Das Management der Pflichtenhefterstellung

Vielfach reduzieren sich die Arbeiten an einem Pflichtenheft auf die für die Softwareerstellung relevanten Inhalte. Es wird meist einfach nur eine Vorgabe für die Programmierung geschrieben. Doch das ist für die effiziente Erstellung eines Pflichtenhefts nicht genug. Es gibt viele Fallstricke organisatorischer und politischer Natur, die durch den rein fachlichen Teil nicht abgedeckt werden können. Bernd Hilgenberg gibt Ihnen Tipps, wie Sie Ihr Team erfolgreich durch die schwierige Phase der Pflichtenhefterstellung führen.

Das Management der Pflichtenhefterstellung

Vielfach reduzieren sich die Arbeiten an einem Pflichtenheft auf die für die Softwareerstellung relevanten Inhalte. Es wird meist einfach nur eine Vorgabe für die Programmierung geschrieben. Doch das ist für die effiziente Erstellung eines Pflichtenhefts nicht genug. Es gibt viele Fallstricke organisatorischer und politischer Natur, die durch den rein fachlichen Teil nicht abgedeckt werden können. Bernd Hilgenberg gibt Ihnen Tipps, wie Sie Ihr Team erfolgreich durch die schwierige Phase der Pflichtenhefterstellung führen.

Das Pflichtenheft ist ein notwendiger Bestandteil im Software-Entwicklungsprozeß. Es umfasst alle Informationen, die für die Programmierung einer Software notwendig sind. Bei der Erstellung einer solchen Unterlage sind neben den eigentlichen, für die Programmierung relevanten Inhalte, zusätzliche Dinge zu berücksichtigen. Es handelt sich hierbei um Aktivitäten, die Teil des Projektmanagements sind. Sie werden es kaum vermuten, aber die Pflichtenhefterstellung ist eine Aufgabe, die viele Elemente des Projektmanagements beinhaltet. Sehen Sie daher die Erstellung eines Pflichtenhefts als ein eigenes Projekt an. Dies gilt auch dann, wenn das Pflichtenheft Teil eines größeren Projekts ist. Die notwendigen Aktivitäten werden sich dadurch nicht verändern.

Fallstricke bei der Pflichtenhefterstellung

Vielfach reduzieren sich die Arbeiten an einem Pflichtenheft auf die für die Softwareerstellung relevanten Inhalte. Es wird i.d.R. einfach nur eine Vorgabe für die Programmierung geschrieben. Doch das ist für die effiziente Erstellung eines Pflichtenhefts nicht genug. Es gibt viele Fallstricke organisatorischer und politischer Natur, die durch den rein fachlichen Teil nicht abgedeckt werden können.

Für die Fachabteilung ist die Arbeit an einem Pflichtenheft eine artfremde Tätigkeit. Deshalb kommt es immer vor, dass die aus dieser Arbeit resultierenden Aktivitäten nicht ernst genug genommen werden. Es fängt mit dem unentschuldigtem Fernbleiben von Sitzungen an. Es hört mit der mangelnden Bereitschaft auf, die erstellten Unterlagen zu lesen. Für alle diese Situationen müssen Sie Mechanismen schaffen, ein verwertbares Ergebnis zu produzieren.

Pflichtenhefterstellung als Dienstleistung am Kunden

In erster Linie ist die Erstellung eines Pflichtenhefts eine Dienstleistung. Sie als Autor haben die Pflicht es als Dienstleister Ihrem Kunden so einfach wie möglich zu machen. Neben der Schaffung von höchstmöglicher Transparenz ist auch die leichte Konsumierbarkeit eines Pflichtenhefts ein massgeblicher Erfolgsfaktor. Dies wird durch klare Strukturen und eine einheitliche und konsistente Vorgehensweise erreicht. Neben diesen Aspekten ist die Schaffung von Spielregeln zu Beginn der Arbeiten ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Mehr Effektivität durch Schaffung von Spielregeln

Bevor die Arbeit an einem Pflichtenheft begonnen wird, sollten Sie gemeinsam mit den Beteiligten Spielregeln für die Zusammenarbeit definieren. Es kann durchaus sein, dass Sie mit dem Wunsch Regeln zu definieren auf Unverständnis stoßen. Hier helfen dann einfache Beispiele weiter. In solch einem Fall können Sie z.B. die Frage stellen, wie sich die Gruppe verhalten soll, wenn einer der Teilnehmer zu einer Besprechung zu spät kommt. Sollen alle anderen auf ihn warten? Wird pünktlich ohne ihn angefangen? Wird die Sitzung vertagt?

Die Definition von Spielregeln ist wichtig, damit im Falle einer Abweichung eine gemeinsam vereinbarte Vorgehensweise greift. Damit vermeiden Sie Diskussionen, wenn solch ein Fall eintritt. Eine der Spielregeln könnte z. B sein, dass gemeinsam erarbeitete Ergebnisse verbindlich sind.

Tipp: Solche und ähnlich Fragen sollten Sie gemeinsam mit den Beteiligten beantworten und daraus Leitsätze formulieren. Vermeiden Sie aber in solch einer Besprechung mit einer bereits vorformulierten Liste von Leitsätzen zu erscheinen. Damit wird den Teilnehmer nicht das Gefühl vermittelt, an den Spielregeln mitgearbeitet zu haben. Haben Sie bereits Themen für Spielregeln zusammengetragen, sollten Sie diese in der Diskussion thematisieren. Die Spielregel selbst sollte immer ein gemeinsames Arbeitsergebnis sein.

Folgende Punkte sollte Sie bei der Aufstellung von Spielregeln mit beachten:

  • Wie wird mit Teilnehmer umgegangen, die zu spät kommen?
  • Wie verhält man sich bei mangelnder Mitarbeit?
  • Wie wird das Führen der Protokolle geregelt?

Am Ende entsteht so eine Liste von gemeinsam verabschiedeten Regeln. Sie können sie in Form von Leitsätzen mit in das Pflichtenheft aufnehmen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Spielregeln in einem Sitzungsprotokoll festzuhalten. Wo letztendlich die Spielregeln stehen, ist für die weitere Arbeit ohne Belang. Wichtig ist aber, dass sie irgendwo stehen und bei Bedarf auf sie zurückgegriffen werden kann.

Zusätzliche Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in dem Artikel Kick Off - Perfekter Start ins Projekt von Hedwig Kellner.

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