Für eilige LeserInnen : Eine ausführliche und durchaus hilfreiche Darstellung typischer Besprechungssituationen im Projektablauf mit einem starken Schwerpunkt auf dem Kommunikationsaspekt.
Sind Sie auch "Besprechungs-IngenieurIn"? Dann hilft Ihnen das neue Buch von Hedwig Kellner über Projektmeetings sicherlich bei der Optimierung dieser wohl wichtigsten Projektmanagement-Methode.
Eine solche ist das Projektmeeting nämlich und deshalb ist es nur konsequent, wenn die Autorin zunächst einmal auf die durchaus nicht so offensichtlichen Zusamenhänge von Besprechungskultur und Projekterfolg eingeht. Mit Besprechungen ist es wie mit Bewerbungsschreiben: Wenn schon Rechtschreib- und Grammatikfehler im Bewerbungsschreiben sind - wie mögen dann erst die laufenden Arbeitsergebnisse aussehen? Wenn Projektmeetings unmotiviert, schlecht vorbereitet und ohne greifbares Ergebnis ablaufen - wie wird dann erst die Projektarbeit selbst aussehen?
"Bereiten Sie Ihre Meetings und Workshops professionell vor", sagt uns deshalb Hedwig Kellner. Und dem ist absolut zuzustimmen. Dazu gehört die rechtzeitige Einladung mit der Tagesordnung, die Klärung der Moderation und die Gewährleistung funktionierender Materialien wie Flip-Chart und Stifte. Diese grundsätzlichen Überlegungen mögen etwas umfangreich erscheinen und man gewinnt den Eindruck, dass Hedwig Kellner einer einfachen Besprechung schon die Bedeutung einer Konferenz beimisst. Aber bei genauer Betrachtung wird man schnell feststellen, dass sie keinen überflüssigen Perfektionismus predigt, da fast alle dargestellten Punkte meist mit minimalem Aufwand zu erledigen sind. So erscheint z.B. die Fragenliste der "Manöverkritik" mit 15 Einzelfragen relativ lang, aber wenn es einem gelingt mit den dafür benötigten 5 Minuten beim nächsten Treffen 10 Minuten Zeit zu sparen, hat sich der genauere Blick auf die Besprechungsqualität schon gelohnt.
Gelungen erscheint mir die Darstellung des leidigen Themas "Protokollführung", auch wenn ich mir ein wenig mehr Gewicht auf die Gestaltung von Aufgabenlisten und Offene Punkte (neudeutsch: Issues) gewünscht hätte. Nicht erwähnt werden auch Aspekte der Rechtsverbindlicheit, was für Protokolle von Gesprächen zwischen Vertragspartnern durchaus relevant wäre. Methodisch erweist sich die Autorin als recht konservativ und setzt noch auf die handschriftliche Mitschrift und anschließende Anfertigung des Protokolls. Die Möglichkeit des unmittelbaren "Echtzeitprotokolls" mit Laptop und Projektor scheint ihr noch nicht geläufig zu sein - sie setzt in der Tat auch recht professionelle Kenntnisse voraus.
Die meisten Leser werden wohl zuerst ab Kapitel 4 "Diese Meetings und Workshops gehören zu Ihrem Projektverlauf" zu lesen anfangen. Das ist problemlos möglich und das Buch eignet sich auch zum Nachschlagen für die Vorbereitung von Kick-Off-Meetings oder Status-Sitzungen. Dennoch sollten die ersten, grundsätzlichen Kapitel nicht außen vor gelassen werden, sie liefern einen wesentlichen Beitrag zur Gestaltung erfolgreicher Besprechungen.
Hedwig Kellner behandelt die typischen Projektmeetings wie Kick-Off (oder Startworkshop), Statusbesprechung (hierzu zählen im Prinzip auch Jour fixe und Sitzungen des Lenkungsausschusses), Kreativmeetings, Entscheidungstreffen, Krisensitzungen und Phasenabschlussbesprechungen. Was bei all diesen Besprechungsarten zu berücksichtigen ist, stellt die Autorin sorgfältig und ausführlich dar, jeder kann sich das herauspicken, was ihm in seiner Situation gerade angemessen erscheint. Wenig anfangen konnte ich hingegen mit dem Vorschlag "Meetings ohne Agenda" durchzuführen. Ich kann mir keinen Auftraggeber vorstellen, der bei der Rechnungsstellung einen solchen Arbeitspunkt widerspruchsfrei akzeptieren würde. Natürlich zeichnet es ein Projektteam ganz besonders aus, wenn seine Mitglieder sich auch privat (!) mal einfach so treffen, aber man darf Projekte ruhig auch als normale Arbeit auffassen und muss sie nicht immer gleich auf die Ebene der themenzentrierten Interaktion heben.
Natürlich hat auch die Kommunikation in einer Arbeitsgruppe ihre "vier Seiten" (Sachinformation, Selbstaussage, Apell und Beziehungsbotschaft), die man als Projektleiter sich stets bewusst machen muss, um schwierige Situationen in der Besprechung nach Möglichkeit vermeiden oder konstruktiv lösen zu können. Hierfür bietet das letzte Kapitel mit 17 Seiten zwar knappe aber doch hilfreiche Überlegungen und Ratschläge. Ganz einer Meinung bin ich nicht mit der Autorin bei der Auswahl der "schwierigen Teilnehmer". In meiner Praxis habe ich zumindest noch keinen "Projektclown" erlebt. Gerne hätte ich hingegen Hinweise über den Umgang mit den "Alleine könnte ich das alles viel besser"-Typen gehabt. Aber vielleicht erfährt das Buch ja bald eine Neuauflage und Hedwig Kellner ergänzt es entsprechend.
"Projektmeetings professionell und effizient" ist empfehlenswert für alle, die Besprechungen nicht zum Kaffeetrinken, sondern zum Erzielen von Ergebnissen verwenden wollen. Es schließt eine lang bestehende Lücke bei den "Projektkochbüchern", auch wenn es noch einige Wünsche offen lässt.
