Die 3-Sekunden-Regel – im Gespräch mehr erfahren

Wenn Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen dem Projektmanager wichtige Informationen. Für ihn ist es also wichtig, dass alle Projektbeteiligten in Gesprächen möglichst offen mit ihm kommunizieren. Nur wie stellt er das an? Die 3-Sekunden-Regel hilft. Dr. Michael Franz stellt die Regel vor und zeigt, wie man sie einsetzt.

Als Projektmanager brauchen Sie die Fähigkeit, Kunden und Projektbeteiligte dazu zu bringen, sich zu öffnen und mehr zu erzählen. Wenn Endanwender nicht alle ihre Bedenken gegen die neue Software äußern, Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen Ihnen wichtige Informationen. Dies kann Ihr Projekt erheblich in Schwierigkeiten bringen. Als Projektmanager haben Sie also ein großes Interesse daran, dass alle Teammitglieder und Stakeholder in Gesprächen möglichst offen mit Ihnen kommunizieren. Nur wie stellen Sie das an?

Dem Gesprächspartner mehr Zeit geben

Normalerweise lässt man seinem Gesprächspartner 0,7 bis 1,5 Sekunden Zeit, um auf eine Frage zu antworten. Erhält man bis dahin keine Antwort, spricht man wieder, stellt die nächste Frage oder beantwortet die eigene Frage selbst. Aber gerade für komplexe Denkvorgänge sind 0,7 bis 1,5 Sekunden zu kurz. Die Zeit reicht einfach nicht, um neue Information zu durchdenken. In der Folge erhalten Sie kurze, oberflächliche und stereotype Antworten. Je langsamer Ihr Gesprächspartner denkt und je ungeduldiger Sie sind, umso mehr erzeugen Sie Verstocktheit, Verunsicherung, Verweigerung und vorauseilenden Gehorsam.

Drei Sekunden warten

Sie erfahren von Ihrem Gesprächspartner meist mehr, wenn Sie ihm Denkzeit geben. Drei Sekunden sind eine neurologische Konstante, um neue Informationen zu verarbeiten und mit bereits bestehenden Informationen in Verbindung zu bringen. Stellen Sie also eine Frage und warten Sie mindestens drei Sekunden, bevor Sie nachhaken, falls er nicht antwortet. (Zählen Sie z.B. innerlich 21 - 22 - 23.) Wenn er antwortet, dann hören Sie sich seine Antwort komplett an. Hört er mit dem Sprechen auf, gedulden Sie sich und geben Sie ihm erneut drei Sekunden Denkzeit. Meist ist Ihr Gesprächspartner mit seiner Antwort noch nicht ganz fertig und sagt erst jetzt das Relevante. Geben Sie dem anderen immer wieder Denkzeit, bis er auch nach drei Sekunden nichts mehr sagt. Dann sprechen Sie weiter oder stellen Ihre nächste Frage.

Welche Wirkung hat die Denkzeit?

Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner Denkzeit geben, hat das mehrere Vorteile:

  • Das Gespräch wird sachlicher.
  • Die Antworten sind länger und umfangreicher.
  • Unsicherheiten beim Gesprächspartner nehmen ab.
  • Die Argumentationen werden komplexer und logischer.
  • Es werden vollständigere Sätze gebildet.
  • Äußerungen werden kreativer und spekulativer.
  • Unangenehme Wahrheiten werden eher thematisiert.

Sie erhalten wesentlich vollständigere Informationen in einer viel besseren Qualität als üblich.

Denkzeit in Gruppendiskussionen

Die 3-Sekunden-Regel kann man nicht nur in Einzelgesprächen, sondern auch in Gruppendiskussionen anwenden. Man vereinbart vorab mit den Teilnehmern, dass jeder nach einem Wortbeitrag oder einer Frage drei Sekunden wartet, bevor er selbst etwas erwidert, kommentiert oder fragt. Eine ganz simple Regel mit großer Wirkung:

  • Die Zahl der Personen, die
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