Experten berichten aus der Praxis Ein Project Management Office einführen

Teil 1:
Motivation und Strategien

Meinen Sie auch, dass das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen optimiert werden muss? Stellen Sie immer wieder fest, dass die Projekte nicht richtig priorisiert sind, weil noch keine einheitlichen Kriterien für eine PriorisierungPriorisierungPriorisierung bedeutet die quantitative Bewertung von gleichartigen Elementen nach einem einheitlichen Maßstab und die anschließende Sortierung nach der so ermittelten Kennzahl in einer eindeutigen Reihenfolge. Zweck der Priorisierung ist es, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Elemente (z.B. Aufgaben, Projekte, Produkte usw.) zu ermitteln und entsprechend zu berücksichtigen. definiert wurden? Dann sollten Sie sich überlegen, ein Project Management Office (PMO)Project Management Office (PMO)Ein Project Management Office (PMO) ist eine permanente Organisationseinheit, die für Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagementsystems eines Unternehmens verantwortlich ist. einzuführen, das Ihnen bei der Lösung dieser Probleme hilft. Elisabeth Wagner führte Gespräche mit fünf PMO-Leitern und einem Berater, die offen und anschaulich über die verschiedenen Motivationen und Strategien berichten, PMOs einzuführen. Erfahren Sie auch, was diese beim nächsten Mal anders machen würden.

Experten berichten aus der Praxis Ein Project Management Office einführen

Teil 1:
Motivation und Strategien

Meinen Sie auch, dass das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen optimiert werden muss? Stellen Sie immer wieder fest, dass die Projekte nicht richtig priorisiert sind, weil noch keine einheitlichen Kriterien für eine PriorisierungPriorisierungPriorisierung bedeutet die quantitative Bewertung von gleichartigen Elementen nach einem einheitlichen Maßstab und die anschließende Sortierung nach der so ermittelten Kennzahl in einer eindeutigen Reihenfolge. Zweck der Priorisierung ist es, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Elemente (z.B. Aufgaben, Projekte, Produkte usw.) zu ermitteln und entsprechend zu berücksichtigen. definiert wurden? Dann sollten Sie sich überlegen, ein Project Management Office (PMO)Project Management Office (PMO)Ein Project Management Office (PMO) ist eine permanente Organisationseinheit, die für Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagementsystems eines Unternehmens verantwortlich ist. einzuführen, das Ihnen bei der Lösung dieser Probleme hilft. Elisabeth Wagner führte Gespräche mit fünf PMO-Leitern und einem Berater, die offen und anschaulich über die verschiedenen Motivationen und Strategien berichten, PMOs einzuführen. Erfahren Sie auch, was diese beim nächsten Mal anders machen würden.

Wir empfehlen zum Thema PMO
Masterclass Project Management Office (PMO)

Erfolgreich zum PMO Professional: Lösungen für Ihre Herausforderungen im Project Management Office in einem hybriden Umfeld! Mehr Infos

 "Ist es sinnvoll, eine Stelle einzurichten, die sich übergeordnet um Projekte kümmert?" Diese Frage haben viele Unternehmen schon mit "Ja" beantwortet und ein Project Management Office (PMO) etabliert, manche sogar mehrere in verschiedenen Unternehmenssparten. Wie aber gelingt die Einführung eines PMO und wie bewähren sich PMOs im Projektalltag? Dazu haben wir mit fünf PMO-Leitern gesprochen – Marc-Oliver Pehlke von der VR-Leasing AG, Markus Berghofer von der OMV Refining & Marketing GmbH, Dr. Oliver Mack von der Borealis AG, Dr. Torsten Nandzik von der BASF IT Services GmbH und Michael Esser von der Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG – sowie einem in dieser Thematik erfahrenen Berater, Prof. Dr. Eric Schott von der Campana & Schott Unternehmensgruppe.

Definition "PMO"

Die diesem Artikel zugrunde liegende Definition von PMO bezieht sich auf die DIN-Norm 69901. Demnach stellt ein PMO eine "projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten" dar. Im Unterschied dazu erbringt ein Projektoffice (PO) Leistungen für ein ganz konkretes Projekt. (Siehe hierzu auch "Leitstand für das ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein.. Das Project Management Office – Eine Einführung" von Dr. Wolfram von Schneyder, Projekt Magazin 17/2010.)

Warum entschließt sich ein Unternehmen, ein PMO einzuführen? Die Gründe sind vielfältig, der Impuls kann aus zwei Richtungen kommen: von oben, aus dem Top-Management, oder von unten, der Ebene des operativen Projektmanagements.Doch auch, wenn letzteres überwiegt – alle Interviewpartner sind sich einig, dass ohne ausdrückliche Unterstützung von oben gar nichts geht: Management-Commitment ist unverzichtbar für ein gutes Gelingen.

Die Wünsche der Unternehmensleitung an die PMOs lassen sich nach der Erfahrung von Prof. Dr. Eric Schott, geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Campana & Schott und Honorarprofessor für Wirtschaftswissenschaften mit Schwerpunkt "Strategisches Projektmanagement" an der TU Berlin, in zwei typische Aussagen zusammenfassen:

  1. "Wir müssen im Projektmanagement besser werden – es gibt keine Frühwarnsysteme, keine einheitlichen Kennzahlen und auch keine SpielregelnSpielregelnEin Projektteam ist mehr als eine Ansammlung von Individuen. Es kann nur erfolgreich sein, wenn alle Mitglieder gemeinsam auf das Projektziel hin zusammenwirken. Hierzu werden stille oder offiziell vereinbarte Verhaltensweisen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit (Spielregeln) benötigt. Wenn man den vierstufigen Gruppenprozess "forming - storming - norming - performing" zu Grunde legt, werden erst in der dritten Phase diese Spielregeln allgemein anerkannt. Für zielführende und effiziente Projektarbeit ist dies zu spät., wann Projekte abgebrochen werden müssen."
  2. "Wir brauchen eine bessere Priorisierung unserer Projekte! Es fehlen klare Kriterien für eine Priorisierung der personellen und finanziellen Ressourcen. Die Projekte werden noch nicht ausreichend an der Unternehmensstrategie ausgerichtet."

In der unteren und mittleren Unternehmensebene ist es oft der Wunsch nach Orientierung, der den entscheidenden Impuls für die Einrichtung eines PMO gibt. "Gerade Projektleiter mit weniger Erfahrung", so Schott, "haben ein großes Interesse an konkreten Vorgaben. Eine allgemeine Schulung, z.B. über Ziel und Aufbau eines Meilensteinplans, reicht ihnen nicht. Sie wollen wissen, was konkret von ihnen erwartet wird, wie Projektziele in ihrem Unternehmen formuliert werden müssen und welche Prozesse im Einzelnen zu bearbeiten sind. Neben solchen Standards und einheitlichen Tools wünschen sie sich eine Anlaufstelle, die sie in wichtigen Projektphasen unterstützt. Konkrete Fragen sind u.a.: Wer gibt mir Tipps für die Gestaltung des Kick-off? Wer erarbeitet gemeinsam mit mir den ersten ProjektplanProjektplanDer Projektplan umfasst alle Dokumente, die den geplanten Ablauf eines Projekts beschreiben. oder schaut mal kritisch über die Planung?"

Gleich kostenlos weiterlesen!

  • Zum Newsletter anmelden und diesen Artikel freischalten
  • Jede Woche neue Inhalte, Tipps und Tools per E-Mail
Gratis Newsletter bestellen & sofort weiterlesen

 

Hiermit melde ich mich zum Newsletter an. Ich habe die Datenschutzrichtlinien gelesen und akzeptiere diese. Ihre Daten nutzen wir ausschließlich zum Newsletter-Versand. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie auf den Link in der Fußzeile unserer E-Mails klicken. Informationen zu unserem Datenschutz finden Sie hier.
DownloadDownload

Jetzt Feedback geben und mitdiskutieren!

Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
0 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 6
Kommentare 0

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Leistungen und Akzeptanz

Im ersten Teil der Artikelserie berichteten fünf PMO-Leiter und ein Berater im Gespräch mit Elisabeth Wagner über die Motivationen und Strategien, PMOs einzuführen.