Besprechungen ergebnisorientiert gestalten

"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, warum viele Besprechungen mit enormer Zeitverschwendung verbunden sind und was man für einen effektiven Ablauf tun kann.

Besprechungen ergebnisorientiert gestalten

"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, warum viele Besprechungen mit enormer Zeitverschwendung verbunden sind und was man für einen effektiven Ablauf tun kann.

"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Kein Wunder, denn Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein:

  • Die Ziele einer Besprechung sind nicht klar definiert oder nicht jedem der Teilnehmer bekannt.
  • Es gibt keine Tagesordnung. Falls eine existiert, wird diese erst zu Beginn der Besprechung verteilt, so dass niemand vorbereitet ist. Außerdem wird die Tagesordnung nicht eingehalten, häufig müssen die letzten Punkte verschoben werden, weil keine Zeit mehr bleibt.
  • Die falschen Teilnehmer sitzen in einer Besprechung. Manche Mitarbeiter müssen an der ganzen Besprechung teilnehmen, obwohl für sie nur wenige Punkte wichtig sind. Andere werden nicht eingeladen, weil Besprechungen häufig mit Statusproblemen verbunden sind: Die Mitarbeiter aus der Sachbearbeiterebene, die detailliert über Probleme Bescheid wissen, werden nicht eingeladen. Die entsprechenden Entscheidungen werden von ihren Vorgesetzten getroffen. Bei der Umsetzung stellt sich dann heraus, dass diese Entscheidungen unter falschen Voraussetzungen getroffen worden sind, weil z.B. dem Vorgesetzten das spezifische Wissen fehlte.
  • Die vorgesehenen Zeiten werden nicht eingehalten. Die Besprechung fängt zu spät an und an das festgelegte Ende hält sich niemand. Viele Teilnehmer verpassen deshalb anschließende Termine und sorgen so wieder für Verspätungen. Diese Disziplinlosigkeit hat Konsequenzen: Die Teilnehmer halten die Besprechung für unwichtig; sie verlieren die Motivation, sich engagiert zu beteiligen.
  • Viele Besprechungen finden in einer angespannten Atmosphäre statt. Beispiel: Die Marketingabteilung will eine neue Kampagne durchsetzen, die Finanzabteilung wehrt sich gegen die entstehenden Kosten. Wird nicht nach einem Kompromiss gesucht, geht viel Zeit für Angriffe, Verteidigung, Schuldzuweisungen usw. verloren.
  • Es gibt niemanden, der eine Besprechungen moderiert. Ist jemand dafür vorgesehen, fehlt häufig eine entsprechende Schulung. Ein solcher Konferenzleiter oder Moderator ist dann nicht in der Lage, Konflikte zu entschärfen und auf eine sachliche, ergebnisorientierte Diskussion zu drängen.
  • Fast alle Besprechungen sind mit enormen Kosten verbunden. Dabei fallen Kosten für Geräte oder Raummieten weniger ins Gewicht. Rechnet man die Gehälter der Anwesenden für die Dauer der Besprechung zusammen, ergeben sich je nach Hierarchiestufe erhebliche Beträge. Dabei wird meist wird über Kosten diskutiert, die viel niedriger liegen als die, die sich durch die Besprechung ergeben. Das gilt besonders, wenn die Teilnehmer eigens für eine Besprechung angereist sind.
  • Es werden nur Standpunkte oder Informationen ausgetauscht, auf Ergebnisse wird nicht geachtet. Wäre es dann Zeit für eine Beschlussfassung, wird diese verzögert und auf die nächste Besprechung verschoben.
  • Es werden zwar Beschlüsse gefasst, aber nicht schriftlich festgehalten. Zeitaufwändige Rückfragen sind die Folge: Mühsam wird versucht, die Besprechung zu rekonstruieren.

Viele Konferenzteilnehmer beklagen die enorme Zeitverschwendung, ergreifen aber selbst keine Maßnahmen, um diese zu verhindern.

Falls Sie selbst für eine Besprechung zuständig sind, helfen Ihnen die folgenden Punkte, einen effektiven Ablauf zu gewährleisten.

So gewährleisten Sie einen effektiven Besprechungsablauf

  1. Stellen Sie fest, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Lässt sich das angestrebte Ergebnis auch mit einem Rundschreiben oder einer Telefonkonferenz erreichen? Wird die Besprechung eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit einberufen? Das ist häufig bei Mitarbeiterbesprechungen der Fall. Diese werden nach einem bestimmten Rhythmus einberufen, unabhängig davon, ob es etwas zu besprechen gibt oder nicht. Lässt sich die Zahl der Besprechungen reduzieren? (Beispielsweise nicht mehr wöchentlich, sondern situationsbedingt.)
  2. Bereiten Sie eine Tagesordnung mit einer zeitlichen Begrenzung für jeden Tagesordnungspunkt vor. Formulieren Sie jeden Tagesordnungspunkt so, dass verständlich ist, was das Ziel der Besprechung ist. Verteilen Sie die Tagesordnung mindestens einen Tag im Voraus. So geben Sie jedem Teilnehmer Gelegenheit, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Legen Sie ein Zeitlimit für jeden Punkt fest und vermerken Sie diesen auf der Tagesordnung. Ein Zeitlimit erleichtert es, die Diskussion voran zu bringen und die Besprechung planmäßig abzuschließen.
  3. Setzen Sie nur wenige, dafür aber wichtige Punkte auf die Tagesordnung. Die Versuchung ist groß, die Besprechung mit Tagesordnungspunkten "voll zu stopfen". Das Resultat: Nur ein Teil der Punkte konnte wirklich behandelt werden, der Rest wird verschoben, die Vorbereitung auf diese Punkte muss wiederholt werden. Oder: Alle Punkte werden zwar angerissen, aber die Zeit für Entscheidungen und Aufgabenverteilung fehlt.
  4. Laden Sie die richtigen Teilnehmer zum richtigen Zeitpunkt ein. Liegen nicht alle benötigten Informationen vor, ist es für eine Besprechung zu früh. Achten Sie darauf, dass jemand nicht nur wegen seiner Funktion eingeladen wird. Laden Sie auch Teilnehmer aus einer niedrigen Hierarchiestufe ein, wenn diese über wichtiges Detailwissen zu einem Tagesordnungspunkt verfügen.
  5. Bereiten Sie den Raum gut vor bzw. delegieren Sie diese Aufgabe zuverlässig. Sorgen Sie für gute Luft und genügend Platz für jeden Teilnehmer. Achten Sie vor allem darauf, ob alle Geräte, die Sie einsetzen wollen, funktionieren. Nichts ist z.B. ärgerlicher als defekte…

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