsprechend skaliert werden.
Ergebnisse
- Verbessertes System (Projekt, Produkt, Prozess)
- Erfahrungswerte über das Verhalten des Systems auf die untersuchte Korrekturmaßnahme
Vorteile
Einfachste Möglichkeit, um nicht-vorhersagbare Systeme zu steuern
Sofort ohne Vorbereitung einsetzbar
Auf alle Branchen und Projektarten anwendbar
Im Gegensatz zur Szenariotechnik liefert PDCA Antworten aus dem realen System.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Wenn die Reaktion des Systems vorhersagbar ist, dann sollte es deterministisch gesteuert werden.
Systeme in scheinbar gleichen Situationen können dennoch verschieden auf dieselbe Steuerungsmaßnahme reagieren.
Wie alle empirischen Vorgehensweisen ist auch der PDCA-Zyklus anfällig für kognitive Verzerrungen (z.B. Annahme falscher Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge).
Voraussetzungen
- Die Handelnden müssen über die benötigten Befugnisse verfügen, um Steuerungsmaßnahmen umsetzen zu können.
- Das zu steuernde System darf nicht instabil auf kleine Änderungen reagieren (d.h. kein "Domino-Effekt" oder "Schmetterlings-Effekt").
- Für die Steuerungsmaßnahme muss ausreichend Zeit zur Verfügung stehen.
- Die Reaktionszeiten des Systems müssen schneller als die Steuerungsaufgabe sein.
- Bereitschaft und Fähigkeit der Trägerorganisation, das verwendete Projektmanagementsystem kontinuierlich zu verbessern.
Qualifizierung
Die grundsätzliche Verwendung erfordert keinerlei Vorkenntnisse. Für anspruchsvolle Aufgaben ist die Beherrschung des dafür benötigten Managementsystems (z.B. für Qualität, Projekte, Risiken) erforderlich.
Benötigte Informationen
- Definition der Zielgröße(n)
- Möglichst genaue und umfassende Beschreibung der Situation, die ein Eingreifen erfordert
- Möglichst umfassende Informationen über das Umfeld
- Prognosen über die weitere Entwicklung ohne Steuerungsmaßnahmen
- Erfahrungswerte aus ähnlichen Situationen
Benötigte Hilfsmittel
- Messmöglichkeiten für die zu beobachtenden Indikatoren (z.B. Fehlerlisten)
- Geeignete Mittel zur Dokumentation der Steuerungsmaßnahmen und ihrer Auswirkungen
Herkunft
Der PDCA-Zyklus geht auf die US-amerikanischen Pioniere des Qualitätsmanagements Walter Andrew Shewhart (1891-1967) und William Edwards Deming (1900-1993) zurück. Nach diesen wird er auch Shewhart- oder häufiger Deming-Zyklus genannt. Ausführliche Darstellungen der Entwicklung des PDCA-Zyklus finden sich in der Literatur und bei Wikipedia (Deming-Kreis, Eintrag bei Wikipedia, https://de.wikipedia.org/wiki/Demingkreis, zuletzt besucht am 10.7.2019).
PRINCE2® verwendet den PDCA-Zyklus explizit als Steuerungsgrundlage für Projekte. Allerdings benennt das PRINCE2®-Manual den zweiten Schritt "Delegate" anstatt "Do".
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Plan-Do-Check-Act im Projektmanagement
- Schritt 1: Plan – Planen Sie die nächste Maßnahme!
- Schritt 2: Do – Führen Sie die Maßnahme durch!
- Schritt 3: Check – Überprüfen Sie den Effekt!
- Schritt 4: Act – Wenden Sie die Erkenntnis an!
- Iterieren Sie den Prozess nach Bedarf
- Ergänzende Methoden
Durchführung: Schritt für Schritt
Aufgrund des universellen Charakters von Plan-Do-Check-Act lassen sich keine allgemeingültigen Aussagen über z.B. den Umfang oder die Ausprägung der einzelnen Schritte machen. In einem hochriskanten Umfeld kann das "Do" z.B. auch aus einer Simulation bestehen (z.B. chemische Prozesse). Im Rahmen eines Design-Thinking-Prozesses zur Produktentwicklung wird evtl. der Planungsschritt nahezu entfallen (vgl. "Build Measure Learn" im Abschnitt "Varianten"). In träge reagierenden Systemen kann sich der gesamte Zyklus über mehrere Wochen oder sogar Monate hinwegziehen (z.B. Suchmaschinenoptimierung einer Website).
Analysieren Sie also zunächst das System, bei dem Sie Plan-Do-Check-Act einsetzen und das Umfeld, in dem dieses System sich befindet. Berücksichtigen Sie dabei Kenngrößen wie Gefahrenpotential, Stabilität des Systems oder Reaktionszeiten.
Plan-Do-Check-Act im Projektmanagement
Plan-Do-Check-Act ist eine Methode des Qualitätsmanagements und dient dort der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung. Charakteristisch dafür ist die Trennung in das versuchsartige "Do" und das endgültige "Act". Daran schließt sich üblicherweise die Standardisierung der erkannten Verbesserung an – üblicherweise als "Standardize-Do-Check-Act" (SDCA) bezeichnet.
Die intuitive Projektsteuerung (Projektmanagement-Reifegrad 1) besteht lediglich in einem einfachen Regelkreis: Messen der Regelgröße (z.B. Fertigstellungsgrad), Stellgröße auf den neuen Stellwert setzen (z.B. Ressourceneinsatz um 10% erhöhen), erneutes Messen der Regelgröße usw. Dies entspricht einer beständigen Wiederholung der beiden Schritte "Check" und "Act".
Die Verwendung eines angepassten, vollständigen PDCA-Zyklus' im Projektmanagement bringt zwei wesentliche Vorteile: Mit den beiden Schritten "Plan" und "Do" wird gewährleistet, dass die Steuerungsmaßnahmen auch wirksam sind und vor allem die richtigen Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus werden die gewonnenen Erkenntnisse in Form von Lessons Learned erfasst und können so zur kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagementsystems selbst beitragen.
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