Leseprobe PMO=PO – Verwechslung mit fatalen Folgen

von Dr. Wolfram von Schneyder

PMO und PO sind zwei Kürzel, die in der Praxis häufig verwechselt werden, so die Erfahrung von Dr. Wolfram von Schneyder, Leiter der GPM-Fachgruppe "Project Management Office". Dasselbe gilt für die Begriffe "Project Management Office" und "Project Office", die sich hinter diesen Kürzeln verbergen. Dabei überschneiden sich die Aufgaben nur geringfügig. Um die Begriffsverwirrung aufzulösen, die bis zur fehlerhaften Neukonzeption eines Project Management Office bzw. eines Project Office führen kann, arbeitet der Autor die Unterschiede heraus und beschreibt die verschiedenen Leistungen und Auswirkungen in der OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems. Abschließend stellt er beispielhaft dar, wie PMO und PO in der Praxis zusammenarbeiten.

Leseprobe PMO=PO – Verwechslung mit fatalen Folgen

von Dr. Wolfram von Schneyder

PMO und PO sind zwei Kürzel, die in der Praxis häufig verwechselt werden, so die Erfahrung von Dr. Wolfram von Schneyder, Leiter der GPM-Fachgruppe "Project Management Office". Dasselbe gilt für die Begriffe "Project Management Office" und "Project Office", die sich hinter diesen Kürzeln verbergen. Dabei überschneiden sich die Aufgaben nur geringfügig. Um die Begriffsverwirrung aufzulösen, die bis zur fehlerhaften Neukonzeption eines Project Management Office bzw. eines Project Office führen kann, arbeitet der Autor die Unterschiede heraus und beschreibt die verschiedenen Leistungen und Auswirkungen in der OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems. Abschließend stellt er beispielhaft dar, wie PMO und PO in der Praxis zusammenarbeiten.

Project Management Offices (PMOs) sind in aller Munde. Immer mehr Organisationen stellen fest, dass sich mit ihrer Hilfe das Projektgeschäft substanziell verbessern lässt, da dadurch die EffektivitätEffektivitätEffektivität beschreibt die Ausrichtung des Projektportfolios auf die geschäftlichen Interessen der Trägerorganisation . Eine mögliche Messgröße für Effektivität ist das Verhältnis von tatsächlich erreichtem zu angestrebtem Nutzen durch Projektarbeit. und die EffizienzEffizienzEffizienz kommt vom lateinischen efficientia: Wirksamkeit, Tätigkeit. Effizienz ist also das Erstellen eines Werks, bzw. die zielgerichtete Tätigkeit. Im technischen Sinne wird Effizienz in erster Linie als Wirkungsgrad verwendet: Das Verhältnis von abgegebener zu aufgenommener Leistung eines Systems. der gesamten Organisation steigen.

Problematisch ist dabei, dass in verschiedenen Unternehmen – und sogar bereits innerhalb eines Unternehmens – die Mitarbeiter unter einem Project Management Office Unterschiedliches verstehen. Einerseits wird der Begriff "Project Management Office" für eine auf DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. angelegte organisatorische Einheit verwendet, die das gesamte Projektgeschäft einer (Teil-)Organisation steuert und vorantreibt, andererseits aber auch – fälschlicherweise – für ein Project Office (PO), das nur einem einzelnen Projekt zuarbeitet und zum Ende des Projekts aufgelöst wird. Ergebnisse dieser Sprachverwirrung sind unter anderem der Kauf falscher Bücher, der Besuch des falschen Trainings, oder sogar FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. bei der Neukonzeption von Project Management Offices und Project Offices.

Meinen Sie auch, dass das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen optimiert werden muss? Stellen Sie immer wieder fest, dass die Projekte nicht richtig priorisiert sind, weil noch keine einheitlichen Kriterien für eine Priorisierung definiert wurden?

Bezüglich ihrer Auswirkungen und Leistungen für das Unternehmen überschneiden sich Project Management Offices und Project Offices entgegen dem ersten Eindruck, der durch die Ähnlichkeit der Begriffe entsteht, nur geringfügig.

Definitionen

Vor dem Hintergrund dieser begrifflichen Unschärfe brachte die Fachgruppe "Project Management Offices" der GPM Deutsche Gesellschaft für ProjektmanagementGesellschaft für ProjektmanagementDie Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) ist der deutsche Fachverband für Projektmanagement. Die GPM wurde 1979 gegründet und hat sich seitdem als zentrale Kompetenz für Projektmanagement in Deutschland etabliert. Die GPM ist Mitglied in der International Project Management Association (IPMA). e.V. im Jahr 2008 einen Normierungsvorschlag für den Begriff "Project Management Office" in die seinerzeit gerade laufende Novellierung der DIN 69901 ein. Nach Beratung in dem Normungsgremium wurden die Begriffe "Project Management Office" und "Project Office" in die Norm aufgenommen (siehe DIN 69901-5 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe", 2009).

Die Begriffe wurden dabei wie folgt genormt: Ein Project Management Office stellt eine "projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten" dar. Ein Project Office dagegen wird definiert als eine "einem einzigen Projekt zugeordnete Funktion, die Unterstützungsleistungen für das Projekt erbringt".

Unterschiede

Betrachtet man die Definitionen dieser beiden Begriffe im Detail, lässt sich erkennen, dass sich die beiden Organisationseinheiten in ihrer Ausrichtung gravierend unterscheiden:

Tabelle 1: Unterscheidung zwischen einem Project Management Office und einem Project Office.
Unterschiede Project Management Office Project Office

Projektbezug

arbeitet projektübergreifend, kann Programme und Portfolios unterstützen oder das komplette Projektgeschäft einer Organisation oder Organisationseinheit

arbeitet einem einzelnen Projekt zu

Zeitbezug

auf Dauer angelegte organisatorische Einheit

temporäre organisatorische Einheit mit Zuordnung zu einem einzelnen Projekt

organisatorische Einbindung

Teil der LinienorganisationLinienorganisationLinienorganisation bezeichnet die permanente, hierarchische ↑Aufbauorganisation einer ↑Organisationseinheit. Sie legt die Positionen der Stellen fest und beschreibt ihre wechselseitigen Berichtspflichten und Weisungsbefugnisse.

Teil der ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts.

Das Project Management Office ist also eine auf Dauer angelegte Organisationseinheit innerhalb der Linienorganisation, die projektübergreifend tätig ist und damit das Projektgeschäft einer Organisation oder eines Teilbereichs einer Organisation unterstützt.

Die verschiedenen Stellen, an denen ein Project Management Office angesiedelt sein kann, veranschaulicht Bild 1.

Bild 1: Organisatorische Einbindungsmöglichkeiten von Project Management Offices.
Bild vergrößern

Project Management Offices werden teilweise auf der übergeordneten Ebene der Organisation, am häufigsten aber auf Bereichsebene angesiedelt. Zentral dafür ist, dass sich homogene Projekte leichter steuern lassen, so dass z.B. ein Project Management Office für Entwicklungsprojekte, ein Project Management Office für IT-Projekte etc. eingerichtet werden. Daneben ist auch die Zahl von Projekten ausschlaggebend. In großen Unternehmen sind oft mehrere tausend Projekte zeitgleich "in Arbeit". Diese zu steuern, würde ein großes und komplexes Project Management Office erfordern, das sehr schwerfällig wäre. So betreut ein Unternehmens-Project-Management-Office z.B. nur die größten Projekte und die Project Management Offices auf Bereichsebene steuern alle anderen Projekte.

Auswirkungen

Naturgemäß wirken ein Project Management Office und ein Project Office grundsätzlich verschieden. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Tabelle 2: Auswirkungen eines Project Management Office und eines Project Office.
Auswirkungen Project Management Office Project Office

Transparenz

schafft Transparenz hinsichtlich des Status der ProjektlandschaftProjektlandschaftProjektlandschaft (seltener auch "Projektelandschaft") ist ein bildhafter Begriff aus dem Projektmanagementjargon für Projektportfolio . (alle vorhandenen Projekte, Programme und Portfolios)

schafft Transparenz hinsichtlich Status des einzelnen Projekts (bei Bedarf aufgegliedert in Teilprojekte oder Arbeitspakete)

Mehrwert

ermöglicht eine bessere WirksamkeitWirksamkeitZusätzlich zur Effizienz definiert die ISO 9000:2000 noch den Begriff "Wirksamkeit". Gemäß Duden sind Wirksamkeit und Effizienz synonym. Auch von der Ethymologie her gesehen lässt sich zwischen den Begriffen Effizienz, Wirksamkeit und Effektivität kein Unterschied ausmachen. Es handelt sich hier also um eine künstliche Ausdifferenzierung für die speziellen Bedürfnisse der Management-Fachsprache. des Projektgeschäfts in der (Teil) Organisation.

beantwortet Fragen wie "Machen wir die richtigen Projekte?" durch Portfoliomanagement und "Machen wir die Projekte richtig?", z.B. durch Phasenmodelle und Ressourcen-management

entlastet den Projektleiter von operativen Aufgaben und ermöglicht es ihm damit, sich auf nicht delegierbare Aufgaben zu konzentrieren

Welche Wirkungen exakt erzielt werden, wird durch Ausgestaltung und Umfeld einer solchen Einheit maßgeblich mitbestimmt. Eine auch nur annähernd vollständige Aufzählung würde den Rahmen dieses Artikels bei weitem sprengen. (Eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben eines Project Management Office finden Sie im Artikel "Leitstand für das Projektportfolio. Das Project Management Office – eine Einführung", Projekt Magazin 17/2010.)

Immer mehr Organisationen wollen ihr Projektgeschäft mit Hilfe eines Project Management Office (PMO) nachhaltig verbessern und so ihre Position im Wettbewerb stärken. Häufig treten jedoch bei der Implementierung erhebliche WiderständeWiderständeWiderstände gegen Organisationsentwicklungen sind Reaktionen einer Organisationseinheit auf Veränderungen mit dem Ziel, den bestehenden Zustand zu stabilisieren. Da Projekte definitionsgemäß eine Veränderung anstreben, sind Widerstände gegen die Umsetzung des Projektziels zu erwarten. auf, welche die Erfolge schmälern oder sogar verhindern.

Leistungen

Eine der grundlegendsten Entscheidungen beim Aufbau eines Project Management Office wie auch Project Office ist die Fragestellung, welche Leistungen bzw. Services es erbringen soll.

Hier die häufigsten Nennungen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe "Project Management Offices":

Ein Project Management Office unterstützt seine Organisation durch

Ein Project Office hat eher operative Aufgaben. Es unterstützt stets für ein Projekt

Sowohl bei Project Management Offices als auch bei Project Offices besteht ein großer Entscheidungsspielraum, welche Leistungen diese erbringen sollen.

Zusammenarbeit

In Organisationen, die sowohl Project Management Offices (mindestens eines) als auch Project Offices betreiben, gestaltet sich das Zusammenspiel der beiden Organisationseinheiten nach folgenden Gesichtspunkten:

  • Das Project Management Office als dauerhafte Einheit existiert vor dem Project Office, das nur bei Bedarf temporär eingerichtet wird.
  • Die vom Project Management Office vorgenommenen Vorgaben, wie z.B. Phasenmodelle oder grundlegende Rollen- und Kompetenzverteilungen im Projekt, bilden für das einzelne Project Office die Rahmenbedingungen, die bei seiner Ausgestaltung verbindlich zu berücksichtigen sind.
  • Im Kontext des Reporting berichtet ein Project Office den Status des einzelnen Projekts an das Project Management Office, das daraus die Statusübersicht für die Gesamtheit der in seiner Zuständigkeit liegenden Projekte, Programme und Portfolios erstellt.

Zwei Beispiele mögen die Arbeitsteilung weiter veranschaulichen.

Beispiel 1: Quality Gates

Sofern eine Organisation mit Quality Gates arbeitet und deren Erreichen durch eine zentrale Einheit, wie z.B. einem Quality Officer, verifiziert wird, gehört das Einplanen der Quality Gates sowie der in ihrem Kontext notwendigen Termine, z.B. für das ReviewReviewReview ist die bewertende Begutachtung eines Systems (z.B. Gegenstand, Prozess, Organisationseinheit) mit dem Zweck, eine Entscheidung über Fortbestand und Weiterentwicklung dieses Systems vorzubereiten. Siehe Projektreview ; Peer Review . durch die zentrale Einheit oder den Bericht an LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt., zu den Aufgaben des Project Office.

Das Project Management Office hingegen überwacht, ob sich die Project Offices an den vorgegebenen Quality-Gate-Prozess halten und entwickelt den Prozess bei Bedarf weiter.

Beispiel 2: ProjektmanagementhandbuchProjektmanagementhandbuchDas Projektmanagementhandbuch einer Organisationseinheit dokumentiert dessen Projektmanagementsystem . und ProjekthandbuchProjekthandbuchDas Projekthandbuch enthält alle für ein bestimmtes Projekt geltenden Regeln sowie die für seine Durchführung notwendigen spezifischen Informationen. Verantwortlich für seine Erstellung und Aktualisierung ist der Projektleiter, es muss vom Lenkungsausschuss freigegeben werden und unterliegt dem Konfigurationsmanagement. Falls es eine Projektassistenz gibt, so ist diese für die Verwaltung (Verteilung, Versionierung, Archivierung) des Projekthandbuchs zuständig.

Gut sichtbar wird die Arbeitsteilung auch bei der Erstellung von grundlegenden Dokumentationen. Das Project Management Office ist der Herausgeber des Projektmanagementhandbuchs, welches die Regeln zur Abwicklung von Projekten in der Organisation beschreibt. Hier werden z.B. Phasenmodelle für den Lebenszyklus der Projekte – gegebenenfalls einschließlich Quality Gates – festgelegt. Aber auch grundlegende Rollenverteilungen gehören dazu, so in vielen IT-Organisationen die Regelung über einzuholende Freigaben zur IT-Architektur, zur Kritikalität von Systemen u.ä. Innerhalb des dadurch vorgegebenen Rahmens erstellt das Project Office für sein Einzelprojekt ein Projekthandbuch. Dieses beschreibt, wie das Projektmanagement im konkreten Projekt ausgestaltet ist und abgewickelt wird. Häufig unterliegt damit auch das Projekthandbuch Teil der durch das Project Management Office vorgegebenen Qualitätsfreigaben oder Reviews.

Namensgebung in der Praxis

Insbesondere für Project Management Offices gilt, dass die konkrete Benennung der Einheit den Anforderungen des Umfelds angepasst sein sollte. Je nach Tätigkeitsschwerpunkt kann ein Project Management Office damit auch als Quality Office (sichert die Qualität der Projekte), Implementation SupportSupportFür den Begriff "Support" im Zusammenhang mit der Kundenbetreuung nach dem Kauf (After Sales Customer Relationship Management) gibt es keine exakte deutsche Übersetzung. Es handelt sich dabei um ggf. kostenpflichtige Unterstützung des Kunden bei der Benutzung des Produktes. Üblich ist ein Support durch den Hersteller oder Verkäufer bei Softwareprodukten aller Art, ebenso bei komplexen technischen Geräten. Office (sichert die ZielerreichungZielerreichungDie Zielerreichung beschreibt den Realisierungsgrad quantitativ festgelegter Projektziele. Dies geschieht in der Regel durch Angabe von Kennzahlen, die die tatsächliche Projektleistung in Verhältnis zu den Plangrößen setzt. Mögliche Kennzahlen sind z.B. der Schedule Performance Index, der Cost Performance Index oder andere Ist/Soll-Quotienten für Kenngrößen. bei Projekten, die Implementierungen zum Ziel haben), InnovationInnovationDie Neuheit des zu erreichenden Ziels bzw. der zu erfüllenden Aufgabe wird oftmals als Wesensmerkmal eines Projekts angeführt. Insofern ist Projektmanagement stets auf eine Innovation ausgerichtet. Im strengen Sinn trifft dies allerdings nur auf Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu. Bei anderen Projektarten kommt es darauf an, inwieweit tatsächlich Neuland beschritten wird. Ein Standard-Einfamilienhaus wird nicht als Innovation betrachtet werden können, während ein Nullenergiehaus immer noch eine Innovation darstellt. Office (sichert die Zielerreichung von Innovationsprojekten) etc. bezeichnet werden. Eine solche Anpassung und Fokussierung kann die Ausrichtung des Project Management Office betonen und dabei helfen, dass die Mitarbeiter das Project Management Office schneller akzeptieren.

Fazit

Project Management Office und Project Office haben – außer der Ähnlichkeit ihrer Bezeichnungen und der Tatsache, dass beide mit Projekten zu tun haben – inhaltlich nur geringe Überschneidungen.

Möge der bestehende Artikel dazu beitragen, dass die beiden Begriffe künftig leichter auseinander gehalten werden können und einheitlicher verwendet werden. Benennen Sie eine Einheit nur als Project Management Office, wenn sie auf Dauer angelegt ist und die oben genannten projektübergreifenden Aufgaben erfüllt. Eine richtige Benennung und eine klare Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Project Management Office und Project Office im Unternehmen fördert effizienteres Arbeiten und verhindert Missverständnisse. Und sie trägt dazu bei, dass beide Organisationseinheiten als professionelle Unterstützung bei der Projektarbeit wahrgenommen werden.

Literatur

 

Jetzt Feedback geben und mitdiskutieren!

Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
4 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 6
Kommentare 4

Das könnte Sie auch interessieren

Mit PMO zum strategischen Management der Projektlandschaft
Aufgabe eines PMO ist es, Organisationen durch projektorientierte Arbeitsweisen effizienter und effektiver zu gestalten und so Wertschöpfungsprozesse entscheidend zu verbessern. PMO dient damit der dauerhaften Institutionalisierung von ...
Einführung und Nutzen
In projektorientierten Unternehmen spielen Projektmanagement-Offices (PMO) eine immer wichtigere, manchmal sogar zentrale Rolle, wenn es darum geht, die Projektmanagementaktivitäten des Unternehmens zielgerichtet und effizient auszurichten. Dabei ...

Alle Kommentare (4)

Helga
Gerbeth

Vielen Dank für diesen ausführlichen Artikel zu dieser Verwechslungsproblematik. Ich wundere mich darüber, wie oft diese Bezeichnungen immer verwechselt werden. Selbst bei Dienstleistern, die für beide Zielgruppen ihre Leistungen anbieten. Ich nehme die richtige Verwendung dieser Bezeichnungen indes schon als Gradmesser für die Anbieterauswahl. Andererseits frage ich mich, da eben so viele Verwechslungen vorkommen, ob und wie man dieses Faktum besser kommunizieren könnte.

 

Helga
Gerbeth

siehe extra-Kommentar

 

Falk
Janotta

Danke für diesen ausführlichen Beitrag! Die Unterschiede zwischen einem PMO und einem PO werden hier sehr anschaulich ausgeführt. Interessant finde ich außerdem noch das Konzept der Projektassistenz. Die Aufgaben einer professionellen Projektassistenz decken sich weitgehend mit denen eines PO: Entlastung der Projektleitung in administrativen, bzw. operativen Aufgaben. Der Unterschied ist eine deutlich engere Anbindung der Projektassistenz an die Projektleitung. Die Projektassistenz ist quasi die rechte Hand des Projektmanagements. Einen interessanten Beitrag zum Thema gibt es hier: http://www.projektassistenz-blog.de/projektassistenz-aufgaben/

 

Yuro
Olivier

Sehr guter Artikel und immer noch sehr aktuell.
In der neuen ISO 21502, herausgegeben im Dezember 2020, die die bestehende ISO 21500 von 2012 bzgl. Projektmanagement ablöst, hat sich genau dieses ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). eingeschlichen:

"Project Management Office", "Project Office" und "Project Support Office" werden als Synonyme bezeichnet.
Das führt zu Missverständnissen.