Wie hat Ihr letzter Projektauftrag ausgesehen? Hat er ein klares Bild geliefert oder mehr offene Fragen hinterlassen als beantwortet? Erkennen Sie im Nachhinein einen Zusammenhang zwischen dem Projektauftrag - also der Art, wie er erteilt wurde, dessen Inhalt und Form - und dem Projektverlauf?

Selbst bekannte Normen und Standards des Projektmanagements sind sich bei diesem entscheidenden Projektbestandteil nicht einig, was denn ein Projektauftrag genau ist und welche Inhalte ihn zu einem vollständigen Projektauftrag machen.

Es geht in diesem Artikel nicht um Vorlagen oder Methoden. Das Ziel ist, die Essenz eines Projektauftrags zu erfassen und Ihnen praktische Tipps für eine präzise Auftragsklärung an die Hand zu geben. In Beispielen beziehe ich mich auf meine Erfahrung aus zehn Jahren in der Automotive-Branche.

Der Projektauftrag als "Leuchtturm" des Projekts

Im Projektauftrag beschreibt der Auftraggeber das Ergebnis, das er bei Projektende "in den Händen" halten will. Damit kann er seinen Wunsch verbindlich einem Projektteam übertragen. Der Projektauftrag dient dazu, den Projektumfang (engl. project scope) zu definieren, also die Ziele und Aufgaben im Projekt gegenüber anderen Vorhaben abzugrenzen. Er ist Orientierungspunkt für die Ausrichtung der Aktivitäten im Projekt, für die Bewertung des Fortschritts und für die Priorisierung der Aufgaben während der Projektdurchführung – er hat eine Leuchtturmfunktion.

Noch vor Projektstart dient der Projektauftrag den Entscheidern als Entscheidungsgrundlage bei der Projektgenehmigung. Bei Projektabschluss ist der Projektauftrag üblicherweise der Maßstab für die Bewertung des Projekterfolgs. Er enthält die Vorgaben, die bei Projektabnahme dem Ergebnis gegenübergestellt werden. Er wirkt weiterhin als Vertrag zwischen Projektmanager und Auftraggeber. Nicht zuletzt bildet ein gemeinsamer und verstandener Projektauftrag den Kitt für die Teambildung. Ein fest umrissener Projektauftrag ist also unverzichtbar.

Der Projektauftrag als Startpunkt

Ein Projektauftrag ist das Fundament der Projektplanung und in aller Regel der Startpunkt für das Projekt. Dessen Inhalte, insbesondere die darin enthaltenen Vorgaben und Anforderungen, definieren das Projekt. "Planning begins with requirements that define the product and project", heißt es im Prozess-Referenzmodell CMMI for Development 1.3 (CMMI 1.3 2010, S. 44). Bei der Projektplanung werden die Inhalte des Projektauftrags in konkrete Arbeitsaufträge übersetzt. Darum sollte die Planung eines Projekts stets mit der Klärung und Präzisierung des Projektauftrags beginnen.

Für den Projektmanager ist der Projektauftrag die erste "Standortbestimmung" und die Legitimation für die Ausübung seiner Rolle.

Vier Kernfragen für einen vollständigen Projektauftrag

Der Projektauftrag hat also mehrere Funktionen in Bezug auf die Projektinitiierung, die Projektplanung und die Projektdurchführung. Daraus ergeben sich Ansprüche an den Inhalt des Projektauftrags. Hier sind nur einige wenige Beispiele für Fragen, die diese Ansprüche widerspiegeln und in jedem Projekt unabhängig von der Branche – vor Projektbeginn – beantwortet werden müssen:

• Was ist das Ziel?
• Welche Ergebnisse werden erwartet?
• Wie ist die Priorität der Ergebnisse?
• Wann sollen die Projektergebnisse vorliegen?
• Was darf das Projekt kosten?
• Warum ist das Projekt wichtig? Welchen Nutzen bringt das Projektergebnis?
• Wie ist der heutige Ist-Zustand, und warum ist dieser unbefriedigend?
• Gibt es bereits Vorgängerprojekte oder Erfahrung mit ähnlichen Projekten?
• Welches Budget, welches Personal und welche Einsatzmittel stehen ungefähr zur Verfügung?
• Welche Einschränkungen müssen bei der Umsetzung des Vorhabens berücksichtigt werden?

Sieht man sich die einzelnen Fragen an, stellt man fest, dass sich jede einer (oder mehrerer) der folgenden vier Kernfragen zuordnen lässt:

• Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
• Welche Motivation steht hinter dem Projekt?
• Wie sieht die Ausgangssituation aus?
• Welche Randbedingungen gelten?

Die zahlreichen Fragen, die sich Auftraggeber und Projektteam vor einer Projektbeauftragung stellen, sind Teilaspekte einer oder mehrerer dieser vier Kernfragen. Sie bilden den Mittelpunkt, um den sich die Diskussion der Frage "Was muss unbedingt im Projektauftrag enthalten sein?" dreht.

Ein vollständiger Projektauftrag steht auf vier Säulen: Ziele, Motivation, Ausgangssituation und Randbedingungen! Kurz gesagt: Der Projektauftrag sollte beschreiben, wie die Welt vor dem Projekt aussieht und wie sie nach dem Projekt aussehen sollte, warum diese Veränderung wichtig ist und unter welchen Randbedingungen sie geschehen soll.

Bild 1: Das Projekt als "Veränderung der Welt"

Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?

"Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn zum vorgesehenen Termin ein Produkt vorgelegt wird, das alle im Lastenheft geforderten Funktionen erfüllt, und der vorgegebene Kostenrahmen eingehalten wurde." Mit dieser Aussage umreißt Prof. Dr. Walter Jakoby in seinem Buch "Projektmanagement für Ingenieure" (Jakoby 2015, S. 310) prägnant das Projektmanagement-Dreieck, also den untrennbaren Zusammenhang zwischen Zeit, Kosten und Leistungsumfang.

Dieser Zusammenhang gilt für das Projekt insgesamt ebenso wie für jedes einzelne Projektelement, also für jede Projektphase, jedes Teilprojekt, jedes Arbeitspaket und jede "Task" und muss vom Projektmanager bei jeder Entscheidung im Projekt berücksichtigt werden.

Bild 2: Das Projektmanagementdreieck am Beispiel der Automobilindustrie. Für Nicht-Ingenieure: Das Symbol bei "Terminziele" bedeutet so viel wie "unverrückbar", während das andere Symbol "verschiebbar" bedeutet. Das Projektende, meist gleichgesetzt mit dem Beginn der Produktion (SOP = start of production), gilt in der Automobilindustrie in der Regel als unverrückbare Vorgabe.

Ziele als Anforderungen betrachten

"Das" Projektziel im Sinne eines einzigen, übergeordneten Projektziels lässt sich in der Regel nicht in einem Satz formulieren, dafür sind die meisten Projekte zu komplex. Das Projektziel besteht aus einer Vielzahl von Vorgaben und Restriktionen, aus Teil- und Unterzielen zu Terminen, Kosten und zum Leistungsumfang.

In der Automobilindustrie ist es üblich, hierbei von Anforderungen zu sprechen. Die Anforderungen bestimmen den Projektinhalt, grenzen das Projekt von Linienaufgaben sowie anderen Projekten ab und dienen als Abnahme- und Erfolgskriterien. Anforderungen sind nichts Anderes als Ziele (bzw. Wünsche) eines Stakeholders. Sie werden üblicherweise in Lastenheften, mitgeltenden Unterlagen und im Projektauftrag festgeschrieben und können nach Anforderungen an das Produkt (z.B.: das Fahrzeug soll 170 km/h fahren können) und Anforderungen an das Projekt (z.B.: das Fahrzeug soll in Deutschland entwickelt werden) unterschieden werden.

Die festgeschriebenen Anforderungen unterscheiden sich üblicherweise stark in ihrer Granularität: Enthalten sind sowohl sehr globale Anforderungen, wie z.B. Vorgaben an die Prozessreife der mit der Projektumsetzung beauftragten Organisation, aber auch sehr kleinteilige Anforderungen, wie die Verwendung einer bestimmten Hardware-Komponente oder die präzise Beschreibung einer Software-Schnittstelle. Die Anforderungen des (externen) Kunden, insbesondere seine Anforderungen an das Produkt, werden üblicherweise in einem Lastenheft beschrieben, welches im Projektauftrag referenziert und um weitere (interne) Anforderungen/Ziele ergänzt wird. Das Projektziel setzt sich also zusammen aus (oft mehreren tausend) Produkt- und Projektanforderungen unterschiedlicher Granularität.

Bild 3: Projektziele setzen sich zusammen aus Produkt- und Projektanforderungen

Anforderungen an das Projekt beschreiben, "wie" das Projekt umgesetzt werden soll, sie beziehen sich insbesondere auf Prozess-, Kosten- und Terminvorgaben. Hingegen beschreiben die Anforderungen an das Produkt die gewünschten Eigenschaften, Funktionen und Merkmale des fertigen Produktes (bzw. der Dienstleistung).

Wechselbeziehungen zwischen Anforderungen

Beachten Sie, dass Projektziele in Wechselbeziehung zueinander stehen können. Sie können sich gegenseitig ergänzen oder sich sogar widersprechen. Widersprüche müssen im Rahmen der Auftragsklärung aufgelöst werden:

Nehmen wir an, im Projektauftrag findet man folgende Ziele: "Die elektrische Reichweite des Fahrzeugs beträgt mindestens 300 km, gemessen nach dem WLTP-Messverfahren (Worldwide Harmonized Light Vehicles Test Procedure)." und "Als Energiespeicher für elektrische Energie ist eine 15 Kilowattstunden (kWh) Batterie einzusetzen." Setzt man den heute üblichen Energieverbrauch eines Elektroautos an von ungefähr 15 kWh pro 100 km, dann erkennt man, dass die geforderte Reichweite nicht mit dem definierten Energiespeicher erreicht werden kann – die Ziele widersprechen sich.

Lösen Sie mit dem Auftraggeber den Widerspruch unbedingt auf: Liegt hier ein Fehler in der Formulierung vor? Welches Ziel hat Priorität? Würde das zweite Ziel stattdessen lauten: "Der Energiespeicher für elektrische Energie beträgt mindestens 50 Kilowattstunden (kWh).", würden sich die Ziele nicht ausschließen, sondern ergänzen. Widersprüche werden üblicherweise während der Anforderungsanalyse aufgelöst, die zu Beginn eines jeden Projekts stattfinden sollte. Hier finden intensive Gespräche zwischen Projektmanager bzw. Anforderungsmanager und dem jeweiligen Stakeholder (meist dem Kunden) statt, um einen Konsens zu erreichen.

Ziele treffend formulieren

Die Projektziele zu formulieren, ist in der Regel Aufgabe des Auftraggebers, schließlich sind Projektziele in letzter Instanz heruntergebrochene Unternehmensziele. "Das Lastenheft des Kunden umsetzen" ist in einem externen Projekt immer nur ein Teilziel, daneben gibt es finanzielle und strategische Ziele, die ebenfalls im Projektauftrag definiert werden sollten. Der Projektmanager kann und sollte den Auftraggeber bei der Formulierung der Ziele unterstützen. Die Kunst bei der Formulierung von Projektzielen besteht darin, für jede Adressatengruppe die richtige Abstraktionsebene zu wählen und das Ziel mit wenigen Worten treffend zu beschreiben. Achten Sie bei der Formulierung auf eine einfache, verständliche Sprache und vollständige Sätze.

Ein Projektziel ist dann gut formuliert, wenn es:

• das gewünschte Ergebnis eindeutig beschreibt,
• eine objektive Bewertung des Erfolgs ermöglicht, also das Abnahmekriterium enthält und
• die richtige Abstraktionsebene für den Empfänger hat.

In Automotive-Projekten werden für Produktanforderungen häufig "Schablonen" verwendet, um die Anforderun-gen in einer einheitlichen Syntax zu formulieren. Eine einfache, häufig verwendete Schablone ist folgende: [Be-dingung] + "soll/muss" + "das System" + [Prozess-Verb]. Ein Beispiel hierfür ist die Anforderung zum Wirkungs-grad in Tabelle 1.