Besprechungen ergebnisorientiert gestalten

"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, warum viele Besprechungen mit enormer Zeitverschwendung verbunden sind und was man für einen effektiven Ablauf tun kann.

"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Kein Wunder, denn Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein:

  • Die Ziele einer Besprechung sind nicht klar definiert oder nicht jedem der Teilnehmer bekannt.
  • Es gibt keine Tagesordnung. Falls eine existiert, wird diese erst zu Beginn der Besprechung verteilt, so dass niemand vorbereitet ist. Außerdem wird die Tagesordnung nicht eingehalten, häufig müssen die letzten Punkte verschoben werden, weil keine Zeit mehr bleibt.
  • Die falschen Teilnehmer sitzen in einer Besprechung. Manche Mitarbeiter müssen an der ganzen Besprechung teilnehmen, obwohl für sie nur wenige Punkte wichtig sind. Andere werden nicht eingeladen, weil Besprechungen häufig mit Statusproblemen verbunden sind: Die Mitarbeiter aus der Sachbearbeiterebene, die detailliert über Probleme Bescheid wissen, werden nicht eingeladen. Die entsprechenden Entscheidungen werden von ihren Vorgesetzten getroffen. Bei der Umsetzung stellt sich dann heraus, dass diese Entscheidungen unter falschen Voraussetzungen getroffen worden sind, weil z.B. dem Vorgesetzten das spezifische Wissen fehlte.
  • Die vorgesehenen Zeiten werden nicht eingehalten. Die Besprechung fängt zu spät an und an das festgelegte Ende hält sich niemand. Viele Teilnehmer verpassen deshalb anschließende Termine und sorgen so wieder für Verspätungen. Diese Disziplinlosigkeit hat Konsequenzen: Die Teilnehmer halten die Besprechung für unwichtig; sie verlieren die Motivation, sich engagiert zu beteiligen.
  • Viele Besprechungen finden in einer angespannten Atmosphäre statt. Beispiel: Die Marketingabteilung will eine neue Kampagne durchsetzen, die Finanzabteilung wehrt sich gegen die entstehenden Kosten. Wird nicht nach einem Kompromiss gesucht, geht viel Zeit für Angriffe, Verteidigung, Schuldzuweisungen usw. verloren.
  • Es gibt niemanden, der eine Besprechungen moderiert. Ist jemand dafür vorgesehen, fehlt häufig eine entsprechende Schulung. Ein solcher Konferenzleiter oder Moderator ist dann nicht in der Lage, Konflikte zu entschärfen und auf eine sachliche, ergebnisorientierte Diskussion zu drängen.
  • Fast alle Besprechungen sind mit enormen Kosten verbunden. Dabei fallen Kosten für Geräte oder Raummieten weniger ins Gewicht. Rechnet man die Gehälter der Anwesenden für die Dauer der Besprechung zusammen, ergeben sich je nach Hierarchiestufe erhebliche Beträge. Dabei wird meist wird über Kosten diskutiert, die viel niedriger liegen als die, die sich durch die Besprechung ergeben. Das gilt besonders, wenn die Teilnehmer eigens für eine Besprechung angereist sind.
  • Es werden nur Standpunkte oder Informationen ausgetauscht, auf Ergebnisse wird nicht geachtet. Wäre es dann Zeit für eine Beschlussfassung, wird diese verzögert und auf die nächste Besprechung verschoben.
  • Es werden zwar Beschlüsse gefasst, aber nicht schriftlich festgehalten. Zeitaufwändige Rückfragen sind die Folge: Mühsam wird versucht, die Besprechung zu rekonstruieren.

Viele Konferenzteilnehmer beklagen die enorme Zeitverschwendung, ergreifen aber selbst keine Maßnahmen, um diese zu verhindern.

Falls Sie selbst für eine Besprechung zuständig sind, helfen Ihnen die folgenden Punkte, einen effektiven Ablauf zu gewährleisten.

So gewährleisten Sie einen effektiven Besprechungsablauf

  1. Stellen Sie fest, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Lässt sich das angestrebte Ergebnis auch mit einem Rundschreiben oder einer Telefonkonferenz erreichen? Wird die Besprechung eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit einberufen? Das ist häufig bei Mitarbeiterbesprechungen der Fall. Diese werden nach einem bestimmten Rhythmus einberufen, unabhängig davon, ob es etwas zu besprechen gibt oder nicht. Lässt sich die Zahl der Besprechungen reduzieren? (Beispielsweise nicht mehr wöchentlich, sondern situationsbedingt.)
  2. Bereiten Sie eine Tagesordnung mit einer zeitlichen Begrenzung für jeden Tagesordnungspunkt vor. Formulieren Sie jeden Tagesordnungspunkt so, dass verständlich ist, was das Ziel der Besprechung ist. Verteilen Sie die Tagesordnung mindestens einen Tag im Voraus. So geben Sie jedem Teilnehmer Gelegenheit, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Legen Sie ein Zeitlimit für jeden Punkt fest und vermerken Sie diesen auf der Tagesordnung. Ein Zeitlimit erleichtert es, die Diskussion voran zu bringen und die Besprechung planmäßig abzuschließen.
  3. Setzen Sie nur wenige, dafür aber wichtige Punkte auf die Tagesordnung. Die Versuchung ist groß, die Besprechung mit Tagesordnungspunkten "voll zu stopfen". Das Resultat: Nur ein Teil der Punkte konnte wirklich behandelt werden, der Rest wird verschoben, die Vorbereitung auf diese Punkte muss wiederholt werden. Oder: Alle Punkte werden zwar angerissen, aber die Zeit für Entscheidungen und Aufgabenverteilung fehlt.
  4. Laden Sie die richtigen Teilnehmer zum richtigen Zeitpunkt ein. Liegen nicht alle benötigten Informationen vor, ist es für eine Besprechung zu früh. Achten Sie darauf, dass jemand nicht nur wegen seiner Funktion eingeladen wird. Laden Sie auch Teilnehmer aus einer niedrigen Hierarchiestufe ein, wenn diese über wichtiges Detailwissen zu einem Tagesordnungspunkt verfügen.
  5. Bereiten Sie den Raum gut vor bzw. delegieren Sie diese Aufgabe zuverlässig. Sorgen Sie für gute Luft und genügend Platz für jeden Teilnehmer. Achten Sie vor allem darauf, ob alle Geräte, die Sie einsetzen wollen, funktionieren. Nichts ist z.B. ärgerlicher als defekte Overhead-Projektoren, so dass Sie sorgfältig vorbereitete Folien nicht zeigen können. Machen Sie sich vorher mit den Geräten vertraut. Wie oft haben Sie schon erlebt, dass jemand ein Gerät benutzen wollte, den Schalter nicht fand, nervös wurde und aus dem Konzept geriet?
  6. Beginnen Sie pünktlich. Belohnen Sie damit die Pünktlichen und signalisieren Sie den Unpünktlichen, dass Sie Wert auf die Einhaltung der Anfangszeiten legen. Ein pünktlicher Beginn vermittelt Professionalität und hat Einfluss auf den Status der Besprechung: Sie wird wichtig genommen.
  7. Entlassen Sie Teilnehmer, deren Anwesenheit nicht mehr erforderlich ist. Diese Zeitspar-Technik wird von jedem sehr geschätzt, weil die meisten Leute unter Zeitdruck stehen und dadurch Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben gewinnen.
  8. Halten Sie sich an die Tagesordnung und das Zeitlimit. Gliedern Sie die Zeit für jeden Tagesordnungspunkt. Beispiel: 30 Minuten Diskussion, 15 Minuten Beschlussfassung und Festlegung der nächsten Maßnahmen. So führen die Teilnehmer Diskussionen konzentrierter. Werden andere Tagesordnungspunkte von den Teilnehmern vorgeschlagen, prüfen Sie, ob die nötigen Informationen für eine Diskussion allen vorliegen oder ob Sie das Thema besser für die nächste Besprechung vormerken.
  9. Falls Sie mit einem kontroversen Verlauf der Besprechung rechnen, verschaffen Sie schon im Vorfeld der Besprechung einen Überblick über die verschiedenen Standpunkte: Führen Sie Einzelgespräche mit jedem Teilnehmer. Oft sind es fehlende Informationen oder das Gefühl, in Entscheidungen nicht einbezogen zu werden, die zu langatmigen Diskussionen führen. Können Sie solche Hindernisse vorher ausräumen, wächst die Chance, gemeinsam Ergebnisse verabschieden zu können.
  10. Planen Sie gerade bei wichtigen Besprechungen Pausen ein. Wenn die Sitzungsteilnehmer die Möglichkeit haben, sich informell auszutauschen und zu verständigen, geht es hinterher oft zügiger voran.
  11. Lassen Sie keine Unterbrechungen von außen zu.
  12. Setzen Sie keine stundenlangen Besprechungen an. Spätestens nach 90 Minuten kann sich niemand mehr konzentrieren. Falls Besprechungen wirklich lange dauern müssen: Sorgen Sie für Getränke und evtl. einen Imbiss. Wie oft sind Sie schon ausgehungert und entnervt aus einer Sitzung gekommen?
  13. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. Beschließen Sie die erforderlichen Maßnahmen und versehen Sie diese mit Terminen. Lassen Sie nicht zu, dass die Besprechung ergebnislos verläuft.
  14. Beenden Sie die Besprechung pünktlich. Ermöglichen Sie sich und den Teilnehmern die Einhaltung weiterer Termine.
  15. Lassen Sie ein Protokoll abfassen und verschicken. Achten Sie darauf, dass alle Entscheidungen, Termine und weitere wichtige Punkte kurz festgehalten werden. Dies ist auch nützlich für diejenigen, die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten. Leiten Sie das Protokoll den Teilnehmern spätestens einen Tag nach der Sitzung zu oder stellen Sie es im Intranet zur Verfügung. Wir kennen Unternehmen, in denen Sitzungsprotokolle bis zu 14 Tagen nach der Sitzung verschickt werden: Niemand kann sich mehr an den Inhalt erinnern, selbstverständlich haben die meisten Teilnehmer noch nicht mit der Umsetzung der gefassten Beschlüsse begonnen.

Sie werden als Teilnehmer zu einer Besprechung eingeladen

  • Prüfen Sie, ob diese Besprechung für Sie wirklich wichtig ist. Sagen Sie bei unwichtigen Besprechungen ab.
  • Prüfen Sie, ob Sie selbst teilnehmen müssen oder ob Sie auch einen Vertreter schicken können.
  • Prüfen Sie, ob Sie nur an einem Teil der Besprechung teilnehmen können.
  • Prüfen Sie, ob Sie gut vorbereitet sind: Wissen Sie, worum es in der Besprechung geht? Haben Sie die nötigen Informationen und Unterlagen?

Nachbereitung von Besprechungen

  • Übernehmen Sie die Termine und Aufgaben der Besprechung, für die Sie verantwortlich sind, in Ihren Zeitplaner bzw. in Ihre Aufgabenliste in Outlook. Sorgen Sie dafür, dass Sie das Vereinbarte nicht aus den Augen verlieren und planen Sie rechtzeitig Zeit für die Erledigung ein. So verhindern Sie, dass Sie kurz vor der nächsten Besprechung unter Zeitdruck geraten oder gar die Erledigung von Aufgaben vergessen.
  • Fragen Sie bei Mitarbeitern, die für die Erledigung von vereinbarten Aufgaben verantwortlich sind, sehr früh nach. Lassen Sie sich genau erklären, was bereits erledigt ist und was nicht. Lassen Sie sich nicht abspeisen mit. "Das läuft schon." Eine typische Situation: Ein Mitarbeiter entschuldigt die Nichtfertigstellung einer Aufgabe mit offenen Fragen, die es noch gebe. Beugen Sie dieser Ausrede vor: Fragen Sie gezielt nach offenen Fragen.
  • Vereinbaren Sie die Termine für die Erledigung dieser Aufgaben nicht so, dass diese direkt vor der nächsten Sitzung liegen. Kommt dann etwas dazwischen (und wie oft passiert das!), haben Sie keinen Zeitpuffer. Statt ein Ergebnis zu liefern, müssen Sie sich dann in der nächsten Sitzung für die Verzögerung entschuldigen.

Falls Sie viele dieser Prinzipien bereits umsetzen und trotzdem nicht die vereinbarten Ergebnisse erzielen, schreiben Sie Ihre Probleme auf und versuchen Sie, realistische Lösungen zu finden. Dafür zwei Beispiele:

Problem: Es wird immer wieder über die gleichen Themen gesprochen, nichts geht voran.

Abhilfe: Zerlegen Sie das angestrebte Ergebnis und formulieren Sie den nächsten Schritt. In welcher Zeit lässt sich dieser erledigen? Hier ist eine realistische Zeitplanung wichtig, eben weil jeder viel zu tun hat. Legen Sie ein konkretes Ergebnis, einen Termin und einen Verantwortlichen fest. Gehen Sie nie davon aus, dass eine Aufgabe schon erledigt wird, sondern haken Sie rechtzeitig nach.

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