Lean Presentation Besser kommunizieren in Projekten – mit oder ohne PowerPoint und Co.

Besser kommunizieren in Projekten – mit oder ohne PowerPoint und Co.

Präsentation, Memo, Workshop – für gute Kommunikation gibt es zahlreiche Formate. Aus Gewohnheit greifen wir jedoch immer wieder auf PowerPoint & Co. zurück, wenn wir etwas kommunizieren möchten. Doch nicht immer ist das die beste Wahl. Peter Daiser zeigt, wie Sie anhand von vier Kriterien ermitteln, auf welchem Weg Sie Ihr Kommunikationsziel am besten erreichen.

Management Summary

Lean Presentation Besser kommunizieren in Projekten – mit oder ohne PowerPoint und Co.

Besser kommunizieren in Projekten – mit oder ohne PowerPoint und Co.

Präsentation, Memo, Workshop – für gute Kommunikation gibt es zahlreiche Formate. Aus Gewohnheit greifen wir jedoch immer wieder auf PowerPoint & Co. zurück, wenn wir etwas kommunizieren möchten. Doch nicht immer ist das die beste Wahl. Peter Daiser zeigt, wie Sie anhand von vier Kriterien ermitteln, auf welchem Weg Sie Ihr Kommunikationsziel am besten erreichen.

Management Summary

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Meetings, wie Arbeitsmeetings, Teammeetings, Statusmeetings, Lenkungskreismeetings, Auftraggebermeetings usw. In welchem Kosten-Nutzen-Verhältnis diese stehen, wird selten thematisiert. Angesichts zahlreicher Studien, die belegen, dass wir einen großen Teil unserer Lebensarbeitszeit in ineffektiven und ineffizienten Meetings verbringen, die Beteiligte als langweilig, unproduktiv und ergebnislos empfinden, ist das eine unhaltbare Situation.

Die üblichen Verdächtigen für ineffektive und ineffiziente Meetings sind mangelhafte Vorbereitung, fehlende Entscheider, unklare Verantwortlichkeiten, ungeeignete Methoden und schlechte Kommunikation. Zu Letzterer gehört auch der in vielen Unternehmen verbreitete Presentation Overkill – also der übersteigerte und oft auch falsch gewählte Einsatz von PowerPoint und Co. Ein typisches Beispiel für eine „Fehlverwendung“ sind z.B. kleinteilige Lesefolien, die den Teilnehmenden mit Information erschlagen und die dieser ohne ausreichende Vorbereitung und Einarbeitung weder verstehen noch nachvollziehen kann (Bild 1).

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die richtige Kommunikationsform wählen und in welchen Fällen eine Präsentation das geeignete Werkzeug ist, um ein Kommunikationsziel zu erreichen und wann Sie lieber auf alternative Formate umsteigen sollten. Denn durch die Wahl der geeigneten Form können Sie die Kommunikation in Projektmeetings aktiv verbessern.

Kleinteilige Lesefolien "erschlagen" den Zuschauer mit Informationen. Das beschriebene Konzept müsste zunächst schematisch dargestellt und die Teilnehmer müssten anschließend Schritt für Schritt in die Details mitgenommen werden. Besser geeignet wäre hier vermutlich eine alternative Kommunikationsform – z.B. ein Workshop, bei dem die Inhalte unter Anleitung des Projektleiters gemeinsam entwickelt werden.
Bild 1: Kleinteilige Lesefolien "erschlagen" den Zuschauer mit Informationen. Das beschriebene Konzept müsste zunächst schematisch dargestellt und die Teilnehmer müssten anschließend Schritt für Schritt in die Details mitgenommen werden. Besser geeignet wäre hier vermutlich eine alternative Kommunikationsform – z.B. ein Workshop, bei dem die Inhalte unter Anleitung des Projektleiters gemeinsam entwickelt werden.
Quelle: Daiser, P. (2019) Lean Presentation: Das Playbook für schlanke Präsentationen, BusinessVillage, S. 40.

Welche Kommunikationsform ist die richtige?

Für die geschäftliche Kommunikation stehen vom Aushang über Berichte, Memos bis hin zum persönlichen Gespräch zahlreiche Kommunikationsformen zur Verfügung (Bild 2). Welche davon die richtige für die jeweilige Situation ist, hängt maßgeblich von vier Kriterien ab: Inhalt, Empfänger, Tragweite und Dringlichkeit. Auf dieser Grundlage lässt sich qualifiziert einschätzen, mit welcher Form wir unser Kommunikationsziel am effizientesten erreichen. Ggf. kann es auch sinnvoll sein, zwei oder mehr Formate miteinander zu kombinieren.

Aspekte zur Wahl der geeigneten Kommunikationsform
Bild 2: Aspekte zur Wahl der geeigneten Kommunikationsform
Quelle: Daiser, P. (2019) Lean Presentation: Das Playbook für schlanke Präsentationen, BusinessVillage, S. 59.

Inhalt der Präsentation

Der Inhalt einer Kommunikation lässt sich in drei Domänen beschreiben: einfach, kompliziert oder komplex. Es geht nicht um eine trennscharfe Klassifikation, sondern um eine ungefähre Einschätzung, wie schwierig es für die Zuhörer sein wird, den eigenen Ausführungen zu folgen.

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Alle Kommentare (2)

Cornelius
Reuter

Für das Scheitern von Projekten gibt es m. E. zwei wesentliche Gründe: entweder sind Ziele/ Projektscope/ Anforderungen etc. nicht klar oder es gibt (verschiedenste) Fehler in der Kommunikation.

Der Artikel macht sehr deutlich darauf aufmerksam, dass es wesentlich mehr Kommunikationsformen als PowerPoint gibt und mit Hilfe welcher Kriterien man entscheiden kann, in welcher Situation welche Form genutzt werden sollte. Die Praxisbeispiele veranschaulichen die Theorie gut. Noch mehr Beispiele wären interessant gewesen, aber für eine Einführung ins Thema sind diese ausreichend. Man erfährt zudem, wann Powerpoint doch sinnvoll ist und was dann beachtet werden muss.

Kurzum: das Lesen dieses Artikels macht einem die Wichtigkeit von Kommunikation wieder bewusst, vermittelt interessantes Wissen und macht Lust auf mehr!

Sehr geehrter Herr Reuter,

vielen Dank für Ihr positives Feedback. Wie Sie schon anmerkten, ist Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Projektarbeit. Leider haben sich einige Kommunikationsroutinen eingeschlichen, die uns bei dieser Aufgabe eher behindern, als Mehrwert stiften. Wie schnell (ich ertappe mich ehrlich gesagt auch selbst immer wieder dabei), öffnet man eine Software und fängt an zu tippen, wenn es doch viel sinnvoller wäre, zum Telefon zu greifen oder einen kurzen "Meeting-Sprint" zu machen.

Vor diesem Hintergrund war es mir ein besonderes Anliegen, mit meinem Beitrag auf diesen Sachverhalt hinzuweisen und hoffe, dass dies einigen Leserinnen und Lesern hilfreich ist.