Schweigen ist Gold? Nein, Schweigen kostet Geld!

Die Interpretation des Nicht-Gesagten

Kommunikation ist ein fruchtbarer Nährboden für so manches Missverständnis. Denn oft interpretiert der Gesprächspartner das Gesagte wie auch das Nicht-Gesagte auf seine eigene Weise und handelt anders, als es der Projektleiter erwartet. Wie sich typische Missverständnisse vermeiden lassen, zeigt Sascha Landowski anhand ausgewählter Gesprächssituationen.
Schweigen ist Gold? Nein, Schweigen kostet Geld!

Die Interpretation des Nicht-Gesagten

Kommunikation ist ein fruchtbarer Nährboden für so manches Missverständnis. Denn oft interpretiert der Gesprächspartner das Gesagte wie auch das Nicht-Gesagte auf seine eigene Weise und handelt anders, als es der Projektleiter erwartet. Wie sich typische Missverständnisse vermeiden lassen, zeigt Sascha Landowski anhand ausgewählter Gesprächssituationen.

"Menschen verwandeln Worte, Worte verwandeln Menschen."

Manfred Hinrich (*1926), Dr. phil., deutscher Philosoph, Philologe, Lehrer,
Journalist, Kinderliederautor, Aphoristiker und Schriftsteller

Jeder Projektmanager kennt das Szenario: Für ein Vorhaben werden Ziele festgelegt, die die Erwartungen des Kunden erfüllen sollen. Dabei gilt es, Rahmenparameter und Restriktionen zu berücksichtigen. Das Timing ist eng, das Team zu klein, das Budget zu knapp. Damit nicht genug: Der Kunde ist extrem fordernd und der Vertrag ungünstig formuliert, z.B. weil die Spezifikation von Funktionen nicht eindeutig genug ist und jetzt mit dem Kunden neu verhandelt werden muss.

Auch wenn die genutzten Tools und Techniken für Projektplanung, -steuerung, -controlling und -kommunikation noch so bewährt sind, kommt es immer wieder zu Problemen, die vereinbarten Kostengrenzen und Timelines einzuhalten. Die Projektleiter dokumentieren zwar die Abweichungen von der Planung; aber verstehen oder steuern sie das Geschehen dadurch besser? Oft nicht. Dessen ungeachtet wird der Kunde früher oder später das Erreichen der ursprünglich definierten Ziele einfordern.

Außerdem setzen die gängigen Tools und Methoden voraus, dass alle Projektbeteiligten das gleiche Ziel verfolgen. Das trifft in der Regel auch zu. Allerdings unterscheiden sich häufig die Vorstellungen über den Weg dorthin. Deshalb sollte der Projektmanager versuchen, diese Unterschiede offenzulegen. Dafür eignet sich jedoch nicht ein Briefing, selbst nicht mit einer noch so klaren und einprägsamen Beschreibung des Ziels.

Der Projektmanager als Kommunikator

Folglich benötigt ein erfolgreiches Projektmanagement, wie immer wieder betont wird, neben bewährten Instrumenten und einer cleveren Planung auch eine gute Kommunikation. Der Projektmanager fungiert als Kommunikator und sollte im Idealfall nicht nur den Auftrag im Detail kennen, sondern auch seine Hintergründe sowie die Erwartungen und Ansprüche, die dahinter stehen. Und zwar nicht nur die der Kunden, sondern auch der Teammitglieder oder der Unternehmensleitung.

Denn fangen die Beteiligten (inklusive des Projektmanagers) damit an, Nicht- oder Ungenau-Gesagtes zu interpretieren, entstehen schnell Missverständnisse und damit Probleme, die am Ende viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Durch eine geschickte Kommunikation und Gesprächsführung kann der Projektmanager jedoch einige potenzielle Gefahren zutage fördern, die er im Vorfeld vielleicht nicht erkannt hätte. Erst dann, wenn er es schafft, von allen Beteiligten ihre Sicht der Dinge zu erfahren, ist er auch in der Lage, Interpretationen vorzeitig zu unterbinden.

Der Blick über den Tellerrand

Folglich benötigen wir in jedem Projekt den Blick über den Tellerrand hinaus. Projektmanagement nach Lehrbuch ist mit Sicherheit nicht falsch, aber selbst wenn Sie mit den Werkzeugen des Projektmanagements vermeintlich "alles richtig machen", kommen Sie dennoch nicht zwingend zum Erfolg. Der Erfolg des Projekts ist aber Ihr Ziel, Ihre Aufgabe. Es interessiert am Ende schlicht und einfach nicht, dass Sie nichts falsch gemacht haben, wenn der Termin nicht gehalten wurde.

Beispiel

Ein neues Projekt mit einem überdurchschnittlich hohen Projektbudget wird gestartet. Wenn nicht allen Beteiligten klar ist, warum das Budget so hoch ist, können schnell und unbemerkt Entscheidungen getroffen werden, die später zu Konflikten führen. In der Regel steht ein höheres Budget im Zusammenhang mit mehr Zeit. Wenn nicht klar kommuniziert ist, wofür diese (Mehr-)Zeit benötigt wird (nehmen wir an, dass manuelle Datenmigration erforderlich ist und externe Redakteure eingekauft werden müssen), kann bei den Teammitgliedern der Eindruck entstehen, es sei "endlich mal ausreichend Zeit da, das Projekt richtig und nicht nur schnell, schnell umzusetzen".

So entscheidet der Art Director, erst einmal ein grafisches Grundraster anzulegen. Der Systemarchitekt entscheidet sich für ein neues Framework und der Entwickler kann seine nicht ganz so charmante Routine neu entwickeln.

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Alle Kommentare

Andreas
Jünger
Interessanter und gut nachvollziehbarer Beitrag.
Zusatzfrage: I.d.R. werden hier Projekte eher aus Sicht oder am Beispiel von Entwicklungsprojekten aus Sicht des AN beschreiben.
Ich würde mich freuen, wenn es auch mal Beispiele gäbe, die mal ein "Bestell-Projekt" aus Sicht des Auftraggeber-PL beschreiben, der mit seiner Projektmannschaft (der des Auftraggebers) die Leistung eines Auftragnehmers in Empfang nimmt und prüfen, testen und in Berieb nehmen darf ... oder gibt es da schon interessante Artikel, die ich nur noch nicht "gefunden" habe?
Beste Grüße an alle PL/PM
Stefan
Ruchti
Spanend!!!
Wibke
Reidenbach
Sehr guter ausführlicher Artikel
Hans Thomas
Nordeck
Der Faktor Mensch und Psyche in Software Entwicklungsprojekten ist hier wirklich gut beschrieben. Und sogar Verhaltenstips aufbauend auf der sehr guten Analyse werden gegeben. Vielen Dank!
Christoph
Zahrnt
Dr.
"Nehmen Sie sich Zeit." heißt es immer wieder. Und das Budget ist zu knapp. Das beißt sich. Schließlich kostet auch die Zeit des Projektleiters Geld.

Das eigentliche Problem wird umgangen, nämlich dass der Kunde keine angemessene Vergütung zahlen will: "Totschlagargument!"

Nebenbei: Der Autor spricht oft vom Projektmanager und manchmal vom Projektleiter. Warum zwei Begriffe? Zwei Rollen könnten passen. Denn der Projektleiter soll sich kaum in der Akquisitionsphase um Preis und Termin kümmern. Letztlich geht es wohl nur um eine Rolle und damit um unsauberen Sprachgebrauch..
Guest
Hallo Herr Jünger,

einen Artikel explizit zu diesem Thema gibt es bislang nicht, wir nehmen Ihre Idee aber gerne als Themenvorschlag auf.
Vielleicht liefert Ihnen der Artikel "Der Projektauftrag – das muss drinstehen!" nützliche Anregungen.
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