Den Begriff "Produkt" verwendet die Produktbasierte Planung im Sinne von PRINCE2® verallgemeinert für alle durch ein Projekt herzustellenden Ergebnisse, was im Wesentlichen dem Begriff "Liefergegenstand" bzw. "Deliverable" im PMBOK® Guide entspricht. Dies bedeutet, dass auch ein herbeizuführender Zustand als "Produkt" angesehen wird, wie z.B. "um zehn Prozent gesteigerte Kundenzufriedenheit" oder "Mitarbeiterfluktuation von fünf Prozent". Entscheidend ist, dass die Qualitätskriterien zur Abnahme des Produkts exakt definiert sind, z.B. über das Messverfahren für die Kundenzufriedenheit.

Schritt 1: Beschreiben Sie das zu strukturierende Produkt!

Bevor Sie etwas strukturieren können, benötigen Sie zumindest eine grobe Vorstellung vom Endprodukt. Als erstes müssen Sie deshalb die Eigenschaften des vom Projekt zu erstellenden Produkts in Worte fassen. Es ist ganz normal, dass dies zu Beginn der PBP noch nicht exakt möglich ist – die nächsten Schritte werden weitere Informationen liefern, die eine immer genauer werdende Definition des Endprodukts ermöglichen.

Beginnen Sie deshalb mit einer groben Beschreibung, die Sie im Laufe der Planung verfeinern. Folgende Gliederung, die sich an der Beschreibung des Projektendprodukts von PRINCE2® anlehnt, kann Ihnen dabei helfen:

• Bezeichnung des Endprodukts: Geben Sie dem Leistungsumfang des Projekts einen einprägsamen Namen!
• Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs: Was sind die wichtigsten Produkte des Projekts? Wie ist der "Zustand B" charakterisiert, der mit dem Projekt erreicht werden soll?
• Zweck: Wer wird damit arbeiten? Was werden die Benutzer damit machen? Welcher Nutzen wird vom Einsatz dieses Produkts erwartet?
• Vorhandene Informationen: Welche bestehenden Produkte können verwendet werden? Gibt es bereits einen Prototypen? Gibt es Spezifikationen, Konstruktionszeichnungen o.ä.? Gibt es eine Machbarkeitsstudie?
• Anforderungen: Welche Kundenerwartungen an dieses Produkt sind bekannt?
• Abnahmekriterien: Welche messbaren und eindeutigen Kriterien müssen die vom Projekt erbrachten Leistungen erfüllen, damit das Projekt abgenommen werden kann?

Schritt 2: Erstellen Sie einen Produktstrukturplan!

Sammeln Sie nun alle Produkte, aus denen das Endprodukt besteht. Sie können hierfür direkt vom Endprodukt ausgehend beginnen, es zu zerlegen. Meist ist es aber sinnvoller, in einem Brainstorming zuerst alle Teilprodukte zusammenzutragen, diese anschließend zu clustern und dann daraus die Ebenen des Produktstrukturplans zu füllen.

Strukturieren Sie das Endprodukt streng hierarchisch in Teilprodukte. Ihnen stehen dabei folgende Symbole zur Verfügung:

Tabelle 1: Elemente eines Produktstrukturplans der PBP
Bild vergrößern

Bild 1 zeigt den prinzipiellen Aufbau eines Produktstrukturplans gemäß der Produktbasierten Planungstechnik. Die Farben und Formen der Elemente können natürlich den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Insbesondere kann ein Produktstrukturplan auch z.B. in Form einer Mind Map erstellt werden.

Bild 1: Abstrakter Produktstrukturplan in Form eines Baumdiagramms

Für das Aufstellen des Produktstrukturplans gelten folgende Regeln:

Produkte, keine Tätigkeiten!

Definieren Sie ausschließlich Produkte, keine Tätigkeiten. Der häufigste Fehler bei der Produktbasierten Planung besteht darin, dass die Beteiligten ihre Tätigkeiten benennen. Überprüfen Sie stets, ob das benannte Element ein Produkt ist, d.h. etwas, das unabhängig von den durchführenden Personen existiert.

Vollständige Zergliederung

Wenn Sie ein Produkt zerlegen, müssen seine Teilprodukte es wieder vollständig ergeben, d.h. aus den Teilprodukten muss sich das übergeordnete Produkt ohne Mangel erstellen lassen.

Ausschließlich hierarchische Verzweigungen / keine Zusammenführungen

Ein Produkt darf nicht Teilprodukt von zwei oder mehr übergeordneten Produkten sein. D.h. im Strukturplan darf es keine Zusammenführungen zu einer untergeordneten Ebene geben. Falls ein Produkt für mehrere Produkte benötigt wird, dann kann dies nur über eine Kopie dieses Produkts geschehen. In diesem Fall ist zu überprüfen, ob die Strukturierung so gestaltet werden kann, dass die übergeordneten Produkte zu einem Produkt zusammengefasst werden können. Diese Regel beruht darauf, dass die Frage der Zerlegung ist: "Woraus besteht das Produkt? " und nicht "Was benötige ich, um dieses Produkt herzustellen?" Werkzeuge, Infrastruktur und Hilfsmittel werden im Produktstrukturplan nicht als Bestandteile eines Produkts aufgeführt.

Keine "Zerlegung" in nur ein Unterprodukt

Es ist nicht sinnvoll, ein Produkt in nur ein Produkt zu "zerlegen", da dies keinen Informationsgewinn bedeutet. Dieser Fehler wird meist gemacht, um verschiedene Zustände eines Produkts (z.B. "Liste von Produktideen aus Brainstorming", "Liste genehmigter Produktvorschläge") zu beschreiben. Wenn es sinnvoll ist, verschiedene Bearbeitungszustände eines Produkts im Strukturplan zu definieren, dann werden sie auf einer Ebene angeordnet und sind gleichberechtigte Teile des übergeordneten Produkts (z.B. "Konzept für Produktinnovationen").

Dokumentieren Sie abschließend den Produktstrukturplan z.B. durch Abfotografieren oder durch Übertragung in eine geeignete Software.