Projektportfolio-Management-Software im Praxistest

Bei der Auswahl von PPM-Tools entscheiden subjektive Kriterien

Für die Auswahl einer Software für Projektportfolio-Management (PPM-Tool) spielen neben detaillierten Analysen der Leistungsmerkmale, auch subjektive Einschätzungen der Entscheider eine wichtige Rolle. Je professioneller die zu vergleichenden Tools, umso entscheidender werden die subjektiven Einschätzungen. "Vor diesem Hintergrund führte das Schweizer Beratungsunternehmen CSP AG im November 2010 den ersten "Schweizer PPM-Tools-Praxistest" durch. Dabei beurteilten rund 45 Anwender verschiedener Branchen namhafte PPM-Tools nach praxisorientierten Kriterien. Lukas Bieri und Kurtz Tschanz stellen diese Evaluationsmethode vor. Sie erläutern beispielhaft anhand von Ergebnissen, welchen Einfluss individuelle Perspektiven auf die Bewertung haben, und leiten daraus Empfehlungen für Evaluations- und Auswahlprozesse von PPM-Tools ab.

Die an der Auswahl einer Software für Projektportfolio-Management (PPM-Tools) beteiligten Personen (Projektleiter, IT-Verantwortliche, Projektportfoliomanager, Ressourcenmanager usw.) erstellen üblicherweise lange Anforderungskataloge. Diese Anforderungskataloge umfassen häufig mehrere Seiten detaillierter Leistungsmerkmale, deren Erfüllung vom Tool gefordert wird. In aufwändigen Evaluierungsrunden entstehen daraus dann Bewertungslisten der betrachteten Produkte.

Wenn man aber die Auswahl- und Entscheidungsprozesse für Projektmanagement-Software bei mittleren und großen Unternehmen genauer betrachtet, dann liegt folgende Vermutung nahe: Nicht die in einer Funktionenliste erzielte Punktesumme gibt für eine Kaufentscheidung den letzten Ausschlag, sondern auffälliges Look & Feel, variantenreiche Bedienungsmöglichkeiten, ein besonders raffiniertes Ressourcenmanagement oder spezielle Standard-Workflows zur Unterstützung von Strategie-, Budget- und Reporting-Prozessen.

Wenn diese Annahme zutrifft, dann besteht auch der Wert analytischer Vergleiche von PPM-Tools für die Anwender hauptsächlich darin, sie nach groben Leistungsklassen, wie z.B. "für unternehmensweites Multiprojektmanagement geeignet" einzuteilen. Die bekannten Software-Vergleiche, wie sie z.B. von Forrester Research, Gartner Group oder den Autoren Meyer und Ahlemann durchgeführt werden (vgl. Literaturangaben), evaluieren die Tools hinsichtlich ihrer Funktionalitäten detailliert anhand umfangreicher Kriterienkataloge. Ergebnisse solcher analytischen Vergleiche sind unterschiedlich interpretierbare Punktebewertungen und grafische Rangordnungsdarstellungen.

Den Erfahrungen des Schweizer Beratungsunternehmens CSP AG nach unterscheiden sich aber die wichtigsten PPM-Tools in der nutzengenerierenden Grundfunktionalität tatsächlich nur wenig voneinander, wodurch es nach ihrer Einschätzung letztendlich keine für alle Anwender gleichermaßen gültigen Tool-Ranglisten geben kann. Vielmehr sind bei der endgültigen Entscheidung für eine Software die entscheidenden Faktoren subjektiver Art. Die CSP AG berät Schweizer Unternehmen unter anderem zum Thema Projektportfolio-Management und bei der Auswahl von PPM-Tools.

Erster Schweizer PPM-Tools Praxistest 2010

Unter dieser Annahme führte im November 2010 die CSP AG den ersten "Schweizer PPM-Tools Praxistest" durch, um PPM-Tools direkt im Dialog von Produktanbietern und Anwendern zu evaluieren. Zweck dieser Veranstaltung war es, Anwendern eine Orientierungshilfe für aktuell laufende oder künftige Tool-Evaluationen zu bieten. Hierzu bot die CSP AG den Teilnehmern die Gelegenheit, verschiedene, namhafte PPM-Tools unter identischen Rahmenbedingungen zu vergleichen. Im Rahmen dieser strukturierten Tool-Präsentationen sollten die Teilnehmer die PPM-Tools mittels eines vorgegebenen Fragebogens individuell bewerten.

Diese Fragebögen wertete die CSP aus und erhielt so quantifizierte Aussagen darüber, wie Anwender die ihnen vorgestellten Tools einschätzen. Im Gegensatz zu den oben erwähnten analytischen Vergleichen entspricht dies eher einem Ansatz der Marktforschung. Die Ergebnisse des Schweizer PPM-Tools Praxistests dürfen somit nicht als objektive Funktionsbewertungen angesehen werden – sie sind vielmehr als "

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