Produktbasierte Planung
English
Product-Based Planning
Die Produktbasierte Planung ist eine ergebnisorientierte Methode zur Erstellung von Projektplänen. Im Zentrum steht dabei die Spezifizierung des Leistungsumfangs durch einen Produktstrukturplan und durch Produktbeschreibungen. Ein Produktflussdiagramm liefert die Basis für eine anschließende Terminplanung.
Autor
Produktbasierte Planung
English
Product-Based Planning
Die Produktbasierte Planung ist eine ergebnisorientierte Methode zur Erstellung von Projektplänen. Im Zentrum steht dabei die Spezifizierung des Leistungsumfangs durch einen Produktstrukturplan und durch Produktbeschreibungen. Ein Produktflussdiagramm liefert die Basis für eine anschließende Terminplanung.
Einsatzmöglichkeiten
- Erstellen von beliebig detaillierten Projektplänen (von grobenMeilensteinplänenbiszudetailliertenPlänenfür Arbeitspakete)
- Spezifikation des Leistungsumfangs eines Projekts
- Erstellung eines Lastenhefts
- Identifikation von Schnittstellen des Projekts
Ergebnisse
- Produktstrukturplan / Produktstrukturpläne
- Leistungsverzeichnis
- Produktbeschreibungen
- Produktflussdiagramm
Vorteile
vollständig unabhängig vom verwendeten Projektmanagementsystem einsetzbar
lösungsneutral, d.h. die Methode gibt keinen Lösungsansatz für das Erbringen der Leistung vor
schafft gemeinsames Verständnis aller Stakeholder vom Leistungsumfang
verhindert schleichenden Funktionszuwachs
verhindert spätere Konflikte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über den Leistungsumfang und die Qualität der zu erbringenden Leistungen
unterstützt die Identifikation von Risiken, die den Leistungsumfang betreffen
Die Methode ist beliebig skalierbar, von Kleinstprojekten bis zu Megaprogrammen.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Bei stark dienstleistungsorientierten Projekten (z.B. Forschungsprojekten mit fixem Budget) ist die Definition von Produkten nicht ausreichend für die vollständige Spezifikation des Leistungsumfangs.
Bei agilen Projekten, bei denen der Auftraggeber den Leistungsumfang im Lauf des Projekts stark ändert, muss die PBP jeweils spezifisch auf die verschiedenen Planungsebenen (Projekt, nächste Time Box) angepasst werden.
Voraussetzungen
- Auftraggeber und Auftragnehmer müssen bereit sein, den Leistungsumfang des Projekts verbindlich zu spezifizieren.
- Der angestrebte Leistungsumfang muss zumindest innerhalb des beabsichtigten Planungshorizonts spezifizierbar sein.
Qualifizierung
Grundsätzlich kann die Produktbasierte Planung ohne Vorkenntnisse sofort eingesetzt werden. Es empfiehlt sich jedoch, zunächst Erfahrungen mit Produkten geringer Komplexität zu sammeln. Bei Gruppenarbeit ist Moderationserfahrung erforderlich.
Benötigte Informationen
- Bisherige Vereinbarungen bzgl. des Leistungsumfangs
- Fachwissen von Experten für den Projektgegenstand
- Informationen über vorhandene Produktressourcen und ihre Verfügbarkeit
- Informationen aus dem Beschaffungswesen über das Produktportfolio von Lieferanten (Qualitäten, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten usw.)
Benötigte Hilfsmittel
- Für Gruppenarbeit mit Moderationsmaterial: Moderationskarten (rechteckig, oval, rautenförmig), farbige Stifte, Moderationstafeln, Digitalkamera mit hoher Auflösung
- Für software-unterstütztes Arbeiten: Software zur Darstellung von hierarchischen Strukturen (z.B. Baumdiagramm, Mind Map), Software zur Darstellung von Abläufen (z.B. Netzplantechnik)
Herkunft
Das Prinzip der Produktstrukturplanung ist so alt wie das Projektmanagement selbst, da es darin besteht, das zu erreichende Ergebnis in handhabbare Teile zu zerlegen. Die systematische Vorgehensweise der Produktbasierten Planung geht auf Colin Bentley zurück, dem Initiator und langjährigen Lead Author des britischen Projektmanagementsystems PRINCE2® (OGC: Erfolgreiche Projekte mit PRINCE2, Ausgabe 2005).
Die PBP ist unabhängig von PRINCE2® einsetzbar und wird auch in mehreren Publikationen separat beschrieben. Im aktuellen PRINCE2-Manual wird die PBP nur noch in reduziertem Umfang beschrieben (OGC: Managing Successful Projects with PRINCE2®, 2009). Deshalb erfolgt die Beschreibung der PBP hier auf Basis der Version von 2005 und persönlichen Mitteilungen von Colin Bentley.
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Schritt 1: Beschreiben Sie das zu strukturierende Produkt!
- Schritt 2: Erstellen Sie einen Produktstrukturplan!
- Schritt 3: Erstellen Sie Produktbeschreibungen!
- Schritt 4: Erstellen Sie das Produktflussdiagramm!
- Schritt 5: Überprüfen Sie die Vollständigkeit Ihrer Planungsergebnisse!
- Schritt 6: Bereiten Sie die Ergebnisse für die weitere Projektplanung auf!
Durchführung: Schritt für Schritt
Den Begriff "Produkt" verwendet die Produktbasierte Planung im Sinne von PRINCE2® verallgemeinert für alle durch ein Projekt herzustellenden Ergebnisse, was im Wesentlichen dem Begriff "Liefergegenstand" bzw. "Deliverable" im PMBOK® Guide entspricht. Dies bedeutet, dass auch ein herbeizuführender Zustand als "Produkt" angesehen wird, wie z.B. "um zehn Prozent gesteigerte Kundenzufriedenheit" oder "Mitarbeiterfluktuation von fünf Prozent". Entscheidend ist, dass die Qualitätskriterien zur Abnahme des Produkts exakt definiert sind, z.B. über das Messverfahren für die Kundenzufriedenheit.
Schritt 1: Beschreiben Sie das zu strukturierende Produkt!
Bevor Sie etwas strukturieren können, benötigen Sie zumindest eine grobe Vorstellung vom Endprodukt. Als erstes müssen Sie deshalb die Eigenschaften des vom Projekt zu erstellenden Produkts in Worte fassen. Es ist ganz normal, dass dies zu Beginn der PBP noch nicht exakt möglich ist – die nächsten Schritte werden weitere Informationen liefern, die eine immer genauer werdende Definition des Endprodukts ermöglichen.
Beginnen Sie deshalb mit einer groben Beschreibung, die Sie im Laufe der Planung verfeinern. Folgende Gliederung, die sich an der Beschreibung des Projektendprodukts von PRINCE2® anlehnt, kann Ihnen dabei helfen:
- Bezeichnung des Endprodukts: Geben Sie dem Leistungsumfang des Projekts einen einprägsamen Namen!
- Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs: Was sind die wichtigsten Produkte des Projekts? Wie ist der "Zustand B" charakterisiert, der mit dem Projekt erreicht werden soll?
- Zweck: Wer wird damit arbeiten? Was werden die Benutzer damit machen? Welcher Nutzen wird vom Einsatz dieses Produkts erwartet?
- Vorhandene Informationen: Welche bestehenden Produkte können verwendet werden? Gibt es bereits einen Prototypen? Gibt es Spezifikationen, Konstruktionszeichnungen o.ä.? Gibt es eine Machbarkeitsstudie?
- Anforderungen: Welche Kundenerwartungen an dieses Produkt sind bekannt?
- Abnahmekriterien: Welche messbaren und eindeutigen Kriterien müssen die vom Projekt erbrachten Leistungen erfüllen, damit das Projekt abgenommen werden kann?
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