Pragmatisches Dokumentenmanagement

Die digitale Projektablage übersichtlich organisieren

Während der Projektabwicklung werden auf dem eigenen Rechner oder dem Server zahlreiche Dateien mit Projektunterlagen angelegt. Um hier den Überblick zu behalten, müssen die Dateien sinnvoll bezeichnet und strukturiert abgelegt werden. Andernfalls passiert es leicht, dass die Mitarbeiter wichtige Dokumente nicht finden oder versehentlich überschreiben. Dr. Thomas Mathoi stellt Strukturen für eine rein digitale Projektablage vor, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt.

Im Projektverlauf erhalten Projektleiter und Mitarbeiter eine teilweise schwer überschaubare Anzahl an Dateien mit Projektunterlagen, über die sie den Überblick behalten müssen. Außerdem ist es erforderlich, diese Dateien sinnvoll zu bezeichnen und zentral abzulegen, um eine Weiterbearbeitung zu ermöglichen und um das Projekt zu dokumentieren.

Dazu kommt, dass das papierlose Büro im Zeitalter der modernen elektronischen Datenverarbeitung in anscheinend unerreichbare Ferne gerückt ist. Digitale Inhalte lassen sich mit einem Drucker einfach und verhältnismäßig kostengünstig analog reproduzieren. Projektrelevante Daten werden deshalb oft nicht nur elektronisch am Rechner oder auf dem Server gespeichert, sondern auch ausgedruckt und auf traditionelle Weise in einem Papierordnersystem abgelegt. Eine solche Doppelgleisigkeit ist nach Meinung des Autors jedoch nicht effizient.

Dieser Beitrag skizziert aus Sicht des Projektmanagements Strukturen für eine rein digitale Projektablage, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt. Die beschriebenen Möglichkeiten können sowohl am eigenen Rechner als auch auf dem Server eines Projektteams umgesetzt werden.

Was ist eine Projektablage?

Ablage ist nicht gleich Ablage. Verbreitet sind z.B. private, individuell strukturierte Ablagen für geschäftliche und private Unterlagen in analoger und digitaler Form. Um solche Ablagen geht es hier jedoch nicht. Eine Projektablage ist hingegen eine strukturierte, möglichst zentrale Sammlung aller projektrelevanten Informationen und Daten, die von (fast) allen Projektbeteiligten bearbeitet und regelmäßig gepflegt werden. Lokale Ableger der Projektablage bei den einzelnen Projektbeteiligten sollten die Ausnahme bleiben. Falls sie dennoch notwendig sind, muss darauf geachtet werden, dass sie hinsichtlich der Aktualität der Dateien keinen Widerspruch zu der zentralen Projektablage darstellen, d.h. es sollte keine Versionsunterschiede geben.

Die Projektablage dient zum einen der Bearbeitung von Projektunterlagen im Team und zum anderen der Dokumentation aller Daten und Informationen sowie des Wissens und der Erkenntnisse, die im Zuge der Projektbearbeitung gewonnen wurden.

Projektablage vs. Projektdokumentation

Idealerweise resultiert aus der Projektablage am Ende des Projekts die Projektdokumentation. DIN 69901 definiert eine Projektdokumentation als "

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