Blue Ant: Realistische Portfolioplanung ohne Ressourcenengpässe

Interaktive Dashboards, das leistungsfähige Ressourcenmanagement und eine neue Szenariofunktion erlauben bei Blue Ant eine realistische Planung des Portfolios – egal ob einzelne Projekte agil, klassisch oder hybrid gesteuert werden.

Blue Ant: Realistische Portfolioplanung ohne Ressourcenengpässe

Interaktive Dashboards, das leistungsfähige Ressourcenmanagement und eine neue Szenariofunktion erlauben bei Blue Ant eine realistische Planung des Portfolios – egal ob einzelne Projekte agil, klassisch oder hybrid gesteuert werden.

Viele parallel laufende Projekte zu koordinieren, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Dazu gehört nicht nur, passende Mitarbeiter einzuplanen und deren Verfügbarkeit zu berücksichtigen, sondern auch, die richtigen Projekte strategisch geschickt zur Umsetzung auszuwählen. Das ist nur möglich, wenn der nötige Überblick über das Projektgeschehen gewahrt bleibt. Genau dafür gibt es Blue Ant. Die Software vermittelt mit interaktiven Dashboards einen klaren Blick auf das Projektportfolio, unterstützt Projektantrag-Prozesse und bietet viele Funktionen, um Projektressourcen realistisch einzuplanen. Dabei zielt Blue Ant nicht nur auf das Multiprojektmanagement ab, sondern hält auch für Projektleitung und Teammitglieder viele nützliche Funktionen bereit. Die Projektarbeit ist mit klassischer Terminplanung ebenso möglich wie mit agilen Vorgehensweisen. Funktionen, etwa zur Verwaltung von Reisekosten und für die Verrechnung von Projektdienstleistungen, runden die Software ab.

Neue Dashboards für klare Informationen

Für die aktuelle Version 14 wurde die Bedienoberfläche grafisch überarbeitet. Sie ist nun heller, bietet mehr Kontrast und besitzt eine nochmals reduzierte, eher minimalistische Optik. Auch die Eingabeformulare wirken im Vergleich zur Vorversion noch klarer strukturiert.

Die verschiedenen Abschnitte in den Dashboards, Widgets genannt, bieten jetzt teilweise Funktionen, die vorher nur in den vollständigen Ansichten zur Verfügung standen. Die Dashboards zeigen somit nicht nur Daten an, man kann auch direkt in ihnen arbeiten. Wer seinem persönlichen Dashboard z.B. eine Liste seiner To-Dos hinzufügt, kann diese dort auch gleich filtern, sortieren und bei Bedarf einzelne To-Dos zur Bearbeitung öffnen.

Welche Daten auf den Dashboards zu sehen sind, wird einmal zentral festgelegt. Anschließend können die Beteiligten diese Vorgaben dann bei Bedarf individuell anpassen.

Die neue Bedienoberfläche ist zudem in Responsive Design gestaltet, passt sich also den Platzverhältnissen auf dem verwendeten Gerät an. Dadurch lässt sich Blue Ant gleichermaßen auf einem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone verwenden, wobei sich kleinere Geräte wohl eher für die Zeiterfassung oder den Blick auf anstehende Aufgaben eignen als für die Terminplanung oder das Portfoliomanagement.

Bild 1: Dashboards bieten Überblick und helfen bei der Navigation
Bild 1: Dashboards bieten Überblick und helfen bei der Navigation

 

In den Dashboards stellt Blue Ant die Projektdaten grafisch dar (Bild 1). Wer mehr Informationen sehen möchte, verharrt einen Moment mit der Maus über einer Grafik. In einem Pop-up-Fenster erscheinen dann Details. Einmal definierte Dashboards funktionieren auf verschiedenen Strukturebenen. Ruft man etwa ein Finanz-Dashboard für ein ganzes Programm auf, zeigt es die Gesamtwerte des Programms, während es bei einem einzelnen Projekt des Programms nur die dort anfallenden Summen berücksichtigt.

Mit Hilfe von Dashboards lässt sich auf einfache Weise ein Portal erstellen, das allen Projektbeteiligten passend zu ihrer Rolle die jeweils benötigten Informationen zu einzelnen Projekten oder zur gesamten Projektlandschaft liefert: Teammitglieder erhalten z.B. eine Übersicht ihrer persönlichen Projektaufgaben und der eigenen Zeitrückmeldung. Für das Portfoliomanagement gibt es dann vielleicht eher Übersichten der aktuellen Projekte, Informationen zu anstehenden Projektanträgen und Auswertungen zu Finanzen, Risiken und Chancen des Gesamtportfolios.

Zur Navigation im Programm bietet Blue Ant ein Menü am linken Fensterrand, das die verschiedenen Ansichten der Software in unterschiedliche Bereiche gliedert: "Projekte", "Programm" und "Portfolio" folgen der Projektstruktur, während "Ressourcen" und "Controlling" spezielle fachliche Rollen unterstützen. Darüber hinaus eignen sich auch die Dashboards zur schnellen Navigation, denn von dort aus kann man direkt in die entsprechenden Projekte und Aktivitäten springen.

Fundierte Portfolio-Entscheidungen

Portfolios haben in Blue Ant zunächst einmal die Funktion von nützlichen Klammern, mit denen sich Gruppen zusammengehörender Projekte bilden lassen, die man dann jederzeit schnell auswerten kann. Das Portfoliomodul dient allerdings auch dazu, die Wechsel zwischen den Projektphasen zu steuern. Ob ein Projekt z.B. nach der Planungsphase in die Realisierung wechseln darf oder am Ende als komplett abgeschlossen gilt, regelt man im Arbeitsbereich Portfoliomanagement, der damit ein wichtiges Modul für das Project Management Office (PMO) ist. Zur Portfolioübersicht verwendet Blue Ant eine Art Kanban-Board, auf dem alle Projekte des Portfolios nach ihrer aktuellen Projektphase von der Idee bis zum Abschluss in Spalten eingeordnet werden (Bild 2). Dadurch ist stets klar, welche Projekte derzeit anstehen und wie weit sie bereits fortgeschritten sind.

Bild 2: Die Portfolioübersicht zeigt den Status aller enthaltenen Projekte auf einen Blick
Bild 2: Die Portfolioübersicht zeigt den Status aller enthaltenen Projekte auf einen Blick

 

In frühen Projektphasen reicht eine überschlägige Planung oft aus, um die grundsätzlichen Erfolgsaussichten eines Projekts abschätzen und eventuell einen ausführlicheren Projektantrag ausarbeiten zu können. Zu diesem Zweck gibt es in Blue Ant nicht nur die allgemeinen Projekt-Planungsfunktionen, sondern auch Risiko-Analysen und Bewertungsmodelle für den Projektnutzen. Falls es sich um Kundenprojekte handelt, lassen sich auch Aufwand und Ertrag miteinander vergleichen. Zusammen mit weiteren Angaben zum Projekt, etwa einem kurzen Text zur Projektbegründung und den Projektzielen, kann Blue Ant so alle notwendigen Angaben für einen Projektantrag sammeln. Für die Entscheidung, ob die interessanten Projektideen auch tatsächlich realisiert werden sollen, fehlt dann nur noch der Blick auf die verfügbaren Ressourcen.

Leistungsfähiges Ressourcenmanagement

Zur Ressourcenplanung wird zunächst der Personalbedarf des Projekts geschätzt und mit den zuständigen Fachvorgesetzten abgesprochen. Der mit der Projektplanung ermittelte Bedarf kann außerdem per Workflow als Anfrage an die Vorgesetzten gesendet werden, die dann in der Software die Auslastung ihres Teams analysieren und passende Teammitglieder für das Projekt reservieren. Anschließend kann die Projektleitung die neuen Teammitglieder für konkrete Aufgaben einplanen. Diese Reservierung von Projektressourcen erlaubt verbindliche Ressourcenplanungen, ohne dass sich Fachvorgesetzte mit allen Details der Projektplanung befassen müssen. In Besprechungen erfolgte Absprachen lassen sich so zudem für alle gut dokumentieren.

Blue Ant ermöglicht in der aktuellen Version 14 auch die Bottom-up-Planung, bei der Ressourcen direkt für einzelne Projektaufgaben eingeplant werden. Geeignete Teammitglieder lassen sich anhand von Skills und Rollen mit Hilfe leistungsfähiger Suchfunktionen finden. Der gesamte Ressourcenbedarf des Projekts wird anschließend aus allen Aufgaben berechnet und als Reservierung mit den Fachabteilungen verhandelt.

Selbst eine langfristige Personalplanung ist mit Blue Ant möglich. Dazu werden die Wunsch-Profile für bestimmte Projektrollen definiert und mit den vorhandenen Skills der Teammitglieder verglichen. Zusammen mit einer vorausschauenden Portfolioplanung erkennen die Fachabteilungen auf diese Weise drohende Engpässe und können z.B. durch Qualifizierung gegensteuern. Dank der Ressourcenreservierung sind fundierte, realistische Entscheidungen über die zukünftigen Projekte im Portfolio möglich.

Für Projektdienstleister: vom Angebot bis zur Rechnungsstellung

Dass der funktionelle Schwerpunkt von Blue Ant auf dem Ressourcenmanagement liegt, kommt nicht von ungefähr. Die Software ist traditionell stark im Bereich personalintensiver Dienstleistungsprojekte verwurzelt. Sie kann aus Projektplänen komplette Angebote erstellen und erbrachte Projektleistungen abrechnen. Dabei stützt sich Blue Ant z.B. auf die erfassten Ist-Zeiten. Daraus ermittelt das Programm automatische Rechnungsvorschläge, indem es die Rollen der Teammitglieder sowie kunden- oder projektspezifische Verrechnungssätze berücksichtigt.

Dank der eingebauten Spesenabrechnung, mit der sogar die Genehmigungsprozesse für Dienstreisen abgebildet werden können, kann das Projektteam auch die Nebenkosten der Projekte erfassen. Diese lassen sich dann ebenfalls gegenüber Auftraggebern abrechnen. Für projektorientierte Dienstleister ist die Software eine Komplettlösung für das Projektgeschäft.

Neue Portfoliosimulation für Ressourcen und Budget

Die Frage, ob all das Wünschenswerte machbar ist, führt oft zu intensiven Diskussionen über Projektideen und mögliche Ausführungszeiträume. Blue Ants neue Szenariofunktion verdeutlicht in dieser Lage die Auswirkungen von Entscheidungen auf die Ressourcensituation und den finanziellen Rahmen. Bezogen auf Portfolios, Programme oder ganze Projektlandschaften ermittelt sie die Ressourcenbedarfe der jeweils laufenden sowie der möglichen zukünftigen Projekte, die aus aktuellen Projektideen hervorgehen. Berücksichtigt werden dabei auch Urlaube und Grundlasten, etwa für abteilungsinterne Tätigkeiten.

Die per Zukunftssimulation dargestellten Szenarien lassen sich anpassen, indem man Projekte zur Umsetzung auswählt, sie zeitlich verschiebt oder ihre Rangfolge ändert. Falls einmal für eine spontane Projektidee noch kein Antrag vorliegen sollte, berücksichtigt man diese einfach ad-hoc direkt im Szenario.

Bild 3: Projektszenarien zeigen, was personell und finanziell machbar ist
Bild 3: Projektszenarien zeigen, was personell und finanziell machbar ist

 

Bei jeder Änderung errechnet Blue Ant die Auswirkungen und färbt die Felder der Szenario-Übersicht je nach Machbarkeit in Farbenstufen zwischen Grün und Rot ein (Bild 3). Dabei prüft die Software nicht nur die Ressourcenverfügbarkeit, sondern auch die benötigten finanziellen Mittel im Vergleich zum vorhandenen Budget. Falls Probleme im Detail drohen, z.B. weil die Ressourcen einer Abteilung insgesamt zwar ausreichen, aber bei einzelnen Personen Terminkonflikte vorherzusehen sind, wird dies durch dezente Dreiecke in der linken oberen Ecke der betreffenden Zellen signalisiert. Wer möchte, kann die Auswertungen auf einzelne Organisationseinheiten, Mitarbeiter oder Rollen einschränken und sich z.B. auf Engpassressourcen konzentrieren.

Blue Ant ermöglicht, beliebig viele Szenarien zu erstellen. Einmal ausgearbeitet, werden sie einander gegenübergestellt, um die optimale Projektkombination zu finden. Was in den Szenarien geplant wird, hat erst einmal keine Auswirkung auf die Projektanträge oder gar auf laufende Projekte. Man kann also ruhigen Gewissens experimentieren, ohne für Unruhe bei anderen Anwendern zu sorgen.

Entscheidet man sich für eines der Szenarien, müssen die darin getroffenen Annahmen allerdings erst einmal in die tatsächliche Planung überführt werden. Blue Ant kann dies automatisch tun und z.B. Projektanträge als freigegeben markieren oder neue Termine gemäß der Szenario-Simulation vorgeben. In der Praxis funktioniert so etwas allerdings selten vollautomatisch. Deswegen fasst Blue Ant mögliche Konflikte in einem Übernahmeprotokoll zusammen. Dort finden sich Warnungen, wenn etwa bei verschobenen Projekten die geänderten Ressourcenbedarfe nicht mehr zu den Reservierungen passen oder bereits Ist-Zeiten verbucht wurden. Das erleichtert es, sich anschließend wegen der Details mit den betroffenen Projektleitungen abzustimmen und so die Annahmen der Simulation in realistische Projektplanungen zu überführen.

Agil oder klassisch? Warum nicht hybrid!

Die Terminplanung im Balkendiagramm lässt sich zeitgemäß interaktiv bedienen. Ein Rechtsklick auf einen Balken ermöglicht es z.B., Vorgänge und Abhängigkeiten zu bearbeitet und Ressourcen hinzuzufügen. Wer möchte, kann auch Vorgangstermine einfach mit der Maus verschieben. Blue Ant ist allerdings keinesfalls auf die klassische Projektplanung beschränkt, sondern unterstützt auch agile oder hybride Vorgehensweisen. Die Software bietet keine reine Umsetzung von Scrum, sie stellt stattdessen Funktionen bereit, mit denen sich schlicht etwas "lockerer" planen lässt. Das entscheidende Werkzeug dafür sind die To-Dos, die Blue Ant als Liste oder im Kanban-Board darstellt. Für kleinere Projekte kann es durchaus ausreichen, lediglich ein solches Board für das komplette Projekt zu verwenden und damit sämtliche Projektaktivitäten zu koordinieren (Bild 4). So bleibt die Planung einfach und das Projekt ist dennoch in der Software erfasst und auf dem Radar des PMOs sichtbar.

Bild 4: Übersicht über die To-Dos eines Projekts
Bild 4: Übersicht über die To-Dos eines Projekts

 

In großen Projekten sorgen Filter und Gruppierungen dafür, dass das Kanban-Board auch bei vielen To-Dos übersichtlich bleibt. Außerdem können To-Dos im Terminplan einer bestimmten Aktivität zugeordnet werden. Blue Ant zeigt dann für jede Aktivität ein separates Kanban-Board, das nur die zugehörigen To-Dos umfasst. So lassen sich auch größere Projekte hybrid oder agil umsetzen. In hybriden Projekten hält man dazu den Terminplan mit wenigen, eher umfangreichen Arbeitspaketen schlank. Die Detailaufgaben zu jedem Arbeitspaket organisiert das jeweilige Team mit To-Dos und bearbeitet sie mit dem Kanban-Board. Bei agilen Projekten, etwa in Anlehnung an Scrum, plant man im Terminplan lediglich die immer gleich langen Sprints und nutzt die To-Dos, um mit diesen z.B. die einzelnen Storys zu beschreiben. Das Aktivitäten-Kanban wird so zum Sprintboard.

Wer für sein Projekt keine Terminübersicht braucht, weil z.B. ausschließlich mit Sprints gearbeitet werden soll, wählt einfach direkt die periodische Planung. In einer Tabelle werden dabei einfach die benötigten Ressourcen pro Zeitperiode eingegeben (Bild 5). So bucht man die Teammitglieder für die Sprint-Teams jeweils für feste Zeiträume und sorgt so dafür, dass die benötigten Teammitglieder aller Projekte in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden, ganz egal, ob agil, hybrid oder klassisch geplant wird.

Bild 5: Für agile Projekte wird periodisch geplant (hier beispielsweise nach Kalenderwochen)
Bild 5: Für agile Projekte wird periodisch geplant (hier beispielsweise nach Kalenderwochen)

 

Mit diesen Funktionen kann die Projektleitung ihre Methodik flexibel als Mischform irgendwo zwischen klassischer Terminplanung und agilem Projektmanagement wählen. Unabhängig davon stehen immer die weitreichenden Funktionen der Software für ein unternehmensweites Ressourcenmanagement und die Auswertungen zum Finanzcontrolling der Projekte zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Als webbasierte Software läuft Blue Ant auf allen Betriebssystemen, für die gängige Browser wie Edge, Firefox, Chrome, Internet Explorer oder Safari zur Verfügung stehen. Die Software ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber auch auf dem unternehmenseigenen Server installiert werden.

Schnittstellen zu zentralen LDAP-Servern ermöglichen die Anmeldung ohne Passworteingabe anhand der Windows-Anmeldung. Über Blue Ants konfigurierbare Connectoren werden individuelle Schnittstellen zu anderen Systemen ohne Programmierung konfiguriert. Auf diese Weise lässt sich z.B. das ERP-System für die Ist-Kosten einbinden oder eine webbasierte Kundenverwaltung (CRM) mit aktuellen Informationen zu Kundenprojekten versorgen.

Blue Ant ist in den drei Editionen Standard, Enterprise und Cloud erhältlich. Die Standard-Edition ist der Einstieg für kleine und mittelständische Unternehmen mit 50-200 Anwendern. Sie enthält den Basis-Funktionsumfang und verfügt über eine Rechteverwaltung sowie einen administrativen Zugang zum Customizing. Die Zusatzmodule "Portfoliomanagement", "Programmmanagement", das "Ticketsystem" und Schnittstellen (Konnektoren und Webservices) lassen sich optional hinzubuchen. Ein Upgrade auf eine höhere Blue Ant Edition ist jederzeit möglich. Für 100 Lizenzen mit jeweils einem Zusatzmodul liegen die Kosten je Lizenz bei 350 Euro.

Die Enterprise Edition bietet mittelständischen Unternehmen und Konzernabteilungen mit bis zu 1500 Anwendern eine professionelle Multiprojektmanagement-Plattform mit integriertem Ressourcenmanagement. Sie enthält den vollen Funktionsumfang aller Blue Ant-Module sowie einen administrativen Zugang zum Customizing. Mit offenen Schnittstellen (Webservices und Konnektoren) und Single-Sign-On-Funktionalitäten ist die Integration in die bestehende IT-Landschaft möglich. Konfigurierbare Freigabe- und Genehmigungsworkflows gewährleisten die technische Einbindung in entsprechende Management-Prozesse. Zudem können die Blue-Ant-Module an individuelle Bedürfnisse angepasst und um kundenspezifische Module ergänzt werden. Bei 100 Lizenzen betragen die Kosten je Lizenz 455 Euro.

Die Cloud Edition ist eine Mietlösung für Unternehmen, die Blue Ant ohne eigene Hardware-Infrastruktur und die notwendige technische Administration nutzen möchten. Die Funktionen der Standard-Edition und alle offenen Schnittstellen (Webservices) stehen zur Verfügung. Die Zusatzmodule "Portfoliomanagement" und "Programmmanagement" sowie "Ticketsystem" lassen sich optional hinzubuchen. Für 100 Lizenzen im Jahresvertrag inklusive einem Zusatzmodul liegen die monatlichen Kosten bei 10 Euro je Lizenz.

Fazit

Mit den aufgefrischten Dashboards der neuen Version schafft es Blue Ant noch besser, Übersicht in das Projektportfolio zu bringen. Listen und Grafiken der Dashboards sind dabei flexibel anpassbar. PMOs, die sich nicht nur selbst über den aktuellen Stand von Projekten und Projektanträgen informieren wollen, können so auch anderen Stakeholdern maßgeschneiderte Live-Informationen zur Projektlandschaft bereitstellen.

Auch im operativen Projektmanagement ist Blue Ant gut aufgestellt. Ob agil, hybrid oder klassisch – für jedes Projektprofil finden sich passende Funktionen. Dazu kommt ein leistungsfähiges Ressourcenmanagement, das sowohl der Projektleitung als auch den Ressourcenverantwortlichen in den Fachabteilungen jederzeit Klarheit bringt. Ob die Wunschprojekte wirklich machbar sind, zeigt Blue Ant deutlich auf. Die Software bietet alle Funktionen, um realistische Portfolios zusammenzustellen, die mit den vorhandenen Teams umgesetzt werden können – oder um mittel- bis langfristig wiederkehrende Ressourcenengpässe zu identifizieren und rechtzeitig gegenzusteuern. Verbunden mit den Finanzfunktionen, die sogar Projektangebote und die Verrechnung von Projektleistungen abdecken, entsteht ein vollständiges Bild des Projektportfolios – egal, ob die einzelnen Projekte agil, klassisch oder hybrid gesteuert werden.

Kontakt 

proventis GmbH, Alte Jakobstraße 83/84, D-10179 Berlin, Tel.: +49 (0)30 2936399 0, Fax: +49 (0)30 2936399 50; www.proventis.net; www.blue-ant.de; kontakt@proventis.net 

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