Produktbasierte Planung

English
Product-Based Planning

Die Produktbasierte Planung ist eine ergebnisorientierte Methode zur Erstellung von Projektplänen. Im Zentrum steht dabei die Spezifizierung des Leistungsumfangs durch einen Produktstrukturplan und durch Produktbeschreibungen. Ein Produktflussdiagramm liefert die Basis für eine anschließende Terminplanung.

Produktbasierte Planung

Produktbasierte Planung

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Product-Based Planning

Die Produktbasierte Planung ist eine ergebnisorientierte Methode zur Erstellung von Projektplänen. Im Zentrum steht dabei die Spezifizierung des Leistungsumfangs durch einen Produktstrukturplan und durch Produktbeschreibungen. Ein Produktflussdiagramm liefert die Basis für eine anschließende Terminplanung.

Produktbasierte Planung

Einsatzmöglichkeiten

  • Erstellen von beliebig detaillierten Projektplänen (von grobenMeilensteinplänenbiszudetailliertenPlänenfür Arbeitspakete)
  • Spezifikation des Leistungsumfangs eines Projekts
  • Erstellung eines Lastenhefts
  • Identifikation von Schnittstellen des Projekts

 

Ergebnisse
  • Produktstrukturplan / Produktstrukturpläne
  • Leistungsverzeichnis
  • Produktbeschreibungen
  • Produktflussdiagramm
Vorteile
vollständig unabhängig vom verwendeten Projektmanagementsystem einsetzbar
lösungsneutral, d.h. die Methode gibt keinen Lösungsansatz für das Erbringen der Leistung vor
schafft gemeinsames Verständnis aller Stakeholder vom Leistungsumfang
verhindert schleichenden Funktionszuwachs
verhindert spätere Konflikte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über den Leistungsumfang und die Qualität der zu erbringenden Leistungen
unterstützt die Identifikation von Risiken, die den Leistungsumfang betreffen
Die Methode ist beliebig skalierbar, von Kleinstprojekten bis zu Megaprogrammen.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Bei stark dienstleistungsorientierten Projekten (z.B. Forschungsprojekten mit fixem Budget) ist die Definition von Produkten nicht ausreichend für die vollständige Spezifikation des Leistungsumfangs.
Bei agilen Projekten, bei denen der Auftraggeber den Leistungsumfang im Lauf des Projekts stark ändert, muss die PBP jeweils spezifisch auf die verschiedenen Planungsebenen (Projekt, nächste Time Box) angepasst werden.
Voraussetzungen
  • Auftraggeber und Auftragnehmer müssen bereit sein, den Leistungsumfang des Projekts verbindlich zu spezifizieren.
  • Der angestrebte Leistungsumfang muss zumindest innerhalb des beabsichtigten Planungshorizonts spezifizierbar sein.
Qualifizierung

Grundsätzlich kann die Produktbasierte Planung ohne Vorkenntnisse sofort eingesetzt werden. Es empfiehlt sich jedoch, zunächst Erfahrungen mit Produkten geringer Komplexität zu sammeln. Bei Gruppenarbeit ist Moderationserfahrung erforderlich.

Benötigte Informationen
  • Bisherige Vereinbarungen bzgl. des Leistungsumfangs
  • Fachwissen von Experten für den Projektgegenstand
  • Informationen über vorhandene Produktressourcen und ihre Verfügbarkeit
  • Informationen aus dem Beschaffungswesen über das Produktportfolio von Lieferanten (Qualitäten, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten usw.)
Benötigte Hilfsmittel
  • Für Gruppenarbeit mit Moderationsmaterial: Moderationskarten (rechteckig, oval, rautenförmig), farbige Stifte, Moderationstafeln, Digitalkamera mit hoher Auflösung
  • Für software-unterstütztes Arbeiten: Software zur Darstellung von hierarchischen Strukturen (z.B. Baumdiagramm, Mind Map), Software zur Darstellung von Abläufen (z.B. Netzplantechnik)
Herkunft

Das Prinzip der Produktstrukturplanung ist so alt wie das Projektmanagement selbst, da es darin besteht, das zu erreichende Ergebnis in handhabbare Teile zu zerlegen. Die systematische Vorgehensweise der Produktbasierten Planung geht auf Colin Bentley zurück, dem Initiator und langjährigen Lead Author des britischen Projektmanagementsystems PRINCE2® (OGC: Erfolgreiche Projekte mit PRINCE2, Ausgabe 2005).

Die PBP ist unabhängig von PRINCE2® einsetzbar und wird auch in mehreren Publikationen separat beschrieben. Im aktuellen PRINCE2-Manual wird die PBP nur noch in reduziertem Umfang beschrieben (OGC: Managing Successful Projects with PRINCE2®, 2009). Deshalb erfolgt die Beschreibung der PBP hier auf Basis der Version von 2005 und persönlichen Mitteilungen von Colin Bentley.

Durchführung: Schritt für Schritt

Den Begriff "Produkt" verwendet die Produktbasierte Planung im Sinne von PRINCE2® verallgemeinert für alle durch ein Projekt herzustellenden Ergebnisse, was im Wesentlichen dem Begriff "Liefergegenstand" bzw. "Deliverable" im PMBOK® Guide entspricht. Dies bedeutet, dass auch ein herbeizuführender Zustand als "Produkt" angesehen wird, wie z.B. "um zehn Prozent gesteigerte Kundenzufriedenheit" oder "Mitarbeiterfluktuation von fünf Prozent". Entscheidend ist, dass die Qualitätskriterien zur Abnahme des Produkts exakt definiert sind, z.B. über das Messverfahren für die Kundenzufriedenheit.

Schritt 1: Beschreiben Sie das zu strukturierende Produkt!

Bevor Sie etwas strukturieren können, benötigen Sie zumindest eine grobe Vorstellung vom Endprodukt. Als erstes müssen Sie deshalb die Eigenschaften des vom Projekt zu erstellenden Produkts in Worte fassen. Es ist ganz normal, dass dies zu Beginn der PBP noch nicht exakt möglich ist – die nächsten Schritte werden weitere Informationen liefern, die eine immer genauer werdende Definition des Endprodukts ermöglichen.

Beginnen Sie deshalb mit einer groben Beschreibung, die Sie im Laufe der Planung verfeinern. Folgende Gliederung, die sich an der Beschreibung des Projektendprodukts von PRINCE2® anlehnt, kann Ihnen dabei helfen:

  • Bezeichnung des Endprodukts: Geben Sie dem Leistungsumfang des Projekts einen einprägsamen Namen!
  • Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs: Was sind die wichtigsten Produkte des Projekts? Wie ist der "Zustand B" charakterisiert, der mit dem Projekt erreicht werden soll?
  • Zweck: Wer wird damit arbeiten? Was werden die Benutzer damit machen? Welcher Nutzen wird vom Einsatz dieses Produkts erwartet?
  • Vorhandene Informationen: Welche bestehenden Produkte können verwendet werden? Gibt es bereits einen Prototypen? Gibt es Spezifikationen, Konstruktionszeichnungen o.ä.? Gibt es eine Machbarkeitsstudie?
  • Anforderungen: Welche Kundenerwartungen an dieses Produkt sind bekannt?
  • Abnahmekriterien: Welche messbaren und eindeutigen Kriterien müssen die vom Projekt erbrachten Leistungen erfüllen, damit das Projekt abgenommen werden kann?

Schritt 2: Erstellen Sie einen Produktstrukturplan!

Sammeln Sie nun alle Produkte, aus denen das Endprodukt besteht. Sie können hierfür direkt vom Endprodukt ausgehend beginnen, es zu zerlegen. Meist ist es aber sinnvoller, in einem Brainstorming zuerst alle Teilprodukte zusammenzutragen, diese anschließend zu clustern und dann daraus die Ebenen des Produktstrukturplans zu füllen.

Strukturieren Sie das Endprodukt streng hierarchisch in Teilprodukte. Ihnen stehen dabei folgende Symbole zur Verfügung:

Tabelle 1: Elemente eines Produktstrukturplans der PBP
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Bild 1 zeigt den prinzipiellen Aufbau eines Produktstrukturplans gemäß der Produktbasierten Planungstechnik. Die Farben und Formen der Elemente können natürlich den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Insbesondere kann ein Produktstrukturplan auch z.B. in Form einer Mind Map erstellt werden.

Bild 1: Abstrakter Produktstrukturplan in Form eines Baumdiagramms

Für das Aufstellen des Produktstrukturplans gelten folgende Regeln:

Produkte, keine Tätigkeiten!

Definieren Sie ausschließlich Produkte, keine Tätigkeiten. Der häufigste Fehler bei der Produktbasierten Planung besteht darin, dass die Beteiligten ihre Tätigkeiten benennen. Überprüfen Sie stets, ob das benannte Element ein Produkt ist, d.h. etwas, das unabhängig von den durchführenden Personen existiert.

Tabelle 2: Beispiele für falsche und richtige Formulierungen von Produkten
FalschRichtig
Sammeln von Benutzeranforderungen Abgenommene Liste von priorisierten Anforderungen
Technische Abnahme der Produktionsanlage Zertifikat der technischen Abnahmeprüfung und Prüfungsprotokoll
Zufriedenheitsbefragung von Testkunden Ausgefüllte Fragebögen der Zufriedenheitsbefragung

Vollständige Zergliederung

Wenn Sie ein Produkt zerlegen, müssen seine Teilprodukte es wieder vollständig ergeben, d.h. aus den Teilprodukten muss sich das übergeordnete Produkt ohne Mangel erstellen lassen.

Ausschließlich hierarchische Verzweigungen / keine Zusammenführungen

Ein Produkt darf nicht Teilprodukt von zwei oder mehr übergeordneten Produkten sein. D.h. im Strukturplan darf es keine Zusammenführungen zu einer untergeordneten Ebene geben. Falls ein Produkt für mehrere Produkte benötigt wird, dann kann dies nur über eine Kopie dieses Produkts geschehen. In diesem Fall ist zu überprüfen, ob die Strukturierung so gestaltet werden kann, dass die übergeordneten Produkte zu einem Produkt zusammengefasst werden können. Diese Regel beruht darauf, dass die Frage der Zerlegung ist: "Woraus besteht das Produkt? " und nicht "Was benötige ich, um dieses Produkt herzustellen?" Werkzeuge, Infrastruktur und Hilfsmittel werden im Produktstrukturplan nicht als Bestandteile eines Produkts aufgeführt.

Keine "Zerlegung" in nur ein Unterprodukt

Es ist nicht sinnvoll, ein Produkt in nur ein Produkt zu "zerlegen", da dies keinen Informationsgewinn bedeutet. Dieser Fehler wird meist gemacht, um verschiedene Zustände eines Produkts (z.B. "Liste von Produktideen aus Brainstorming", "Liste genehmigter Produktvorschläge") zu beschreiben. Wenn es sinnvoll ist, verschiedene Bearbeitungszustände eines Produkts im Strukturplan zu definieren, dann werden sie auf einer Ebene angeordnet und sind gleichberechtigte Teile des übergeordneten Produkts (z.B. "Konzept für Produktinnovationen").

Dokumentieren Sie abschließend den Produktstrukturplan z.B. durch Abfotografieren oder durch Übertragung in eine geeignete Software.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Brainstorming

Sammeln Sie schnell eine große Anzahl an Ideen zu einem Thema! Ob im Team oder allein: Die freie Assoziation fördert ungewöhnliche und neuartige Ideen zu Tage.

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Projektstrukturplanung

Erstellen Sie eine vollständige Übersicht über den Projektgegenstand und Sie können sicher sein, dass Sie keine wesentlichen Inhalte in der Planung vergessen. Außerdem schaffen Sie damit eine stabile Bezugsgröße für den gesamten Projektverlauf.

Phasen-Meilenstein-Planung

Reduzieren Sie Komplexität schnell und einfach, indem Sie Ihr Projekt in Phasen einteilen. Sie erhalten eine übersichtliche, grafische Darstellung des zeitlichen Projektverlaufs und können diese als Basis für detailliertere Planungsschritte verwenden.

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Produktbeschreibung und Produktstrukturplan

Mit der Produktbasierten Planung (PBP) stellt PRINCE2 eine Technik zur Verfügung, die allgemein verwendbar ist.

Teil 2:
Produktflussdiagramm, Produktbeschreibungen und Projektplan
Mit der Produktbasierten Planung (PBP) stellt PRINCE2 eine Technik zur Verfügung, die allgemein verwendbar ist. Im zweiten Teil dieses Beitrags beschreibt Dr.

Aufgabengebiete

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