Konflikte vermeiden

Wie Sie Ressourcenengpässe mit Microsoft Project frühzeitig erkennen

Damit gebuchte Ressourcen zum benötigten Zeitpunkt tatsächlich zur Verfügung stehen, sollten Sie bei der Planung einige wichtige Grundregeln beachten. Dennoch kann es zu Ressourcenkonflikten kommen, z.B. wenn Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Um diese Konflikte rechtzeitig erkennen zu können, benötigen Sie ergänzend ein Frühwarnsystem in Ihrem PM-Tool. Anhand von Microsoft Project stellt Renke Holert entsprechende Lösungsansätze vor.

Konflikte vermeiden

Wie Sie Ressourcenengpässe mit Microsoft Project frühzeitig erkennen

Damit gebuchte Ressourcen zum benötigten Zeitpunkt tatsächlich zur Verfügung stehen, sollten Sie bei der Planung einige wichtige Grundregeln beachten. Dennoch kann es zu Ressourcenkonflikten kommen, z.B. wenn Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Um diese Konflikte rechtzeitig erkennen zu können, benötigen Sie ergänzend ein Frühwarnsystem in Ihrem PM-Tool. Anhand von Microsoft Project stellt Renke Holert entsprechende Lösungsansätze vor.

Projekte können durch viele Ursachen von der ursprünglichen Zielsetzung z.B. hinsichtlich des Umfangs, des Fertigstellungstermins oder der Kosten abweichen. Ein häufiger Grund ist, dass Ressourcenengpässe zu spät erkannt werden. Zeigt sich im Verlauf des Projekts dann, dass für bestimmte Vorgänge Ressourcen nicht in ausreichender Menge und Qualifikation zur Verfügung stehen, muss umgeplant werden. Dadurch entsteht zusätzlicher Planungsaufwand und es fallen u.U. Zusatzkosten durch Überstunden oder zusätzliche, kurzfristig engagierte, teurere Ressourcen an. Darüber hinaus können Ressourcenengpässe und die resultierenden Folgen zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden führen oder sogar Vertragsstrafen nach sich ziehen.

Ein Lösungsansatz ist, das Projektmanagement – speziell im Bereich des Ressourcenmanagements – zu verbessern, sodass Ressourcenengpässe früher erkannt und die Projektziele besser eingehalten werden können. Doch wie lässt sich das Projektmanagement in dieser Hinsicht verbessern und wie kann man den Aufwand so gering halten, dass der Nutzen überwiegt? Verbesserungspotential liegt u.a. bei der Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der Ressourcenverfügbarkeit sowie bei der Vereinbarung von Ressourcenbuchungen und deren Überwachung.

Die Herausforderung besteht darin, den Aufwand für die Abbildung der Prozesse in Microsoft Project gering zu halten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Aufwand höher ist als der Nutzen. Dann hört man typischerweise Aussagen wie: "Lass mich in Frieden mit dem administrativen Kram, vor lauter Planung komme ich nicht zum Arbeiten". (Die Gefahr, dies zu hören, besteht allerdings selbst bei geringem Aufwand, denn ohne Planung zu starten, macht vielen einfach mehr Spaß.)

Um Verbesserungspotential aufzuzeigen, beleuchtet dieser Beitrag folgende vier Fragestellungen etwas genauer:

  • Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?
  • Wurde die Ressourcenverfügbarkeit realistisch ermittelt?
  • Wurden passende Vereinbarungen getroffen?
  • Halten sich alle Beteiligten an die Vereinbarungen?

Bei jeder dieser Fragen werde ich die typischen Probleme darstellen und Lösungsansätze in der Umsetzung mit Microsoft Project aufzeigen.

Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?

Die wichtigste Voraussetzung, um für die Projektdurchführung ausreichend Ressourcen zu buchen, ist eine realistische Schätzung des Ressourcenbedarfs. Wie kann man dies sicherstellen? Und welche Fehler sollte man bei der Umsetzung in Microsoft Project vermeiden?

Ausreichend Zeit für die Schätzung einplanen

Oft wird der Ressourcenbedarf falsch eingeschätzt, weil für die Schätzung nicht genug Zeit aufgewendet wird. Geht es z.B. um ein Angebot oder eine erste Entscheidung, besteht aus Kostengründen oft wenig Bereitschaft, dafür Zeit zu investieren. Außerdem wird oft angenommen, dass die für die Schätzung benötigte Zeit den Anfang des Projekts und damit dessen Fertigstellung verzögert. Das ist jedoch nicht der Fall, da es sich ja schon um planerische Tätigkeiten handelt, die später ohnehin durchgeführt werden müssen. Mit dieser Argumentation lässt sich die Aufwandschätzung i.d.R. auch besser verkaufen.

Für eine realistische Aufwandschätzung benötigen Sie ausreichend Zeit. Folgende Fragen sollten Sie sich in diesem Zusammenhang unbedingt stellen:

  • Haben Sie die Ressourcen, die später die Arbeiten ausführen sollen, bei der Schätzung ausreichend einbezogen?
  • Wurden die Schätzungen ausreichend detailliert ausgeführt? D.h. wurde die gesamte Projektarbeit in Vorgänge heruntergebrochen, die sowohl für den Projektleiter als auch für den Projektmitarbeiter überschaubar sind?
  • Wurden Vor- und Nacharbeiten für die jeweiligen Vorgänge eingeplant, wie z.B. die Durchführung von ausreichend bemessenen Tests, Fehleranalysen und Fehlerkorrekturen?
  • Wurde dokumentiert, welche Qualifikationen die erforderlichen Ressourcen jeweils benötigen?

Ressourcenbedarfsschätzung nicht mit dem Kapazitätsabgleich vermischen

Wenn Sie in Microsoft Project jedem Vorgang die entsprechenden Ressourcen zugeordnet haben, gilt es, einen weiteren Fallstrick zu vermeiden. Sehr häufig beobachte ich, dass Ressourcen in Project bereits bei der Ressourcenbedarfsschätzung Vorgängen prozentual zugeordnet werden – also z.B. eine Ressource mit 60% einem Vorgang mit der Dauer von einer Woche.

Der Planer will damit in der Regel ausdrücken, dass die Ressource ja ohnehin nicht den ganzen Tag an dem Vorgang arbeiten kann und damit nicht zu 100% für die Projektarbeit zur Verfügung steht. Diese Überlegung ist jedoch erstens inhaltlich nicht korrekt und zweitens ist ein solches Vorgehen für den späteren Kapazitätsabgleich in Microsoft Project ungünstig.

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