Dateiinformationen in Microsoft Excel-Arbeitsblätter schnell und einfach einfügen

Bei der Datenerfassung und bei Projektberichten wird oft für jeden Monat ein separates Projektblatt in Microsoft Excel angelegt. Werden die Daten dann ausgedruckt, besteht häufig der Wunsch, dass neben dem Dateiname auch der komplette Pfad zum Ablageort sowie der Blattname erscheinen. Im aktuellen Tipp beschreibt Dieter Schiecke eine elegante Möglichkeit, wie Sie mit Hilfe einer Tabellenfunktion die gewünschten Angaben an jeder beliebigen Stelle auf dem Projektblatt erzeugen können.

Dateiinformationen in Microsoft Excel-Arbeitsblätter schnell und einfach einfügen

Bei der Datenerfassung und bei Projektberichten wird oft für jeden Monat ein separates Projektblatt in Microsoft Excel angelegt. Werden die Daten dann ausgedruckt, besteht häufig der Wunsch, dass neben dem Dateiname auch der komplette Pfad zum Ablageort sowie der Blattname erscheinen. Im aktuellen Tipp beschreibt Dieter Schiecke eine elegante Möglichkeit, wie Sie mit Hilfe einer Tabellenfunktion die gewünschten Angaben an jeder beliebigen Stelle auf dem Projektblatt erzeugen können.

Bei der Datenerfassung und bei Projektberichten wird oft für jeden Monat ein separates Projektblatt in Microsoft Excel angelegt. Werden die Daten ausgedruckt, besteht häufig der Wunsch, dass auf dem Ausdruck neben dem Dateinamen auch der komplette Pfad zum Ablageort sowie der Blattname erscheint - beispielsweise der Name des jeweiligen Monats. Diese Angaben sind Voraussetzung für eine systematische Ablage der Ausdrucke. Nur so können Mitarbeiter die Dateien schnell wiederfinden.

Über die benutzerdefinierten Einstellungen für Kopf- oder Fußzeile können Sie zumindest Blatt- und Dateinamen hinzufügen. Der Pfad zu der Datei lässt sich damit aber beispielsweise nicht anzeigen. Was tun, wenn genau diese Information benötigt wird? Oder wenn die Information nicht im Kopf- oder Fußzeilenbereich, sondern in einer bestimmten Zelle auf dem Arbeitsblatt stehen soll?

In der Praxis ist häufig folgendes Beispiel anzutreffen: Zunächst wird ein Monatsblatt als Muster angelegt. Für jeden weiteren Monat fertigt man eine Kopie des Musters an und benennt sie mit dem zugehörigen Monatsnamen. Es wäre praktisch, wenn dieser neue Monatsname im Blattregister automatisch auch in eine bestimmte Zelle im Blatt selbst übernommen würde. Auf diese Weise müsste der Bearbeiter in den kopierten Monatsblättern nicht erst umständlich den jeweiligen Monatsnamen abändern.

Abhilfe schafft hier eine wenig bekannte Tabellenfunktion, die Informationen zum Blatt- und Dateinamen sowie zum Ablageort ausliest. Die Funktion heißt "ZELLE".

Geben Sie in eine beliebige leere Zelle einer Excel-Mappe die Formel =ZELLE("Dateiname") ein. Als Ergebnis wird der Ablageort (Pfad), der Dateinamen und der Namen des gerade benutzten Arbeitsblatts ausgegeben (Bild 1). Die Zelle mit der Formel bleibt leer, wenn die Mappe noch nicht gespeichert wurde, also noch keinen Dateinamen erhielt.

Bild 1: Die Tabellenfunktion "Zelle("Dateiname")".

Dateinamen ausgeben

Soll in einer Zelle nur der Dateiname ohne Pfadangabe erscheinen, müssen Sie die Funktion "Zelle" mit zwei Textfunktionen kombinieren. Dabei können Sie sich zunutze machen, dass der Dateiname in eckigen Klammern steht (Bild 1), die mittels der Textfunktionen "Finden" und "Teil" ermittelt werden. Die Formel lautet dann wie folgt:

=TEIL(ZELLE("Dateiname"); FINDEN("["; ZELLE("Dateiname"))+1; FINDEN("]"; ZELLE("Dateiname"))- FINDEN("["; ZELLE("Dateiname")) -1)

Nur Blattnamen ausgeben

Für den oben genannten Fall, dass in einer bestimmten Zelle des Arbeitsblatts der Name des aktuellen Blattregisters gebraucht wird, verwenden Sie die Formel:

=TEIL(ZELLE("Dateiname");FINDEN("]"; ZELLE("Dateiname");1)+1;LÄNGE(ZELLE("Dateiname")))

In diesem Fall sucht Excel die Informationen, die nach der eckigen Klammer stehen.

Komplexe Formeln schnell abfrufen

Wahrscheinlich verwenden Sie solche Formeln nicht täglich. Daher erscheint Ihnen der Aufwand wohl auf den ersten Blick hoch. Doch Sie müssen sich die Formeln nicht merken, um sie zu reproduzieren. Nutzen Sie statt dessen die AutoKorrektur:

  • Tragen Sie beispielsweise die Formel zur Ermittlung des Blattnamens in die Bearbeitungszeile ein. Markieren Sie diese dort und kopieren Sie sie mit der Tastenkombination STRG + C in die Zwischenablage.
  • Rufen Sie das Dialogfeld "AutoKorrektur" auf. Den Befehl dazu finden Sie im Menü Extras.
  • Im Feld "Ersetzen" tragen Sie als Kürzel z.B. "Blattnam" ein.
  • In das Feld "Durch" geben Sie zunächst ein Leerzeichen ein und fügen dann mit STRG + V den Inhalt der Zwischenablage ein.
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen" und auf "OK".

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