Arbeitspakete: Stabiles Fundament eines Projekts

Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.

Arbeitspakete: Stabiles Fundament eines Projekts

Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.

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Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Verteilung der Arbeit an die Projektmitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling.

In diesem Beitrag erhalten Sie Tipps dazu, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. An vielen Stellen in dem Artikel erhalten Sie Hinweise dazu, wo Fehlerquellen lauern und wie Sie diese am besten umgehen.

Die Strukturierung des Projekts

Arbeitspakete erhält man auf klassischem Wege aus dem Projektstrukturplan (PSP). Sie sind dort nach DIN 69901 die "kleinsten, nicht weiter zergliederten Elemente, die auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen können". Bild 1 zeigt, wo in einem DIN-konformen PSP die Arbeitspakete zu finden sind.

Bild 1: Projektstrukturplan und Arbeitspakete nach DIN 69901.

Im Artikel "Projekt, Struktur, Plan: Projektstrukturpläne richtig einsetzen", Ausgabe 5/2003, haben Sie erfahren, wie Sie einen PSP am besten erstellen und welche Kriterien zur Bildung von Arbeitspaketen Sie dabei einhalten müssen. Mit der Strukturierung des Projekts bis auf Arbeitspaketebene schaffen Sie nun die Voraussetzung dafür, dass

  • das gesamte Arbeitsvolumen in überschaubaren und planbaren Einheiten vorliegt
  • Kosten und Arbeitsaufwände verlässlich geschätzt werden können
  • das Projekt für alle Beteiligten transparent wird
  • Fertigstellungsgrad und -wert ermittelt werden können
  • Sie interne und externe Aufträge für Teilaufgaben im Projekt ausschreiben und vergeben können

Mit der Erstellung des PSPs sind die Arbeitspakete zwar benannt, aber noch nicht ausreichend definiert, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sobald der PSP genehmigt vorliegt, geht es also darum, die Arbeitspakete so zu beschreiben, dass die konkrete Projektabwicklung beginnen kann.

Wenn Sie bei der Erstellung des PSPs vorgegangen sind wie im Artikel "Von der Mind Map zum Projektstrukturplan" in Ausgabe 7/2003 beschrieben, liegen Ihnen bereits eine Menge zusätzlicher Informationen vor, zum Beispiel die verantwortliche Organisationseinheit, die Projektphase und eventuell auch schon Aufgaben, die in das Arbeitspaket gehören.

Was gehört in ein Arbeitspaket?

Wie bei einem Postpaket kommt es darauf an, das Arbeitspaket vollständig zu packen, richtig zu adressieren und auf den Weg zu schicken. Bild 2 zeigt die Struktur des "Lieferscheins", damit Sie nichts vergessen.

Im Gegensatz zum Postpaket ist ein Arbeitspaket zu Beginn des Projekts allerdings noch nicht vollständig gefüllt. Die Dokumentation, der Ist-Aufwand und die Ergebnisliste liegen noch nicht vor. Erst mit seiner Abnahme durch den Projektleiter ist es fertig geschnürt.

Im einfachsten Fall ist das Arbeitspaket nur eine Textdatei mit auszufüllenden Feldern, wie sie diesem Artikel beigefügt ist. Es kann aber auch eine Vielzahl von Dateien umfassen, angefangen von technischen Zeichnungen über Kalkulationstabellen bis hin zur Datenbank mit der Ergebnisdokumentation.

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