Blue Ant – Multiprojekt-Zentrale mit Abrechnungstalent

Als Rundum-Lösung unterstützt Blue Ant projektorientierte Unternehmen von der ersten Planung über die Projektsteuerung bis hin zur Abrechnung. Dabei deckt die Software auch Randprozesse ab, wie z.B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge. Durch kontinuierlichen Ausbau des Portfoliomanagements ist Blue Ant mittlerweile auch für diesen Anwendungsbereich ein solides Werkzeug. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen und stellt die wesentlichen Funktionen vor.

Wer in den vergangenen Jahren ein passendes Projektmanagement-Tool für seine Dienstleistungsprojekte suchte, dessen Blick fiel automatisch auch auf Blue Ant. Die Software der Berliner proventis GmbH bietet Funktionen, die von der ersten Planung und dem Angebot über die Projektsteuerung bis zur Abrechnung reichen. Darüber hinaus lassen sich damit zahlreiche Randprozesse abwickeln, wie z.B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge. Mit diesem Leistungsumfang konnte das Unternehmen zahlreiche Projektdienstleister wie Porsche Informatik, Intershop Communications und die Roland Rechtsschutz-Versicherungen als Referenzkunden gewinnen.

Blue Ant ist auch weiterhin stark im Segment der Projektdienstleister vertreten, jedoch bauten die Entwickler die Software-Lösung im Bereich des Multiprojekt- und Portfoliomanagements deutlich aus. Mittlerweile ist die Software auch für diese Anwendungsbereiche ein solides Werkzeug, das mit Funktionen wie Statusberichten, Multi-Projekt-Dashboards und vor allem vielen Möglichkeiten in der Ressourcenplanung punktet. Darüber hinaus hilft sie, Projektportfolios im Blick zu behalten und aktiv zu planen (Bild 1).

Steuerung des Projekt-Lebenszyklus

Bild 1: Steuerung des Projekt-Lebenszyklus im Multi-Projektmanagement-Dashboard.
Bild vergrößern

Alltagstaugliches Projektmanagement

Für projektorientierte Unternehmen und Organisationen versteht sich Blue Ant als Rundum-Lösung. Einerseits bietet sie die typischen PM-Software-Funktionen für die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung an, wobei sie im Bereich Kostenmanagement besondere Stärken zeigt. Ressourcenkosten beherrscht sie ebenso wie projektabhängige externe Verrechnungssätze, auf deren Grundlage Projektdienstleistungen angeboten und abgerechnet werden können. Auch sonstige Projektkosten kann sie den Projektkunden optional weiterberechnen. Solche Funktionen sind für Unternehmen, deren Hauptgeschäft externe Projekte sind, unabdingbar.

Zudem stellt Blue Ant auch für typische Aufgaben, die im Projektumfeld anfallen, nützliche Zusatzfeatures zur Verfügung. Denn gerade in projektorientierten Unternehmen erwarten Mitarbeiter oft, dass eine Software möglichst alles abdeckt, was im Alltag mit Projekten in Verbindung steht

Dazu gehört beispielsweise das Reisemanagement vom Reisekosten-Antrag bis zur Abrechnung. Wenn ein Reisender in spe in Blue Ant die Eckdaten vorgibt, kann ein Kollege beispielsweise die erforderlichen Buchungen vornehmen und die entsprechenden Projektkosten erfassen. Nach Abschluss der Reise werden Spesen und Auslagen ergänzt und die Reise wird gegebenenfalls mit dem Projektkunden abgerechnet – auf Basis der Kostennachweise oder anhand von Pauschalbeträgen.

Ressourcenplanung auf Projekt- und Linienebene

Das Ressourcenmanagement ist ein weiterer Schwerpunkt der Software. Neben der üblichen Einplanung von Ressourcen auf einzelne Projektaktivitäten, lassen sich Ressourcen auch allgemein für einen bestimmten Zeitraum reservieren. So kann ein Mitarbeiter zum Beispiel für zwei Monate mit zehn Tagen pro Monat in ein Projekt eingeplant werden. Aus der Multiprojekt-Perspektive von PMO und Abteilungsleitung ist diese Planungsgenauigkeit meist ausreichend. Die Projekte erhalten die Ressourcenreservierung quasi als "Aufwandsbudget" und können die Detailplanung nach dem eigenen Bedarf vornehmen, solange sie im Rahmen der ihnen gewährten Reservierung bleiben. Diese Aufteilung der Ressourcenplanung in eine Projekt- und eine Linien-Ebene ist wichtig, um zu vermeiden, dass sich kleine Änderungen in der Ressourcenplanung eines Projekts sofort auf die Planung ganzer Abteilungen auswirken, weil alles von allem abhängt.

Kapazitätsplanung aus Linienperspektive

Bild 2: Eine Kapazitätsplanung aus Linienperspektive ist in Blue Ant durch die einfache Reservierung von Mitarbeitern für komplette Projekte möglich.
Bild vergrößern

Generische Ressourcen und Skillmanagement

Am Anfang eines Projekts ist eine namentliche Ressourcenplanung oft zu detailliert. Geplant wird eher nach Rollen oder Fähigkeiten. Das gilt auch für Projektvorlagen, die keine bestimmten Mitarbeiter für die Projektaufgaben benennen, sondern eher "Entwickler" oder "Konstrukteure" vorsehen. Blue Ant unterstützt diese generische Ressourcenplanung mit virtuellen Ressourcen sowie durch ein Skill-Management. Im Register "Soll-Wissen" einer Projekt-Aktivität wird festgelegt, welche Kenntnisse dafür notwendig sind. Wird im späteren Projektverlauf eine zunächst geplante virtuelle Ressource durch einen konkreten Mitarbeiter ersetzt, hilft Blue Ant anhand des Soll-Wissensprofils bei der Suche und zeigt dem Anwender die Mitarbeiter an, die dem Anforderungsprofil entsprechen und verfügbar sind. So lässt sich die Planung rasch für einzelne Aktivitäten oder auch das komplette Projekt aktualisieren.

Ob ein Projektangebot auf Basis des Projektplans erstellt wird oder ob der Projektplan erst nach der Auftragserteilung anhand der Angebotsdaten ausgearbeitet wird, ist bei Blue Ant – zumindest aus technischer Sicht – kein Diskussionsthema. Wer Angebote freihändig erstellen möchte, kann dank des Kalkulator-Moduls einzelne Positionen kalkulieren und zu jeder Position Personentage nach Rollen sowie Lizenzen oder Reisekosten planen. Zu einem späteren Zeitpunkt lassen sich dann aus den Angebotspositionen Projektaktivitäten erstellen.

Für die Navigation im Programm nutzt der Anwender die Navigationsleiste am linken Fensterrand, in der die verschiedenen Ansichten der Software abschnittsweise zusammengefasst sind. In der Ansicht "Steckbrief" im Abschnitt "Projekte" finden sich alle Eckdaten des Projekts. Die Ansicht "Cockpit" liefert die wichtigsten aktuellen Informationen wie Projektstatus, Kosteninformationen und die Entwicklung des Fertigstellungsgrads. Welche Anzeigen im Cockpit erscheinen, kann der Anwender frei konfigurieren, indem er die einzelnen Informationsfenster mit der Maus passend anordnet, sie ausblendet oder sich neue Fenster auf den Bildschirm holt.

Pragmatische Planung für agile Projekte

Für agile Projekte bietet Blue Ant eine pragmatische Möglichkeit, um Projektaktivitäten ohne Abhängigkeiten im Terminplan anzulegen. In einem speziellen Modus wird das Balkendiagramm dazu genutzt, Arbeitspakete beliebig anzuordnen, ohne Termine anhand von Abhängigkeiten zu berechnen. Die Projektstruktur spiegelt dabei auf der ersten Ebene den Bearbeitungszustand wider, etwa "Backlog", "Offen", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" (Bild 3). Die einzelnen Arbeitspakete werden mit der Maus in dieser Struktur angeordnet – klassisch würde man sagen: sie werden zu Teilvorgängen. Der Umsetzungszeitpunkt wird geplant, indem die Vorgangsbalken horizontal verschoben werden. Auch eine tabellarische Planung ist möglich.

Gantt-Diagramm auch für die agile Planung

Bild 3: Blue Ant nutzt das Gantt-Diagramm auch für die agile Planung. Die Projektstruktur spiegelt dabei auf der ersten Ebene den Bearbeitungszustand wider – z.B. "Backlog", "Offen", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen".
Bild vergrößern

Innerhalb einer Planungsperiode entscheidet das Team selbst, wer welche Arbeitspakete umsetzt, indem es den voraussichtlichen Aufwand einem Team-Mitglied zuweist. Dabei hilft die erwähnte Ressourcenreservierung auf Projektebene: Sie gibt den Ressourcenrahmen für die Aufgabenbearbeitung vor.

Die Funktionen für agile Projekte sind pragmatisch gehalten und vom Funktionsumfang zwischen klassischer Netzwerkplanung und reinem Aufgabenmanagement angesiedelt. Task-Boards für Projektaufgaben unterstützt die Software zwar noch nicht. Die Dashboards für das Multiprojektmanagement (Bild 1) nutzen allerdings bereits eine solche Darstellung, mit der es in Kürze auch möglich sein soll, ToDos unterhalb der einzelnen Projektvorgänge zu koordinieren. Wer agile Projekte nach Scrum oder Kanban umsetzen möchte, kann außerdem auch JIRA einsetzen und die dort erfassten Arbeitszeiten mit Hilfe des JIRA Konnektors übernehmen. In den Multiprojekt-Auswertungen berücksichtigt Blue Ant dann auch Personal-Aufwände, die in JIRA-gesteuerten, agilen Projekten und Teilprojekten erfasst werden.

Kleinaufgaben im Projektalltag und Qualitätsprüfung

Im Projektalltag gibt es viele Aufgaben, die nicht planbar oder zu klein sind, um sie im Projektplan zu berücksichtigen. Das Aufgabenmanagement von Blue Ant dient dazu, auch sie im Griff zu behalten und Aufgabenlisten mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen zu pflegen (Bild 4). Aufgaben können zudem zu Checklisten zusammengefasst und mit Projektaktivitäten, z.B. einem Meilenstein, verbunden werden. So sieht man direkt im Projektplan, wie viele Aufgaben zu einem Meilenstein gehören und welche davon bereits erledigt wurden. Bindet man solche Aufgabenlisten bereits in die Projektvorlagen für Schlüssel-Meilensteine ein, erhält man z.B. einfache Gate-Checklisten als Qualitätskriterien. Auch die Projektbesprechungen profitieren: Eine Checkliste, die alle Aufgaben aus den Jour-Fixe-Terminen enthält, ergibt eine einfache Offene-Punkte-Liste, die von Besprechung zu Besprechung wieder hervorgeholt, diskutiert und ergänzt werden kann. Zusätzlich kann jeder Punkt auf dieser Besprechungsliste auch noch mit dem zugehörigen Projektvorgang verbunden werden, um seinen Kontext zu verdeutlichen.

Aufgaben Projektmeilensteinen und Checklisten zuordnen

Bild 4: Aufgaben können Projektmeilensteinen zugeordnet und in Checklisten zusammengefasst werden. Das ermöglicht z.B. das Erstellen fortlaufender Offene-Punkte-Listen für Projektbesprechungen.
Bild vergrößern

Projekt-Übersicht für das PMO

Im Project Management Office (PMO) geht es üblicherweise nicht darum, die genaue Projektplanung nachzuvollziehen oder gar zu ändern. Vielmehr werden Standards gesetzt und das Gesamtportfolio wird koordiniert. Zur Analyse der Multiprojekt-Situation eignet sich die Projekt-Übersicht, die alle Projekte in einer Tabelle anzeigt. Die einzelnen Tabellenzellen enthalten übersichtliche Grafiken, die beispielsweise die Fortschrittskurven eines Projekts verdeutlichen (Bild 5).

Zusätzliche Informationsgrafiken in der Projektübersicht

Bild 5: Zusätzliche Informationsgrafiken in der Projektübersicht liefern einen raschen Überblick über den jeweiligen Status der Projekte.
Bild vergrößern

Dass das Portfoliomanagement in Blue Ant zunehmend an Bedeutung gewinnt, verdeutlicht auch eine optisch prominente Änderung in der jüngsten Version 10.7: Die Funktionen für das Portfoliomanagement, bislang über verschiedene Menübereiche der Software verteilt, wurden im neuen Menübereich "Portfoliomanagement" zusammengefasst. Hier finden sich z.B. die Beschreibungen der Portfolios mit ihren Verantwortlichen und deren Zugriffsrechten auf die jeweils zugeordneten Projekte.

Programm- und Portfolio-Dashboard

Auch das Portfolio-Dashboard (Bild 6) und eine Übersichtstabelle der Projekte erreicht der Anwender über den neuen Menübereich. In der Projekt-Terminübersicht können noch nicht begonnene Projekte verschoben und die Dauern bereits laufender Projekte geändert werden. Die neuen Termine sind zunächst nur eine Vorgabe für die Projektplaner, die diese in ihrer eigenen Planung berücksichtigen müssen. Mit den Änderungen können Alternativen für das Portfolio durchgespielt werden, ohne dass automatische Anpassungen in den Projekten die Planung unzulässig vereinfachen würden: Sollten Projekttermine wirklich geändert werden, wären für die Umsetzung schließlich meist genauere Detailüberlegungen der beteiligten Projektplaner erforderlich.

Portfolio-Dashboard

Bild 6: Das Portfolio-Dashboard stellt die wichtigsten Kenngrößen aus den enthaltenen Projekten übersichtlich zusammen.
Bild vergrößern

Ganz ähnlich wie der Portfoliobereich präsentiert sich der Programmbereich. Anders als bei den Portfolios richten sich die einem Programm zugewiesenen Projekte allerdings an den Vorgaben der Programmtermine aus, schließlich haben Programme definitionsgemäß ein geplantes Ende. Sofern Programm-Manager dazu berechtigt sind, können sie in der Gesamtplanungs-Sicht außerdem bis in die Detailaktivitäten der einzelnen Projekte sehen.

Bedarfsgerechte Projektstatusberichte

Statusberichte sind für das PMO eine gute Möglichkeit, projektübergreifend vergleichbare Informationen zu erhalten, die nicht nur aus datenbankgenerierten Zahlen bestehen, die zum Stichtag ausgelesen werden, sondern zusätzlich auch aus einer Einschätzung der Projektleitung. In Blue Ant wird dazu das Berichtsintervall vorgegeben, etwa monatlich. Zu gegebener Zeit befüllt Blue Ant dann den Statusbericht automatisch mit allen bereits bekannten Zahlen und Fakten. Die Projektleitung ergänzt ihre eigene Einschätzung, z.B. eine Ampel für den Gesamt-Status oder einen Kommentar zur Terminsituation und den jüngsten Entwicklungen im Projekt (Bild 7). Dann wird der Bericht per Mausklick verschickt. Die Informationen aus dem Bericht archiviert die Software automatisch, sodass später die Entwicklung über die Projektlaufzeit hinweg verfolgt werden kann. Auswertungen zeigen dem PMO, welche Statusberichte überfällig sind.

Statusberichte

Bild 7: Statusberichte stellen automatisch Zahlen aus dem laufenden Projekt zusammen. Die Projektverantwortlichen ergänzen sie mit eigenen Kommentaren.
Bild vergrößern

Flexible Datenstrukturen

Im Portfoliomanagement sind oft unterschiedliche Projekttypen, Vorgehensmodelle und Prozesse zu berücksichtigen. Eine geeignete Software muss daher vor allem flexibel sein und sich ohne große Programmierung auf die jeweiligen Bedarfe zuschneiden lassen. Blue Ant hat sich auch in diesem Punkt weiterentwickelt und bietet in der neuesten Version jetzt Möglichkeiten für individuelle Datenstrukturen und das Berichtswesen.

Für Datenfelder können die zulässigen Werte nun von den Inhalten anderer Felder abhängen. Die im Projektsteckbrief ergänzte Angabe zum verantwortlichen Risikomanager lässt sich z.B. bei Projekten der Risikostufe "hoch" zur Pflicht machen. In Projektantragsformularen können unterschiedliche Eingabefelder erscheinen – je nachdem, ob es sich um ein internes Kleinprojekt oder ein umfangreiches Kundenprojekt handelt. Nicht nur Projekte lassen sich so um zusätzliche Datenfelder erweitern, auch andere Planungsobjekte wie Portfolios, Programme, Tickets, Kleinaufgaben, Auftraggeber oder Abrechnungen werden so an den individuellen Informationsbedarf angepasst. Kurz: Die flexible Datenstruktur ist ein entscheidender Faktor, wenn ein Multiprojekt-Informationssystem aufgebaut werden soll.

Datenaustausch mit bestehender Unternehmenssoftware

Blue Ant in die bestehende Unternehmenssoftware einzupassen, wird durch die Konnektoren erleichtert. Sie ermöglichen, das Programm auf einfache Weise mit anderen Software-Systemen zu verbinden. Konfiguriert werden die Konnektoren, indem zunächst die zu verbindenden Daten gewählt werden, etwa Dateien oder Datenbanken. Dann werden die Datenfelder aus Blue Ant mit Feldern des anderen Systems verbunden. Abgleichsregeln und Zeitpläne ergänzen die Konfiguration. Für komplexere Schnittstellen stehen Blue Ants Web-Services zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen

Als webbasierte Software läuft Blue Ant unabhängig vom Betriebssystem auf den aktuellen Versionen der gängigen Browser, etwa dem Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome oder Safari. Die Software ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber auch auf eigenen Servern installiert werden. In diesem Fall werden dort der Apache Tomcat Server und eine Datenbank wie Microsoft SQL ab Version 2008R2, Oracle ab Version 10, PostgreSQL 9.2 benötigt.

Damit sich Anwender nicht erst am Arbeitsplatzrechner und dann erneut bei Blue Ant anmelden müssen, kann die Software die Zugangsdaten mit einem zentralen LDAP-Server abgleichen und so Single-Sign-On ermöglichen. Schnittstellen zu anderen Systemen realisiert Blue Ant über Web-Services und die konfigurierbaren Konnektoren. Außerdem kann Blue Ant Web-Services anderer Produkte bei bestimmten Statuswechseln automatisch aufrufen. Damit ist Blue Ant z.B. in der Lage, aktuelle Projekt-Eckdaten bei Änderungen aktiv an eine webbasierte Kundenverwaltung (CRM) zu übermitteln.

Lizenzbedingungen

Blue Ant ist in drei Editionen erhältlich: Standard, Enterprise und Cloud. Die Enterprise-Edition bietet gegenüber der Standard-Edition vor allem eine bessere Unterstützung von Schnittstellen zur vorhandenen Unternehmenssoftware. Bei der Cloud-Version übernimmt der Hersteller den Betrieb der Server-Infrastruktur. Das Lizenzmodell unterscheidet klassisch zwischen Named-User- und Concurrent-User-Lizenzen. Während die Named-User-Lizenz einen Zugang für einen bestimmten Anwender bietet, gilt eine Concurrent-Lizenz jeweils für beliebige Anwender. Die Anzahl der erworbenen Concurrent-User-Lizenzen legt fest, wie viele davon gleichzeitig arbeiten dürfen.

Die Kosten für den Kauf von Lizenzen zum Betrieb der Software auf eigener Hardware betragen in der Standard- und Enterprise-Edition ca. 320 bis 390 Euro pro Anwender. Die Cloud-Edition beginnt ab 2.450 Euro jährlich. Sie eignet sich vor allem für kleinere Anwenderzahlen bis ca. 50 Beteiligte, für Gelegenheitsprojekte oder für den ausführlichen Test der Software in Pilotprojekten. Wird die Cloud-Edition in eine Kaufversion umgewandelt, werden die letzten sechs Monate Mietkosten verrechnet.

Fazit

Ein besonderes Merkmal von Blue Ant ist und bleibt die Fähigkeit, Dienstleistungsprojekte durchgängig zu unterstützen. Damit eignet sich die Software für Unternehmen, die Projekte im Kundenauftrag oder auch als interne Dienstleistung durchführen. Sie erhalten mit der Software eine umfangreiche Unterstützung, die auch Randprozesse wie die Reisekostenabrechnung und die Weiterberechnung der Reiseaufwendungen abdeckt.

Auch das typische PMO mit seinen koordinierenden und steuernden Aufgaben im Projektportfolio unterstützt Blue Ant bei der alltäglichen Arbeit. Projektstatusberichte helfen, die wichtigsten Projektinformationen übersichtlich zusammenzufassen. Die neue Flexibilität, die Blue Ant mit abhängigen Feldern und den leicht konfigurierbaren Schnittstellen bietet, erleichtert die Abbildung von Bewertungsmodellen für Projekte sowie die Integration der Software in bestehende Prozesse und Unternehmenslösungen. Dadurch wird das Programm als flexible Projektdatenbank mit starker Ressourcenplanung auch für Projektumgebungen interessant, in denen die Abrechnung der Leistungen kein Thema ist. Dass die Portfoliofunktionen neu strukturiert wurden, ist ein erster Schritt in diese Richtung. Gerade in diesem Bereich wird interessant sein, was die weitere Entwicklung von Blue Ant bringt.

Kontakt

proventis GmbH, Alte Jakobstraße 83/84, D-10179 Berlin, Tel.: +49 (0)30 2936399 0, Fax: +49 (0)30 2936399 50; www.proventis.net; www.blue-ant.de; kontakt@proventis.net

 
Tech Link