Stakeholdermanagement
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Stakeholder Management
Stakeholdermanagement dient dazu, die Bedürfnisse der wichtigsten Interessensgruppen zu ermitteln und bei der Projektplanung und –durchführung zu berücksichtigen, um Gefahren vom Projekt abzuwenden. Der Projekterfolg wird nicht nur von inhaltlichen Fragen, Terminen und Budgets beeinflusst, sondern auch unmittelbar vom Einfluss der beteiligten oder betroffenen Personen bzw. Personengruppen. Mittels Stakeholdermanagement sollen positive Einflüsse verstärkt und negative minimiert werden. Es wird während der gesamten Projektlaufzeit in einem kontinuierlichen Zyklus von Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung durchgeführt.
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Stakeholdermanagement
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Stakeholder Management
Stakeholdermanagement dient dazu, die Bedürfnisse der wichtigsten Interessensgruppen zu ermitteln und bei der Projektplanung und –durchführung zu berücksichtigen, um Gefahren vom Projekt abzuwenden. Der Projekterfolg wird nicht nur von inhaltlichen Fragen, Terminen und Budgets beeinflusst, sondern auch unmittelbar vom Einfluss der beteiligten oder betroffenen Personen bzw. Personengruppen. Mittels Stakeholdermanagement sollen positive Einflüsse verstärkt und negative minimiert werden. Es wird während der gesamten Projektlaufzeit in einem kontinuierlichen Zyklus von Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung durchgeführt.
Einsatzmöglichkeiten
Stakeholdermanagement ist ein übergreifender Prozess, dem während der gesamten Projektlaufzeit Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Eine initiale Betrachtung der Stakeholder findet im Rahmen der Projektplanung statt.
Stakeholdermanagement ist für alle Projekte unschätzbar wichtig, um die Projektziele mit den Interessen der betroffenen und beteiligten Personen abzugleichen. Widerstand aus den Reihen der Stakeholder kann sich unmittelbar auf den Projekterfolg auswirken. Stakeholdermanagement muss umso ausführlicher betrieben werden, je mehr Stakeholder betroffen sind und Einfluss auf das Projekt nehmen können.
Ergebnisse
- Auflistung der identifizierten Stakeholder
- analytische Bewertung der Stakeholder bzgl. Einstellung und Einflussnahme auf das Projekt
- Stakeholder-Portfolio
- Maßnahmenliste für Stakeholdermanagement
- Kommunikationsplan
- Informationen für die Risikobetrachtung im Projekt
Vorteile
Ziele und Interessen der Stakeholder können in den Projektzielen berücksichtigt werden.
Mögliche Projektgegner werden identifiziert und gezielte Maßnahmen definiert, um Schaden vom Projekt abzuwenden.
Befürworter des Projekts werden so eingebunden, dass sie positiv auf den Projektfortschritt einwirken können.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Stakeholdermanagement kann insbesondere bei Großprojekten einen erheblichen Aufwand verursachen, der zusätzlich zur Steuerung des Projektinhalts anfällt.
Wenn eine Gruppe von Projektbeteiligten das Projekt vehement ablehnt, sind darüber hinausgehende Methoden erforderlich, wie z.B. Mediation.
Voraussetzungen
- Der Projektumfang muss zumindest grob definiert sein.
- Der Projektleiter benötigt ein großes Maß an Offenheit und Kommunikationsfähigkeit.
Qualifizierung
Es ist keine besondere Qualifikation notwendig. Je nach Projektgröße sind Erfahrungen im Bereich Projektkommunikation vorteilhaft. Für die Erarbeitung in der Gruppe ist Moderationserfahrung vorteilhaft.
Benötigte Informationen
- Zu Beginn des Projekts: Kenntnisse über Projektumfang und Projektbeteiligte
- Während des Projekts: stets aktuelle Informationen über den Projektstatus
Benötigte Hilfsmittel
- Erarbeitung der Analyse im Team: Whiteboard oder Flipchart, Moderationskarten oder Haftnotizen, Stifte
- Elektronische Verwaltung: Tabellen oder Listen in Büro-Software
Herkunft
Die Herkunft der Methode ist unbekannt, jedoch findet sich das Stakeholdermanagement als zentrales Element in allen Projektmanagement-Richtlinien wieder.
Der PMBOK® Guide (Fifth Edition) behandelt dieses wichtige Thema im Wissensgebiet "Project Stakeholder Management", das vier Prozesse umfasst.
Im Projektmanagement nach PRINCE2® sind die wichtigsten Stakeholder im Lenkungsausschuss (Project Board) vertreten. Weiterhin werden die Rollen Executive (Auftraggeber), Senior User (Benutzervertreter) und Senior Supplier (Lieferantenvertreter) explizit hervorgehoben.
In der ICB 3.0 der IPMA wird das Stakeholdermanagement im Kompetenzelement "Interested Parties" betrachtet und ist eng mit der Betrachtung des Projektumfelds verbunden.
Der Begriff "Stakeholder" (="Projektbeteiligte") wird auch im Deutschen verwendet und bezeichnet allgemein Personen oder Personengruppen, die aktiv am Projekt beteiligt, von den Auswirkungen des Projektes betroffen sind oder Einfluss auf das Projekt nehmen können.
Durchführung: Schritt für Schritt
Schritt 1: Identifizieren Sie die Stakeholder!
Sammeln Sie im ersten Schritt Stakeholder, die in Ihrem Projekt berücksichtigt werden müssen. Dieser Schritt kann von einer Kreativitätsmethode wie dem Brainstorming unterstützt werden. Nutzen Sie zur Unterstützung die folgenden Fragestellungen:
- Wer kann Einfluss auf das Projekt ausüben?
- Wer ist am Projekt beteiligt?
- Wer ist von den Auswirkungen des Projektes betroffen?
- Wer hat ein Interesse am Ausgang des Projekts?
Die identifizierten Stakeholder können unterschiedlich erarbeitet bzw. dargestellt werden:
Bild 1: Darstellungsmöglichkeiten identifizierter Stakeholder
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Schritt 2: Analysieren und bewerten Sie Stakeholder!
Betrachten Sie in diesem Schritt Ihre Stakeholder näher. Je nach Projektgröße kann es nach Schritt 1 schwierig sein, den Überblick über eine große Anzahl gesammelter Stakeholder zu behalten. Die Analyse und Bewertung dient sowohl dazu, die Stakeholder nach Wichtigkeit zu priorisieren, als auch die Personen zu identifizieren, die potenziell am meisten Probleme verursachen könnten.
Die folgenden Fragen sind bei der Analyse hilfreich:
- Welche Einflüsse haben die jeweiligen Stakeholder genau?
- Wie stark sind die Einflüsse? Können sie dem Projekt nützen oder schaden?
- Ist die Einstellung der Stakeholder dem Projekt gegenüber positiv oder negativ?
- Welche Macht haben die Stakeholder, das Projekt zu beeinflussen?
Die folgende Tabelle enthält typische Kriterien zur Bewertung der Stakeholder:
|
Kriterium |
Beschreibung |
Mögliche Bewertungsskala |
|---|---|---|
|
Einfluss / Macht |
Wie groß ist die Möglichkeit des Stakeholders, Einfluss auf das Projekt auszuüben? |
gering, mittel, hoch |
|
Einstellung |
Ist der Stakeholder dem Projekt und dessen Auswirkungen gegenüber positiv oder negativ eingestellt? |
negativ, neutral, positiv |
|
Betroffenheit / Interesse |
Wie stark ist der Stakeholder von den Auswirkungen des Projekts betroffen? |
gering, mittel, hoch |
|
Konfliktpotenzial |
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Stakeholder im Projekt Probleme verursacht? |
gering, mittel, hoch |
Die Analyse und Bewertung kann in einer einfachen Tabelle durchgeführt werden. Als nützlich hat sich zusätzlich die grafische Darstellung in Form eines Portfolios erwiesen:
Bild 2: Tabellarische Bewertung von Stakeholdern
Bild 3: Stakeholder-Portfolio
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Aus der grafischen Darstellung lässt sich direkt eine Priorisierung ableiten: Den Stakeholdern, die rechts oben angesiedelt sind, sollten Sie eine höhere Aufmerksamkeit widmen, als jenen, die sich im linken, unteren Quadranten befinden.
Zusätzlich zur Bewertung der Stakeholder anhand der festgelegten Kriterien sollten Sie die Interessen der Stakeholder analysieren, um diese ggf. in Arbeitspaketen oder in den Projektzielen zu berücksichtigen.
Aus der Stakeholder-Bewertung können Sie Risiken für das Projekt ableiten: Insbesondere Stakeholder mit hoher Macht und negativer Einstellung können eine Bedrohung für den Projektverlauf darstellen, der Sie mit geeigneten Maßnahmen entgegenwirken sollten.
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Elke Wendel-Lander
22.09.2015
Alexander B.
23.09.2015
Dipl.-Ing. Eckhard Schulz
25.12.2016
Karin Braun
28.08.2017