Pragmatisches Dokumentenmanagement Die digitale Projektablage übersichtlich organisieren

Während der Projektabwicklung werden auf dem eigenen Rechner oder dem Server zahlreiche Dateien mit Projektunterlagen angelegt. Um hier den Überblick zu behalten, müssen die Dateien sinnvoll bezeichnet und strukturiert abgelegt werden. Andernfalls passiert es leicht, dass die Mitarbeiter wichtige Dokumente nicht finden oder versehentlich überschreiben. Dr. Thomas Mathoi stellt Strukturen für eine rein digitale Projektablage vor, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt.

Pragmatisches Dokumentenmanagement Die digitale Projektablage übersichtlich organisieren

Während der Projektabwicklung werden auf dem eigenen Rechner oder dem Server zahlreiche Dateien mit Projektunterlagen angelegt. Um hier den Überblick zu behalten, müssen die Dateien sinnvoll bezeichnet und strukturiert abgelegt werden. Andernfalls passiert es leicht, dass die Mitarbeiter wichtige Dokumente nicht finden oder versehentlich überschreiben. Dr. Thomas Mathoi stellt Strukturen für eine rein digitale Projektablage vor, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt.

Im Projektverlauf erhalten Projektleiter und Mitarbeiter eine teilweise schwer überschaubare Anzahl an Dateien mit Projektunterlagen, über die sie den Überblick behalten müssen. Außerdem ist es erforderlich, diese Dateien sinnvoll zu bezeichnen und zentral abzulegen, um eine Weiterbearbeitung zu ermöglichen und um das Projekt zu dokumentieren.

Dazu kommt, dass das papierlose Büro im Zeitalter der modernen elektronischen Datenverarbeitung in anscheinend unerreichbare Ferne gerückt ist. Digitale Inhalte lassen sich mit einem Drucker einfach und verhältnismäßig kostengünstig analog reproduzieren. Projektrelevante Daten werden deshalb oft nicht nur elektronisch am Rechner oder auf dem Server gespeichert, sondern auch ausgedruckt und auf traditionelle Weise in einem Papierordnersystem abgelegt. Eine solche Doppelgleisigkeit ist nach Meinung des Autors jedoch nicht effizient.

Dieser Beitrag skizziert aus Sicht des Projektmanagements Strukturen für eine rein digitale Projektablage, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt. Die beschriebenen Möglichkeiten können sowohl am eigenen Rechner als auch auf dem Server eines Projektteams umgesetzt werden.

Was ist eine Projektablage?

Ablage ist nicht gleich Ablage. Verbreitet sind z.B. private, individuell strukturierte Ablagen für geschäftliche und private Unterlagen in analoger und digitaler Form. Um solche Ablagen geht es hier jedoch nicht. Eine Projektablage ist hingegen eine strukturierte, möglichst zentrale Sammlung aller projektrelevanten Informationen und Daten, die von (fast) allen Projektbeteiligten bearbeitet und regelmäßig gepflegt werden. Lokale Ableger der Projektablage bei den einzelnen Projektbeteiligten sollten die Ausnahme bleiben. Falls sie dennoch notwendig sind, muss darauf geachtet werden, dass sie hinsichtlich der Aktualität der Dateien keinen Widerspruch zu der zentralen Projektablage darstellen, d.h. es sollte keine Versionsunterschiede geben.

Die Projektablage dient zum einen der Bearbeitung von Projektunterlagen im Team und zum anderen der Dokumentation aller Daten und Informationen sowie des Wissens und der Erkenntnisse, die im Zuge der Projektbearbeitung gewonnen wurden.

Projektablage vs. Projektdokumentation

Idealerweise resultiert aus der Projektablage am Ende des Projekts die Projektdokumentation. DIN 69901 definiert eine Projektdokumentation als "Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes". Der PMBOK® Guide enthält einen eigenen Prozess "Close Project" für die Zusammenstellung einer Projektdokumentation aus den Projektunterlagen (Project Files), den Dokumenten über den offiziellen Projektabschluss (Project Closure Documents) und Erfahrungsdokumentationen (Historical Information).

Insofern ist die Projektdokumentation eine Teilmenge der Projektablage, wenngleich die Möglichkeiten der modernen Datenverarbeitung dazu verleiten, die gesamte Projektablage am Ende eines Projekts als Dokumentation auf einen Datenträger (z.B. DVD, CD-ROM, etc.) zu schreiben.

Beispiel Bauprojekt

Die Projektablage eines Bauprojekts enthält viele Informationen, die nach Projektabschluss für eine Dokumentation des errichteten Bauwerks nicht mehr wichtig sind, wie z.B. E-Mails mit Fragen zur technischen Abstimmung zwischen den Fachplanern, verschiedene und teilweise überholte Versionen von Steuerungsterminplänen, etc. Es wäre nicht zielführend, die gesamte Projektablage als Dokumentation zu verwenden. Die Projektdokumentation sollte nur solche Informationen und Unterlagen enthalten, die auch für den späteren Betrieb des Gebäudes relevant sind, z.B. Gebäudepläne, technische Beschreibungen, statische Berechnungen und Ersatzteillisten. Darüber hinaus müssen in der Projektdokumentation auch Unterlagen enthalten sein, die im Sinne der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über einen gewissen Zeitraum (meist sieben bis zehn Jahre) vom Projektauftraggeber und den verantwortlichen Planern vorzuhalten sind, wie z.B. Abrechnungsunterlagen von Planungs- und Bauleistungen. Üblicherweise wird bei einem Bauprojekt die Projektdokumentation in einer eigenen Projektabschlussphase am Ende der Projektrealisierung zusammengestellt.

Strukturieren der Projektablage

Es gibt verschiedene Ansätze dafür, wie sich eine Projektablage umsetzen lässt. Die Bandbreite reicht dabei von einer an Arbeitspaketen orientierten Gliederung bis hin zu einer chronologischen Zeitschienen-Ablage. Im ersten Fall ist die Ablage z.B. in Projektordner, Teilprojektordner und Arbeitspaketordner untergliedert. Im letztgenannten Fall ist der Dateiname jeder Datei und jedes Ordners mit einem vorangestellten Datum versehen, wobei umfangreichere Vorgänge in Ordnern zusammengefasst sind. Ein Beispiel für eine gemischte Struktur aus Projektphasen, PM-Handlungsbereichen und Arbeitspaketen, die sich in Bauprojekten optimal bewährt hat, finden Sie im Anhang.

Dateinamenskonvention

Grundsätzlich ist es möglich, Dateien lediglich mit einem sprechenden Dateinamen zu versehen und in der gewünschten Ablagestruktur zu speichern. Betreut man jedoch mehrere Projekte und bezeichnet man innerhalb dieser Projekte manche Dateien gleich (z.B. "Quartalsbericht1-2010.odt"), dann besteht die Gefahr, dass man die Datei aus dem Projekt A mit der aus dem Projekt B überschreibt. Zudem verliert man bei vielen Dateien in einem Verzeichnis rasch die Übersicht.

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