Das wichtigste Dokument im Projekt Der Projektauftrag – das muss drinstehen!

ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet., Project Charter, ProjektleitdokumentationProjektleitdokumentationProjektleitdokumentation (engl.: Project Initiation Documentation, PID) bezeichnet bei PRINCE2 seit der Version 2009 das Projekthandbuch. – es gibt viele verschiedene Bezeichnungen für die wichtigste Grundlage eines Projekts. Aber was in diesem Dokument enthalten sein soll, wird sowohl in der Praxis als auch in den Projektmanagement-Richtlinien recht unterschiedlich gehandhabt. Dr. Georg Angermeier stellt die einzelnen Bestandteile eines Projektauftrags vor. Dabei beschreibt er deren jeweiligen Zweck und erläutert die Kriterien, nach denen Sie beurteilen können, ob Sie diesen Abschnitt für Ihren Projektauftrag benötigen. Ergänzend stellt er eine ChecklisteChecklisteChecklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation. für den Projektauftrag zur Verfügung.

Das wichtigste Dokument im Projekt Der Projektauftrag – das muss drinstehen!

ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet., Project Charter, ProjektleitdokumentationProjektleitdokumentationProjektleitdokumentation (engl.: Project Initiation Documentation, PID) bezeichnet bei PRINCE2 seit der Version 2009 das Projekthandbuch. – es gibt viele verschiedene Bezeichnungen für die wichtigste Grundlage eines Projekts. Aber was in diesem Dokument enthalten sein soll, wird sowohl in der Praxis als auch in den Projektmanagement-Richtlinien recht unterschiedlich gehandhabt. Dr. Georg Angermeier stellt die einzelnen Bestandteile eines Projektauftrags vor. Dabei beschreibt er deren jeweiligen Zweck und erläutert die Kriterien, nach denen Sie beurteilen können, ob Sie diesen Abschnitt für Ihren Projektauftrag benötigen. Ergänzend stellt er eine ChecklisteChecklisteChecklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation. für den Projektauftrag zur Verfügung.

Die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate für den Projektauftrag reicht vom einfachen mündlichen Zuruf ("Maier, Sie übernehmen das Projekt '0815'!") bis hin zum mehrere hundert Seiten starken Vertragswerk, das zwischen den Juristen der Vertragsparteien über Monate, wenn nicht sogar Jahre ausgehandelt wird, z.B. bei der Vergabe von Großprojekten im Aerospace- oder Verteidigungsbereich.

Es ist daher nicht verwunderlich, wenn die vorhandenen PM-Richtlinien recht unterschiedliche Inhalte aufzählen, die ein Projektauftrag haben sollte und im Internet eine verwirrende Vielfalt von Vorlagen für dieses Dokument kursiert.

Wenn Sie, z.B. als AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte ( Stakeholder ). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. oder als Projektleiter, einen Projektauftrag formulieren müssen, stehen Sie vor der Aufgabe, die erforderlichen Inhalte vollständig zusammenzustellen. Die folgenden Überlegungen sollen Ihnen dabei helfen, die für Ihren Projektauftrag notwendigen Punkte zu identifizieren und sie im richtigen Detaillierungsgrad auszuformulieren.

Dabei stelle ich nur die projektbezogenen Aspekte dar. Ein Projektauftrag ist zugleich ein Vertrag zwischen Auftraggeber und AuftragnehmerAuftragnehmerDer Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft.. Da je nach ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. und ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. die Art des Vertrags sehr unterschiedlich sein kann, gehe ich hier nicht auf die vertragsrechtlichen Aspekte ein.

Wozu ein Projektauftrag?

Der wichtigste Zweck eines Projektauftrags ist es, die Arbeiten im Projekt zu autorisieren und dafür zu sorgen, dass die Geschäftsführung die Projekte ihres Unternehmens steuern kann. Wenn z.B. ein Konstrukteur eine brillante Idee für ein neues Produkt hat und ohne entsprechenden Projektauftrag mit dessen Entwicklung beginnt, so schadet er mit diesem "U-Boot-Projekt" seinem Unternehmen gleich in zweifacher Hinsicht, denn:

Daher gilt uneingeschränkt: Kein Projekt darf ohne Projektauftrag durch eine dafür befugte Autorität begonnen werden!

Darüber hinaus sollte der Projektauftrag die Grundlagen der Projektdurchführung definieren. Je klarer dies geschieht, umso weniger Reibungsverluste wird es in der Zusammenarbeit der Projektbeteiligten geben.

Der Weg von der Idee bis zum Projektauftrag

Wenn der Auftraggeber dem ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. den Auftrag zur Projektdurchführung erteilt, ist dies einerseits der Startpunkt des Projekts, andererseits der Abschluss der Projektvorbereitung bzw. Projektinitiierung. Die Prozessmodelle der PM-Richtlinien, hier sind vor allem der PMBOK® Guide (PMI, 2008), PRINCE2™ (OGC 2009), der PM3 (GPM, 2009) und die DIN 69901 (DIN, 2009) zu nennen, beschreiben den Weg von der Idee bis zum Projektauftrag mit unterschiedlichen Begriffen und in verschiedenen Stufen. Übergreifend lassen sich jedoch drei wesentliche Zustände für den Projektauftrag definieren:

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Alle Kommentare (7)

Martin
Schmutz
Dipl.-Inf.

Volltreffer. Als nächstes bitte einen ebenso kontext-,methoden- und verhaltenskompetenten Artikel zum Risikomanagement. Ein Augenschmaus.

 

Juergen
Heilmann
Dipl.-Ing. (FH)

Danke für die gute Zusammenfassung und Vergleiche/Hinweise zu/in die Standards.

 

Harry
Schäfle

Gesamtdarstellung, die eine wirklich guten Überblick und hilfreiche Anstöße bietet

 

Helmut
Ohm

Eine hervorragende Information zum Thema Projektauftrag aus den unterschiedlichen PM - Methoden. Unterstreicht ausführlich die unbedingte Notwendigkeit eines abgestimmten Auftrages.

 

Daniel
Sprinz-Vogt

Sehr gute Zusammenfassung aller notwendigen Themen zum Projektauftrag. Die Notwendigkeit der Abstimmung mit dem Auftraggeber und aller Stakeholder im Projekt, kann ich nur unterstreichen.

 

Stephan
Wunsch

Die Theorie ist umfänglich erläutert. Konkrete Beispiele würden den Artikel rund machen.

 

Neda
Pashah

Eine sehr hilfsreiche Übersicht mit Methoden- und Praxis-bezug.