Multi-Projektmanagement im Mittelstand

Datenquellen für das Controlling identifizieren

Unternehmen, die sich mit der Professionalisierung ihres Projektmanagements beschäftigen, gelangen schnell zur Frage, wie sich die Vielzahl von Projekten und deren Ressourcenabhängigkeiten sinnvoll steuern lassen. Dieser Artikel skizziert einen Fahrplan, um vom elementaren Projektmanagement zum umfassenden Multi-Projektmanagement zu gelangen. Zentraler Punkt ist der Aufbau eines einheitlichen Daten-Fundaments, das die wesentlichen Fragen zum Stand einzelner Projekte und des Projektportfolios beantwortet. Norman Frischmuth beschreibt, wie man die dafür benötigten Daten ermittelt und die verfügbaren Datenquellen identifiziert.

Unternehmen, die sich mit der Professionalisierung ihres Projektmanagements beschäftigen, gelangen schnell zur Frage, wie die Vielzahl von Projekten und deren Ressourcenabhängigkeiten sinnvoll zu steuern sind. Dieser Artikel skizziert einen groben Fahrplan, der die einzelnen Stationen aufzeigt, um vom elementaren Projektmanagement zum umfassenden Multi-Projektmanagement zu gelangen.

Basis ist der Aufbau eines Daten-Fundaments, das der späteren "Bebauungslast" in Form von Anforderungen an das Projektmanagement standhält. Dabei stellt sich zunächst die Frage nach der späteren "Gebäudegröße", für die das Fundament passen soll. Im ersten Schritt gilt es daher, die generellen Anforderungen an das Multi- und Projektmanagement zu definieren. Daraus lässt sich dann auf die Daten und Informationen schließen, die Ihre Multi-Projektmanagement-Landschaft bereitstellen muss. Mit diesem Wissen ist es möglich, sich auf die Suche nach den dafür notwendigen Datenquellen zu begeben.

Dabei ist es wichtig, das sensible Gleichgewicht zwischen Datenerhebung und Datennutzung sicherzustellen. Werden mehr Daten erfasst, als benötigt oder werden sie detaillierter erfasst, als für Auswertungen notwendig, wird das Multi-Projektmanagement unnötig zeitaufwändig und damit teuer - ohne dass sich dies auf die Steuerungsergebnisse auswirkt.

"Echtes" versus "PowerPoint"-Multi-Projektmanagement

Grundlage für die Planung und Steuerung von Projekten sind Daten und die daraus resultierenden Informationen. Lücken in der Datenbeschaffung haben daher direkte Auswirkungen auf die Planungs- und Steuerungsqualität von Projekten. In letzter Konsequenz somit auch auf die Qualität und die Wirtschaftlichkeit von Projekten.

Liegen z.B. nur grobe Daten vor oder fehlen diese ganz, wird eine vermeintliche Genauigkeit vorgetäuscht, die nicht existiert (siehe "Akzeptanz von PM-Software: Auf die 'gefühlte Unterstützung' kommt es an", Projekt Magazin 10/08). Zudem müssen grobe oder fehlende Daten in irgendeiner Art und Weise "aufgewertet" werden, um den Anforderungen des Reportings zu genügen. Mangels Zeit oder stichhaltiger Informationen kommt hier das "Bauchgefühl" des Einzelnen ins Spiel. Diese subjektive Einschätzung am Ende der Datenerfassung kann zu einer erheblichen Verfälschung der Aussagekraft des Reportings führen.

Da im Rahmen des Multi-Projektmanagements mehrere Projekte gleichzeitig betrachtet werden, ist es notwendig, einzelne Projektdaten zu verdichten, wie z.B. Informationen zum Projektfortschritt, zur geleisteten Arbeit oder zur Ressourcenkapazität. Stützen sich diese Daten nicht auf eine gemeinsame Datenbasis, geht durch den Verdichtungsprozess der direkte Bezug zu den Ursprungsdaten leicht

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