Blue Ant Version 12 – umfassende Updates für Bedienkomfort und Leistungsfähigkeit

Blue Ant unterstützt projektorientierte Unternehmen als All-in-one-Lösung mit umfassenden Funktionen zur Termin- und Ressourcenplanung, für das Controlling sowie für das Portfoliomanagement. In der aktuellen Version hat der Hersteller den Bedienkomfort an zahlreichen Stellen erhöht, die agilen Funktionalitäten weiterentwickelt, die Leistungsfähigkeit verbessert und einen neuen Weg zur mobilen Zeiterfassung ohne App etabliert. Elisabeth Wagner stellt die wesentlichen Neuerungen vor.

Zu den häufigsten Anwendern von Blue Ant gehören Dienstleistungsunternehmen, deren finanzielle Rentabilität vom Projektgeschäft abhängt und die deshalb Ressourcen und Kosten laufend im Blick haben wollen. Die Software bietet ihnen umfassende Funktionalität fürs Portfoliomanagement, für die Termin- und Ressourcenplanung auf Ebene von PMO und Einzelprojekt sowie für die Selbstorganisation der Projektmitarbeiter. Auf Basis umfassender und aktueller Planungs-, Rückmelde- und Reportingdaten unterstützt die Software Kalkulation und Abrechnung und zeigt frühzeitig SOLL-IST-Abweichungen auf.

Der Hersteller proventis entwickelt die Software kontinuierlich weiter, um neuen Markt- und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Die aktuelle Version bietet u.a. Verbesserungen bei der Bedienbarkeit, eine erweiterte Funktionalität sowie mehr Komfort beim agilen Arbeiten und ein neues Konzept beim mobilen Zugriff auf die Benutzeroberfläche und die Projektdaten. Weil größere Kunden zunehmend komplexe Projekte mit Blue Ant abwickeln – etwa der globale Automobilzulieferer Bosch –, wurde zudem die Fähigkeit der Software erweitert, auch große Datenmengen flüssig zu verarbeiten.

Projektplanung und -steuerung

Blue Ant unterstützt alle wesentlichen Funktionen für Planung, Steuerung und Controlling. Zudem wartet die Software mit einigen Spezial-Features auf.

Aktuelle Ressourcenplanung auch durch das Linienmanagement

Eine Besonderheit von Blue Ant ist die Softwareunterstützung für eine detaillierte Ressourcenplanung unter Einbindung der Linie mit steigendem Verbindlichkeitsgrad. So kann die Projektleitung erst einmal bestimmte Skills einplanen, ohne bereits konkrete Mitarbeiter anzufordern ("simulierte Ressourcen"). Diese reserviert sie dann entweder als "echte" Ressourcen" namentlich oder als "virtuelle" Ressourcen. Im zuletzt genannten Fall benennen erst die Linienverantwortlichen die entsprechenden Personen konkret.

Neu in Blue Ant Version 12 ist die "Teamressource", die folgenden Prozess deutlich verkürzt: Plante die Projektleitung z.B. 10 virtuelle Ressourcen für Skill X ein, so musste sie diese bisher z.B. als 10 Vollzeit- oder 20 Halbzeitkräfte hinterlegen. Später war es erforderlich, die Ressourcen mit ihren jeweils verfügbaren Zeiten konkret zu benennen und die Planungen auf dieser Basis zu aktualisieren.

Bei der Teamressource bleibt die Verantwortung nun in der Linie, d.h., mit dem Reservieren von Teamressourcen ist die Aufgabe der Projektleitung beendet, sofern die Linie keine Einwände erhebt. Erst wenn die vom Fachbereich – nicht in Blue Ant – dem Projekt zugeteilten Mitarbeiter anfangen, für das Projekt zu planen und zu arbeiten, erscheinen ihre Namen im System. Für das Linienmanagement ist es hilfreich, dass es nicht schon mit langem Vorlauf entscheiden muss, wer die anstehenden Projektaufgaben übernehmen soll.

Bild 1: Für die Ressourcenplanung gibt es jetzt auch Teamressourcen – die erst ad hoc von der Linie benannt werden müssen
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Wie die anderen Ressourcenarten auch erscheinen die Teamressourcen in verschiedenen Modulen. So sieht z.B. das Linienmanagement in seiner Ressourcenplanung, wann und wofür Teamressourcen allgemein und wie einzelne Mitarbeiter in den Projekten verplant sind.

Funktionale Ergänzungen für mehr Bedienkomfort

In Blue Ant können die Anwender selbst Masken definieren und so wichtige Übersichten schaffen oder Funktionalität bereitstellen. Auf diese Weise ist es z.B. auch möglich, selbst ein einfaches Stakeholder-Management aufzubauen – eine Möglichkeit, die Anwender häufig nutzten. In der neuen Version von Blue Ant gibt es nun ein eigenes Stakeholder-Modul. Hier lassen sich Stakeholder benennen und nach frei konfigurierbaren Typen wie Auftraggeber, Behörde, Kunde oder Betriebsrat strukturieren. Dazu kann die Projektleitung Attribute frei definieren, etwa Einfluss, Konfliktpotenzial oder Nähe zum Projekt. Jeweils drei dieser Attribute lassen sich gleichzeitig in einer grafischen Stakeholder-Matrix visualisieren.

Zusätzlich zu diesen Grundfunktionalitäten lässt sich auf Knopfdruck definieren, für welche Phasen ein Stakeholder relevant ist und ob er oder sie in den Statusreporting-Prozess einbezogen wird. Erscheinen spezielle Reports für einzelne Personen oder Gruppen sinnvoll, ist es möglich, aus einer Sicht heraus mithilfe der Standardberichtsfunktionalität ad hoc einen Report nach definierten Kriterien zu erzeugen und die Adressaten zu benennen. Technisch ist das neue Modul voll integriert, d.h., "Stakeholder" ist nun ein Element im Auswahlmenü, das mit jeder Aktivität verknüpft ist.

Bild 2: Eingabemaske zur Definition der Stakeholder
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Auf ähnlich direktem Weg lassen sich Rechnungen nun ohne Modulwechsel im Dashboard der Projektleitung erzeugen. Diese sind jetzt in der Projektsteuerung verankert, während der Anwender vorher erst in das Menü "Verwaltung" wechseln musste.

Den tabellarischen Projektstrukturplan gibt es in Blue Ant Version 12 auch als Organigramm inklusive relevanter Steuerungsinformationen und Bearbeitungsoption. Das ist hilfreich, wenn einzelne Teilbereiche oder die Hierarchie des Projekts für die Steuerung interessant sind.

Grafiken

Der Bedienkomfort bei den Grafiken hat sich generell erhöht: An mehreren Stellen, etwa in den Auslastungsinformationen, sind die Grafiken nun interaktiv gestaltet. Der Anwender kann z.B. den Zeithorizont in der Timeline verändern, in die Grafik hineinzoomen, Informationen zu einzelnen Elementen durch Mouse-over anzeigen lassen. Wie in den tabellarischen Tabellen kann er sich nun auch hier von der Gesamtsicht zum Detail und zurück bewegen, etwa von der Sicht auf die Projektlandschaft über das Einzelprojekt bis hinunter auf einzelne Aktivitäten.

Bild 3: Von der Gesamtsicht ins Detail – das geht nun auch über grafische Sichten
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ToDo-Listen

An der Schnittstelle zwischen Projektleitung und Mitarbeitenden ist die ToDo-Liste ein wichtiges Element, das nun direkt im Projektplan erscheint und nicht mehr über andere Wege aufgerufen werden muss. Die ToDos können beliebig sortiert werden, etwa nach Aktivitäten, Status oder Verantwortlichkeiten. Verändert sich etwas, reicht einfaches Verschieben mit der Maus, wobei die Verknüpfungen zum Projektablaufplan immer korrekt erhalten bleiben.

Neu dazugekommen sind technische Verknüpfungen, um ToDos aus Fremdsystemen zu übernehmen. Das erleichtert vor allem jenen Firmen die Arbeit, die in Blue Ant das Grundgerüst bzw. den Ablaufplan vorgeben, die Einzelplanung aber lieber über Tickets oder ToDos in JIRA auf der Arbeitsebene anlegen wollen – was letztlich den Anpassungsbedarf in der Planebene deutlich reduzieren kann.

Updates fürs Kanban-Board und die agile Planung

Kanban-Board

Mit der Version 11 von Blue Ant wurde das Kanban-Board implementiert, in dem Projektleitung und Mitarbeiter ToDos organisieren und agil miteinander kommunizieren können. In der aktuellen Version wurde diese Funktionalität deutlich ausgebaut. Kanban-Boards lassen sich nun beliebig an Elemente im Projektplan hängen, etwa an Projekte, Teilprojekte, Sammelaktivitäten oder Aktivitäten.

Ebenfalls neu ist, dass an den ToDos Fertigstellungstermine hängen, deren Zeitrahmen automatisch vorgeschlagen wird, wenn sie mit einem zeitlich definierten Element, z.B. einer Aktivität, verknüpft sind. Wird die Aktivität auf der Zeitachse verschoben, werden die ToDos automatisch mitgenommen und ebenfalls neu terminiert. Praktisch für die Mitarbeiter ist ein neuer Knopf im ToDo-Feld, um die Arbeitszeit zu erfassen – ohne erst in das Modul "Zeiterfassung" zu wechseln.

Bild 4: Für die ToDos, hier "Kekse kaufen" im Rahmen der Aktivität "Protokoll", wird automatisch ein Zeitrahmen in Relation zur Aktivitätsdauer vorgeschlagen

Agile Planung

Die Weiterentwicklung der agilen Funktionalität beschränkt sich nicht alleine auf das Kanban-Board, auch das Modul selbst wurde komplett überarbeitet. Es ist jetzt wesentlich performanter geworden und kann auch große Datenmengen reibungslos verarbeiten.

Die Navigation an der Oberfläche ist noch stärker an Excel angelehnt: Die Anwender können nicht mehr nur mit den Tab-Tasten hin- und herspringen, sondern sich komfortabel über die Cursortasten durch das Projekt bewegen – eines der interessantesten Updates für Nutzer, die viel mit dem System arbeiten.

Technisch neu konfiguriert wurde das Wechseln des angezeigten Zeithorizonts, etwa vom Gesamtsprint zur Woche bis hin zum Tag. Das geschah bisher in einem relativ aufwendigen Hintergrundprozess, die erforderliche Rechnerzeit sorgte für Verzögerungen, beim Rückrechnen auf Sprintebene traten manchmal Rundungsfehler auf. Das alles ist jetzt verschwunden, der User kann mit einem Klick ohne Zeitverzögerung in die Wochen- oder Tagesplanung eines Sprints wechseln – eine Erleichterung für alle, die unmittelbar bevorstehende Sprints detailliert planen wollen. Unter dem Punkt "Ressourcen" ist auf einen Blick sichtbar, welche Projektmitarbeiter eingeplant sind.

Bild 5: Der Zeithorizont für die agile Planung lässt sich mit einem Klick wählen – wie hier die Wochensicht für Sprint 3.
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Eher für die Reporting-Perspektive interessant ist ein Button "Spaltenkonfiguration" über der Tabelle, der weitere Zeitperspektiven anbietet, etwa die Jahres- oder Quartalssicht oder die gesamte Projektlaufzeit. Waren hier bisher immer die Planwerte eingeblendet, stehen jetzt weitere Daten wie Ist-Werte oder Kosten zur Auswahl. Dabei ist das neue, systemübergreifende Angebot hilfreich, die Spaltenbreite zu verändern.

Ressourcenplanung und Reporting für Projektmitarbeiter

Auch wenn die Ressourcenplanung grundsätzlich zu den Aufgaben der Projektleitung gehört, sieht die Praxis oft anders aus und es sind – etwa in Beratungsprojekten – die einzelnen Teammitglieder, die mit dem Kunden die kommenden Aufgaben vereinbaren. Sie können solche Termine jetzt in der Zeiterfassung selbst reservieren und müssen nicht mehr die Projektleitung darum bitten.

Ein komplettes Update erhielt die am häufigsten verwendete Oberfläche für die Selbstorganisation der Projektmitarbeiter: der Kalender. Seine Optik ähnelt jetzt noch stärker gängigen Zeitplanungstools wie Outlook, seine Funktionalität geht darüber hinaus. Der Anwender kann wechseln zwischen verschiedenen Kalenderansichten für Tag, Woche oder Monat oder alternativ die Listenansicht wählen. Bei Mouse-over werden Informationen zu den Einträgen angezeigt, mit einem Klick lassen sie sich direkt aus dieser Ansicht heraus öffnen und bearbeiten oder mit der Maus verschieben. Alle Termine aus Blue Ant sind hier in einer Sicht zusammengefasst: Abwesenheiten (geplant, beantragt, genehmigt, abgelehnt), Urlaube, Feiertage, Endtermine für Aktivitäten und ToDos. Wer mit dem Ticketsystem arbeitet, hat automatisch auch die daraus resultierenden Aufgaben im Kalender stehen. Bei so viel Information ist es zur Orientierung hilfreich, dass Aktivitäten, Tickets und ToDos über eine große Farbauswahl unterschiedlich markiert werden können.

Bild 6: Markierung unterschiedlicher Termine über die Farbpalette im neu gestalteten Kalender
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Die häufigste Systemaktivität vieler Projektmitarbeiter ist das Erfassen der geleisteten Stunden und Tage. Inhaltlich bleiben diese Einträge oft gleich, nur die Zeiten ändern sich. Für diese Fälle bietet Blue Ant nun die komfortable Möglichkeit, in der Zeiterfassungsmaske eigene Vorlagen zu definieren und bei Bedarf aufzurufen.

Bei der Zeiterfassung über ein mobiles Endgerät, z.B. ein Smartphone, hat Blue Ant mit der Version 12 einen neuen Weg eingeschlagen, der nach und nach auch für andere Funktionen umgesetzt werden soll: Responsive Design statt App. Ruft der Anwender das Programm z.B. von einem Smartphone über den Browser auf, erkennt das System das mobile Endgerät und stellt die Inhalte für die Bildschirmgröße optimiert dar. Die vorhandene Blue Ant App zur Zeiterfassung wird vorerst weiter bereitgestellt, aber nicht mehr weiterentwickelt.

Technische Features – Aufrüstung im "Maschinenraum"

Eine Stärke von Blue Ant ist seine Berichtsengine, mit der die Anwender Reports designen und als Statusbericht, Rechnungen, Pflichtenhefte, Risk Charts, Auslastungsdiagramme etc. verschicken können. Werden dabei Massendaten verarbeitet, z.B. um die monatsgenaue Auswertung aller erfassten Arbeitszeiten von 500 Mitarbeitern in 100 Projekten zu erhalten, kann dies zu Performanzproblemen führen bzw. andere Prozesse auf dem Server verlangsamen. Um das den Kunden mit komplexen Projektlandschaften zu ersparen, lassen sich Auswertungen nun mit "Komplexität hoch" charakterisieren und dadurch auf einen anderen Server auslagern. Der Anwender merkt davon nichts, das System läuft reibungslos weiter.

Sichtbar für den normalen User ist hingegen ein neues Symbol im Kopfbereich: "Meine Berichtsaufträge anzeigen" – eine zentrale Anlaufstelle für alle innerhalb der letzten 14 Tage generierten Reports. Einen ähnlichen zentralen Zugriffspunkt hat der Administrator, der darüber die Reports verwalten, Ausgabeformate konfigurieren (CSV, DOC, PPT, PDF u.a.) und bei Missständen eingreifen kann. Ebenfalls neu ist die zentrale Sicht auf Berichtsaufträge und Fehlerberichte, die zudem als Absprungpunkt in die Fehleranalyse dient.

Ausgefeiltes Identity Management und Integration dieser Systeme per Single Sign On

Eine weitere Entwicklung für Administratoren, die für den Datenaustausch mit anderen Systemen zuständig sind, ist die Unterstützung des sogenannten SAML-Verfahrens 2.0, mit dem sich Cloud Services ins Identity Management einbauen lassen. Die Anwender profitieren von nahtlosen Übergängen und Verknüpfungen. Das gleiche Ziel verfolgt der Ausbau der sogenannten Connectoren, die, neben den Webservices, dem Datenaustausch dienen. Sie ermöglichen es den Kunden, Daten einzulesen, ohne eigens externe Schnittstellen zu konfigurieren. So lassen sich in betriebsarmen Zeiten projektrelevante Informationen wie Mitarbeiterdaten, Abwesenheitszeiten, Arbeitszeiten, Belege etc. aktualisieren. Für einige Daten gibt es umgekehrt Export-Möglichkeiten aus Blue Ant in andere IT-Systeme.

Ergänzungen im Zuge der DSGVO

In 2018 kommt wohl keine Projektmanagement-Software an dem Thema DSGVO-Anpassung vorbei. Tatsächlich waren laut Hersteller viele Vorschriften bereits erfüllt, z.B. die benutzerbezogene Definition der Rechte, Protokollierung der Veränderungen von Rechtegruppen, Passwortsicherheit oder Verschlüsselung. Einige Ergänzungen wurden jedoch vorgenommen, etwa bezüglich der Anonymisierung von personenbezogenen Daten. Bisher konnte man solche Datensätze deaktivieren. Sie lagen dann in der Datenbank und waren im System nicht mehr sichtbar, konnten aber reaktiviert werden. Jetzt kann man je nach Anforderung auch anonymisieren, d.h. die personenbezogenen Daten endgültig überschreiben, ohne die verbundenen Daten zu löschen. Zudem gibt es für personenbezogene Aktivitäten ein Protokoll, das vollständig dokumentiert, wer wann welche Daten verändert hat.

Systemanforderungen und Lizenzen

Die Blue-Ant-Technologie ist geeignet sowohl für den Einsatz unter unterschiedlichen UNIX-, Windows- und Linux-Varianten auf allen wichtigen Hardware-Plattformen als auch in Client/Server-Architekturen. Die gemeinsame Datenbasis, auf die alle Anwender zugreifen, kann mit marktgängigen Datenbanksystemen verwaltet werden.

Blue Ant ist in drei Editionen erhältlich: Die Standardversion für Unternehmen bis ca. 100 Anwender, die Enterprise-Version mit offenen Schnittstellen und Single-Sign-On-Funktionalität sowie die Cloud-Version inklusive Betrieb der Server-Infrastruktur. Das Lizenzmodell unterscheidet klassisch zwischen namentlich zugewiesenen und Concurrent-User-Lizenzen, die sich auf die Zahl der maximal gleichzeitig eingeloggten User bezieht.

Die Kosten für die Lizenzen zum Betrieb der Software auf eigener Hardware betragen in der Standard- und Enterprise-Edition 320 bis 390 Euro pro Anwender. Die Cloud-Edition beginnt ab 2.450 Euro jährlich und eignet sich vor allem für kleinere Anwenderzahlen bis ca. 50 Beteiligte, für Gelegenheitsprojekte oder für den ausführlichen Test der Software in Pilotprojekten. Wird die Cloud-Edition in eine Kaufversion umgewandelt, werden die letzten sechs Monate Mietkosten verrechnet.

Fazit

Mit einem nahtlosen Zusammenspiel von allen am Projekt beteiligten Ebenen und Rollen ist Blue Ant eine umfassende All-in-one-Lösung für projektorientierte Unternehmen. Reibungslose Funktionalität hat für den Hersteller hohen Stellenwert. So enthält die aktuelle Version einige technische Updates, die auf die zunehmende Komplexität der Kundenprojekte reagieren, z.B. die Möglichkeit, aufwendige Auswertungen vom Projektserver auszulagern. Der Einstieg ins Responsive Design für Smartphone User, zunächst für die Zeiterfassung, öffnet Wege für angenehme "Customer Journeys" auch auf kleinen Bildschirmen.

Die konsequente Weiterentwicklung der agilen Funktionalität ist zu begrüßen, denn immer mehr Projektschaffende arbeiten damit. So sorgt Blue Ant dafür, dass die am Kanban-Board benötigten und erzeugten Daten sinnvoll in das Gesamtsystem integriert sind. Generell ist der Bedienkomfort eine Stärke dieser Software.

Kontakt

proventis GmbH, Alte Jakobstraße 83/84, D-10179 Berlin, Tel.: +49 (0)30 2936399 0, Fax: +49 (0)30 2936399 50; www.proventis.net; www.blue-ant.de; kontakt@proventis.net

 
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